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PC-Tipps Excel (Teil 1)
* Add-Ins entfernen Mit dem Add-In Manager kann man keine Add-Ins löschen (nur hinzufügen). Abhilfe: den entsprechenden Eintrag aus der Registry löschen, nachdem man Excel beendet hat. Pfad: HKey Current User\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel\Add-In Manager * Blätter verschieben oder kopieren Blatt verschieben: Maustaste links: Blattname anklicken und nach links oder rechts verschieben. Blatt kopieren: Maustaste rechts: Blattname anklicken - Kopieren... * Fehlermeldungen OLE und VBA Beim Start von Excel kann man folgende Fehlermeldungen erhalten: - Objekt verknüpfen und einbetten nicht möglich... - Beim Initialisieren der VBA-Bibliotheken (14) ist ein Fehler aufgetreten... - Die Anwendung in 0x300050ceb verweist auf Speicher tralala... - Der Vorgang read konnte nicht durchgefühgrt werden... Abhilfe: Excel aus der Kommandozeile (Start - Ausführen) mit folgendem Befehl starten: excel.exe /regserver * Fenster unterteilen Cursor auf Bildlaufleiste ganz oben platzieren (Symbol =). Mit linker Maustaste das Symbol runterziehen (so geht das auch in "Word"). * Fensterbereich fixieren Menü Fenster - Fenster fixieren * Formate werden nicht korrekt übernommen (F2-Problem) Format-Probleme (z.B. bei SVERWEIS "Wert wird nicht gefunden"). Erst wenn man in diese Zelle klickt und Enter drückt (oder mit F2 und Enter), funktioniert der SVERWEIS. Wie kann man das auf alle anderen Zellen übertragen, ohne jede Zelle einzeln anfassen zu müssen? Spalte nach WORD kopieren, und von WORD wieder zurück nach Excel, dann klappt es. * Gliederung Automatisch: Daten - Gliederung - Auto-Gliederung Manuell: Bereich markieren - Daten - Gliederung - Einstellungen Bei Zurücknahme von Teil-Gliederungen immer den Bereich markieren * Gültigkeitsprüfung bei Eingabe in Tabellen So vermeidet man unerwünschte Eingaben (z.B. Minus statt Plus): Zellbereich markieren - Befehl: Daten - Gültigkeit... Im Register Fehlermeldung ist der Dialogtyp STOP zu verwenden, um die falsche Eingabe in jedem Fall zu verhindern * Konstanten Wert von einer Zahlenreihe abziehen Den Wert, um den man die Zahlen in der Liste verändern will, in eine Zelle schreiben und in die Zwischenablage kopieren. Dann die Zellen, die verändert werden sollen, markieren. Menü Bearbeiten: Inhalte einfügen - Dialogbox: Einfügen: WERTE - Operation: addieren oder subtrahieren... OK * Programm ohne Dokument öffnen Der Verknüpfung den Schalter /e zufügen, also "C:\Programme\...\Excel.exe" /e (Gänsefüßchen beachten!) Hinweis: Für WORD den Schalter /n setzen * Rückgängig-Menü vergrößern Standardmäßig können nur max. 16 Befehle rückgängig gemacht werden. Abhilfe: Registry-Eintrag "UndoHistory" als Dword (Option Dezimal) hinzufügen und eine Zahl zwischen 0 und 100 eingeben (0 = kein Rückgängig möglich!). Pfad: HKey Current User\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel\Options * Rundungsfehler in Rechnungen vermeiden Extras - Optionen - Berechnen: Genauigkeit wie angezeigt (...die anschließende Meldung unbeachtet lassen und mit OK bestätigen). * Scrollen des Bildschirms Wenn man die Pfeiltasten betätigt, so springt der Cursor normalerweise von Zelle zu Zelle (links, rechts, hoch oder runter...). Es kann aber vorkommen, dass stattdessen der gesamte Bildschirm verschoben wird, wenn man die Pfeiltasten drückt; dabei wird die Zellenmarkierung nicht verschoben! Abhilfe: die "Rollen-Taste" (oder Scroll-Lock) drücken (in Word ist das anders gelöst: mit AutoBildlauf). * Tabelle drehen Oft stellt man erst hinterher fest, dass man in einer Excel-Tabelle die Spalten besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten dargestellt hätte. Excel kann das automatisch umstellen: Tabelle markieren und in die Zwischenablage kopieren; in eine andere Zelle klicken, um den Startpunkt der Tabelle festzulegen; dann Bearbeiten - Inhalte einfügen wählen. In der Dialogbox den Schalter "Transponieren" wählen und dann mit OK bestätigen. * VBA: Fehler bei Programmlauf mit Left(), Right() oder anderen VBA-Befehlen Beim Debuggen erkennt VBA manchmal seinen eigenen Befehlscode nicht. Vermutlich ein Registrierungsproblem: in der Entwicklungsumgebung über Menü EXTRAS / VERWEISE nachsehen, ob ein Verweis zu VBA geschaltet ist. Solche Probleme treten auch auf, wenn ein AddIn installiert ist, dass VBA-Funktionen über benutzerdefinierte Funktionen belegt. Abhilfe: folgenden Syntax verwenden: z.B. VBA.Left(), VBA.Right(), VBA.MsgBox, VBA.DoEvents... * Wildcard * im Text suchen Um in einer Tabelle nach dem Zeichen * zu suchen (oder dieses Zeichen durch ein anderes zu ersetzen), muss man eine Tilde voranstellen (also: ~*), damit es nicht als Wildcard interpretiert wird. Dasselbe gilt auch für den Platzhalter ? (also: ~?). * Zelleninhalt unsichtbar machen Zellen markieren - Format: Zellen - Zahlen: Kategorie: Benutzerdefiniert Eingabe im Feld Format: ;;; (3 mal Semikolon) * Zentrierte Überschriften Text eingeben, Bereich markieren (z.B. Zellen A1 bis F1) Im Menü Format befindet sich das Symbol VerbindenUndZentrieren Abgelegene Zellbereiche ins Blickfeld rücken Ich benutze Excel auf einem Bildschirm mit 800 x 600 Punkten. Dadurch muss ich bei längeren Tabellen die Bildschirmansicht häufig per Rollbalken verschieben. Geht das nicht einfacher? Excel bieten dafür das Werkzeug Kamera. Es macht von einem markierten Zellbereich einen Schnappschuss, den Sie überall auf Ihr Tabellenblatt legen und frei verschieben können. Auf die darunterliegenden Zellen nimmt diese Kopie keinen Einfluss, die Funktion der "fotografierten" Zellen bleibt aber gleichzeitig erhalten. Klicken Sie auf Symbolleisten - Anpassen, dann: Registerkarte Befehle, stellen die Kategorie Extras ein und wählen aus der rechten Liste das Werkzeug Kamera aus. Ziehen Sie nun das Symbol mit dem Fotoapparat mit der Maus in eine Symbolleiste. Markieren Sie dann in der Tabelle den gewünschten Zellbereich und klicken Sie die Kamera an. Der Cursor wird zu einem Fadenkreuz, das die obere linke Ecke des Schnappschusses markiert. Scrollen Sie zum gewünschten Bildausschnitt und klicken Sie den Schnappschuss mit der linken Maustaste an eine beliebige Stelle der Tabelle. Abstand zwischen Datumsfeldern Ich möchte den Abstand zwischen zwei Datumsfeldern - etwa 27.11.2007 bis 30.07.2008 berechnen. Dazu soll in einem dritten Feld die Anzahl der Tage erscheinen. Wie muss ich vorgehen, um Tage zwischen zwei Datumsfeldern zu berechnen? Dazu legt man für die zu berechnenden Felder über die Menüleiste Format und den Unterpunkt Zahlenformat das Format für die Eingabe fest. Hierbei ist es gleichgültig, welche Form der Eingabe Sie bevorzugen: [TT.MM.JJ] oder [T.M.JJJJ]. Die Rechnung wird korrekt ausgeführt. Excel greift automatisch auf eine Plausibilitätskontrolle zurück. Selbst Schaltjahre werden berücksichtigt. In das Ergebnisfeld tragen Sie die Formel ein: =Summe(Feld2 - Feld1). Soll der erste oder letzte Tag mitgerechnet werden, müssen Sie noch 1 dazu addieren. Soll die Berechnung unabhängig von der Reihenfolge der Felder erfolgen, so gilt die Formel: =Summe(ABS(Feld1-Feld2)). Alle Blätter einer Arbeitsmappe formatieren Will man einer kompletten Arbeitsmappe durchgehend über alle Tabellenblätter dieselbe Formatierung zuweisen, markiert man vor der Veränderung alle Blätter der Arbeitsmappe. Dafür müssen Sie das erste Tabellenblatt komplett durch einen Klick auf die graue Schaltfläche zwischen der Spalten- und Zeilenbeschriftung markieren und die Umschalt-Taste gedrückt halten, während Sie auf das letzte Tabellenblatt klicken. Um einzelne Blätter aus dieser Gruppe zu entfernen, betätigen Sie [Strg], während Sie auf die Registerzunge dieser Tabelle klicken. Es ist jedoch praktischer, Formatierungen, welche die gesamte Arbeitsmappe betreffen, in einem Makro zusammenzufassen. Damit das Makro Arbeitsmappen jeder Größe bearbeiten kann, muss es erst ermitteln, wie viele Tabellenblätter die Mappe enthält, und diese dann komplett in die Gruppe aufnehmen. Das unten aufgeführte Makro markiert alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe und formatiert sie komplett in der Schriftart Arial 14. Makro-Listing zum Formatieren aller Blätter einer Mappe: Sub Alle_auswählen() ReDim Matrixvariable(1 To Sheets.Count) For Each Blattname In Sheets Blattzähler = Blattzähler + 1 Matrixvariable(Blattzähler) = Blattname.Name Next For y = 1 To Blattzähler Sheets(Matrixvariable()).Select With Selection.Font .Name = "Arial" .Size = 14 End With Next End Sub Anzeige von Kommentaren Unter Excel können Sie Zellen mit einem Kommentar versehen. Dieser Kommentar erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zelle bewegen. Sie können die Tabellenkalkulation aber auch dazu veranlassen, alle Kommentare jederzeit anzuzeigen. Markieren Sie dazu unter Extras - Optionen im Registerblatt Ansicht den Eintrag Kommentare und Indikatoren, dann verlassen Sie das Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Ausgeblendete Fenster wiederfinden Wenn man im Fenster den Befehl Ausblenden wählt, wird die Datei, die sich gerade im Vordergrund befindet, versteckt und taucht auch in der Liste der geöffneten Fenster nicht mehr auf. Diese Funktion ist vor allem für die persönliche Arbeitsmappe PERSONL.XLS praktisch. Weil sie die persönlichen Makros enthält, wird sie bei jedem Start von Excel geladen. Damit sie nicht bei der normalen Arbeit mit der Tabellenkalkulation stört, wird sie also meistens ausgeblendet und nur bei Bedarf über Fenster Einblenden wieder sichtbar gemacht. Probleme tauchen allerdings auf, wenn man die einzige geöffnete Datei ausblendet oder wenn alle Dateien ausgeblendet werden: In diesem Fall sind nur noch die Menüs Datei und Hilfe sichtbar. Das Menü Fenster ist plötzlich verschwunden, und mit ihm der Befehl Einblenden. Auch der Versuch, die ausgeblendeten Datei nochmals zu öffnen, führt nicht zum Erfolg: Die Datei bleibt unsichtbar. Die Lösung: Der Befehl zum Einblenden des Fensters befindet sich nun in Ermangelung des Menüpunktes Fenster im Menü Datei. Wenn Sie dort den Befehl Einblenden anwählen, kommen die ausgeblendeten Dateien wieder zum Vorschein. Aussagekräftige Excel-Formeln Statt wenig aussagekräftiger Zellbezüge können Sie in Excel die Beschriftungen der Spalten und Zeilen in Formeln einsetzen. Dadurch werden Formeln in Trend- und Geschäftstabellen verständlicher und übersichtlicher. Enthält z.B. die Zelle E5 die Beschriftung Prognose und die Zelle E6 die Beschriftung 2008, gibt die Formel =SUMME(Prognose 2008) den Gesamtwert für die Spalte "Prognose 2008" zurück. Wenn die Zeile acht Umsätze enthält und die Beschriftung Umsatz sich in Zelle D8 befindet, können Sie mit =Prognose 2008 Umsatz auf den geschätzten Umsatz für das Jahr 2008 verweisen. Wollen Sie Bereiche festlegen, die im Tabellenarbeitsblatt Spalten- und Zeilenbeschriftungen enthalten, öffnen Sie über Einfügen - Namen - Beschriftung das Dialogfeld Beschriftungsbereiche und geben die Bereiche an. Auto-Ausfüllen-Liste anlegen Wenn Sie häufig eine bestimmte Kombination von Zellinhalten benötigen (etwa Nord, Nordost, Ost, Südost), können Sie auch eine benutzerdefinierte AutoAusfüllen-Liste anlegen. Rufen Sie die Optionen-Funktion aus dem Extras-Menü auf und wechseln Sie in die Registerkarte AutoAusfüllen. Dort aktivieren Sie Neue Liste aus der Benutzerliste-Auswahl und geben im Eingabefeld Listeneinträge: die einzelnen Bestandteile der AutoAusfüllen-Liste jeweils in einer eigenen Zeile an. Wenn Sie daraufhin die AutoAusfüllen-Funktion mit einem Element der Liste verwenden, werden die Einträge aus der definierten Liste übernommen. Auto-Ausfüllen-Liste um eigene Einträge erweitern Gibt man in eine Zelle von Excel die Zeichenfolge Mo für Montag ein und kopiert diese Zelle mit der Maus nach unten, werden die Zellen darunter mit den Abkürzungen der folgenden Wochentage, also Di, Mi, Do, Fr, Sa und So gefüllt. Diese Liste liegt ebenso wie eine Liste mit den Monaten unter Extras - Optionen - AutoAusfüllen vor. Sie können in dieser Dialogbox auch eigene Listen anlegen. Denkbar ist z.B. das Alphabet, das Sie nach einem Klick auf Einfügen eingeben können. Besonders praktisch ist die Funktion AutoAusfüllen auch, wenn Sie z.B. erreichen wollen, dass Excel in Listen die Rechnungsnummern automatisch fortführt. Dafür ist allerdings ein wenig Vorarbeit nötig. Normalerweise sind Rechnungsnummern so aufgebaut, dass sich die laufende Nummer nicht am Ende, sondern irgendwo in der Mitte der Zeichenfolge befindet. Dies ist z.B. bei der Rechnungsnummer "Li 81 / 08" für die 81. Lieferung im Jahr 2008 der Fall. Damit Sie bei Rechnungslisten nicht in jeder Zeile die lange Re.