PC-Tipps Word XP

* Rahmen von Autoform abschalten

Der Rahmen ist nur Platzhalter - lässt sich mit "Escape" nur temporär wegschalten.

Abhilfe: Extras / Optionen / Allgemein / 'Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen'.
Dort den Haken entfernen... (in Englisch: 'Automatically create drawing canvas when inserting Auto Shapes').

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PC-Tipps Word 2000 / Word 97 (vieles ist untereinander kompatibel)

* Cursor springt an die richtige Stelle

Mit Umschalt [F5] springt der Cursor an die Stelle, an der der Cursor stand, als man die Datei zuletzt speicherte.

Falls Sie automatisch bei jedem Öffnen einer Datei zur zuletzt bearbeiteten Stelle springen wollen, sollten Sie über Extras | Makro ein Makro mit der Bezeichnung AutoOpen anlegen. Schreiben Sie nach einem Klick auf Erstellen einfach die Zeile ZurückEinfügemarke zwischen die beiden vorbereiteten Zeilen, und beim nächsten Öffnen eines Dokuments befindet man sich an der Stelle im Text, an der Sie zuletzt gearbeitet haben.

Falls Sie die Funktion in ein Menü aufnehmen möchten, wählen Sie nach einem rechten Mausklick auf eine beliebige Symbolleiste den Punkt Anpassen und wechseln zum Register Menü. Dort findet man unter der Kategorie Bearbeiten am unteren Ende den Eintrag Zurück Einfügemarke. Mit Hinzufügen kann man diese Funktion in das Menü Bearbeiten aufnehmen.

* Einfügetaste deaktivieren

Extras | Anpassen | Befehle: Tastatur... | Neuen Shortcut drücken: Einfüge-Taste drücken | Bearbeiten: Bearbeiten kopieren | Zuordnen | Schließen

* Einzelne Wörter oder Texte schnell fett oder kursiv formatieren

Fett: vor und hinter dem Text * eingeben (*Test*)

Kursiv: Vor und hinter dem Text _ eingeben (_Test_)

* Einzüge und Seitenränder definieren

Alt drücken, und Maus auf die Gitternetz- oder Textbegrenzungs-Linie halten

* Fehlermeldungen OLE und VBA

Beim Start von Word kann man folgende Fehlermeldungen erhalten:

- Objekt verknüpfen und einbetten nicht möglich...

- Beim Initialisieren der VBA-Bibliotheken (14) ist ein Fehler aufgetreten...

- Die Anwendung in 0x300050ceb verweist auf Speicher tralala...

- Der Vorgang read konnte nicht durchgeführt werden...

Abhilfe: Word aus der Kommandozeile (Start - Ausführen) mit folgendem Befehl starten: winword.exe /regserver (auch: winword.exe /a)

* Fehlermeldung: "Word konnte diesen Vorgang nicht beenden"

Startmenü - Ausführen:

für Word: winword.exe /a

Word startet dann ohne Add-Ins und Vorlagen. Wahrscheinlich ist die "Normal.dot" oder die jeweilige Vorlage defekt - also neu erstellen.

Für die anderen Office-Tools gibts das auch:

für Excel: excel.exe /regserver

für Powerpoint: powerpoint.exe /regserver

für Outlook: outlook.exe /CleanViews (löscht alle benutzerdefinierten Ansichten)

outlook.exe /ResetFolders (stellt alle vorgegebenen Ordner wieder her)

outlook.exe /ResetOutlookBar (stellt die ursprüngliche Zusammensetzung der Outlook-Leiste wieder her)

* Kontextmenüs erweitern

Ansicht | Symbolleisten | Anpassen: das Kästchen "Kontextmenü" aktivieren

Es öffnet sich die Box "Kontextmenü" mit den Einträgen Text, Tabelle und Zeichnen. Hier kann man beliebig Befehle einfügen oder entfernen:

Auf dem Registerblatt "Befehle" aktiviert man in der Listbox "Kategorien" z.B. den Eintrag "Makros". Im Feld rechts daneben stehen die verfügbaren Makros. Mit der Maus zieht man das gewünschte Makro ins Kontextmenü

Mit rechter Maustaste kann man den Namen des neuen Eintrags verändern

Aktivieren der Option "Gruppierung beginnen", um mit einer Linie den neuen Eintrag von den anderen zu trennen

Markieren "Schaltflächensymbol und Text", um sich eine Schaltfläche auszusuchen. Endlich: Schließen der Dialogbox "Anpassen".

* Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite anders

Menü "Einfügen": "Manueller Wechsel" - Abschnittswechsel "Nächste Seite" richtet eine neue Seite ein.

Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile": den Button "Fortlaufend" deaktivieren.

* Leere Register im Menü Optionen

Die Ursache für plötzlich leere Register (Extras | Optionen | z.B.: Überarbeiten oder Bearbeiten) sind verursacht durch einen Bug in der Registry.

Fehlerbeseitigung: HKey_CURRENT_USER / Software / Microsoft / Office / 8.0 / Word / Data: Im linken Fenster den Ordner DATA mit [Entf] löschen. Anschließend Word starten, wobei die gelöschten Einträge neu erstellt werden.

* Lineale blenden sich nicht ein

Extras | Optionen | Allgemein: "Feedback mit Animation" aktivieren (oder Optionen | Ansicht: "Vertikales Lineal" aktivieren.

* PhotoEditor statt MS-Draw verwenden

Extras | Optionen | Bearbeiten: Bild-Editor: PhotoEditor... OK.

* Rechtschreibprüfung

Bei eingeschalteter Rechtschreibprüfung (Menü Extras | Optionen) wird das angeblich falsche Wort automatisch rot markiert. Man kann nun ein Menü mit Korrekturvorschlägen aktivieren, wenn man auf dieses Wort mit der rechten Maustaste klickt.

* Schriftarten werden nicht angezeigt, obwohl Fonts installiert sind

Irgendeinen Druckertreiber installieren, auch wenn kein Drucker vorhanden ist.

* Scrollen in mehrseitigen Dokumenten mit der Maus

Menü Extras | Anpassen | Befehle | Kategorien: Alle Befehle | AutoBildlauf: in Menüleiste als Symbol einbauen.

* Start-Logo unterdrücken

Es gibt zwar eine Möglichkeit, Word ohne Logo zu starten, jedoch gibt es keine Start-Option. Statt dessen lässt sich das Logo unterdrücken, wenn Sie Word als minimiertes Fenster öffnen. Danach kann man das Word-Fenster mit Hilfe eines simplen Makros in die gewünschte Größe bringen.

