Excel - Datenbanken richtig konvertieren

Datenbanken richtig konvertieren

Excel ist ein einfaches, aber sehr brauchbares Werkzeug, um Datenbanken von einem veralteten Format in die gewünschte neue Form zu konvertieren. Der Grund: Die meisten Datenbanken unterstützen Textdateien mit Trennzeichen sowohl als Format für den Import als auch für den Export. Auch Excel kann dieses Format problemlos öffnen und speichern. Für den Feinschliff, z.B. das Vertauschen von Feldreihenfolgen oder das Verändern des Datumsformats, ist Excel zudem geeigneter als beispielsweise ein Texteditor.

Sie können in Excel auch gleich Fehler ausmerzen, die eventuell in der alten Datenbank gemacht wurden. Ein typischer Fehler findet sich z.B. in der Beispieldatenbank Nordwind von Access: Hier stehen alle Vor- und Nachnamen gemeinsam in einem Feld statt sinnvollerweise in zwei getrennten Feldern. So ist die Datenbank für Serienbriefe völlig ungeeignet, weil man im Feld für die Anrede nur den Nachnamen, aber nicht den Vornamen benötigt.

Mit zwei Hilfsspalten und einer Formel können Sie solche Fehler jedoch ausmerzen und den Inhalt der Spalte mit dem Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufteilen. Steht z.B. in der Spalte A der komplette Name, markieren Sie die gesamte Spalte B mit einem Klick auf den Spaltenkopf und wählen nach einem rechten Mausklick Zellen einfügen. Die Inhalte der bisherigen Spalte B stehen jetzt in Spalte C und Sie haben eine leere Spalte zur Verfügung. Die Spalte B ist noch markiert.

Klicken Sie sie ebenfalls mit der rechten Maustaste an und wählen Sie nochmals Zellen einfügen, um die zweite Hilfsspalte einzufügen. Schreiben Sie dann in die Zelle B1 die Formel =LINKS(A1;FINDEN(" ";A1;1)-1). In dieser Zelle erscheint nun lediglich der Vorname aus Zelle A1. Kopieren Sie die Zelle über die gesamte Tabellenhöhe nach unten. In die Zelle C1 schreiben Sie die Formel =RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-FINDEN(" ";A1;1)). In dieser steht nun der Nachname aus der Zelle A1.

Kopieren Sie auch diese Formel über die gesamte Tabellenhöhe nach unten. Noch sind diese Spalten jedoch von der Spalte A abhängig. Bevor Sie diese Spalte löschen können, müssen Sie die Formeln in Werte umwandeln. Lassen Sie die Markierung bestehen und betätigen Sie [Strg] [C], um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.

Wählen Sie dann Bearbeiten - Inhalte einfügen und markieren Sie Werte. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, stehen in den markierten Feldern nicht mehr die Formeln, sondern ihre Ergebnisse. Wandeln Sie ebenso die Formeln in der Spalte B in Werte um und Sie können die Spalte A löschen, weil sie nicht mehr benötigt wird.

Mehr Tipps: Berechnen der Arbeitszeit

Sponsoren und Investoren

Sponsoren und Investoren sind jederzeit herzlich willkommen!
Wenn Sie die Information(en) auf dieser Seite interessant fanden, freuen wir uns über eine kleine Spende. Empfehlen Sie uns bitte auch in Ihren Netzwerken (z. B. Twitter, Facebook oder Google+). Herzlichen Dank!

Nach oben Sitemap
Impressum & Kontakt