Access - Unterformulare von mehreren Faktoren abhängig machen

Unterformulare von mehreren Faktoren abhängig machen

Der Inhalt von Unterformularen hängt davon ab, welcher Datensatz im Hauptformular aktiv ist. Allerdings ist es manchmal praktisch, den Inhalt eines Unterformulars von mehreren Faktoren abhängig zu machen. So ist es z.B. möglich, im Formular Kategorien der Beispiel-Datenbank Nordwind ein zusätzliches Kriterium Lieferanten einzufügen, das die Auswahl der im Unterformular angezeigten Produkte weiter eingrenzt.

Dafür erstellen Sie zunächst mit Hilfe des Abfrageassistenten eine neue, auf der Tabelle Lieferanten basierende Abfrage. Nehmen Sie die Felder Lieferanten-Nr und Firma in die Auswahl auf und klicken Sie auf Fertigstellen. Wählen Sie dann im Menü Ansicht den Punkt SQL und markieren Sie den gesamten sichtbaren Text, um ihn mit Bearbeiten | Kopieren in die Zwischenablage zu befördern.

Öffnen Sie nun das Formular Kategorien in der Entwurfsansicht und legen Sie ein neues Kombinationsfeld an. Nach einem rechten Mausklick auf das Feld wählen Sie Eigenschaften und klicken in die Eingabezeile Datensatzherkunft im Register Daten. Mit [Strg] [V] fügen Sie hier die zuvor kopierte Zeichenfolge ein. Lassen Sie die Eigenschaften des Kombinationsfeldes geöffnet und wechseln Sie zum Register Alle. Als Name geben Sie die Bezeichnung Lieferant ein, in das Feld Spaltenanzahl schreiben Sie eine 2 und in das Feld Spaltenbreiten die Zeichenfolge 0;4.

Ein Makro sorgt nun dafür, dass das Unterformular nach den Änderungen des Kombinationsfeldes aktualisiert wird. Dafür klicken Sie zuerst mit der linken Maustaste in das Feld Nach Aktualisieren im Register Ereignis und anschließend auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts daneben. In der kleinen Dialogbox wählen Sie Makro-Editor.

Im Makro-Editor wählen Sie in der ersten Zeile der Spalte Aktion den Eintrag AktualisierenDaten aus und schreiben in das Feld Steuerelementname das Kategorien-Unterformular. Nachdem Sie den Makro-Editor und das Formular Kategorien geschlossen und gespeichert haben, erstellen Sie eine neue Abfrage mit Hilfe des Abfrageassistenten, diesmal aber basierend auf der Tabelle Artikel. Übernehmen Sie sämtliche Felder in die Auswahl und schreiben Sie in die Zeile Kriterium des Feldes Lieferanten-Nr das Kriterium [Formulare] | [Kategorien] | [Lieferant].

Speichern Sie diese Abfrage und öffnen Sie das Formular Kategorien-Unterformular in der Entwurfsansicht. In den Formulareigenschaften tragen Sie unter Datenherkunft die soeben erstellte Abfrage ein und speichern und schließen das Unterformular. Um die neue Verhaltensweise zu testen, öffnen Sie wieder das Formular Kategorien in der Normalansicht, wählen eine Kategorie und danach einen Lieferanten aus. Access aktualisiert die Daten des Unterformulars unmittelbar, nachdem Sie einen Lieferanten ausgewählt haben.

Mehr Tipps: Access - Tabellen im Textformat exportieren

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