Sofern Word über ein Symbol auf dem Desktop gestartet wird, kann man die Fenstergröße über die Eigenschaften der Verknüpfung festlegen. Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü die Eigenschaften auf. Aktivieren Sie die Registerkarte Verknüpfung und wählen Sie im Kombinationsfeld Ausführen die Option Minimiert.

Damit das Word-Fenster trotz des minimierten Startfensters als Vollbild erscheint, legen Sie ein Makro namens Autoexec an, das Word bei jedem Programmstart automatisch ausführt. Dazu rufen Sie den Befehl Extras Makro Makros auf, geben den Makronamen Autoexec ein und klicken auf den Button Erstellen. Das Makro sollte so aussehen:

Sub autoexec ()

  Application.WindowState = wdWindowStateMaximize

End Sub

Da Word das Makro nach dem Programmstart automatisch aufruft, wechselt das minimierte in ein Vollbild-Fenster.

* Tabelle trennen, aber Seitenumbruch ohne Leerzeile auf Folgeseite

Zunächst das gesamte Dokument formatieren: Format - Absatz - Zeilen- und Seitenwechsel: Feld "Absätze nicht trennen" markieren.

Dann Cursor in Tabellenfeld stellen, das auf Seite 2 umgebrochen werden soll.

Dann TastenKombi Strg & Umschalttaste. Fertig.

* Tastaturbefehle

Um wirklich alle TastenKombinationen herauszufinden, muss man nicht stundenlang testen und suchen. Im Menü Ansicht | Symbolleisten | Anpassen | Befehle | AlleBefehle wählt man den Punkt: BefehleAuflisten. Diesen zieht man in die Symbolleiste als Symbol, klickt dieses an, und man erhält zwei vielseitige Listen als formatierte Wordtabellen. In Excel sucht man vergeblich nach dieser Lösung.

Eine weitere, aber äußerst schwache Möglichkeit: Datei | Drucken | DruckenAuswahl | Drucken: Tastenbelegung. Hier erscheinen jedoch nur eine Handvoll Befehle auf dem Papier.

* Trennlinien im Dokument erzeugen

Im Menü Extras | AutoKorrektur | AutoFormat während... den Schalter "Rahmen" und "Tabellen" aktivieren.

Im Dokument gibt man dann drei- oder mehrmals die Zeichen ---, ___, ===, ~~~, *** oder ### ein. Nach Drücken von Enter erhält man dann verschieden gestylte Trennlinien.

* URL-Verwandlung

Die (nervige) automatische Verwandlung einer Web-Adresse in einen URL (de)aktiviert man so: Extras | AutoKorrektur | AutoFormat während... | Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks.

Auch in der Registerkarte AutoFormat (gleich rechts daneben) sollte diese Option nochmals (de)aktiviert werden.

* Zeilen einer Tabelle verschieben

Umschalt [Alt] drücken. Mit den Cursortasten die Zeilen nach oben oder unten verschieben. Das geht auch mit ganzen Text-Absätzen.

Absätze mit F4 umformatieren

Es lohnt sich nicht, für jede Kleinigkeit gleich ein Makro zu generieren. Wenn Sie z.B. eben mal schnell eine Textpassage oder einen Absatz umformatieren müssen, dann tun Sie das manuell. Ärgerlich wird's, wenn Sie bemerken, dass Sie diese Korrektur noch öfter brauchen.

Word erledigt dies nun für Sie. Auf Wunsch wiederholt die Textverarbeitung den letzten Arbeitsschritt. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus in den umzuformatierenden Absatz und drücken Sie dann [F4] oder die Tastenkombination [Strg] [Y]. Schon wird der Absatz neu formatiert entsprechend der vorherigen manuellen Formatierung.

Absatzmarke unter Tabelle "löschen"

Weil sich die Absatzmarke nicht löschen lässt, druckt Word immer zwei Seiten mit Fußzeilen, obwohl die Tabelle selbst auf eine Seite passt.

Lösungsvorschlag 1 ist die Verkleinerung der Schriftgröße an der Absatzmarke auf den Wert 1. Prinzipiell ist es aber denkbar, dass die Tabelle so viel Platz auf der ersten Seite belegt, dass auch diese kleine Absatzmarke auf die nächste Seite rutscht.

Es gibt aber auch eine absolut sichere Methode, die Absatzmarke unschädlich zu machen. Markieren Sie die Absatzmarke unter der Tabelle. Wenn sie nicht zu sehen ist, aktivieren Sie mit dem Befehl Extras Optionen in der Registerkarte Ansicht im Abschnitt Nichtdruckbare Zeichen die Option Absatzmarken.

Wenn die Absatzmarke markiert ist, rufen Sie den Befehl Format Zeichen auf und aktivieren in der Registerkarte Schrift im Abschnitt Effekte die Option Verborgen. Mit dieser Formatierung unterdrückt Word die Absatzmarke beim Druck.

Absatzpositionierung mit den Cursortasten

Oft möchte man während des Schreibens eines Textes einen bestimmten Absatz doch lieber an eine andere Stelle im Dokument verschieben. Dafür muss man aber nicht immer zuerst den gesamten Absatz markieren und ihn dann per Drag & Drop oder über die Zwischenablage verschieben. Statt dessen genügt es, den Mauszeiger in dem Absatz zu platzieren, den Sie verschieben wollen, und gleichzeitig die beiden Tasten [Alt] und Umschalt gedrückt zu halten. Mit den beiden Cursortasten [Nach oben] und [Nach unten] kann man nun den Absatz im Dokument platzieren.

Auch den beiden Cursortasten [Nach links] und [Nach rechts] ist eine besondere Funktion zugeordnet. Wenn Sie gleichzeitig die Tasten [Alt] und Umschalt gedrückt halten, wird dem aktuellen Absatz beim Betätigen einer dieser beiden Tasten ein Überschriftenformat (also Überschrift1, Überschrift2....) zugewiesen. Die linke Cursortaste stuft das Format der Überschrift jeweils um eins nach oben, und die rechte verringert die Priorität um eins.

Absturz, wenn Textlänge in Kopf- oder Fußzeile steht (Bug Word 2000)

Nicht die Feldfunktion {DOCPROPERTY 'Characters'}, sondern {NUMCHARS} benutzen.

