Access - Gruppen in Berichten anlegen

Gruppen in Berichten anlegen

Ich möchte mit Access Berichte erzeugen. Bei den Daten kommen einige Einträge häufiger vor (ein Autor für mehrere Bücher). Ich möchte solche Informationen nicht unnötig oft im Bericht erscheinen lassen. Die Eigenschaft Duplikate ausblenden erzeugt unnütze Leerzeilen.

Das Aktivieren der Eigenschaft Duplikate ausblenden veranlasst Access, die Wiederholung eines mehrfach vorhandenen Feldwerts im Bericht zu unterbinden. Statt alle Felder des folgenden Detailbereichs zu zeigen, beschränkt sich Access auf diejenigen mit unterschiedlichen Werten. Wenn z.B. das auszublendende Feld 1,5cm und ein weiteres Feld 2,5cm vom oberen Rand des Detailbereichs entfernt ist, zeigt Access zwar nur das zweite Feld an, reduziert jedoch nicht den Abstand zum Detailbereichsrand. Das sieht auf dem Ausdruck hinterher ganz nach ungewollten Leerzeilen aus.

Um dieses Problem zu umgehen, bleiben Ihnen zwei Lösungen: Entweder Sie vermeiden die leere Zeile, indem Sie neben das Duplikatfeld ein kontinuierlich eingeblendetes Feld anordnen, oder Sie verwenden die Gruppierungsfunktion. Die erste Lösung eignet sich lediglich für kleinere Berichte mit wenigen Feldern.

Um in großen Listen die Übersichtlichkeit zu wahren, sollten Sie besser die Gruppierungsfunktion verwenden. Dazu öffnen Sie den Bericht und wählen den Befehl Ansicht Sortieren und Gruppieren. Im gleichnamigen Dialog weisen Sie der linken Tabellenspalte den Namen des Duplikatfelds zu. In der rechten Spalte geben Sie die Sortierreihenfolge dieses Feldes an. Am effizientesten ist es, wenn Sie diese Auswahl bereits in der Abfrage treffen. Im Bereich Gruppeneigenschaften stellen Sie die Einstellung Gruppenkopf auf Ja. Access blendet daraufhin einen weiteren Berichtsbereich ein. In diesen können Sie das betreffende Feld via Drag & Drop verschieben. Von jetzt an sollten Ihnen die Leerzeilen erspart bleiben.

Mehr Tipps: Access - Memofelder und Zeilenumbrüche

Sponsoren und Investoren

Sponsoren und Investoren sind jederzeit herzlich willkommen!
Wenn Sie die Information(en) auf dieser Seite interessant fanden, freuen wir uns über eine kleine Spende. Empfehlen Sie uns bitte auch in Ihren Netzwerken (z. B. Twitter, Facebook oder Google+). Herzlichen Dank!

Nach oben Sitemap
Impressum & Kontakt