Excel - Auto-Ausfüllen-Liste um eigene Einträge erweitern

Auto-Ausfüllen-Liste um eigene Einträge erweitern - Rechnungsnummern automatisch erzeugen

Gibt man in eine Zelle von Excel die Zeichenfolge Mo für Montag ein und kopiert diese Zelle mit der Maus nach unten, werden die Zellen darunter mit den Abkürzungen der folgenden Wochentage, also Di, Mi, Do, Fr, Sa und So gefüllt. Diese Liste liegt ebenso wie eine Liste mit den Monaten unter Extras - Optionen - AutoAusfüllen vor. Sie können in dieser Dialogbox auch eigene Listen anlegen.

Denkbar ist z.B. das Alphabet, das Sie nach einem Klick auf Einfügen eingeben können. Besonders praktisch ist die Funktion AutoAusfüllen auch, wenn Sie z.B. erreichen wollen, dass Excel in Listen die Rechnungsnummern automatisch fortführt. Dafür ist allerdings ein wenig Vorarbeit nötig. Normalerweise sind Rechnungsnummern so aufgebaut, dass sich die laufende Nummer nicht am Ende, sondern irgendwo in der Mitte der Zeichenfolge befindet. Dies ist z.B. bei der Rechnungsnummer "Li 81 / 08" für die 81. Lieferung im Jahr 2008 der Fall.

Damit Sie bei Rechnungslisten nicht in jeder Zeile die lange Re-Nummer eintippen müssen, sollten Sie sich die Listen von Excel lieber automatisch erzeugen lassen.

Verwenden Sie für jeden Bereich der Rechnungsnummer eine eigene Spalte, im Fall der Rechnungsnummer "Li 81 / 08" würden Sie drei Spalten benötigen. In die Zelle A1 schreiben Sie Li, in B1 eine 1 und in C1 die 08. Die Zelle A1 kopieren Sie nun nach unten, indem Sie die Zelle markieren und den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Zelle bewegen, bis sich der Cursor in ein Plus-Symbol verwandelt. Ziehen Sie dann bei gedrückter Maustaste nach unten, bis Sie die Zelle A100 erreicht haben. Excel füllt alle so markierten Zellen mit der Zeichenfolge Li. Sollte sich in dieser Zelle eine Zeichenfolge befinden, die Excel ergänzen will, z.B. Mo durch Montag, müssen Sie während des Aufziehens des Zellbereichs die Taste [Strg] gedrückt halten.

Mit dem gleichzeitigen Drücken dieser Taste hindern Sie Excel, den nächsten Eintrag der Liste zu verwenden, und bringen es dazu, den Inhalt der markierten Zelle zu kopieren. Kopieren Sie auch die Zellen B1 und C1 jeweils 100 Zeilen nach unten. Beim Kopieren der Zelle B1 halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie den Ausfüllbereich aufziehen. In der vierten Spalte fassen Sie die drei vorherigen Spalten mit Hilfe des kaufmännischen Und (&) zusammen.

Schreiben Sie in die Zelle D1 die Zeichenfolge =A1& "&B1 & / "&C1. Die Anführungszeichen umrahmen die Leerzeichen und den Schrägstrich, die in der Rechnungsnummer auftauchen sollen. Kopieren Sie auch diese Formel bis zur Zelle D100 nach unten und lassen Sie die Zellenmarkierung bestehen. Betätigen Sie anschließend [Strg] [C], um diese Zellen in die Zwischenablage zu kopieren. Danach setzen Sie die Markierung auf E1, wählen Einfügen - Inhalte einfügen, markieren die Option Werte und klicken auf OK. Die Formeln werden jetzt in "echte" Rechnungsnummern umgewandelt.

Diese Markierung können Sie nun beliebig viele "Jahre" nach rechts kopieren, indem Sie den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Markierung bewegen und dann bei gedrückter Maustaste einige Spalten nach rechts erweitern. Lassen Sie die Markierung weiterhin bestehen, wählen Sie das Registerblatt Auto-Ausfüllen im Menü Extras - Optionen und betätigen Sie die Schaltfläche Importieren. Excel fragt in einer Dialogbox nach, ob Sie die Liste aus Zeilen oder Spalten importieren wollen. Wählen Sie Spalten und bestätigen Sie mit OK. Excel hat nun für jedes Jahr eine Liste mit 100 Rechnungsnummern angelegt.

Mehr Tipps: Excel-Begriffe deutsch - english (J - Z)

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