-Nummer eintippen müssen, sollten Sie sich die Listen von Excel lieber automatisch erzeugen lassen. Verwenden Sie für jeden Bereich der Rechnungsnummer eine eigene Spalte, im Fall der Rechnungsnummer "Li 81 / 08" würden Sie drei Spalten benötigen. In die Zelle A1 schreiben Sie Li, in B1 eine 1 und in C1 die 08. Die Zelle A1 kopieren Sie nun nach unten, indem Sie die Zelle markieren und den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Zelle bewegen, bis sich der Cursor in ein Plus-Symbol verwandelt. Ziehen Sie dann bei gedrückter Maustaste nach unten, bis Sie die Zelle A100 erreicht haben. Excel füllt alle so markierten Zellen mit der Zeichenfolge Li. Sollte sich in dieser Zelle eine Zeichenfolge befinden, die Excel ergänzen will, z.B. Mo durch Montag, müssen Sie während des Aufziehens des Zellbereichs die Taste [Strg] gedrückt halten. Mit dem gleichzeitigen Drücken dieser Taste hindern Sie Excel, den nächsten Eintrag der Liste zu verwenden, und bringen es dazu, den Inhalt der markierten Zelle zu kopieren. Kopieren Sie auch die Zellen B1 und C1 jeweils 100 Zeilen nach unten. Beim Kopieren der Zelle B1 halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie den Ausfüllbereich aufziehen. In der vierten Spalte fassen Sie die drei vorherigen Spalten mit Hilfe des kaufmännischen Und (&) zusammen. Schreiben Sie in die Zelle D1 die Zeichenfolge =A1&” "&B1 &” / "&C1. Die Anführungszeichen umrahmen die Leerzeichen und den Schrägstrich, die in der Rechnungsnummer auftauchen sollen. Kopieren Sie auch diese Formel bis zur Zelle D100 nach unten und lassen Sie die Zellenmarkierung bestehen. Betätigen Sie anschließend [Strg] [C], um diese Zellen in die Zwischenablage zu kopieren. Danach setzen Sie die Markierung auf E1, wählen Einfügen - Inhalte einfügen, markieren die Option Werte und klicken auf OK. Die Formeln werden jetzt in "echte" Rechnungsnummern umgewandelt. Diese Markierung können Sie nun beliebig viele "Jahre" nach rechts kopieren, indem Sie den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Markierung bewegen und dann bei gedrückter Maustaste einige Spalten nach rechts erweitern. Lassen Sie die Markierung weiterhin bestehen, wählen Sie das Registerblatt Auto-Ausfüllen im Menü Extras - Optionen und betätigen Sie die Schaltfläche Importieren. Excel fragt in einer Dialogbox nach, ob Sie die Liste aus Zeilen oder Spalten importieren wollen. Wählen Sie Spalten und bestätigen Sie mit OK. Excel hat nun für jedes Jahr eine Liste mit 100 Rechnungsnummern angelegt. AutoFilter Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mittels AutoFilter häufig eingegebene Worte oder Werte als Liste pro Zelle zur Verfügung zu stellen. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Zellen und klicken Sie auf Daten - Filter und AutoFilter. Die markierten Zellen erhalten nun jeweils einen kleinen Button, der die Liste enthält. Hierin finden Sie die zuletzt verwendeten Eingaben und einige Standards für die Arbeit in Excel. Automatisches Speichern wie in Word Anders als in Word verfügt Excel in seiner normalen Installation nicht über die Möglichkeit, die Daten in einem gewissen Zeitabstand automatisch zwischenzuspeichern. Es existiert aber eine Erweiterung, ein Add-In, das diese Arbeit erledigt. Um die Erweiterung zu aktivieren, rufen Sie den Befehl Extras Add-In-Manager auf und aktivieren in der Liste den Eintrag "Automatisches Speichern". Achten Sie darauf, dass mindestens eine leere Arbeitsmappe geöffnet ist, sonst lässt sich der Befehl nicht aufrufen. Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Frequenz des Speicherns in Minuten angeben. Außerdem legen Sie fest, ob Excel nur die aktive oder alle geöffneten Arbeitsmappen speichern soll. Wenn Sie die Option Speichern bestätigen aktivieren, fragt Excel vor jedem Speichern noch einmal nach. Vorsicht: Anders als bei Word legt Excel keine temporäre Datei an, sondern überschreibt beim Zwischenspeichern stets die Originaldatei. Da Add-Ins bei jedem Start von Excel neu geladen werden, dauert der Programmaufruf mit Add-In etwas länger. Autotext-Funktion wie in Word In Word können Sie bequem häufig wiederkehrende Zeichenfolgen, etwa Ihren Firmennamen, in Form eines Autotextes in das Dokument einfügen. Um ihn schnell in einen Text einzubinden, müssen Sie nur noch den Namen des Autotextes in das Dokument schreiben und mit [F3] in die komplett ausgeschriebene Formulierung umwandeln. Auch in Excel können Sie in den Genuss eines ähnlichen Services kommen, indem Sie die Funktion Namen ein wenig zweckentfremden. Wenn Ihnen z.B. die Zeichenfolge Firma Muster und Söhne zu lang ist, um sie jedesmal erneut einzutippen, wählen Sie in Excel zunächst Einfügen - Namen - Festlegen und entscheiden sich für ein Kürzel. Schreiben Sie die Kurzform, also beispielsweise FM, in das Feld Namen in der Arbeitsmappe und schreiben Sie darunter in das Feld Bezieht sich auf hinter das Gleichheitszeichen den kompletten Text innerhalb von Anführungszeichen. Für die Firma Muster müsste der Eintrag also ="Firma Muster und Söhne" lauten. Bestätigen Sie den Eintrag mit einem Klick auf die Schaltfläche OK und schreiben Sie im Dokument in die Zelle, in der dieser Firmenname erscheinen soll, ein Gleichheitszeichen gefolgt von dem Kürzel. Sobald Sie mit der Taste [Return] die Eingabe bestätigen, wandelt Excel das Kürzel automatisch in den vollständigen Text um. Bedingtes Verknüpfen Ich suche unter Excel nach einer Möglichkeit, den Inhalt von zwei Zellen nur dann zu addieren, zu multiplizieren oder zu verknüpfen, wenn die Inhalte der Zellen identisch sind. Wie geht das? Zunächst müssen Sie die richtigen Operatoren kennen. Für die Addition zweier Zahlen ist das +, für die Verknüpfung zweier Zeichenketten das & zuständig. Um die Zellen bedingt zu verknüpfen, eignet sich die Funktion WENN. Um zwei Zellen auf Gleichheit zu überprüfen, verwenden Sie den Operator =. Die Formel in der Zielzelle könnte also lauten: =Wenn (A1=B1;A1+B1;) In diesem Fall addiert Excel die beiden Zahlen aus A1 und B1, wenn sie denselben Wert haben. Andernfalls geschieht nichts. Um wenigstens eine Rückmeldung für den Fall der Ungleichheit zu erhalten, können Sie die Anweisung um eine Textausgabe erweitern: =Wenn (A1=B1;A1+A2;"Inhalte ungleich") Benutzerdefinierte Farben verwenden Die in Excel angebotenen Füllfarben für Zellen sind in der Praxis häufig nicht zu verwenden. Möchte man z.B., dass sich der Zellhintergrund unter bestimmten Umständen rot färbt, stehen nur Knallrot, Rosa und Orange zur Verfügung. Bei dem sehr dunklen Rot werden vor allem Einträge in kleiner Schrift schwer lesbar. Färbt man sie aber rosa oder orange, geht die Warnfunktionen verloren. Sie haben bei der Zellformatierung und auch bei der bedingten Formatierung keine Möglichkeit, die Farben der angebotenen Palette zu editieren, also z.B. das Rot etwas aufzuhellen. Das gelingt nur über Extras - Optionen - Farben. Hier finden Sie die gleiche Farbpalette wie bei der Zellformatierung vor, zudem existiert jedoch die Schaltfläche Bearbeiten zum Verändern er einzelnen angebotenen Farbfelder. Markieren Sie das Farbfeld, das Sie verändern wollen, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten. Jetzt können Sie im Register Standard aus einem Farbspektrum Ihre gewünschte Farbe auswählen und sie im Register Anpassen weiter aufhellen oder über die Rot, Grün und Blau Werte ganz genau definieren. Sie können ohne Bedenken die gesamte Palette verändern, denn ein Klick auf die Schaltfläche Standard stellt jederzeit den Urzustand wieder her. Wenn Sie sich einmal die Arbeit gemacht haben, die Palette Ihren Wünschen anzupassen, können Sie von allen Arbeitsmappen darauf zugreifen. Sie müssen nur die Arbeitsmappe, welche die geänderte Palette enthält, und jene, in der Sie sie verwenden wollen, gleichzeitig öffnen. Wechseln Sie dann über das Fenster-Menü zu der Arbeitsmappe, in der Sie auf die andere Palette zugreifen wollen, und wählen Sie Extras - Optionen - Farbe. Wenn Sie auf die Auswahlliste Farben kopieren aus klicken, können Sie die andere Arbeitsmappe aus der Liste als Palettenspender auswählen. Benutzerdefinierte Zahlenformate Ich verwende eine Liste mit Artikelnummern. Die Liste enthält nur die Nummern in der Form: 123456. Ich benötige jedoch die spezielle Formatierung: 1234.56. Damit Sie Ihre Konvertierung dennoch automatisch vornehmen können, bietet sich ein benutzerdefiniertes Zahlenformat an. Markieren Sie die betreffende Spalte durch einen Mausklick auf den Spaltenkopf. Führen Sie anschließend den Befehl Format Zellen aus. Im Dialog Zellen wechseln Sie auf die Registerkarte Zahlen und markieren in der Liste Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert. Wechseln Sie anschließend mit der Taste [Tab] in das Feld Format und geben dort die Zeichen #"."