Aktuelle Seite drucken

Beim Überarbeiten mehrseitiger Dokumenten möchte man oft nur die aktuelle Seite und nicht gleich das ganze Dokument ausdrucken. Für diesen Zweck kann die Schaltfläche Drucken allerdings nicht verwendet werden, denn ein Klick auf diesen Button druckt das ganze aktuelle Dokument.

Sie können sich dies jedoch sparen, indem Sie ein Makro zum Ausdruck der aktuellen Seite aufzeichnen und als Schaltfläche in der Symbolleiste neben das Drucker-Symbol platzieren. Um das Makro aufzuzeichnen, wählen Sie Extras | Makro und geben einen Makronamen ein - also z.B. Aktuelle Seite. Nach einem Klick auf die oberste Schaltfläche Aufzeichnen öffnen Sie Datei | Drucken, klicken auf die Option Aktuelle Seite und anschließend auf OK. Word druckt dann die aktuelle Seite, und Sie können die Aufzeichnung mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Makro-Fenster Beenden.

Nun muss man das neue Makro noch als Schaltfläche einrichten. Dafür klicken Sie eine der Symbolleisten mit der rechten Maustaste an und wählen Anpassen. Im Bereich Kategorien wählen Sie anschließend Makros aus und ziehen den Eintrag des soeben aufgezeichneten Makros einfach auf die Standard-Symbolleiste neben die Drucken-Schaltfläche. Mit Zuordnen wählen Sie eine der vorhandenen Schaltflächen aus, oder Sie klicken auf Bearbeiten, um ein eigenes Layout für den Button zu kreieren. Die neue Schaltfläche startet ab sofort den Ausdruck der aktuellen Seite, ohne Ihnen zuvor eine Dialogbox zu präsentieren.

Als Symbol eingebundene Objekte drucken

Fügt man in Word mit der Funktion Einfügen | Objekt eine Excel-Tabelle als Symbol in ein Word-Dokument ein, ist das eine recht platzsparende und praktische Möglichkeit, bei Bedarf auf die passende Tabelle zuzugreifen. Manchmal ist es jedoch auch nötig, eine so eingebundene Tabelle zusammen mit dem Word-Dokument auszudrucken. Ohne Umwege gelingt das jedoch nicht, denn wenn Dateien nur als Symbol eingebunden sind, druckt Word das Symbol und nicht die Datei.

Möchten Sie die als Symbol eingebundene Tabelle zusammen mit dem Word-Dokument drucken, markieren Sie das Symbol und wählen aus dem Menü Bearbeiten den Punkt Microsoft-Excel-Tabelle-Objekt | Umwandeln. Sie gelangen so in eine Dialogbox, in der Sie das Häkchen vor dem Eintrag Symbol entfernen können.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK veranlassen Sie Word dazu, die Excel-Tabelle in das Dokument einzubinden. Überprüfen Sie sicherheitshalber vor dem Ausdruck, ob im Register Drucken des Menüs Extras | Optionen die Option Feldfunktionen im Bereich Mit Dokument ausdrucken aktiv ist, und deaktivieren Sie sie gegebenenfalls. Nach dem Ausdruck der Datei kann man die Excel-Tabelle markieren und mit Hilfe des Menüs Bearbeiten | Microsoft-Excel-Tabelle-Objekt | Umwandeln wieder auf Symbolgröße verkleinern.

Alte Makros konservieren

Wenn man gerne und häufig Makros programmiert, wird mit der Zeit die Liste der vorhandenen Makros recht lang und unübersichtlich. Vor allem Hilfsprogramme, die man nur selten verwendet, werden deshalb wohl irgendwann einer Aufräumaktion zum Opfer fallen. Allerdings gibt es eine elegantere Lösung als den unwiderruflichen Griff zur Löschen-Taste.

Um bei Bedarf wieder bequem an Ihre Makros zu gelangen, legen Sie eine neue Dokumentvorlage an, die Sie Alte Makros nennen. Sie können jedes Dokument in eine Dokumentvorlage verwandeln, indem Sie im Menü Datei den Punkt Speichern unter wählen und unter Dateityp die Option Dokumentvorlage einstellen.

Während diese eigens angelegte Vorlage aktiv ist, betätigen Sie im Menü Extras | Makro die Schaltfläche Organisieren. Im Register Makros kann man nun alle Makros, die Sie aus der Standardvorlage Normal.dot entfernen wollen, zunächst in die neu angelegte Dokumentvorlage Kopieren und erst anschließend aus der Normal.dot Löschen.

Wenn Sie ein so gesichertes Makro wieder in die Normal.dot aufnehmen wollen, muss man nur Ihre Dokumentvorlage Alte Makros in Word öffnen und können es über Extras | Makro | Organisieren wieder in die Standardvorlage übernehmen.

Ältere Formate automatisch berücksichtigen

Word bietet Ihnen die Möglichkeit, ältere Formate grundsätzlich als Ausgabeformat einzusetzen. Dazu öffnen Sie das Menü Extras und klicken auf Optionen. Im Register Speichern findet man die Einstellung Dateien speichern als, unter der Sie das Dateiformat, etwa Word 6.0/95, einrichten können. Diese Vorgabe wirkt sich künftig auf alle Texte aus. Sie können Ausnahmen berücksichtigen, indem Sie bei Datei | Speichern unter einen anderen Dateityp angeben oder den Button Optionen anklicken und das dortige Feld Dateien Speichern Als mit einer anderen Wahlmöglichkeit versehen.

Anführungszeichen

Kreuzen Sie in Word-Menü Extras - Autokorrektur die Option Gerade Anführungszeichen Durch Typografische Ersetzen an, werden die geraden Gänsefüßchen automatisch ersetzt.

Assistenz beim Schreiben

Einsteiger und ungeduldige Zeitgenossen können mit Hilfe des Brief-Assistenten von Word einfach und schnell einen Brief schreiben. Der Brief-Assistent stellt häufige Briefelemente wie Anrede und Grußformel zur Auswahl. Auf Wunsch trägt er sogar Adressen aus dem Outlook-Adressbuch automatisch ins Empfängerfeld ein.

Zudem erlaubt der Brief-Assistent, gängige Briefvorlagen wie den Geschäftsbrief als Grundlage zu verwenden. Ebenso eifrig kümmern sich ein Fax-, ein Adressaufkleber-, ein Umschlag-, ein Memo-, ein Lebenslauf- und ein Web-Assistent um den ungeübten Anwender.

