Excel - Leistungsfähige Auswertungen per Teilsummen-Assistent

Leistungsfähige Auswertungen mit wenigen Mausklicks (Teilsummen-Assistent)

Wenn man mit einer umfangreichen Tabelle arbeitet und schnell bestimmte Auswertungen durchführen möchte (Umsatz eines bestimmten Kunden oder welche Kosten auf einer Kostenstelle angefallen sind), fragt man sich nach den notwendigen Formeln für derartige Auswertungen.

Bei dieser Art der Auswertung einer Tabelle handelt es sich um sogenannte "Teilsummen". Während man mit der normalen Summenformel alle Zahlen in einem bestimmten Bereich addiert, ermittelt man über die Teilsumme das Ergebnis nach bestimmten Kriterien. Excel bietet die Möglichkeit, solche Formeln zu definieren, aber wenig bekannt ist die Tatsache, dass zusammen mit Excel ein kostenloser Assistent ausgeliefert wird, der die Formeln automatisch erstellen kann.

Starten Sie Excel, klicken Sie auf eine beliebige Zelle der auszuwertenden Liste und wählen Sie das Menü Extras-Assistent-Teilsummen an. Sollte dieses Menü nicht vorhanden sein, müssen Sie vorher das entsprechende Add-In aktivieren: Rufen Sie dazu das Dialogfeld Extras - Add-In-Manager auf (in Excel 2002: Extras - Add-Ins) und aktivieren den Eintrag "Teilsummen-Assistent". Nach OK steht Ihnen das Menü dann zur Verfügung.

Legen Sie den genauen Bereich fest, den Sie auswerten und summieren möchten. In der Regel können Sie die vorgegebene Markierung des aktuellen Bereiches übernehmen und mit Weiter bestätigen.

Im nächsten Schritt definieren Sie die Spalte mit den Werten, die zu addieren sind und legen dazu ein oder mehrere Kriterien fest. Markieren Sie beispielsweise die Spalte "Betrag" als Summierungsspalte und definieren Sie die Bedingung "KDNR = 10000", werden von der Formel nur die Beträge des Kunden mit der Nummer 10000 summiert.

Nach Weiter haben Sie die Wahl, ob der Assistent einfach eine Formel erstellen soll, die das gewünschte Ergebnis liefert oder ob Sie zusätzlich noch Eingabezellen für die Kriterien benötigen. Die letzte Möglichkeit bietet sich für den Fall an, dass Sie die Teilsumme immer wieder mit unterschiedlichen Kriterien ermitteln möchten. Sie müssen dann nicht jedesmal den Assistenten aufrufen oder die Formel bearbeiten, sondern können einfach die neuen Kriterien in dafür vorgesehene Zellen eingeben. Bestätigen Sie Ihre Wahl wieder mit Weiter.

Zu guter letzt geben Sie die Zellen an, in denen die Formel und eventuell die Kriterien erscheinen sollen und nach Fertig erscheint die automatisch zusammengesetzte Formel in Ihrer Tabelle.

Mehr Tipps: Excel Funktionen (P - Z)

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