## ein. Mit den Anführungszeichen teilen Sie Excel mit, dass es sich bei dem Punkt nicht um ein Tausender-Trennzeichen handelt. Auf diese Art und Weise klappt die Konvertierung wie gewünscht. Beschriftungen in Grafiken vergrößern Wenn ich mit Excel Diagramme anlege und die Achsen beschrifte, gibt mir Excel diesen Text wie erwartet aus. Das Beschriftungsfeld stellt Excel nach dem Anklicken mit einer schwarzen Umrahmung mit Ziehkästchen dar. Greife ich nun mit der Maus ein solches Kästchen, um den Text zu vergrößern, verschiebt Excel statt dessen nur das Feld. Bei den Beschriftungsfeldern handelt es sich um Textobjekte, die einen Text beherbergen. Dieser Text besitzt ein fest zugewiesenes Format für Schriftart und Größe und lässt sich deshalb auch nicht wie eine Grafik durch bloßes Ziehen mit der Maus vergrößern oder verkleinern. Wenn Sie das versuchen, beeinflussen Sie nur die Größe des Feldes selbst, nicht aber die Größe des darin enthaltenen Textes. Um den Text im Beschriftungsfeld anders zu formatieren, klicken Sie das Textobjekt mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü den Befehl Diagrammtitel formatieren auf. Um die Größe der Schrift zu ändern, wechseln Sie im folgenden Dialog in das Register Schrift. Dort finden Sie alle üblichen Gestaltungsmittel für Schriften unter Windows. Brüche in eine Tabelle eingeben Excel weist manchen Eingaben automatisch ein bestimmtes Zahlenformat zu. So wandelt es z.B. die Eingaben 2.5, 2-5 und 2/5 automatisch in das Datum 2. Mai um. Möchte man aber mit 2/5 den Bruch "zwei geteilt durch fünf" darstellen, ist dieser vorauseilende Gehorsam von Excel nur störend. Sie können Excel jedoch mit einem einfach Trick dazu bewegen, den Bruch so auszugeben, wie Sie es wünschen, ohne umständlich das Zahlenformat verändern zu müssen. Geben Sie einfach eine Null, gefolgt von einem Leerzeichen, und dahinter den eigentlichen Bruch ein, also z.B. 0 2/5. Excel wandelt diese Eingabe automatisch so um, als hätten Sie die Zelle mit Format | Zelle - Zahlen als Bruch: Einstellig (1/4) formatiert. Die Darstellung als Bruch erscheint übrigens nur in der Zelle. In der Eingabezeile von Excel sehen Sie das Ergebnis des Bruchs. Brüche und Texte Ich verwende für das Darstellen von einfachen Gleichungen (in der Form y=mx+b) Excel. Dazu erfasse ich die Steigung und den Achsenabschnitt in einzelnen Zellen. Die Gleichung gebe ich dann durch Verketten der Elemente mit dem kaufmännischen & in einer dritten Zelle aus (etwa "y="&B1&"x+"&B2). Dabei kommt es häufiger vor, dass einer oder beide Werte Brüche sind. Das macht eigentlich auch keine Probleme bei der Darstellung, da Excel inzwischen entsprechende Formate vorsieht. Bei der Zusammenstellung der Funktion gibt Excel jedoch wie in früheren Versionen wieder die Dezimalzahl aus. Gibt es eine Möglichkeit, diesen Formatfehler zu vermeiden? Ja, Sie können diese Dezimal-Darstellung vermeiden. Eigentlich ist der Ansatz mit dem identisch, den Sie zum Anzeigen der einzelnen Brüche benutzen: ein benutzerdefiniertes Format. Das Problem liegt in der Verarbeitung des Zellenwerts. Wenn Sie nur auf eine Zelle verweisen und nichts weiter tun, übernimmt Excel das Format der referenzierten Zelle. Führen Sie jedoch Berechnungen durch, insbesondere formatwandelnde Aktionen wie die Wandlung in eine Zeichenkette, greift Excel lediglich auf den Wert der Ursprungszelle zurück. Dieser entspricht allerdings nicht einen Bruch, sondern einer fünfzehnstelligen Dezimalzahl. Die Eingabe 0 2/3 führt zwar automatisch zur Darstellung 2/3, im Speicher der Zelle steht jedoch 0,666666666666667. Deshalb erhalten Sie als Ergebnis einer Referenz auf die Zelle auch wieder den unformatierten Wert zurück. Um das Problem zu lösen, zwingen Sie den Zahlenwert in das Korsett eines Formats. Dazu hilft Ihnen die Funktion TEXT(). Wenn sich in Zelle E4 beispielsweise der Wert 0,67 befindet, führt folgender Aufruf von TEXT() zu der Ausgabe 67/100: =TEXT (E4;"# ???/???") Als ersten Parameter geben Sie die referenzierte Zelle an, als zweiten das gewünschte Format. Mit Hilfe der Anzahl von Fragezeichen bestimmen Sie die Genauigkeit, die Excel für die Ausgabe verwendet. Falls Sie wie im Beispiel die Maske für den Nenner auf eine Stelle reduzieren, bekommen Sie das Ergebnis 2/3. Um diese Maske auch für Ihre Verkettung zu verwenden, ergänzen Sie alle Verweise auf die Zellen mit Steigung und Achsenabschnitt durch die TEXT-Funktion. Das könnte so aussehen: =WENN (B2=0;"y= "&TEXT (B1;"# ???/???")&"x";WENN (B2;gt0;"y= "&TEXT (B1;"# ???/???")&"x"&" +"&TEXT (B2;"# ???/???");"y= "&TEXT (B1;"# ???/???")&"x "& TEXT (B2;"# ???/???"))) Bug: Excel 2000 stürzt nach Programmstart ab Wenn Excel 2000 direkt nach dem Programmstart abstürzt, sollten Sie Ihre Konfiguration auf die folgende Konstellation überprüfen: Das Symbol zum Einfügen eines Seitenwechsels ist einer der Standardsymbolleisten vorhanden und Sie haben gleichzeitig die Add-Ins zum automatischen Speichern bzw. zur Installation der Analysefunktionen aktiviert. Diese Kombination kann zu Programmabstürzen führen, die es Ihnen unter Umständen unmöglich machen, die Einstellungen wieder zu ändern. Sie sollten daher das Symbol "Seitenwechsel" in keinem Fall in den Symbolleisten Standard" oder "Format" unterbringen, sondern eine andere Leiste dafür verwenden. Wenn das Problem bereits besteht, kommen Sie nur mit einem Trick weiter: Suchen Sie auf Ihrer Festplatte nach Dateien mit der Kennung "XLB". Sie finden entweder eine EXCEL.XLB oder eine Datei mit Ihrem Anmeldenamen (z.B.: HMUELLER.XLB). Benennen Sie diese Datei in ALT.XLB um. Sie können Excel nun wieder ohne Programmabsturz starten. Um die in der XLB-Datei gespeicherten Anpassungen in den Symbolleisten wiederherzustellen, öffnen Sie die ALT.XLB. Entfernen Sie das Symbol "Seitenwechsel" bzw. verschieben Sie es in eine andere Symbolleiste. Wenn Sie Excel danach verlassen, wird automatisch eine neue XLB-Datei mit Ihren aktualisierten Einstellungen angelegt. Bug: Speicherfehler beim Start von Excel 2000 Ein Fehler verhindert den Start von Excel 2000 durch die Meldung "Nicht genügend Speicher zum Start von Excel". Wie Microsoft inzwischen dokumentiert hat, liegt die Ursache für diesen Fehler in einer oder mehreren defekten Dateien, die sich leider nicht durch den einfachen Aufruf der Reparaturfunktion korrigieren lassen. Auch eine Neuinstallation über die Systemsteuerung hilft nicht weiter, weil das Setup standardmässig nur die Dateien kopiert, die defekt oder nicht vorhanden sind. In diesem konkreten Fall werden die Fehler aber nicht erkannt, so dass ein wenig mehr Aufwand notwendig ist: Suchen Sie nach den folgenden drei Dateien und benennen Sie sie um: Mso9intl.dll, Msohelp.exe und Msoffice.exe. Rufen Sie dann über die Systemsteuerung das Setup von Office 2000 auf und klicken Sie im folgenden Dialog auf OFFICE REPARIEREN. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen OFFICE NEU INSTALLIEREN und klicken Sie auf FERTIG STELLEN. Das Setup kopiert daraufhin die im ersten Schritt umbenannten Dateien von der CD erneut auf die Festplatte. Datei direkt aus einer Zelle heraus öffnen Fügen Sie zunächst Ihrer Arbeitsmappe ein Visual-Basic-Makro hinzu. Dazu führen Sie den Befehl Einfügen - Makro aus und wählen aus dem Untermenü den Eintrag Visual Basic Modul. Es öffnet sich daraufhin ein Modulblatt, auf dem Sie Makros schreiben können. Zu den normalen Tabellen gelangen Sie hernach durch Aktivieren der normalen Registerkartenreiter zurück. Im Modulblatt geben Sie folgende Zeilen ein: Sub MappeÖffnen() Workbooks.Open(ActiveWindow.ActiveCell.Value) End Sub Die erste Zeile benennt Ihr neues Makro. Die Programmzeile des Makros öffnet eine weitere Arbeitsmappe. Dabei handelt es sich um die Datei, deren Pfad und Name in der aktiven Zelle des aktiven Fensters vermerkt sind. Falls Excel die Datei nicht finden kann, gibt es eine Fehlermeldung aus und es passiert nichts weiter. Damit Sie Ihr Makro auch jederzeit schnell griffbereit haben, weisen Sie ihm gleich noch eine Tastenkombination zu. Dazu wählen Sie Extras - Makro, markieren in der Liste den entsprechenden Makronamen und klicken auf die Schaltfläche Optionen. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie das Kontrollkästchen Shortcut und geben im Feld Strg+ ein Zeichen von A bis Z (keine Umlaute) ein. Jetzt brauchen Sie nur noch den Cursor in die betreffende Zelle zu setzen und die Tastenkombination auszuführen. Achten Sie unbedingt darauf, dass eventuell benötigte Pfadangaben in den Zelleneinträgen mit enthalten sein müssen. Datei lässt sich im Explorer nicht öffnen Excel zeigt nach dem Doppelklick auf eine Arbeitsmappe im Explorer die folgende Meldung an: Die Datei '<Dateiname>.xls' (oder eine ihrer Komponenten) wurde nicht gefunden. Stellen Sie sicher, dass die Pfad- und Dateinamenangabe stimmen und alle notwendigen Bibliotheken verfügbar sind. Die Ursache dieses Fehlers liegt im Dialogfeld EXTRAS-OPTIONEN auf der Registerkarte "Allgemein". Hier ist das Kontrollkästchen ANDERE ANWENDUNGEN IGNORIEREN aktiviert. Nachdem man es ausgeschaltet und Excel verlassen haben, funktioniert der Programmstart über den Explorer wieder wie gewohnt. Datei lässt sich nicht öffnen Problem: Die Datei "Abrechnung Mai Juni 2008.xls" lässt sich nicht öffnen. Statt dessen versucht Excel die Dateien Abrechnung.xls, Mai.xls, Juni.xls sowie 2008.xls zu öffnen. Abhilfe:
Dateien eines bestimmten Dateityps schneller öffnen Standardgemäß listet Excel im Dialog Datei - Öffnen alle Arten von Excel-Dateien auf, also alle Dateien, deren Dateiendung mit XL beginnen. Möchten Sie jedoch an eine bestimmte Dateiart, wie z.B. Dbase-Dateien (DBF-Format), so schnell und einfach wie an Excel-Dateien über die Schaltfläche Datei öffnen gelangen, lohnt es sich, ein kleines Makro anzulegen und in die Symbolleiste aufzunehmen. Das untenstehende Makro startet den Dialog Datei - Öffnen und listet alle Dateien mit der Dateiendung "DBF" auf. Um das Makro möglichst effektiv nutzen zu können, speichern Sie es in Ihrer persönlichen Makro-Arbeitsmappe und integrieren es als Schaltfläche in die Symbolleiste. Natürlich können Sie auf diese Art auch beliebige weitere Makros, wie z.B. für Texte mit der Dateiendung TXT anlegen. Makro zum Öffnen bestimmter Dateitypen: Sub DBF_Öffnen() Anwendung.DialogListe(xlDialogÖffnen).Zeigen "*.dbf" Ende Sub Daten in vorgegebene Bereiche eintragen Angenommen, Sie möchten in Excel in alle Zellen von A1 bis C4 Daten eintragen. Sie werden wahrscheinlich, in A1 beginnend, mit der [Return]-Taste zum jeweils darunterliegenden Feld springen, müssten aber spätestens beim Spaltenwechsel die Cursortasten bemühen, um zur Zelle B1 zu gelangen. Doch es geht auch einfacher. Wenn Sie schon vorher wissen, in welche Zellen Sie Daten eintragen wollen, so markieren Sie einfach diese Zellen. Excel wechselt dann bei jedem Drücken der [Return]-Taste zur nächsten Zelle in der Markierung, ohne dass Sie einmal eine Cursortaste benutzen müssen. Die Zellbereiche müssen nicht einmal zusammenhängen. Wenn Sie die Taste [Strg] gedrückt halten, können Sie auch verstreute Zellen in die Markierung mit aufnehmen. Die Reihenfolge, in der Sie die Zellen markieren, bestimmt auch die Reihenfolge, in der Excel die Zellen anspringt. Falls Sie in einer Tabelle regelmäßig an denselben Stellen Daten eingeben, lohnt es sich auch, Eingabebereiche zu definieren. Markieren Sie dafür bei gedrückter [Strg]-Taste alle Zellen, die in den Eingabebereich aufgenommen werden sollen, in der Reihenfolge, in der Sie sie anspringen wollen, und klicken Sie dann in das Feld links neben der Editierzeile. Ersetzen Sie die Zelladresse durch einen Namen, z.B. Eingabebereich. Ein Klick auf den nach unten weisenden Pfeil rechts neben diesem Feld klappt alle Bereichsnamen aus, und wenn Sie den soeben angelegten Namen anwählen, sind automatisch die gleichen Zellen markiert, wie zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Bereich angelegt haben. Datenbanken richtig konvertieren Excel ist ein einfaches, aber sehr brauchbares Werkzeug, um Datenbanken von einem veralteten Format in die gewünschte neue Form zu konvertieren. Der Grund: Die meisten Datenbanken unterstützen Textdateien mit Trennzeichen sowohl als Format für den Import als auch für den Export. Auch Excel kann dieses Format problemlos öffnen und speichern. Für den Feinschliff, z.B. das Vertauschen von Feldreihenfolgen oder das Verändern des Datumsformats, ist Excel zudem geeigneter als beispielsweise ein Texteditor. Sie können in Excel auch gleich Fehler ausmerzen, die eventuell in der alten Datenbank gemacht wurden. Ein typischer Fehler findet sich z.B. in der Beispieldatenbank Nordwind von Access: Hier stehen alle Vor- und Nachnamen gemeinsam in einem Feld statt sinnvollerweise in zwei getrennten Feldern. So ist die Datenbank für Serienbriefe völlig ungeeignet, weil man im Feld für die Anrede nur den Nachnamen, aber nicht den Vornamen benötigt. Mit zwei Hilfsspalten und einer Formel können Sie solche Fehler jedoch ausmerzen und den Inhalt der Spalte mit dem Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufteilen. Steht z.B. in der Spalte A der komplette Name, markieren Sie die gesamte Spalte B mit einem Klick auf den Spaltenkopf und wählen nach einem rechten Mausklick Zellen einfügen. Die Inhalte der bisherigen Spalte B stehen jetzt in Spalte C und Sie haben eine leere Spalte zur Verfügung. Die Spalte B ist noch markiert. Klicken Sie sie ebenfalls mit der rechten Maustaste an und wählen Sie nochmals Zellen einfügen, um die zweite Hilfsspalte einzufügen. Schreiben Sie dann in die Zelle B1 die Formel =LINKS(A1;FINDEN(" ";A1;1)-1). In dieser Zelle erscheint nun lediglich der Vorname aus Zelle A1. Kopieren Sie die Zelle über die gesamte Tabellenhöhe nach unten. In die Zelle C1 schreiben Sie die Formel =RECHTS(A1;LÄNGE(A1)-FINDEN(" ";A1;1)). In dieser steht nun der Nachname aus der Zelle A1. Kopieren Sie auch diese Formel über die gesamte Tabellenhöhe nach unten. Noch sind diese Spalten jedoch von der Spalte A abhängig. Bevor Sie diese Spalte löschen können, müssen Sie die Formeln in Werte umwandeln. Lassen Sie die Markierung bestehen und betätigen Sie [Strg] [C], um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren. Wählen Sie dann Bearbeiten - Inhalte einfügen und markieren Sie Werte. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, stehen in den markierten Feldern nicht mehr die Formeln, sondern ihre Ergebnisse. Wandeln Sie ebenso die Formeln in der Spalte B in Werte um und Sie können die Spalte A löschen, weil sie nicht mehr benötigt wird. Datenblätter Im Menü Extras - Optionen - Allgemein kann man für eine Arbeitsmappe nur bis zu 255 Arbeitsblätter voreinstellen. Jedoch kann eine Arbeitsmappe unendlich viele Arbeitsblätter enthalten, z.B. durch Kopieren/Einfügen aus anderen Arbeitsmappen. Beim Öffnen einer Mappe mit einigen tausend Blättern macht aber selbst ein leistungsfähiger Prozessor schlapp. Scrollen im Arbeitsblatt-Register kann man wie folgt umgehen: Ein Klick auf die linke Register-Scrolltaste mit der rechten Maustaste. Als Kontextmenü erscheint eine, leider nicht alphabetisch sortierte, Tabelle zur Auswahl. Datumseingabe Vielleicht haben Sie sich auch schon mal über die Datumseingabe bei Excel geärgert. Auf dem Nummernblock lassen sich die Zahlen zwar flink eintippen, aber es fehlt der Trennpunkt. Mit dem Komma kann Excel nichts anfangen. Und auf der normalen Tastatur ist zwar der Punkt vorhanden, aber die Zahlen lassen sich nur mühsam angeben. Tip: Die Datumseingabe lässt sich komplett mit dem Nummernblock erledigen. Verwenden Sie statt des Trennpunktes einfach das Minuszeichen in der rechten oberen Ecke. Diese Eingabe versteht Excel als Datumsangabe und kann sie entsprechend umwandeln. Aus der Eingabe 25-9-08 entsteht nach dem Drücken der Eingabetaste das richtige Datum 25.09.2008. Bei Daten die mit Null beginnen, muss aber die erste Null eingegeben werden: 08-8-08. Detektiv Der Detektiv in Excel wartet mit einer besonders hilfreichen Funktion auf, die bei sehr komplexen Kalkulationen hilft, die Fehlerquote zu senken. Er liefert optische Hinweise auf fehlerhafte Bezüge in Formeln oder anderen Bugs mit Extras - Detektiv. So weisen beispielsweise rote Pfeile auf Formeln hin, die Fehler verursachen. Blaue Pfeile machen dagegen auf falsche Werte aufmerksam. Die Detektivspuren erkennen Sie nur mit einer bestimmten Einstellung am Bildschirm: Unter Extras - Optionen und Ansicht darf die Option Alle ausblenden nicht eingeschaltet sein. Aber Vorsicht: Diese Darstellungsform wirkt sich auch auf andere Objekte wie die Symbolleiste Zeichen aus, die mitunter verschwunden ist und erst über Alle anzeigen wieder erscheint. Dritte Wurzel berechnen Wegen einer Durchmesserberechnung aus dem Volumen einer Kugel muss ich aus einem Wert die dritte Wurzel ziehen. Die Funktion Wurzel berechnet aber nur die Quadratwurzel. Weitere Funktionen dazu kann ich nicht finden. Die Funktion Wurzel verwendet Excel ausschließlich für die Berechnung der Quadratwurzel. Das ist aber nicht weiter schlimm, denn der mathematische Hintergrund einer Wurzelberechnung ist nicht kompliziert: Der Ausgangswert für die Wurzelberechnung wird mit dem Kehrwert der gewünschten Wurzel potenziert. Das ist für Kopfrechner eine harte Nuss, für Excel aber eine leichte Aufgabe. Um also die dritte Wurzel aus einem Wert in der Zelle A1 zu berechnen, geben Sie folgende Formel ein: = A1 ^ 1/3 Das Dachzeichen dient dabei als Operator für das Potenzieren. Auf diese Weise können Sie auch jede beliebige Wurzel ziehen. Sie brauchen bloß den Wert 3 gegen einen anderen auszutauschen. Mit dem Wert 2 erhalten Sie so beispielsweise die Quadratwurzel. Wenn Sie die Wurzelberechnung innerhalb einer großen Formel verwenden, setzen Sie Klammern um den Ausdruck. Das beugt möglichen Fehlern vor. Dropdown-Felder In Excel kann man sich mit Hilfe von Dialogobjekten bequem auf den Inhalt anderer Tabellenblätter beziehen. Möchten Sie z.B. mit Hilfe eines Dropdown-Feldes auf eine Liste im TabellenblattTabelle2 zugreifen, gehen Sie folgendermaßen vor: Sorgen Sie zunächst mit Ansicht - Symbolleisten dafür, dass die Symbolleiste Dialog sichtbar ist. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Dropdown verwandelt sich der Mauszeiger in ein Fadenkreuz; ziehen Sie nun in der Tabelle einen Bereich für das neue Feld auf. Nach einem rechten Mausklick auf das Objekt wählen Sie im Kontextmenü Objekt formatieren und aktivieren das Register Steuerung. Klicken Sie in das Eingabefeld Listenbereich und markieren Sie anschließend alle Zellen in der Tabelle2, die in der Liste auftauchen sollen. Im Feld Ausgabeverknüpfung legen Sie entweder mit derselben Technik oder durch Eintippen der Zelladresse eine Zelle fest, in die Excel das Ergebnis der Auswahl eintragen soll. Vergrößern oder verringern Sie außerdem bei Bedarf die Anzahl der Zeilen. Nach einem Klick auf OK können Sie das Dropdown-Objekt in Betrieb nehmen. Entfernen Sie dafür die Markierung mit einem Klick auf eine normale Excel-Zelle und öffnen Sie die Liste mit einem Klick auf den nach unten weisenden Pfeil. Excel trägt die Listenposition des ausgewählten Eintrages in der zuvor unter Ausgabeverknüpfung festgelegten Zelle ein. Wenn Sie also z.B. den dritten Eintrag der Liste auswählen, schreibt Excel in diese Zelle den Wert 3. Diese Rückgabewerte können Sie dann für Ihre weiteren Berechnungen und Wenn-Abfragen in der Tabelle verwenden. Dynamische Diagramme passen sich der Tabellengröße an Bei der Darstellung von Diagrammen in Excel steht man häufig vor dem Problem, dass standardmäßig nur feste Bereiche dargestellt werden können. In der Praxis werden jedoch oft Darstellungen benötigt, die sich täglich oder monatlich ändern. Als Beispiel wurde hier eine Umsatzstatistik verwendet. Jeden Monat wird der Tabelle ein neuer Eintrag hinzugefügt; das Diagramm würde jedoch immer so lange das alte Aussehen behalten, bis es editiert und an die neuen Werte angepasst wurde. Als Alternative könnte man im Diagramm gleich den Bezug auf die gesamte Tabelle herstellen. Dies hätte jedoch den Nachteil, dass am Ende des Diagramms ein größerer Freiraum entsteht, der nur langsam Schritt für Schritt mit Balken bestückt wird. Dieser Tip zeigt Ihnen, wie Sie Excel dazu bewegen können, die Anpassung des Diagramms vollautomatisch vornehmen zu lassen. Immer dann, wenn Sie im vorgesehenen Bereich eine zusätzliche Zeile einfügen, wird das Diagramm automatisch um einen Balken ergänzt. Bitte beachten Sie, dass davon ausgegangen wird, dass der Name der Datei Diagramm.xls lautet und dass der Name der Tabelle Tabelle1 ist. Falls Sie einen anderen Datei- oder Tabellennamen verwenden, müssen Sie die Formeln entsprechend anpassen. Um den Tip wie im Beispiel nachzuvollziehen, müssen Sie zunächst den Zellbereich A2 bis A13 mit dem Namen Monat versehen. Das erledigen Sie, indem Sie diese Zellen markieren und in das Textfeld links unter den Symbolleisten das Wort Monat eintragen. Ebenso weisen Sie dem Tabellenbereich B2 bis B13 den Namen Umsatz zu. Im Menü Einfügen - Namen - Festlegen geben Sie dann unter Namen im Tabellenbereich festlegen die Zeichenfolge x_Monat und unter BeziehtSich auf die Formel x_Monat ein. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen schreiben Sie in das Feld Namen im Tabellenbereich festlegen die Bezeichnung x_Umsatz und in Bezieht sich auf die entsprechende Formel. Bestätigen Sie mit OK und fügen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Diagramm-Assistent ein Diagramm neben dem Tabellenbereich ein. Um den Bereich für die Tabelle festzulegen, markieren Sie die Umsatzspalte und legen nach einem Klick auf Weiter ein Layout für das Diagramm fest (im Beispiel wurde ein 3D-Säulen-Diagramm verwendet). Nachdem Sie das Diagramm mit Ende fertiggestellt haben, müssen Sie noch die Bezüge ändern. Das erreichen Sie, indem Sie zunächst auf das Diagramm und dann auf eine Datenreihe doppelklicken. Sie gelangen in eine Dialogbox, in der Sie im Register X-Werte die folgende Zeichenfolge eintragen:
Wechseln Sie dann zum Registerblatt Name und Werte und tragen Sie unter Name: das Feld =Tabelle1$B$1 und unter Werte Größenachse (Y): den Bezug =Diagramm.xls!x_Umsatz ein. Nach einem Klick auf OK stellen Sie fest, dass die Anzahl der Balken den ausgefüllten Zeilen entspricht. Zum Test können Sie eine neue Zeile ergänzen; Excel fügt im Diagramm automatisch einen neuen Balken ein. Formeln für dynamische Diagramme: x_Monat: =INDIREKT(VERKETTEN('Tabelle1'!”;"$”;ZEICHEN(64+SPALTE(Monat));”$”;ZEILE(MMMoooonat);":$”;;
x_Umsatz: =INDIREKT(VERKETTEN('Tabelle1'!”;"$”;ZEICHEN(64+SPALTE(Umsatz));”$”;ZEILE(UUUUUUmsatzz)":$”;
Dynamischer Diagrammtitel Häufig werden für verschiedene Zeiträume oder Aufgaben die gleichen Tabellen verwendet. Es müssten also jedesmal die Titel der Tabellen geändert werden. Wenn die Inhalte der Tabellen außerdem in Diagrammen dargestellt werden, müsste man dort auch jedesmal die Überschrift des Diagramms ändern. Allerdings gibt es einen Trick, mit dem man erreichen kann, dass das Diagramm nicht einfach nur stur mit dem Titel versehen wird, den man ihm gegeben haben, sondern seinen Titel aus der Tabelle bezieht. Wenn Sie ein beliebiges Diagramm anlegen, geben Sie im fünften Schritt des Diagramm-Assistenten im Feld Diagrammtitel eine x-beliebige Dummybezeichnung ein, bevor Sie das Diagramm mit Ende fertigstellen. Bringen Sie das eingefügte Diagramm anschließend mit einem Doppelklick in den Editiermodus und markieren Sie den Diagrammtitel. Klicken Sie nun in die Bearbeitungszeile von Excel und schreiben Sie ein Gleichheitszeichen hinein. Ein letzter Klick auf die Zelle in der Tabelle, in der die gewünschte Überschrift erscheint, gefolgt von [Return], setzt den Inhalt der so angegebenen Zelle als Diagrammüberschrift ein. Sobald Sie diese Tabellenzelle verändern, verändert sich der Diagrammtitel automatisch mit. Eingabebestätigung für Formulare Ich programmiere Formulare, mit denen Daten erfasst werden sollen. Um dem Anwender das Verständnis der Eingabewerte zu vereinfachen, setze ich Vorgabewerte ein. Dabei ergibt sich aber das Problem, dass die Leute nicht sofort erkennen können, ob alle nötigen Angaben gemacht oder noch einige Vorgabewerte zu überschreiben sind. Ich würde deshalb gerne die bereits geänderten Felder in einer anderen Farbe darstellen. Da Sie sicherlich das Formular als Template gestaltet haben, werden die Daten ja nur einmal bei der Neuanlage des Vorgangs geändert. Mit Hilfe des Ereignisses SheetChange eines Workbook-Objekts können Sie gezielt auf jede Änderung innerhalb eines Tabellenblatts reagieren. Wenn Sie die Vorgabewerte beispielsweise in Blau eintragen, können Sie die Schriftfarbe nach der Änderung der Zelle in Rot ändern. Dazu öffnen Sie Ihr Template und führen den Befehl Extras Makro Visual Basic Editor aus. Im Editor klicken Sie im Projektfenster doppelt auf den Eintrag Diese Arbeitsmappe. Der Editor öffnet das Code-Fenster des Workbook-Objekts. Sie erkennen das daran, dass im linken Kombinationsfeld Workbook steht. Wählen Sie nun im rechten Kombinationsfenster das Ereignis SheetChange. Der Editor erzeugt einen Prozedurrumpf, den Sie um folgende Zeilen ergänzen: Private Sub Workbook_SheetChange (ByVal Sh As Object, ByVal Target As Excel .Range) If Sh.Name = "Formular" Then Target.Font.Color = RGB (255, 0, 0) End Sub Das Ereignis wird bei jeder Änderung innerhalb dieser Arbeitsmappe automatisch ausgelöst. Der Parameter Sh bezeichnet dabei das von der Änderung betroffene Tabellenblatt, Target gibt den von der Änderung betroffenen Bereich an. Falls Sie mehrere Tabellenblätter haben, die Änderungen aber nur in einem kennzeichnen möchten, können Sie zunächst die Eigenschaft Name des Tabellenblatts überprüfen. Wenn es sich um das richtige Tabellenblatt handelt, weisen Sie der Eigenschaft Color des Font-Objekts in dem geänderten Bereich die Farbe Rot zu. Und schon haben Sie Ihr Ziel erreicht. Einzelne Säule formatieren Die Darstellung der Säulen in einem Diagramm erfolgt immer nach Datenreihen, so dass es mir bisher nicht gelungen ist, eine einzelne Säule einer Reihe farblich von den anderen Säulen abzuheben. Dies wäre aber wünschenswert, da ich einige Säulen gerne als Referenz-Balken darstellen möchte. Lösung: Klicken Sie doppelt auf das Säulendiagramm, der Diagrammrahmen wird daraufhin rot unterlegt. Anschließend klicken Sie zweimal auf die Säule, die Sie ändern wollen. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die gewünschten Formatierungen oder Beschriftungen eintragen. Bestätigen Sie mit OK. Wollen Sie nachträglich die Höhe einer Säule ändern, ziehen Sie den oberen Rand mit der Maus nach oben oder nach unten. Der Wert in der Tabelle wird automatisch aktualisiert. Endlospapier bedrucken Wir müssen 75cm lange Listen ausdrucken. Uns steht dafür ein Drucker mit Endlospapier zur Verfügung. Kann Excel nicht ohne Seitenumbrüche drucken? Auf der Registerkarte Seitenränder reduzieren Sie den oberen und den unteren Seitenrand auf 0. Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile und wählen für die beiden Kombinationsfelder Kopfzeile und Fußzeile den Eintrag (Keine). Auf der Registerkarte Tabelle markieren Sie im Bereich Seitenreihenfolge die Option Seiten nach unten, dann nach rechts. Fertig. Englische Rechtschreibprüfung In Excel haben Sie normalerweise keine Möglichkeit, eine andere Rechtschreibprüfung als Deutsch einzustellen. Möchten Sie Ihre Tabellen mit englischen Texten überprüfen lassen, können Sie allerdings mit ein paar kleinen Änderungen in der Registry von Win95 oder WinNT dafür sorgen, dass Excel das englische Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung verwendet. Schließen Sie dafür zunächst Excel und starten Sie den Registry-Editor mit Start - Ausführen - regedit. Im Registry-Editor öffnen Sie nun zuerst den Unterschlüssel HKey_CURRENT_USER / Software / Microsoft / Excel / / Spell Checker und klicken im rechten Bereich des Editors den Eintrag Speller mit der rechten Maustaste an. Über den Punkt Ändern des Kontextmenüs können Sie den Wert von 1031/Normal in 1033/Normal korrigieren und diese Änderung bestätigen. Wechseln Sie dann zu dem Schlüssel HKey_LOCAL_MACHINE / Software / Microsoft / Shared Tools / Proofing Tools / Spelling und überprüfen Sie, ob der Schlüssel 1033 bereits vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, legen Sie im Schlüssel Spelling über Neu - Schlüssel einen neuen Schlüssel mit dem Namen 1033 an. Der Schlüssel 1033 muss wiederum mit Neu - Schlüssel einen Unterschlüssel Normal erhalten. Diesem Schlüssel weisen Sie über Bearbeiten - Neu - Zeichenfolge die Zeichenfolge Dictionary zu. Nach einem rechten Mausklick und Ändern geben Sie hier den Pfad zur Datei MSSP2_EN.LEX an, die sich normalerweise im Verzeichnis C: \ Programme \ Gemeinsame Dateien \ Microsoft Shared \ Proof befindet. Der Wert der Zeichenfolge lautet folglich normalerweise C: \ Programme \ Gemeinsame Dateien \ Microsoft Shared \ Proof \ MSSP2_EN.LEX. Legen Sie nun im Schlüssel Normal außerdem eine zweite Zeichenfolge mit dem Namen Engine an. Mit einem rechten Mausklick und Ändern erhält diese Zeichenfolge als Wert den Pfad zur Datei MSSP232.DLL, normalerweise also C:\ Programme \ Gemeinsame Dateien \ Microsoft Shared \ Proof \ MS-SP232.DLL. Als letzten Schritt müssen Sie jetzt noch den Schlüssel HKey_LOCAL_MACHINE / Software / Microsoft / New User Settings / Excel / 7.0 / Spell Checker öffnen. Hier ändern Sie den Wert der Zeichenfolge Speller mit einem rechten Mausklick auf den Eintrag Speller und Ändern von 1031\Normal auf 1033\Normal. Wenn Sie diese Änderungen vorgenommen haben, erfolgt die Prüfung in Englisch. Wollen Sie wieder die deutsche Rechtschreibprüfung verwenden, müssen Sie die beiden Werte auf 1031/Normal zurücksetzen. Möchten Sie das französische Wörterbuch verwenden, weisen Sie ihm die Länderkennzahl 1036/Normal und die Datei MSSP2_FR.LEX zu, die sich im Ordner C: \ Programme \ Gemeinsame Dateien \ Microsoft Shared \ Proof befindet. Falsches Datumsformat korrigieren Beim Transfer von Daten aus anderen Systemen kann es passieren, dass das Datum im Format JJMMTT in der Zelle steht - und dies zu allem Überfluss vielleicht auch noch im Textformat. Mit einer Formel können Sie jedoch dieses Format in ein normales Datum umwandeln. Wenn das Datum in der Zelle A1 steht, lautet diese Formel: =DATUM-(LINKS(A1;2);RECHTS(LINKS(A1;4);2);RECHTS(A1;2)) Mit Hilfe dieser Formel wird z.B. aus dem Wert 981215 das Datum 15.12.98 oder aus 980801 der 01.08.98. Damit Sie dieses Datum auch tatsächlich als Wert und nicht als Formel in Excel weiterverwenden können, müssen Sie es umwandeln. Dafür markieren Sie alle Zellen, die von einer Formel in ein Datum verwandelt werden sollen, und kopieren sie mit [Strg] [C] in die Zwischenablage. Dann setzen Sie den Cursor in eine freie Zelle und wählen Bearbeiten - Inhalte einfügen. In der folgenden Dialogbox markieren Sie die Option Werte und klicken danach auf die Schaltfläche OK. Schon erscheinen die zuvor in die Zwischenablage kopierten Formeln als Datumswerte in der Tabelle. Farbige Darstellung von Text Excel bietet die Möglichkeit, Zellinhalte abhängig von bestimmten Bedingungen über ein spezielles Zahlenformat mit Format - Zellen - Benutzerdefiniert farbig darzustellen, sofern die Zellinhalte aus Zahlen bestehen. Bei Texten funktioniert dies nicht. Auch über eine WENN-Funktion lässt sich diese Farbanpassung für Texte nicht steuern. Bleibt nur die Lösung über ein Makro. Das Makro wechselt zunächst zu der in der zweiten Zeile angegebenen Tabelle, um dort zu der in der dritten Zeile des Makros angegebenen Startzelle zu springen. Danach überprüft es nacheinander alle darunterliegenden Zellen, bis es auf eine Leerzelle stößt. Trifft es zuvor auf den in der fünften Makrozeile definierten Wert, ändert es die Schriftfarbe dieser Zelle. Das Beispielmakro durchsucht den Tabellenbereich nach dem Wort Samstag, um es dann rot (FarbIndex 3) zu formatieren. Sowohl den Tabellennamen als auch die Startzelle müssen Sie Ihren Gegebenheiten anpassen. Makrolisting zum Einfärben bestimmter Zellen: Sub Farbe()
Fehler wegen Division durch 0 Ich verwende in einer Excel-Tabelle eine Formel, die eine Division durchführt (=E5/D12). Die Zellen, auf die sich die Formel bezieht, sind noch leer, da der Benutzer die Werte erst zu einem späteren Zeitpunkt eintragen soll. Wie kann ich die erscheinende Fehlermeldung #DIV/0! unterdrücken? Die Fehlermeldung können Sie mit folgender Formel unterdrücken: =WENN(ISTFEHLER(E5/D12);"";E5/D12). Bei dieser Formel spielt es keine Rolle, welche Berechnung Sie durchführen. Sie unterdrückt alle Fehlermeldungen, die eine Formel verursachen könnte. Eine weitere Möglichkeit, speziell diese Fehlermeldung zu unterdrücken, bietet folgende Formel: =WENN(D12=0;"";E5/D12). Sie prüft vorher, ob die Division erlaubt ist. Wenn nicht, gibt sie einfach einen Leerstring aus. Anstelle des Leerstrings können Sie aber auch jede beliebige Meldung ausgeben lassen. Fehlersuche in Formeln Bei umfangreichen Formeln mit vielen verschiedenen Zellbezügen ist die Fehlersuche ohne Hilfsmittel oft sehr mühsam. Wenn in einer Formel ein kleiner Fehler steckt, sind die Hinweise von Excel meist mehr als vage. Weder die Fehlermeldung Fehler in Formel, noch das Ergebnis #WERT? liefert den zündenden Hinweis, an welcher Stelle der Formel sich der Fehler verbergen könnte. Allerdings können Sie mit ein paar Tricks dem Fehler auf die Spur kommen: Mit Hilfe der Taste [F9] können Sie Teilergebnisse innerhalb der Formel darstellen. Markieren Sie dafür in der Eingabezeile einen Zellbezug, also z.B. A1 und betätigen Sie die Taste [F9]. In der Formel erscheint jetzt anstelle des Zellbezugs A1 der Wert, der in der Zelle A1 steht. Verlassen Sie diese Art der Darstellung mit der Taste [Esc], schließlich soll die Formel weiterhin mit dem Zellbezug und nicht mit dem Wert rechnen und markieren Sie den nächsten Bezug. Sie können aber nicht nur einzelne Zellbezüge, sondern auch kleine Teilrechnungen innerhalb einer Formel mit [F9] checken. Markieren Sie also z.B. innerhalb der Formel die Zeichenfolge A1+A2, so stellt die Taste [F9] die Summe dieser beiden Zellen dar. Wenn das alles nichts hilft: Auch der Detektiv von Excel kann Ihnen bei der Fehlersuche wichtige Hinweise liefern. Markieren Sie dafür eine Zelle, die entweder die marode Formel enthält oder über die Sie Informationen erhalten wollen und wählen Sie Extras - Detektiv. In dem Menü können Sie auswählen, was Ihnen der Detektiv anzeigen soll. Falls Sie in der Formel einen Fehler vermuten, zeigt Ihnen z.B. die Funktion Spur zum Vorgänger mit Pfeilen, auf welche Zellen sich die Formel bezieht. Mit Extras - Detektiv - Alle Spuren entfernen können Sie diese Hinweise wieder ausblenden. Feiertage Bei der Berechnung von Arbeits-, Urlaubs- oder Fehlzeiten müssen normalerweise Wochenenden und Feiertage in Betracht gezogen werden. Allerdings ist Excel dafür nicht optimal ausgestattet. Mit einer neuen Funktion können Sie jedoch dafür sorgen, dass Excel den Inhalt einer Zelle mit einer von Ihnen angelegten Liste der freien Tage vergleicht und entweder den Wert WAHR ausgibt, wenn er in der Liste enthalten ist, oder FALSCH, wenn das nicht der Fall ist. Diese Werte können wiederum in den Arbeitszeit-Berechnungstabellen verwendet werden. Wenn Sie Excel mit der Funktion IstFeiertag ausstatten möchten, legen Sie zunächst mit Einfügen - Makro - Visual Basic-Modul ein neues Modul an und geben das unten angefügte Listing ein. Um die neue Funktion auszuprobieren, tragen Sie in einem Tabellenblatt der gleichen Arbeitsmappe einige Datumswerte und eine Liste der Feiertage ein. Klicken Sie dann auf die Zelle, in der WAHR oder FALSCH erscheinen soll, und wählen Einfügen - Funktion. In der Kategorie mit der Bezeichnung Benutzerdefiniert finden Sie den Eintrag IstFeiertag, den Sie mit einem Doppelklick auswählen. In der folgenden Dialogbox klicken Sie in das erste Feld Datum und anschließend auf die Zelle, die das zu überprüfende Datum enthält. Danach klicken Sie in das Feld Feiertagsliste und markieren den Zellbereich mit der Feiertagsliste in der Tabelle. Nach einem Klick auf Ende erscheint dann als Ergebnis FALSCH oder WAHR in dieser Zelle. Damit diese Funktion nicht nur in der aktuellen Arbeitsmappe