Access - Kombinationsfelder in Formularen

Kombinationsfelder in Formularen

In Formularen von Datenbanken werden häufig mit Hilfe von Kombinationsfeldern Daten aus anderen Tabellen übernommen. So ist es etwa denkbar, dass Sie eine Tabelle angelegt haben, in der Autohersteller und Autotypen aufgelistet sind. Möchten Sie in einer zweiten Tabelle festhalten, welcher Kunde welches Auto gekauft hat, können Sie über Kombinationsfelder auf die Tabelle mit den Autotypen zugreifen und mit einem Mausklick in die Kundentabelle übernehmen.

Normalerweise listet Access aber sowohl im Kombinationsfeld mit den Autoherstellern als auch in dem Typenfeld grundsätzlich alle Einträge der Typentabelle auf. Dies passiert unabhängig vom Inhalt des anderen Kombinationsfeldes. Mit einem Trick können Sie aber dafür sorgen, dass, sobald im ersten Feld ein Hersteller ausgewählt wurde, im zweiten Feld nur noch die Typen erscheinen, die diese ausgewählte Firma herstellt. Ist als Hersteller etwa Opel gewählt, so werden im Kombinationsfeld Typ nur die dazugehörenden Autotypen wie Corsa, Omega und Vectra angezeigt.

Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der Sie die Autotypen auflisten. Sie muss die beiden Felder Hersteller und Typ enthalten. Geben Sie anschließend die entsprechenden Daten ein. Die Tabelle mit den Kunden bezieht ihre Daten aus den Abfragen "AF_Hersteller", in der alle Hersteller aufgelistet sind, und "AF_Typ", die ein Auswahlkriterium enthält. Legen Sie für die Tabelle Kunden die Felder Kunde, Hersteller und Typ an.

Für die Abfragen verwenden Sie den Auswahlabfrage-Assistenten, zu dem Sie mit einem Klick auf Neu im Register Abfrage gelangen. Legen Sie unter Tabellen | Abfragen die Tabelle mit den Autotypen fest und übernehmen dann unter Verfügbare Felder den Eintrag Hersteller in Ausgewählte Felder.

Geben Sie im nächsten Dialogfeld den Namen AF_Hersteller an und lassen nach einem Klick auf die Option Den Abfrageentwurf ändern Access die Abfrage Fertigstellen. Sie befinden sich nun in der Entwurfsansicht der Abfrage. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den oberen Bereich des Fensters, um an Eigenschaften zu gelangen. Stellen Sie dort die Option Keine Duplikate auf Ja.

In der zweiten Abfrage übernehmen Sie sowohl Typ als auch Hersteller der Tabelle mit den Autotypen und vergeben die Bezeichnung AF_Typ. Auch diese Abfrage sollten Sie in der Entwurfsansicht öffnen und in der Spalte Hersteller unter dem Punkt Kriterien diese Zeichenfolge eingeben: [Formulare]![Kunden]![Hersteller]. Entfernen Sie dann in derselben Spalte das Häkchen in Anzeigen und schließen die Abfrage.

In einem neuen Formular, das auf der Tabelle Kunden basiert, übernehmen Sie nur das Feld Kunde. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht und erzeugen das erste Kombinationsfeld Hersteller durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche. Im Assistenten geben Sie als Datenursprung die Abfrage AF_Hersteller an und legen fest, dass Sie die Daten im Feld Hersteller der Tabelle speichern wollen.

Nach derselben Methode legen Sie das Kombinationsfeld Typ an, das seine Daten aus der Abfrage AF_Typ bezieht und im Feld Typ ablegt. Ändern Sie nach einem rechten Mausklick auf das Kombinationsfeld Hersteller und Eigenschaften im Register Andere unter Name die Standardbezeichnung auf Hersteller und wechseln in das Register Ereignis. Wählen Sie dann in der Zeile Nach Aktualisieren den Eintrag Ereignisprozedur, um mit einem Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten in den Editor zu gelangen. Zwischen die beiden vorhandenen Zeilen fügen Sie die folgende Zeile ein: Me.[Typ].Requery

Definieren Sie den Namen des zweiten Kombinationsfeldes als Typ und wechseln darauf in die Normalansicht des Formulars. Sobald Sie nun im Kombinationsfeld Hersteller einen Wert auswählen, bietet das Kombinationsfeld Typ nur noch die Typen dieses Herstellers an.

Mehr Tipps: Access - Nullwerte statt leere Felder

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