Neben der Assistenten-Crew gibt es noch viele Dokumentvorlagen für Standardschreiben jeglicher Art. Wer diese Manager nutzen möchte, wählt Datei | Neu und dann den gewünschten Vorlagentyp.

Per Doppelklick werden der gewählte Assistent oder die Dokumentvorlage geladen. Den Brief-Assistenten aktivieren Sie z.B. mit Datei | Neu, Klick auf die Registerkarte Briefe&Faxe und auf BRIEF-ASSISTENT.WIZ. Dann führt Sie der freundliche Helfer zum fertigen Brief.

Auseinandergezogene Zeilen im Blocksatz verhindern

Bei mehrspaltigen Dokumenten wird der Blocksatz häufig dem Flattersatz vorgezogen. Durch die automatische Silbentrennung sind die Abstände zwischen den einzelnen Wörtern normalerweise einigermaßen gleichmäßig. Etwas anders sieht es aus, wenn man innerhalb eines im Blocksatz formatierten Absatzes einen Zeilenumbruch mit Umschalt [Return] einfügen muss. Dieser wird z.B. bei Aufzählungen oder Listen benötigt, wenn man eine neue Zeile, nicht aber einen neuen Absatz beginnen möchte.

Durch die Blocksatz-Formatierung verteilt Word nun die gekappte Zeile über die gesamte Spalte, wodurch zwischen den Wörtern unter Umständen große Lücken entstehen. Ein kleiner, aber wirkungsvoller Trick löst das Problem jedoch sofort: Fügen Sie vor dem Zeilenumbruch mit Umschalt [Return] einfach mit [Tab] einen Tabulator-Sprung ein, und der Zeilenumbruch befindet sich wie geplant in der Mitte der Zeile.

Autoformat nummeriert ungefragt

Wenn ich in Texten Sätze mit Bindestrichen beginne, etwa um Punkte zu gliedern, erkennt Word dies automatisch und schaltet auf das Nummerierungs- oder Aufzählungsformat um. Wenn ich danach [Return] drücke, nummeriert die Funktion den neuen Absatz ebenfalls oder versieht ihn mit einem Aufzählungszeichen. Wie schalte ich diese automatische Funktion aus, um normal weiterschreiben zu können?

Wenn Sie am Ende des aktuellen, automatisch nummerierten Absatzes zweimal hintereinander [Return] drücken, schalten Sie damit die durch das Autoformat aktivierte Nummerierungs- oder Aufzählungsfunktion wieder aus. Sie können aber auch die [Backspace]-Taste betätigen. Einmal gedrückt, schaltet sie die automatische Nummerierung, Aufzählung oder Rahmenzuweisung für den folgenden Absatz aus. Zweimaliges Drücken deaktiviert die Funktion auch für den Absatz davor.

Autokorrektur für persönliche Abkürzungen

Sie können die Autokorrektur von Word auch dafür verwenden, Abkürzungen automatisch durch den ausgeschriebenen Text zu ersetzen. So wandelt die Autokorrektur von Word bereits standardgemäß die Zeichenfolge mfg nach dem Eingeben eines Leerzeichens automatisch in die ausgeschriebene Form Mit freundlichen Grüßen und die Kurzform sgdh in Sehr geehrte Damen und Herren um.

Soll Word auch weitere Abkürzungen, die Sie häufig verwenden, etwa Initialen oder Kürzel, bei der Eingabe ersetzen, wählen Sie den Punkt Autokorrektur aus dem Menü Extras. Schreiben Sie dort unter Ersetzen die Abkürzung, die Sie verwenden wollen, und unter Durch den Text, den Word dafür einsetzen soll.

Falls Ihre Initialen ein Wort bilden, etwa "um" bei dem Namen "Ursula Meier", würde Word jedoch jedes Mal, wenn um im Text auftaucht, das Wort durch Ihren Namen ersetzen. In diesem Fall ist es besser, die Funktion Autotext zu verwenden. Schreiben Sie dafür Ihren Namen und markieren ihn. Mit Bearbeiten | Autotext gelangen Sie in eine Dialogbox, in der Sie unter Name den Namen durch Ihre Initialen ersetzen. Anschließend verlassen Sie die Dialogbox mit Hinzufügen. Möchten Sie die Initialen in den vollen Namen umwandeln, betätigen Sie nach der Eingabe der beiden Buchstaben die Taste [F3], und Word ersetzt die Zeichenfolge durch Ihren Namen.

Autokorrektur mit Mängeln

Bleibt der Finger zu lange auf der Umschalt-Taste, wird nicht nur der erste Buchstabe eines Wortes, sondern auch der zweite groß geschrieben. Kein Problem eigentlich, denn unter Extras | Autokorrektur enthält Word die Option ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren. Ist diese Option durch ein Häkchen markiert, korrigiert Word solche Schnitzer automatisch.

Manchmal wenigstens Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel. Zum einen die erwünschten: Hinter der Schaltfläche Ausnahmen im Menü Extras | Autokorrektur verbirgt sich im Register WOrtanfang GRroß eine Liste mit den Wörtern, bei denen sich Word zurückhalten und nicht automatisch korrigieren soll, wenn nicht nur der erste, sondern auch der zweite Buchstabe groß geschrieben wird. Z.B. bei Firmen- oder Produktbezeichnungen kann der Einsatz dieser Funktion sinnvoll sein. Allerdings kann diese Liste auch Wörter enthalten, die Sie gar nicht bewußt in sie aufgenommen haben. Standardgemäß ist in der gleichen Dialogbox die Option Wörter automatisch hinzufügen aktiv. Sie nimmt alle Wörter in die Liste auf, bei denen Sie die Autokorrektur von Word rückgängig gemacht haben, beispielsweise mit [Strg] [Z].

Kommt das Wort, das Word nicht automatisch korrigiert hat, nicht in dieser Liste vor, hat das Versagen möglicherweise noch eine andere Ursache: Das Wort enthält einen Umlaut und keinen zusätzlichen Vokal. Während die Textverarbeitung das Wort KÖnig als falsch geschrieben erkennt und automatisch in König umwandelt, versagt es z.B. bei den Wörtern MÜll, MÄrz, KÜr und FÖhn.