vorliegt, sondern grundsätzlich zur Verfügung steht, müssen Sie sie in ein sogenanntes "Add-In" umwandeln. Dazu wechseln Sie wieder auf die Seite Modul1 Ihrer Arbeitsmappe und wählen Extras - Add-In erstellen. Speichern Sie diese Datei unter dem Namen IstFeiertag. Über den Add-In-Manager können Sie das neue Add-In jetzt in Excel integrieren. Öffnen Sie dafür den Add-In-Manager im Menü Extras und wählen nach einem Klick auf Durchsuchen den Ordner aus, in dem Sie das Add-In gespeichert haben. Dort doppelklicken Sie auf die Datei IstFeiertag, und ab sofort erscheint diese Funktion in der Liste Verfügbare Add-Ins des Add-In-Managers und kann mit einem Häkchen aktiviert werden. Code zur Ermittlung von Feiertagen: Function IstFeiertag(Datum; Feiertagsliste) IstFeiertag = False For i = 1 To (Application.WorksheetFunction.CountA(Feiertagsliste) + Application.WorksheetFunction.CountBlank(Feiertagsliste)) If Datum = Feiertagsliste(i) Then IstFeiertag = True Next i End Function Flexible Berechnung von Quersummen Um in Excel die Quersumme einer Zahl zu ermitteln, bietet sich z.B. die Funktion TEIL an. Sie ermöglicht es, den Inhalt einer Zelle in seine Bestandteile zu zerlegen und einzeln zu berechnen. Zur Ermittlung der Quersumme isolieren Sie mit TEIL jede einzelne Ziffer der Bezugszelle, die Summe dieser Einzelziffern ergibt die Quersumme. Geht man davon aus, dass die Zahl, von der die Quersumme ermittelt werden soll, in Zelle A4 steht, lautet die Formel, um die Quersumme einer dreistelligen Zahl zu ermitteln =TEIL(A4;1;1)+TEIL(A4;2;1)+TEIL(A4;3;1). Jedoch ist diese Formel in der Anzahl der Stellen nicht flexibel. Enthält die Zelle A4 eine Zahl mit weniger Stellen, erscheint anstatt des Ergebnisses die Fehlermeldung #Wert. Enthält sie mehr Stellen, werden die hinteren Ziffern ignoriert. Um dieses Manko auszugleichen, ist es sinnvoll, nicht die Zahl selbst, sondern das Ergebnis einer Multiplikation mit einem Vielfachen von 10 für die Quersumme heranzuziehen. Multipliziert man eine Zahl z.B. mit 1000, hat das keine Auswirkung auf die Quersumme, weil nur Nullen angehängt werden. Möchte man z.B. aus Zahlen mit bis zu 14 Stellen die Quersumme ermitteln, muss der Multiplikator so viele Nullen an die Zahl anhängen, bis die 14 Stellen voll sind. Im Falle einer sechsstelligen Zahl müssten also 8 Nullen angehängt werden, der Multiplikator wäre demnach 100 000 000. Die Formel zur Ermittlung des Multiplikators lautet 10 hoch (14 minus Anzahl der Stellen der Zahl in A4). Also =10^(14-LÄNGE(A4)). Das Zeichen ^ finden Sie auf der Tastatur direkt links über der linken Tabulatortaste. Es erscheint allerdings erst, nachdem sie die Taste betätigt und anschließend ein Leerzeichen eingegeben haben. Um die flexible Quersumme zu ermitteln, multiplizieren Sie nun mit der Formel =A4*B1 die Zahl in A4 mit dem Multiplikator in B1. Die Zelle mit dieser Formel verwenden Sie als Bezugszelle für die untenstehende Formel. Die WENN-Abfrage am Anfang der Formel verhindert die Fehlermeldung, falls Sie versuchen, die Quersumme von 0 zu bilden. Formel zur Ermittlung der Quersumme für Zahlen mit maximal 14 Stellen: =WENN(A1=0;0;TEIL(A1;1;1)+TEIL(A1;2;1)+TEIL(A1;3;1)+TEIL(A1;4;1)+TEIL(A1;5;;;;;1)++TTEIL(A1;6;1)+TEIL(A1;7;1)+
Formatänderung in gesperrten Arbeitsblättern vornehmen Wenn ein Arbeitsblatt in Excel seine endgültige Form erhalten hat, kann man es mit Extras - Dokument schützen - Blatt vor versehentlichen Veränderungen bewahren. Bevor man diesen Schutz anwendet, werden alle Zellen markiert, die weiterhin flexibel und veränderbar bleiben sollen, indem man die Option Gesperrt im Menü Format - Zellen - Schutz - Blatt deaktiviert. Allerdings können in geschützten Arbeitsblättern auch bei diesen "freien" Zellen keine Änderungen an Formaten, z.B. an der Hintergrundfarbe oder an der Ausrichtung, vorgenommen werden. Alle Bemühungen in diese Richtung verweigert Excel mit dem Hinweis Befehl kann in geschützter Datei nicht ausgeführt werden. Falls Sie den Blattschutz nicht über Extras - Dokument schützen - Blattschutz aufheben ausschalten können, etwa weil Sie das Kennwort vergessen haben, sind dennoch Änderungen am Format von ungesperrten Zellen möglich. Verändern Sie eine Zelle auf einem anderen ungeschützten Arbeitsblatt so, wie Sie die Formatierung wünschen, und kopieren Sie sie mit [Strg] [C] in die Zwischenablage. Im geschützten Blatt markieren Sie jetzt alle veränderbaren Zellen, die Sie umformatieren wollen, und wählen Bearbeiten - Inhalte einfügen. Wenn Sie hier die Option Formate anklicken und OK wählen, wird die Formatierung den Zellen zugewiesen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie bei der Auswahl der zu verändernden Zellen nicht versehentlich gesperrte Zellen mit aufnehmen. Dann würde Excel die Formatänderung für die gesamte Markierung mit der Meldung Gesperrte Zellen können nicht geändert werden wieder verweigern. Formeln automatisch prüfen lassen Wenn Sie in Excel Formeln eingeben, schleicht sich schon mal der eine oder andere Tippfehler ein. Je komplexer die Formeln sind, um so schwerer lässt sich die Fehlerquelle ausfindig machen. Die Fehlermeldung hilft dabei auch nicht. Sie können für die Fehlersuche eine Eigenheit von Excel ausnutzen: Es wandelt alle Funktionsnamen und Zellbezüge bei korrekter Syntax immer in Großbuchstaben um. Wenn Sie also Ihre Formeln konsequent in Kleinbuchstaben schreiben, wandelt Excel alle Zeichen mit Ausnahme der Syntax-Fehlerquelle in Großbuchstaben um. Jetzt brauchen Sie nur noch nach Kleingeschriebenem zu suchen, und schon ist der Vertipper lokalisiert. Formeln teilweise berechnen Wenn Sie den Fehler in einer Formel nicht durch Syntax-Prüfung finden können oder Ihnen bei einer bereits angenommenen Formel das Ergebnis verdächtig vorkommt, gibt es eine wenig bekannte, aber sehr effektive Methode, um einem Fehler auf die Spur zu kommen: Wenn die Formel bereits angenommen, also mit Return abgeschlossen und berechnet wurde, setzen Sie den Cursor auf die entsprechende Zelle und wechseln mit F2 in den Bearbeitungsmodus. Bei einer Formel, die noch nicht von Excel angenommen wurde, sollten Sie sich noch im Modus "Bearbeiten" befinden. Sie können nun gezielt bestimmte Teile der Formel berechnen und auf diese Weise herausfinden, wo sich ein Fehlerwert ergibt bzw. eine falsche Zahl geliefert wird. Zu diesem Zweck wird der entsprechende Ausdruck einfach markiert. Sie wählen ihn also bei gedrückter linker Maustaste mit dem Mauszeiger aus oder markieren ihn über die Tastatur mit Umschalt+Cursor links. Drücken Sie anschließend F9. Excel berechnet daraufhin nur den ausgewählten Teil der Formel und ersetzt die Markierung durch das Ergebnis. Sie können ohne weiteres noch weitere Teile der Formel markieren und sie mit F9 berechnen lassen. Wichtig ist, dass Sie den Vorgang auf jeden Fall mit Esc und nicht mit Return abschließen, weil Excel die Formel andernfalls ohne die Ausdrücke, sondern lediglich mit den Ergebnissen annehmen würde. Funktion Quersumme Mit Einfügen - Makro - Visual Basic-Modul legen Sie zunächst ein neues VBA-Modul an, in das Sie das unten abgedruckte Listing eintippen. Wenn Sie nun in der Arbeitsmappe, die das VBA-Modul enthält, Einfügen - Funktion wählen, erscheint unter Kategorie ein neuer Eintrag Benutzerdefiniert. Markieren Sie diesen Eintrag, erscheint im rechten Bereich der Dialogbox die Funktion Quersumme. Diese Funktion kann jetzt wie jede andere Funktion verwendet werden. Die Variable Zahl enthält entweder den Bezug auf eine Zelle oder die Zahl, aus der die Quersumme gebildet werden soll. Damit die Funktion Quersumme auch in anderen Excel-Tabellen zur Verfügung steht, muss sie in ein Add-In umgewandelt werden. Dazu wechseln Sie in das soeben angelegte VBA-Modul, wählen Extras - Add-In erstellen und speichern das Add-In unter dem Namen Quersumme. Über Extras - Add-In- Manager können Sie das neue Add-In jetzt in Excel integrieren. Wechseln Sie im Add-In-Manager nach einem Klick auf Durchsuchen in das Verzeichnis, in dem Sie das Add-In abgelegt haben und wählen Sie das Add-In Quersumme aus. Es erscheint fortan in der Liste Verfügbare Add-Ins. Wenn Sie es mit einem Häkchen markieren, steht Ihnen die neue benutzerdefinierte Funktion Quersumme dauerhaft in allen Arbeitsmappen zur Verfügung. Makro zum Berechnen der Quersumme: Function Quersumme(Zahl) For i = 1 To Len(Zahl) Quersumme = Quersumme + Wert(TeilZnF(Zahl;i;1)) Next i End Function Funktionsassistent Bei Excel erscheint es ausgesprochen schwierig, tiefere Wenn-Verschachtelungen einzugeben. Wenn ich dann eine Funktion für das Ergebnis des Wahr-Wertes auswähle, bleibt mir nur die Möglichkeit, das Fenster des Funktionsassistenten zu beenden. Wie kann ich mit dem Assistenten auch noch den Eintrag für den Falsch-Wert bearbeiten? Wenn Sie in Excel eine Funktion mit Hilfe des Funktionsassistenten eingeben, sehen Sie zunächst das Funktionsfenster. In diesem Fenster sind bereits Felder für die einzelnen Parameter der ausgewählten Funktion vorgegeben. Sie können dort entweder selbst einen Zellbezug eintragen oder mit Hilfe der Maus eine bestimmte Zelle auf der Tabelle auswählen. Außerdem besteht die Möglichkeit, auch eine Formel aus dem Kombinationsfeld am linken Rand der Bearbeitungsleiste zu benutzen. Der Funktionsassistent erlaubt dadurch auch das Zusammenstellen komplexer Formeln ohne Tastatur. So erscheint es nur konsequent, wenn Sie für den Rückschritt in der Hierarchieebene ebenfalls die Maus einsetzen können. Falls Sie etwa in der Formel =Wenn(Wenn(IstLeer(A2);"Leer";"Voll")="Leer") zunächst die Bedingung für IstLeer() eingeben, wechselt der Funktionsassistent automatisch zur Darstellung der entsprechenden Parameter. Sobald Sie den Zellbezug von A2 eingetragen haben, klicken Sie mit der Maus in der Bearbeitungszeile auf das Wort Wenn vor der IstLeer-Funktion. Das Funktionsfenster passt sich dann automatisch dem Fokus an und zeigt wieder die Parameter der nun aktivierten Wenn-Bedingung. Den Vorteil dieser Funktionalität des Assistenten bemerken Sie, wenn Sie jetzt das erste Wenn anklicken. Unabhängig von der Fertigstellung der Restformel können Sie sofort erkennen, dass Sie bisher weder einen Falsch-Zweig noch einen Wahr-Zweig eingegeben haben bzw. dass Excel Ihre Bedingung noch nicht korrekt auswerten kann. Geburtstagskalender Excel behandelt das Datum stets als einen Zahlenwert, bei dessen Sortierung eine völlig chronologische Reihenfolge entsteht. Standardmäßig enthält Excel keine Funktion, die ein anderes Sortieren von Datumsangaben erlaubt. Mit der folgenden Funktion ist es aber trotzdem möglich, den Geburtstagskalender zu sortieren. Für die korrekte Sortierung nach den Geburtstagen kommt es lediglich auf den Tag und den Monat des Geburtsdatums an. Um dafür ein eindeutiges Sortierkriterium zu erhalten, können Sie in einer Hilfsspalte die Tageszahl berechnen, der der Geburtstag im Ablauf eines Jahres entspricht. Verwenden Sie dazu folgende Formel: =TAG(Geburtstag)+(300*MONAT(Geburtstag))-30 Geburtstagsliste drucken Angenommen, Sie haben in Excel eine Adressdatenbank angelegt und darin auch das Geburtsdatum der betreffenden Personen festgelegt. Wenn das Datum mit der Jahreszahl eingetragen ist, also z.B. in der Form 20.2.1960, dann schlägt der Versuch, die Daten für eine Geburtstagsliste zu sortieren, fehl: Die Personen werden nicht nach dem Tag ihrer Geburt, sondern nach ihrem Alter sortiert, das Excel aus dem Datum berechnet. Möchten Sie eine nach den Kalendertagen sortierte Geburtstagsliste drucken, bei der die Jahreszahlen keine Rolle