Access - Mehrere Namen auf einem Etikett zusammenfassen

Namen auf einem Etikett zusammenfassen

Problem: Für einen Verein verwalte ich Adressen in Access. Per Etiketten-Druck verschicke ich Briefe. Einige davon gehen dabei an dieselbe Familie, weil mehrere Familienmitglieder zum Verein gehören. Ich würde daher gerne mehrere Namen einer Familie zusammenfassen.

Im ersten Schritt reduziert sich das Problem auf die Frage, wer zu einer Familie gehört. Dazu braucht Ihre Adresstabelle ein logisches Feld, das mit den Werten Ja oder Nein entscheidet, ob der Brief für dieses Mitglied auszudrucken ist. Im zweiten Schritt ist es nützlich, alle betroffenen Familienmitglieder auf dem Brief mit Vornamen zu erwähnen. Auch dafür ist ein neues Datenfeld erforderlich.

Öffnen Sie Ihre Adresstabelle in der Entwurfsansicht. Fügen Sie das Feld Familienadresse hinzu, wählen Sie den Felddatentyp Ja/Nein aus und geben den Standardwert Ja ein. Fügen Sie das Feld Vornamenliste hinzu und wählen den Felddatentyp Text aus.

Wenn die Datenstruktur gespeichert ist, bleibt es Ihnen nicht erspart, jede Adresse zu kontrollieren, um Mitglieder von Ihrem Mailing auszuschließen. Dazu bestimmen Sie im Feld Familienadresse den Wert Nein. Bei allen anderen sollten Sie alle Vornamen aus der Familie in die Vornamenliste eintragen.

Jetzt definieren Sie eine Abfrage, die nur Adressen berücksichtigt, die im Feld Familienadresse den Wert Ja besitzen. Aktivieren Sie das Datenbankfenster mit der Taste [F11], markieren Sie Ihre Adresstabelle und wählen Einfügen Abfrage Entwurfsansicht. Rufen Sie Ansicht SQL auf und tippen diese Befehle ein:

SELECT *

FROM Adressen

WHERE Familienadresse = (Yes)

Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Familienadressen. Zuletzt ändern Sie die Datenherkunft des Berichts: Öffnen Sie den Bericht im Entwurfsmodus, rufen Sie Bearbeiten Bericht auswählen auf und wählen als Herkunft Familienadressen aus.

Mehr Tipps: Access - Suchoption ändern

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