Automatisch Makros ausführen

Ich habe viele unterschiedliche Word-Dokumente. Einige von ihnen sollen nach dem Öffnen ein speziell auf sie zugeschnittenes Makro ausführen. Wie lässt sich das realisieren?

Generell lässt sich das automatische Starten von Makros durch die Bindung an spezielle Ereignisse auslösen. Solche Ereignisse können aus Sicht einer Dokumentvorlage das Neuanlegen eines Dokuments, das Öffnen oder das Schließen sein. In älteren Versionen von Word mussten Sie dazu noch spezielle Makronamen vergeben, beispielsweise AutoOpen oder AutoNew. Ab der Version 8.0 bzw. Word kann man auf entsprechende Ereignisprozeduren mit den Bezeichnungen Open, Close oder New zugreifen. Word führt sie automatisch beim Eintritt des Ereignisses aus.

Ob das Makro für alle Dokumente, für nur ein Dokument oder für Dokumente einer speziellen Gattung in Aktion tritt, hängt in erster Linie von seinem Speicherort ab. Wenn Sie mit [Alt] [F11] den Visual-Basic-Editor öffnen, sehen Sie im Projektexplorer ([Strg] [R]) mehrere Einträge. Da gibt es einmal den Eintrag für die Standard-Vorlagendatei NORMAL.DOT, dann den des aktuellen Dokuments und eventuell noch einen zusätzlichen Eintrag, falls Sie das aktuelle Dokument nicht von der Vorlage NORMAL.DOT, sondern von einer anderen Vorlage abgeleitet haben.

Um ein Makro nur für das aktuelle Dokument zu aktivieren, wechseln Sie zum Eintrag des aktuellen Projekts und öffnen die Unterordner, bis Sie den Eintrag This Document finden. Wenn das Makro dagegen für alle Dokumente zum Einsatz kommen soll, suchen Sie diesen Eintrag in dem Projekt Normal. Und wenn das Makro nur für eine spezielle Gruppe von Dokumenten gelten soll, wählen Sie das entsprechende Template-Projekt.

In Ihrem Fall wählen Sie also das aktuelle Projekt. Nachdem Sie This Document markiert haben, klicken Sie zweimal auf den Eintrag. Der Visual-Basic-Editor öffnet das Code-Fenster zur Bearbeitung der an das Dokument gebundenen Ereignisprozeduren. Aus dem linken Kombinationsfeld wählen Sie den Eintrag Document und aus dem rechten Feld den Eintrag Open. Im Code-Fenster erscheint nun ein Prozedur-Rumpf für die Programmierung der von Ihnen gewünschten Ereignisprozedur.

Automatische Nummerierung entfernt die ersten Zahlen

Möchte man eine Liste oder Tabelle durchnummerieren, ist das mit Format | Nummerierung und Aufzählungen schnell geschehen. Problematisch wird es allerdings, wenn sich an den Zeilenanfängen des markierten Bereichs oder in der ersten Spalte der Tabelle Zahlen befinden. Diese ersetzt Word bei der automatischen Nummerierung ohne Nachfrage. Handelt es sich hier um Stückzahlen oder Artikelnummern, ist diese Macke besonders lästig.

Möchten Sie Ihre Zahlen retten, muss man folgendermaßen vorgehen: Markieren Sie den Bereich, den Sie durchnummerieren wollen und wählen aus dem Menü Format den Eintrag Nummerierung und Aufzählungen. Öffnen Sie das Register Aufzählungen und klicken auf OK. Die Art der Aufzählungszeichen spielt hier keine Rolle, weil diese später ohnehin durch Nummern ersetzt werden. Die Funktion Aufzählungen erkennt im Gegensatz zur Nummerierung, dass sich an den Zeilenanfängen Zahlen befinden, und fragt deshalb nach, ob die bestehenden Zahlen durch die Aufzählungszeichen ersetzt werden sollen.

Beantworten Sie diese Frage mit Nein und wechseln dann nochmals in das Untermenü Format | Nummerierung und Aufzählungen. Wählen Sie hier die gewünschte Art der Nummerierung aus, und nach einem Klick auf OK ersetzt Word die zuvor festgelegten Aufzählungszeichen durch die Nummerierung. Die Zahlen am linken Rand der Liste sind gerettet.

Autotexte in die Symbolleisten aufnehmen

Um einen Autotext in das Dokument aufzunehmen, gibt man normalerweise dessen Namen in das Dokument ein und drückt anschließend die Taste [F3], um den Autotext einzufügen. Dieses Vorgehen hat allerdings den Nachteil, dass man die Namen im Kopf haben sollte, um effektiv arbeiten zu können.

Für häufig verwendete Autotexte, wie z.B. Sehr geehrte Damen und Herren, oder längere Textpassagen, die oft in Briefen auftauchen, kann es sich deshalb lohnen, eigene Schaltflächen in Symbolleisten anzulegen, um sie mit einem Klick in das Dokument einzufügen.

Falls Sie eine solche Schaltfläche anlegen wollen, klicken Sie die Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem erscheinenden Kontextmenü den Punkt Anpassen. Scrollen Sie im Bereich Kategorien des Registers Symbolleisten nach unten, bis Sie den Punkt AutoText markieren können. Im rechten Bereich des Fensters erscheinen nun alle angelegten Autotexte.

Ziehen Sie den gewünschten Autotext-Eintrag auf die Symbolleiste und legen Sie anschließend ein Schaltflächenlayout dafür fest. Mit einem Klick auf diese neue Schaltfläche kann man von nun an diesen Autotext mit einem einzigen Mausklick in Ihre Dokumente einfügen.

Autotext-Menü individuell

Wer in Word sehr viele Autotexte definiert und deshalb nicht alle Abkürzungen im Kopf hat, für den ist es recht umständlich, die Textbausteine über den dafür vorgesehenen Weg mit dem Befehl Einfügen AutoText in das Dokument zu übernehmen. Das verschachtelte hierarchische Untermenü ist zwar übersichtlich, aber dafür umständlich zu bedienen. Statt dessen legen Sie sich ein individuelles Autotext-Menü an.

Dazu rufen Sie den Befehl Extras Anpassen auf und markieren im Register Befehle in der Liste Kategorien den letzten Eintrag Neues Menü. Ziehen Sie jetzt den gleichnamigen Eintrag aus der Befehlsliste daneben in eine Symbol- oder in die Menüleiste. Wenn Sie möchten, kann man zusätzlich noch hierarchische Menüs einrichten. Um das zu erreichen, ziehen Sie den Befehl Neues Menü einfach noch einmal in das Menü hinein. Geben Sie den Menüs einen Namen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und in das Namensfeld eine eindeutige Bezeichnung eintragen, z.B. Autotext.