spielen, müssen Sie dafür zunächst eine Hilfsspalte einfügen. Wenn das Geburtsdatum in der Spalte A und der Name der Person in Spalte B stehen, fügen Sie dahinter eine neue Spalte C ein. Hier tragen Sie in der ersten Zeile die diese Formel ein: =Monat (A1)+Tag(A1)/100 Kopieren Sie diese Formel über die gesamte Spalte mit der Maus nach unten und markieren Sie anschließend alle Zellen der Tabelle, die sortiert werden sollen, inklusive der Hilfsspalte. Wählen Sie Daten - Sortieren und tragen Sie im Feld Sortieren nach den Eintrag Spalte C mit der Option "Aufsteigend" ein. Nach einem Klick auf OK wird die Liste nach Geburtstagen sortiert. Abschließend können Sie die Daten in der Hilfsspalte C wieder löschen. Gefilterte Datensätze Wenn Sie in Excel-Tabellen etwa Umsätze oder Einnahmen erfassen, möchten Sie ab und an nur die Summen von Beträgen mit bestimmten Eigenschaften ermitteln, z.B. alle Umsätze in einem bestimmten Zeitraum, alle Einnahmen an einer bestimmten Kasse oder alle Käufe in einem bestimmten Postleitzahlengebiet. Eine schnelle Aufstellung der gewünschten Datensätze erhalten Sie mit dem Autofilter von Excel. Sie starten ihn über Daten - Filter - Autofilter. In der obersten Kolonnenzeile erscheinen kleine Pfeilsymbole; wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Liste aller Einträge der Spalte. Hier können Sie die gewünschte Eigenschaft auswählen oder über Benutzerdefiniert genauer definieren. Alle Zeilen, die in dieser Spalte nicht diesem Kriterium entsprechen, blendet Excel aus. Wenn Sie wieder alle Datensätze sehen wollen, deaktivieren Sie den Filter über Daten - Filter - Autofilter. Mit den vorher gefilterten Datensätzen können Sie sogar rechnen. Klicken Sie auf die Zelle, in der die Summe der gefilterten Datensätze erscheinen soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche Summe. Excel erkennt, dass die Daten gefiltert sind, und bietet automatisch die Formel =TEILERGEBNIS(9;Zellbereich) anstelle der sonst üblichen Summenformel an. Wie gewohnt markiert Excel den Zellbereich, den es für relevant hält, mit einer gestrichelten Linie und schreibt die Zelladressen auch gleich in die Klammer. Wenn Sie einen anderen Zellbereich für die Berechnung verwenden wollen, können Sie diesen direkt mit der Maus in der Tabelle markieren. Nachdem Sie nun die Auswahl mit einem Mausklick auf OK bestätigt haben, können Sie den Filter auch auf ein anderes Kriterium einstellen, die Summe wird dann automatisch auf die neuen Werte aktualisiert. Gesprochene Zellnotiz in Tabelle einfügen Sie haben in Excel die Möglichkeit, über das Menü Einfügen - Notiz einzelne Zellen mit Bemerkungen zu versehen. Mit solchen Notizen versehene Zellen sind an einer kleinen roten Kennzeichnung in der rechten oberen Ecke der Zelle zu erkennen. Sobald Sie den Mauszeiger über eine solche Zelle bewegen, erscheint die Notiz in einem gelben Bubblehelp-Feld. Dies ähnelt den Kurzinformationen, die in manchen Programmen und Betriebssystemen erscheinen, wenn Sie mit dem Mauszeiger direkt über einer Schaltfläche verharren. Wenn Sie Ihre Kollegen verblüffen wollen oder wenn Sie die kleinen gelben Felder stören, können Sie auch gesprochene Notizen mit den Zellen verbinden oder einzelne Zellen mit einem Sound verknüpfen. Sobald Sie den Mauszeiger über eine so veränderte Zelle bewegen, wird der Sound oder Ihr Kommentar zu der jeweiligen Zelle abgespielt. Möchten Sie eine Zelle mit einem Sound oder einem gesprochenen Text verknüpfen, dann bewegen Sie den Mauszeiger auf diese Zelle und wählen Einfügen - Notiz. In dem folgenden Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnen, falls an Ihrem Computer ein Mikrofon angeschlossen ist und Sie eine Anweisung aufnehmen wollen. Wenn Sie statt dessen lieber eine Sounddatei abspielen wollen, klicken Sie auf Importieren und geben den Pfad zu der Datei an. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und testen Sie den Effekt, indem Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen. Große Tabellenbereiche komfortabel markieren Wenn man einen größeren Tabellenausschnitt mit der Maus auswählen möchte, wird die Markierung mit hoher Geschwindigkeit erweitert, sobald der rechte oder untere Fensterrand erreicht ist. Das ganze lässt sich schwer kontrollieren, denn auch der Versuch, die Markierung zu verkleinern, läuft wieder mit hoher Geschwindigkeit ab. Welche Möglichkeit gibt es, große Tabellenbereiche zuverlässig zu markieren? Wenn man die Markierung im sichtbaren Tabellenausschnitt nur langsam spalten- oder zeilenweise erweitert, erhöht sich die Geschwindigkeit nur geringfügig, sobald man an den Fensterrand gelangt. So lässt sich sehr genau kontrollieren, welche Zellen ausgewählt werden. Eine wenig bekannte Technik sieht folgendermaßen aus: Klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der gewünschten Markierung. Dann verwenden Sie die Bildlaufleisten, um in die rechte untere Ecke der gewünschten Markierung zu scrollen. Schließlich drücken Sie die Umschalt-Taste und halten sie gedrückt, während Sie in die rechte untere Ecke der Markierung klicken. Sollten Sie den genauen Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der Markierung kennen, geht es auch so: klicken Sie auf die Zelle in der linken oberen Ecke der Markierung. Dann drücken Sie F5, geben den Bezug der Zelle in der rechten unteren Ecke der gewünschten Markierung ein, drücken die Umschalt-Taste und halten sie gedrückt, während Sie auf Ok klicken. Hintergrundgrafiken für Tabellenblätter Sie können in Excel Ihre Tabellen optisch durch den Einsatz von Hintergrundbildern aufpeppen. Wählen Sie Format - Blatt - Hintergrund und suchen Sie die Bilddatei aus, die Sie als Hintergrund verwenden wollen. HTML-Tabellen erzeugen Mit Excel hergestellte Tabellen können im HTML-Format gespeichert werden. Voraussetzung ist, dass bei der Installation auch das Add-In Internet-Assistent gewählt wurde. Die Vorgehensweise ist leicht: Wenn die Tabelle fertig ist, markieren Sie den Teil, der in HTML umgewandelt werden soll, und benutzen den Menüpunkt Datei - Als HTML speichern..., und schon erscheint der Internet-Assistent. Nach der Frage, ob Sie auch das Richtige markiert haben, müssen Sie dem Assistenten noch in drei Schritten mitteilen, ob eine neue Seite hergestellt oder ob die Tabelle in eine bestehende eingebettet werden soll, wer der Hersteller ist und wie die Struktur aussieht, zusätzlich noch, wo die Datei gespeichert werden soll. Das Resultat kann sich nun jeder mit einem Browser anschauen. Wirklich praktisch ist, dass Sie das HTML-File auch mit Excel öffnen und sogar bearbeiten können. Dabei sind nicht nur Textangaben möglich, sondern Sie können auch Formeln hinzufügen und verändern. So lässt sich in einem Unternehmen über das Netzwerk eine ständig aktuelle Präsentation von Daten realisieren. Die Konsumenten können sich das Dokument wahlweise mit Excel oder mit dem Web-Browser anschauen. Sehr praktisch ist es auch, dass Hyperlinks zu anderen Web-Seiten in einer Tabelle darstellbar sind. Das funktioniert nicht nur bei im HTML-Format gespeicherten Tabellen, sondern auch im Arbeitsmappen-Format. Einen Schönheitsfehler gibt es aber doch: Eingebundene Grafiken werden nicht in das HTML-File übernommen. Etwas umständlich ist weiterhin, dass in Excel geöffnete HTML-Seiten nicht direkt wieder gespeichert werden können, sondern nur durch das wiederholte Exportieren mit dem Internet-Assistenten über Datei - Als HTML speichern... In Arbeitszeiterfassung Nachtschichten berechnen Möchte man mit Excel Nachtschichten berechnen, bietet es sich an, spaltenweise die Sollstunden, den Arbeitsbeginn, das Ende, die Summe und die Über- oder Unterstunden zu erfassen. Allerdings gerät man in eine Falle, wenn man in der Summe der Stunden die einfache Formel "Arbeitsende minus Arbeitsanfang minus Pausen" verwendet. Sobald man versucht, Nachtschichten zu berechnen, die an einem Tag beginnen und am nächsten Tag enden, erhält man im Summenfeld Minuswerte. Um das zu verhindern, kann man im Summenfeld statt der einfachen Subtraktion eine Wenn-Abfrage verwenden. Sie überprüft, ob der Wert in der Spalte Arbeitsende kleiner ist als der in der Spalte Arbeitsbeginn, und addiert in diesem Fall einen Tag dazu. Möchten Sie also wie im Bild im Feld F2 die Summe der Arbeitsstunden ermitteln, verwenden Sie die Formel =WENN(C2>D2;D2+1-C2-E2;D2-C2-E2). Dann addiert Excel einen Tag, also 24 Stunden, falls das Arbeitsende auf den nächsten Tag fällt. Fallen Arbeitsbeginn und Arbeitsende auf denselben Tag, werden die Werte in den Spalten C und E von denen in Spalte D abgezogen. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei Arbeitszeitberechnungen die Option 1904-Datumswerte in Extras - Optionen - Berechnen aktivieren müssen, damit Excel mit eventuellen Minuszeiten in der Spalte G klarkommt. Um die Summen korrekt darzustellen, verwenden Sie in den Summenfeldern außerdem mit Format - Zellen - Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert und das Format [h]:mm. Andernfalls zeigt Excel keine Stundenwerte über 24 an, sondern beginnt wieder mit einer Eins, wenn die Summe mehr als 24 ergibt. Industrieminuten in normale Minuten umrechnen Eingabe in Feld A in Industrieminuten. Dann in Feld B Formel: =A1/24 (Diese Formel kann nach unten kopiert werden) Zahlenformat für Spalte B festlegen: Format - Zellen - Zahlen - Kategorie: Uhrzeit - sowie Format: oberstes Format auswählen Jahreskalender mit rot markierten Sonntagen anlegen Im folgenden Text wird gezeigt, wie Sie ohne umfangreiche Programmierung eine spezielle, nach Ihren Wünschen formatierte Tabelle anlegen können, die einen Kalender für ein Jahr Ihrer Wahl berechnet. Ein kurzes Makro färbt die Sonntage rot ein. Möchten Sie diese praktische Tabelle einrichten, öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe und markieren das gesamte Arbeitsblatt mit einem Klick auf die graue Fläche zwischen der Spalten- und Zeilenüberschrift; den gleichen Effekt erzielen Sie mit [Strg] [A]. Über Format - Zellen gelangen Sie in eine Dialogbox, in der Sie im Register Zahlen den Eintrag Benutzerdefiniert markieren. In Formate schreiben Sie TT TTT und bestätigen mit OK. Danach markieren Sie die Zeilen 1 und 2 und formatieren sie über Format - Zellen mit Standard. Schreiben Sie in die Zelle A2 die Abkürzung Jan für "Januar" und kopieren Sie den Eintrag nach rechts, bis in den Zellen von A2 bis L2 die Monate Jan bis Dez stehen. Um die Zelle nach rechts zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Zelle A2. Wenn sich der Mauszeiger in ein schwarzes Plus-Symbol verwandelt, klicken Sie und ziehen bei gedrückter Maustaste den Zellbereich auf, den Sie ausfüllen wollen. Schreiben Sie nun in die Zelle A3 die Formel =DATUM($A$1;1;1) und kopieren Sie sie wie zuvor beschrieben bis zur Zelle L3. Diese Formel passen Sie jetzt an jeden Monat an, indem Sie die zweitletzte Zahl durch die Zahl des Monats ersetzen. Im Februar lautet die Formel also =DATUM($A$1;2;1), im April =DATUM($A$1;4;1). In die Zelle A4 setzen Sie die Formel =DATUM($A$1;1;TAG(A3)+1). Auch diese Zelle kopieren Sie bis zum Dezember nach rechts. Der Zellbezug A3 wird von Excel beim Kopieren automatisch in B3, C3 und so weiter umgewandelt. Sie müssen jedoch wieder die Zahl vor TAG an den Monat anpassen. Die Formel im Februar muss =DATUM($A$1; 2;TAG(B3) +1) lauten, die im März =DATUM($A$1;3;TAG(C3) +1). Diese zwölf Formeln müssen nun auch noch nach unten kopiert werden. Die Zelle A4 kopieren Sie bis zu der Zelle A33 nach unten, die Zelle B4 nur bis B30, weil der Februar lediglich 28 Tage