Access - Automatisches Erfassungs- und Änderungsdatum in Formularen

Automatisches Erfassungs- und Änderungsdatum in Formularen

Problem: Sie möchten in einem Datenbank-Formular festhalten, wann ein Datensatz angelegt und wann er zuletzt geändert wurde. Das ist prinzipiell kein Problem, denn Sie müssen nur ein Datumsfeld einfügen, das bei jeder Änderung des Datensatzes aktualisiert wird.

Die Lösung sind zwei getrennte Felder für Erfassungs- und Änderungsdatum und eine kleine Ereignisprozedur. Legen Sie in einem Formular, in dem Sie diese beiden Daten erfassen wollen, zunächst die Felder Erfdat für das Erfassungsdatum und AendDat für das Änderungsdatum an. Mit einem Klick auf Entwurf öffnen Sie dieses Formular in der Entwurfsansicht und wählen nach einem rechten Mausklick auf die quadratische Fläche in der linken oberen Ecke des Formulars Eigenschaften.

Wechseln Sie zum Register Ereignis und wählen Sie im Feld Vor Aktualisierung den Eintrag Ereignisprozedur. Über einen Mausklick auf die kleine Schaltfläche mit den drei Punkten gelangen Sie in den Editor, in dem Sie das unten abgedruckte Listing eintippen. Das Makro überprüft, ob es sich um einen neuen Datensatz handelt. Ist das der Fall ist, wird das aktuelle Datum in das Feld ErfDat eingetragen. Andernfalls erscheint es in AendDat.

Speichern Sie anschließend das Formular und wechseln Sie in die Formularansicht. Wenn Sie jetzt einen neuen Datensatz anlegen, erscheint das aktuelle Datum im Feld mit dem Erfassungsdatum, ändern Sie einen bestehenden Datensatz, wird das Feld mit dem Datum der letzten Änderung aktualisiert.

Makrolisting:

Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

If Me.NewRecord = True Then
  Me!ErfDat = Date
Else
  Me!AendDat = Date
End If

End Sub

Mehr Tipps: Access - Datenblattansicht nach mehreren Spalten sortieren

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