Jetzt kann man das Menü mit Inhalten füllen: Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag AutoText und ziehen dann die gewünschten Einträge aus der Liste Befehle in das neue Menü. Die Anordnung kann man später noch beliebig verändern. Dazu muss man aber zunächst immer mit dem Befehl Extras Anpassen den gleichnamigen Dialog aktivieren. Künftig kann man die Textbausteine aus Ihrem eigenen Menü in den Text einfügen.

Banderolen erzeugen

Möchten Sie Banderolen mit sehr großen Schriftarten über mehrere Seiten Endlospapier ausgeben, brauchen Sie dafür kein spezielles Programm. Falls Sie einen Drucker besitzen, der Endlospapier verwenden kann, kann man dies auch mit Word erledigen. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Punkt Seite einrichten und wechseln dann in das Register Papierformat, um das Papierformat entsprechend einzustellen.

Dort stellen Sie unter Ausrichtung die Option Querformat ein und ändern die Breite auf den maximalen, von Word zugelassenen Wert 55,87. Im Register Seitenränder stellen Sie sowohl den linken als auch den rechten Rand auf 0,0 cm. Jetzt kann man den Text fast nach Belieben formatieren.

Damit der Text der linken und rechten Seite jedoch nahtlos zusammenpasst, muss man die erste Seite rechtsbündig und die zweite linksbündig formatieren. Unter Datei | Seitenansicht überprüfen Sie zum Abschluss mit der Ansichtsart Mehrere Seiten und der Lupe die Textabstände der beiden Seiten.

Bearbeitungszeit aktivieren

In Word und Powerpoint findet man unter Datei | Eigenschaften im Register Statistik unter anderem die Zeile Bearbeitungszeit:. Diese Funktion ist jedoch deaktiviert an dieser Stelle erscheint immer der Wert 0 Minuten. Dabei wäre diese Funktion sehr nützlich. Wer z.B. seinem Vorgesetzten Rechenschaft über seine Tätigkeit ablegen muss, oder stundenweise bezahlt wird, könnte es sich dann ersparen, darüber extra Buch zu führen, wie lange er an einem Dokument oder einer Präsentation gearbeitet hat.

Mit Hilfe eines Eingriffs in die Registry kann man diese Funktion aus ihrem Dämmerzustand holen. Öffnen Sie dazu den Registry-Editor mit Start | Ausführen | regedit, markieren Sie in der linken Fensterhälfte Arbeitsplatz und starten Sie mit [Strg] [F] die Suchfunktion. Aktivieren Sie Werte als einzige Suchoption und entfernen Sie die Häkchen vor allen anderen Optionen.

In der Zeile Suchen nach: geben Sie den Text NoEditTime ein und betätigen danach die [Return]-Taste, um den Suchvorgang zu starten. Nach ein paar Sekunden wird in der rechten Fensterhälfte der erste gefundene Eintrag angezeigt. Dieser hat standardmäßig den Wert 1. Nach einem Doppelklick auf den markierten Eintrag öffnet sich ein Fenster Zeichenfolge bearbeiten. Tragen Sie hier unter Wert: eine Null ein und bestätigen Sie die Änderung mit [Return] oder einem Klick auf OK.

Da der Eintrag NoFileEdit mehrmals in der Registry existiert, suchen Sie mit [F3] nach dem nächsten Exemplar, das Sie ebenfalls auf Null setzen. Diese Prozedur wiederholen Sie, bis das Ende der Registry erreicht ist. Dann markieren Sie in der linken Fensterhälfte erneut den Schlüssel Arbeitsplatz und aktivieren mit [Strg] [F] die Suchfunktion erneut. Jetzt suchen Sie allerdings alle Einträge mit der Bezeichnung NoTrack. Auch sie haben alle standardmäßig den Wert 1, den Sie nach dem gleichen Prinzip wie bei NoEditTime auf 0 setzen. Nachdem Sie wieder das Ende der Registry erreicht haben, schließen Sie den Registry-Editor. Wenn Sie jetzt in Word oder Powerpoint ein Dokument laden, wird die Zeit protokolliert, während der die Datei geöffnet ist. So wissen Sie immer, wie lange Sie an einem Text oder einer Präsentation gearbeitet haben. Diese Zeit wird mit dem Dokument gespeichert und läuft beim nächsten Laden der Datei weiter.

Benutzerwörterbücher beim Update übernehmen

Wenn man auf eine neue Word-Version umsteigt, haben sich im Benutzerwörterbuch möglicherweise schon eine Menge Fachbegriffe angesammelt.

Alle Einträge, die Sie dem Benutzerwörterbuch im Laufe der Zeit hinzugefügt haben, liegen in der Datei BENUTZER.DIC vor. Wenn Sie diese Datei beim Update in das entsprechende neue Word-Verzeichnis kopieren, wird das zu diesem Zeitpunkt noch leere Benutzerwörterbuch durch das alte Benutzerwörterbuch überschrieben.

Berechnete Formularfelder

Ich habe ein Formular programmiert, das die Spalteneinträge einer Tabelle summiert. Damit der Anwender nur die Preise für die Artikelpositionen eingeben, sonst aber nichts ändern kann, ist das Formular geschützt. Lediglich die zu ändernden Textformularfelder sind für die Bearbeitung zugelassen. Jetzt ergibt sich das Problem, dass Word die Summe erst beim Drucken berechnet. Dabei habe ich doch extra das Kontrollkästchen Beim Verlassen berechnen markiert. Hängt das eventuell mit dem Dokumentschutz zusammen?

Ihr Problem hängt nicht mit dem Dokumentschutz zusammen. Sie müssen sich nur einmal verdeutlichen, was Beim Verlassen berechnen bedeutet. Es heißt, dass Word die Berechnung durchführt, nachdem der Anwender das entsprechende Feld verlassen hat. Unabhängig davon, ob Sie das Dokument geschützt haben oder nicht; der Anwender hat keine Möglichkeit, das Summenfeld anzuwählen oder zu verändern. Dass Word das Feld dennoch erst beim Drucken berechnet, hängt mit der Einstellung Felder aktualisieren auf der Registerkarte Extras Optionen Drucken zusammen.