hat. Kopieren Sie die Formel immer so weit nach unten, wie viele Tage der Monat enthält. Nun müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass der 29. Februar in Schaltjahren auftaucht. Dafür schreiben Sie in die Zelle B31 die Formel =WENN(TAG(DATUM($A$1;2;TAG(B30)+1))=1;"";DA-TUM($A$1;2;TAG(B30)+1)). Wenn Sie nun in A1 eine vierstellige Jahreszahl eingeben, gleicht sich der Kalender sofort an dieses Jahr an. Um die Sonntage farblich hervorzuheben, können Sie das unten angeführte Makro verwenden. Wählen Sie dafür Einfügen - Makro - Visual Basic Modul und tippen Sie in der neu angelegten Seite Modul1 das Makrolisting ein. Nachdem Sie im Kalender eine neue Jahreszahl eingetragen haben, müssen Sie das Makro mit Extras - Makro - Sonntage starten. Daraufhin werden alle Sonntage erneut in roter Farbe hervorgehoben. Makrolisting zum Markieren der Sonntage: Sub Sonntage() ActiveSheet.Unprotect With ActiveSheet.Range("A1:L33") .Interior.ColorIndex = xlNone Set Sotag = .Find("So"; LookIn:=xlValues) If Not Sotag Is Nothing Then ersteAdresse = Sotag.Address Do With Sotag.Interior .ColorIndex = 0 .Pattern = xlGray25 .PatternColorIndex = 3 End With Set Sotag = .FindNext(Sotag) Loop While Not Sotag Is Nothing And Sotag.Address <> ersteAdresse End If End With ActiveSheet.Protect End Sub Kopf- und Fußzeilen eingeben Das Einrichten von allgemeinen Kopf- und Fußzeilen ist unter Excel etwas versteckt. Sie finden die entsprechenden Einstellungen mit dem Befehl Datei Seite einrichten. Dort haben Sie im Register Kopfzeile/Fußzeile die Möglichkeit, unter mehreren vordefinierten Formaten zu wählen oder eine benutzerdefinierte Kopf- bzw. Fußzeile anzulegen. Mit dem Schalter Seitenansicht können Sie Ihre Einstellungen dann noch überprüfen. Korrekte Numerierung beim Ausdruck mehrerer Seiten Normalerweise numeriert Excel die Seiten jeder Tabelle separat durch. Häufig befinden sich aber auf mehreren Tabellenblättern zusammenhängende Bereiche, die mit durchlaufender Numerierung ausgedruckt werden sollen. Die Lösung des Problems: Halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und markieren Sie mit einem Klick auf die Registerlaschen mit den Tabellennamen alle Tabellen, die Sie durchlaufend numeriert auf dem Drucker ausgeben wollen. Wenn Sie nun über die Schaltfläche Drucken oder den Befehl Datei - Drucken den Ausdruck starten, numeriert Excel die Tabellen mit durchlaufender Seitennumerierung. KALENDERWOCHE Die Funktion KALENDERWOCHE steht nur dann zur Verfügung, wenn man das Add-In "Analyse-Funktionen" in Excel installiert hat. Korrektur des Datums bzw. der Kalenderwoche Die Excel-Funktion KALENDERWOCHE entspricht nicht ganz den in Deutschland üblichen Regeln. Vor allem zwei Abweichungen stören: der erste Tag der Kalenderwoche ist nach DIN der Montag, und die erste bzw. letzte Woche eines Jahres zählt zu dem Kalenderjahr, in dem mindestens vier Tage dieser Woche liegen. Eine Anpassung an die Kalendernotation der Deutschen Industrienorm ist mit Hilfe eines kurzen VBA-Moduls möglich. Rufen Sie in Excel "Extras - Makro - Visual-Basic-Editor" auf. Es öffnet sich daraufhin der VBA-Editor, in dessen Menüzeile Sie den Befehl Einfügen Modul auswählen. Das folgende Listing tippen Sie dann in das Modulfenster: Function KWoche (d as Date) Dim t as Long t = DateSerial (Year (d + (8 - Weekday (d)) Mod 7 - 3), 1, 1) KWoche = ((d - t - 3 + (Weekday (t) + 1) Mod 7)) \ 7 + 1 End Function Erhalten Sie beim Speichern des Moduls die Fehlermeldung "Listentrennzeichen erwartet", dann tauschen Sie die beiden Kommata in der Zeile "t =" gegen das Listentrennzeichen aus, das in der Systemsteuerung unter "Ländereinstellung - Zahlen" als solches angegeben ist. Kosten auf nächste Seite übernehmen Ich möchte meine gesamten Kosten in einer Excel-Datei verwalten. Die erste Tabelle nimmt die fortlaufenden Kosten auf. Die zweite und die weiteren Tabellen rechnen jeweils ein gesamtes Jahr ab, wobei die Gesamtkosten von der ersten Tabelle zu übernehmen sind. Mit welcher Formel kann ich etwa die Kosten aus Tabelle 1 mit der jeweiligen Jahrestabelle verknüpfen? Seit Excel seine Arbeitsblätter in mehrere Tabellen unterteilt, existiert auch die Möglichkeit, dreidimensional auf die Zellen zuzugreifen. So berechnet =SUMME(Tabelle1:Tabelle2!A1:D6) die Summe über die dreidimensionale Matrix, die sich auf Tabelle 1 und 2 sowie den Bereich A1 bis D6 bezieht. Aber auch einfache Bezüge auf Zellen sind so möglich. Die Formel =Tabelle1!A6 überträgt den Wert der Zelle A6 in Tabelle 1 in eine beliebige andere Zelle, auch in die einer anderen Tabelle. Landkarten mehrfarbig gestalten In Excel können Sie über Einfügen - Landkarte eine Karte in Ihre Excel-Tabelle einfügen. Nach einem Doppelklick auf die Karte können Sie über Anpassen zwar eine andere Füllfarbe statt des Standard-Hellgrüns verwenden, aber eine wichtige Möglichkeit fehlt: die Länder oder Bundesländer mit verschiedenen Farben zu belegen. Diese Aufgabe können Sie jedoch mit Powerpoint lösen. Zunächst fügen Sie in Excel eine Landkarte von Deutschland ein, indem Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Landkarte auswählen. Ein Klick neben die Landkarte beendet den Bearbeitungsmodus. Danach markieren Sie sie mit einem erneuten Mausklick. Die so aktivierte Landkarte kopieren Sie mit [Strg] [C] in die Zwischenablage und starten anschließend Powerpoint mit der Option Leere Präsentation. Die Grafik in ihre Bestandteile zerlegen: Im nächsten Fenster wählen Sie die Leere Folie unten rechts in der Auswahl und fügen hier die kopierte Landkarte mit [Strg] [V] ein. Jetzt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Landkarte und wählen aus dem folgenden Kontextmenü das Kommando Gruppierung aufheben. Es erscheint ein Warnhinweis, ob Sie die Grafik wirklich umwandeln wollen, den Sie mit Ja beantworten. Betätigen Sie jetzt nochmals [Strg] [C], um die aufgelöste Grafik in die Zwischenablage zu kopieren. Anschließend wechseln Sie erneut hinüber zu Excel und fügen die Karte mit [Strg] [V] wieder ein. Die zuvor kopierte Landkarte löschen Sie. Jetzt können Sie jedem Bundesland eine andere Farbe zuzuweisen, indem Sie das Land zunächst anklicken und anschließend über das Symbol Füllfarbe in der Symbolleiste einen geeigneten Farbton auswählen. Laufzeitfehler 1004 beim Übertragen eines Makros Ich verwende ein aufgezeichnetes Makro für die Definition eines Vorzugsdiagramms. Wenn ich versuche, das Makro auf einem anderen Arbeitsblatt einzusetzen, bekomme ich die Fehlermeldung: Laufzeitfehler 1004: Die BlattListe-Methode des Anwendungsobjekts ist fehlerhaft. Können Sie mir sagen, was ich dabei falsch mache? Mit dem Laufzeitfehler 1004 beschwert sich Excel über fehlende Bezüge auf Ihrem Arbeitsblatt. Das Makro verwendet einen oder mehrere Bezüge (Zelladressen), die zum Zeitpunkt der Aufzeichnung gültig waren. Das kann z.B. ein benannter Zellbereich sein. Da diese Bezüge auf dem neuen Arbeitsblatt nicht mehr vorhanden sind, gibt Excel den Laufzeitfehler aus. Für das Problem gibt es zwei Lösungen: Entweder kontrollieren Sie per Hand, welche Bezüge auf dem neuen Arbeitsblatt fehlen, oder Sie fügen Ihr Vorzugsdiagramm mit Hilfe des folgenden Makros ein: Sub VorzugsdiagrammInNeuesBlatt () AktiveArbeitsmappe.DiagrammListe.Hinzufügen Ende Sub Dieses Makro ist unabhängig von variablen Bezügen, so dass es auf jedem Arbeitsblatt funktionieren sollte. Leistungsfähige Auswertungen mit wenigen Mausklicks Wenn man mit einer umfangreichen Tabelle arbeitet und schnell bestimmte Auswertungen durchführen möchte (Umsatz eines bestimmten Kunden oder welche Kosten auf einer Kostenstelle angefallen sind), fragt man sich nach den notwendigen Formeln für derartige Auswertungen. Starten Sie Excel, klicken Sie auf eine beliebige Zelle der auszuwertenden Liste und wählen Sie das Menü Extras-Assistent-Teilsummen an. Sollte dieses Menü nicht vorhanden sein, müssen Sie vorher das entsprechende Add-In aktivieren: Rufen Sie dazu das Dialogfeld Extras - Add-In-Manager auf (in Excel 2002: Extras - Add-Ins) und aktivieren den Eintrag "Teilsummen-Assistent". Nach Ok steht Ihnen das Menü dann zur Verfügung. Legen Sie den genauen Bereich fest, den Sie auswerten und summieren möchten. In der Regel können Sie die vorgegebene Markierung des aktuellen Bereiches übernehmen und mit Weiter bestätigen. Im nächsten Schritt definieren Sie die Spalte mit den Werten, die zu addieren sind und legen dazu ein oder mehrere Kriterien fest. Markieren Sie beispielsweise die Spalte "Betrag" als Summierungsspalte und definieren Sie die Bedingung "KDNR = 10000", werden von der Formel nur die Beträge des Kunden mit der Nummer 10000 summiert. Nach Weiter haben Sie die Wahl, ob der Assistent einfach eine Formel erstellen soll, die das gewünschte Ergebnis liefert oder ob Sie zusätzlich noch Eingabezellen für die Kriterien benötigen. Die letzte Möglichkeit bietet sich für den Fall an, dass Sie die Teilsumme immer wieder mit unterschiedlichen Kriterien ermitteln möchten. Sie müssen dann nicht jedesmal den Assistenten aufrufen oder die Formel bearbeiten, sondern können einfach die neuen Kriterien in dafür vorgesehene Zellen eingeben. Bestätigen Sie Ihre Wahl wieder mit Weiter. Zu guter letzt geben Sie die Zellen an, in denen die Formel und eventuell die Kriterien erscheinen sollen und nach Fertig erscheint die automatisch zusammengesetzte Formel in Ihrer Tabelle. Lottozahlen per Zufallsgenerator Woche für Woche grübeln Millionen von Lottospielern darüber, welche Zahlen sie auf dem Schein ankreuzen sollen. Mit Hilfe der Funktion Zufallszahl und einigen Formeln nimmt Ihnen Excel diese Arbeit ab. Um sechs Zufallszahlen zu erzeugen, schreiben Sie in die Zelle A4 die Formel: = AUFRUNDEN ( 49 * ZUFALLSZAHL();0). Danach kopieren Sie diese Zelle nach unten, bis die sechs Zellen A4 bis einschließlich A9 mit dieser Formel versehen sind. Allerdings ist es möglich, dass Excel zweimal dieselbe Zufallszahl ausspuckt. Um das zu verhindern und außerdem das Ankreuzen zu erleichtern, müssen die Zahlen sortiert werden. Die Formeln für die Zellen B4 bis B9 stehen unten auf dieser Seite; sie sortieren die Zahlen im Bereich A4 bis A9 in aufsteigender Reihenfolge. Wenn im Bereich von B5 bis B9 zweimal die gleiche Zahl erscheinen würde, addieren die Formeln beim Duplikat automatisch die Ziffer 1. Falls der sehr unwahrscheinliche Fall eintreten sollte, dass in den Zufallszahlen zweimal die Zahl 49 auftaucht, würde in der Zelle B9 durch die Addition der 1 die Zahl 50 erscheinen. Um das zu verhindern, ohne die Formeln unnötig zu komplizieren, sollten Sie außerdem in der Zelle B10 darauf hinweisen, dass das Ergebnis ungültig ist. Schreiben Sie deshalb in diese Zelle die Formel =WENN(B9>49;"Ergebnis ungültig! Nochmal berechnen!";""). Falls Sie nicht 6 aus 49, sondern 6 aus 45 spielen, müssen Sie die Formeln in den Zellen A4 bis A9 und in B10 entsprechend auf 45 korrigieren. Wenn Sie Ihren Lottoschein ausfüllen wollen, betätigen Sie jedesmal die Taste [F9], nachdem Sie ein Kästchen ausgefüllt haben. Excel berechnet die Zufallszahlen erneut, und Sie können sich dem nächsten Feld des Lottoscheins widmen. Formeln zum Sortieren der Zufallszahlen: B4: =KKLEINSTE(A4:A9;1) B5: =WENN(KKLEINSTE(A$4:A$9;2)<=B4;B4+1; KKLEINSTE(A$4:A$9;2)) B6: =WENN(KKLEINSTE(A$4:A$9;3)<=B5;B5+1; KKLEINSTE(A$4:A$9;3)) B7: =WENN(KKLEINSTE(A$4:A$9;4)<=B6;B6+1; KKLEINSTE(A$4:A$9;4)) B8: =WENN(KKLEINSTE(A$4:A$9;5)<=B7;B7+1; KKLEINSTE(A$4:A$9;5)) B9: =WENN(KKLEINSTE(A$4:A$9;6)<=B8;B8+1; KKLEINSTE(A$4:A$9;6)) |
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