Word - Getrennte Zwischenablagen sorgen für Ordnung

Getrennte Zwischenablagen sorgen für Ordnung

Die Zwischenablage zum vorübergehenden Auslagern und Übertragen von Textschnipseln und Grafiken ist eine zentrale Funktion von Windows und wird sehr oft benötigt. Doch leider speichert die Zwischenablage nur ein Objekt, das automatisch gelöscht wird, sobald man einen neuen Inhalt in die Zwischenablage kopiert. Dies kann bei Word leicht zum Verhängnis werden, wenn man aus Versehen einen ausgeschnittenen und noch nicht eingefügten Textbereich in der Zwischenablage überschreibt.

Abhilfe schafft eine recht unbekannte Funktion von Word: die Sammlung. Sie ermöglicht es, beliebige Textbereiche und Grafiken aus dem Dokument zu entfernen und in einer Sammlung zusammenzufassen. Word merkt sich die Reihenfolge, in der die Objekte entfernt wurden und fügt sie bei Bedarf gebündelt in das Dokument ein. Möchten Sie die Sammlung verwenden, markieren Sie den Textbereich, oder die Grafik, die am Anfang der Sammlung stehen sollen und betätigen die Tastenkombination [Strg] [F3]. Der Bereich wird aus dem Dokument entfernt und verbleibt zunächst in der Sammlung.

Markieren Sie dann die folgenden Objekte und betätigen Sie jedesmal [Strg] [F3], um die Bereiche aus dem Dokument auszuschneiden und an das Ende der bestehenden Sammlung anzuhängen. Möchten Sie die so ausgeschnittenen Schnipsel in der definierten Reihenfolge wieder in das Dokument einzufügen, betätigen Sie die Tastenkombination [Strg] Umschalt [F3]. Word fügt die Sammlung dann komplett in das Dokument ein.

Die Sammlung arbeitet mit der Funktion AutoText zusammen. Mit dem ersten Objekt, das Sie mit [Strg] [F3] ausschneiden, wird im Autotext-Puffer der neue Eintrag Sammlung angelegt. Jede weitere Grafik oder Textstelle wird einfach an den bestehenden Inhalt angehängt.

Allerdings wird die Sammlung durch das Einfügen in den Text mit [Strg] Umschalt [F3] aus dem Puffer gelöscht und kann kein weiteres Mal eingefügt werden. Möchten Sie sie mehrmals verwenden, muss man zu einem Trick greifen: Schreiben Sie in Ihr Dokument das Wort Sammlung und drücken Sie anschließend die Taste [F3]. Damit fügt Word die Daten der Sammlung in das Dokument ein, der Autotext-Eintrag Sammlung bleibt jedoch weiterhin bestehen. Auf diese Weise kann die Sammlung beliebig oft in das Dokument eingefügt werden. Sie wird erst mit [Strg] Umschalt [F3] gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

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