Um dennoch die Berechnungsergebnisse auf den Bildschirm zu bekommen, sollten Sie die veränderbaren Felder mit der Eigenschaft Beim Verlassen berechnen für die Textfelder einstellen, die der Benutzer tatsächlich verlässt. Das sind die Felder, die nur dazu bestimmt sind, die Preise der Positionen aufzunehmen. Anders ausgedrückt: Die Felder, mit denen Word rechnen soll, und nicht die, in denen Word rechnet. Wenn Sie diese Option für alle Textformularfelder aktivieren, aktualisiert Word alle berechneten Felder, sobald der Anwender eines der Eingabefelder mit der Tabulatortaste verlässt.

Bilder positionieren

Ich drucke nacheinander Farbbilder mit dem Tintenstrahler und Texte mit dem Laserdrucker auf dasselbe Blatt. Da ich aber Bild und Text in einem Word-Dokument gestalte, muss ich beide vor dem Druck wieder trennen. Dazu schneide ich Bilder aus dem Dokument aus und kopiere sie in ein neues. Word übernimmt aber die Bildplatzierung nur selten korrekt. Oft landet das Bild irgendwo auf dem Bildschirm. Wissen Sie, wie ich die Bilder mit korrekter Positionierung in ein neues Dokument übernehmen kann?

Word orientiert sich bei der Positionierung von Bildern am aktuellen Absatz. Wenn Sie ein Bild, das im letzten Absatz am unteren Seitenende steht, in ein leeres Dokument übernehmen, landet es im ersten Absatz am oberen Seitenrand. Damit ein Bild beim Dokumentwechsel dieselbe Position behält, muss man den Typ der Positionierung in Word ändern.

Klicken Sie das Bild im Ursprungsdokument mit der rechten Maustaste an, rufen Sie den Befehl Grafik formatieren auf und aktivieren das Register Position. Kreuzen Sie dort das Kontrollkästchen Über den Text legen an, damit das Bild frei beweglich ist.

Ob sich die Positionierung des Bildes am Absatz, Seitenrand oder an der Seite orientiert, kann man mit den Kombinationsfeldern Horizontal Von und Vertikal Von festlegen. Da der Seitenrand von Dokument zu Dokument unterschiedlich sein kann, ist die Positionierung anhand der Seite in Ihrem Fall die beste Lösung. Wenn Sie das Bild in ein neues Dokument kopieren, steht es unabhängig von Seitenrändern und Absätzen an der richtigen Position.

Bildlaufleiste in der Online-Layout-Ansicht einblenden

Arbeiten Sie in der Online-Layout-Ansicht, gelangen Sie nur über das Ansicht-Menü wieder in einen anderen Darstellungsmodus. In diesem Modus wird die horizontale Bildlaufleiste normalerweise nicht dargestellt; somit sind auch die Schaltflächen zum schnellen Wechsel der Ansicht nicht verfügbar. Wollen Sie oft zwischen der Online-Layout-Ansicht und anderen Darstellungsmodi umschalten, ist der Umweg über das Ansicht-Menü besonders lästig.

Sie können die horizontale Bildlaufleiste aber auch im Online-Layout darstellen lassen. Wechseln Sie dafür in die Online-Layout-Ansicht und öffnen Sie über das Menü Extras das Optionen-Fenster. Im Register Ansicht findet man die Option Horizontale Bildlaufleiste. Markieren Sie diese Option und schließen Sie das Optionen-Fenster per Klick auf OK. Ab sofort erscheinen auch in der Online-Ansicht die Schaltflächen für den schnellen Wechsel in einen anderen Darstellungsmodus.

Blocksatz

Ich benutze in Word den Blocksatz. Wenn ich einen Absatz nicht mit der Eingabetaste, sondern mit den Tasten Umschalt [Enter] beende, zieht mir Word die letzte Zeile immer stark auseinander.

Beim Blocksatz versucht Word, den Text jeder Zeile gleichmäßig zwischen den Seitenrändern zu verteilen. Einzige Ausnahme ist das durch die Eingabetaste erzeugte Absatzende. Wenn Sie nun eine Zeile mit Umschalt [Enter] zwangsbeenden, entstehen durch die Anpassung an die Seitenränder große Lücken zwischen den Wörtern.

Damit Word die letzte Zeile nicht so stark sperrt, setzen Sie den Cursor unmittelbar hinter das letzte Wort in der Zeile und drücken einmal die Tabulatortaste. Dadurch wandert der Text an den linken Rand und sieht aus wie bei einem normalen Absatzende.

Brieflayout per Autokorrektur

Oft muss man eine Vielzahl verschiedener Drucksachen, wie Briefe, Faxe, Kurznachrichten oder Formulare, benutzen und verwendet dafür normalerweise Dokumentvorlagen. Diese müssen jedoch immer über den Menüpunkt Datei | Neu ausgewählt werden. Mit der Autokorrektur von Word kann man erreichen, dass ein normales Standarddokument, das man durch die Schaltfläche Neu erhält, lediglich durch die Eingabe einer bestimmten Zeichenfolge in die gewünschte Vorlage verwandelt wird.

Möchten Sie z.B. ein neues Standarddokument in ein Fax verwandeln, gestalten Sie zunächst die Faxvorlage nach Ihren Wünschen und nehmen auch alle immer gültigen Bereiche, wie Ort, Datum, "Sehr geehrte" und "Mit freundlichen Grüßen" auf. Markieren Sie dann das komplette Dokument mit Bearbeiten | Alles markieren oder [Strg] [A] und öffnen Sie das Menü Extras | Autokorrektur.

Im Feld Durch: sehen Sie bereits die erste Zeile des markierten Bereichs. Schreiben Sie in das Feld Ersetzen eine Zeichenfolge, die normalerweise nie auftaucht, jedoch leicht zu merken ist, also z.B. F@x. Achten Sie darauf, dass die Option Text mit Format aktiv ist und klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche OK.

Wenn Sie die Vorlage nutzen wollen, schreiben Sie in ein neues Dokument die zuvor definierte Zeichenfolge. Nach der Eingabe eines Leerzeichens ersetzt Word dieses Wort automatisch durch das Faxlayout. Wenn Sie den Vorgang mit Ihren weiteren Vorlagen wiederholen, gelangen sie auf diese Weise erheblich schneller als über Datei | Neu zum gewünschten Layout.

Buchstabendreher per Shortcut korrigieren

Buchstabendreher sind ein bekanntes Phänomen. Einer der beteiligten Finger hält das Tempo des anderen nicht ganz mit und schon ist der Dreher perfekt. Einige bekannte Buchstabendreher beseitigt Word bereits in der Autokorrektur. Falls Sie oft einen typischen Dreher produzieren, der dort nicht auftaucht, kann man ihn mit Extras | Autokorrektur in die Sammlung aufnehmen. Mit Hilfe eines kleinen Makros kann man jedoch mit einer Tastenkombination jeden Buchstabendreher beseitigen.

Makrolisting zur Korrektur von Buchstabendrehern

Sub MAIN()

  ZeichenRechts 1, 1

  BearbeitenAusschneiden

  ZeichenLinks 1

  BearbeitenEinfügen

End Sub

Capslock OUT per Autokorrektur

Wem ist das nicht schon mal passiert: Während des Tippens am Keyboard streift man aus Versehen die Feststelltaste und schon sitzt sie fest. Abhilfe schafft die AutoKorrektur von Word. Das Tool korrigiert jetzt nicht nur die daraus resultierenden Schreibfehler, sondern schaltet auf Wunsch auch automatisch die Feststelltaste aus.

Chemische Formeln einfacher einbinden

Die Eingabe chemischer Formeln wie NO3, H2SO4 oder SO ist normalerweise sehr umständlich. Während etwa die Formel H2SO4 herkömmlich über die Zeichenfolge Umschalt [H], [Strg] [#], [2], [Strg] [Leer], Umschalt [S], Umschalt [O], [Strg] [#], [4], [Strg] [Leer] eingegeben werden muss, benötigt man für SO sogar den Formeleditor. Die einmal eingegebenen Formeln kann man zwar über eine Kopie in der Zwischenablage duplizieren, doch ist dieses Verfahren zeitraubend.

Die Autokorrektur von Word erledigt diese Aufgabe automatisch: Mit etwas Vorbereitung ersetzt das Programm nach Eingabe der vereinfacht dargestellten Formel, also etwa h2so4, diese Zeichenfolge durch die korrekt formatierte chemische Formel.

So wird's gemacht: Schreiben Sie die gewünschte Formel mit Hilfe der entsprechenden Tastenkombinationen oder mit dem Formeleditor (Einfügen | Objekt | Microsoft Formel-Editor 2.0) in das Dokument und markieren Sie die Formel. Wechseln Sie dann in das Menü Extras | AutoKorrektur dort erscheint die markierte Formel bereits im Feld Durch:.

Falls Sie nicht den Formeleditor, sondern die Tastenkombinationen verwendet haben, muss man außerdem das Feld Text mit Format mit einem Mausklick aktivieren. In das Feld Ersetzen: schreiben Sie nun in der simplen Schreibweise, bei der Sie nicht mit [Strg]- und Umschalt-Tasten hantieren müssen, also z.B. h2so4.

Nachdem Sie die Formel mit Hinzufügen in die Autokorrektur von Word aufgenommen haben, erscheint jedesmal, wenn Sie die vereinfachte Formel in das Dokument eintragen und anschließend [Space] betätigen, die korrekt formatierte Formel.

Chemische Formeln schreiben

Ein Großteil der Anwender von Word schreibt hauptsächlich "normale" Texte. Dennoch ist es immer wieder einmal erforderlich, manche Zeichen hoch oder tief zu stellen. Vor allem, wenn Sie mathematische oder chemische Formeln in einem Text unterbringen müssen, werden Sie mit diesem Problem immer wieder konfrontiert. Das Dihydrogenphosphat-Ion z.B. erscheint unformatiert als H2PO4-. Um es korrekt im Text erscheinen zu lassen, ist folgende Eingabeprozedur nötig: [H], Format | Zeichen | Tiefgestellt | OK, [2], Format | Zeichen | Tiefgestellt | OK (um das Tiefstellen wieder zu deaktivieren), [P], [O], Format | Zeichen | Tiefgestellt | OK, [4], Format | Zeichen | Hochgestellt | OK, [-],Format | Zeichen | Hochgestellt | OK. Ziemlich lästig vor allem, wenn man mehrere Formeln auf diese Art eingeben muss.

Drei kleine Makros sorgen jedoch für eine erhebliche Erleichterung bei der Eingabe von chemischen Formeln und anderen Texten, in denen häufig hoch- und tiefgestellte Zeichen auftauchen. Ab sofort verwenden Sie zum Hochstellen, Tiefstellen und Normalstellen die Cursortasten [Cursor nach oben], [Cursor nach unten] und [Cursor nach rechts] in Kombination mit der [Alt]-Taste. Geben Sie die drei Makros entsprechend den Listings in einem eigenen Makromodul ein, oder erzeugen Sie die Makros einzeln nacheinander über [Alt] [F8]. Danach öffnen Sie das Menü Extras | Anpassen | Tastatur und wählen unter Kategorien den Eintrag Makros. Im Listenfeld Makros markieren Sie ZeichenHoch und klicken dann in das Eingabefeld Neuen Shortcut drücken. Betätigen Sie dann die Tastenkombination [Alt] [Cursor nach oben] und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Zuordnen. Diese Prozedur wiederholen Sie mit ZeichenTief und ZeichenNormal und weisen ihnen die Tastenkombinationen [Alt] [Cursor nach unten] und [Alt] [Cursor nach rechts] zu. Schließen Sie dann das Anpassen-Menü. Ab sofort kann man per Tastenkombination zwischen hochgestellten, tiefgestellten und normalen Text umschalten. Listings:

Makro zum Hochstellen von Zeichen:

Public Sub ZeichenHoch()

With Selection.Font

  .Superscript = True

  .Subscript = False

End With

End Sub

Makro zum Tiefstellen von Zeichen:

Public Sub ZeichenTief()

With Selection.Font

  .Superscript = False

  .Subscript = True

End With

End Sub

Makro für "normalen" Text:

Sub ZeichenNormal()

With Selection.Font

  .Superscript = False

  .Subscript = False

End With

End Sub

Dateifilter funktioniert nicht beim KILL-Befehl

In Word-Makros kann man den Befehl KILL dazu verwenden, bestimmte Dateiarten zu löschen. Möchte man z.B. mit einem Schlag alle Dateien mit der Endung TXT im Verzeichnis C:TEST löschen, würde die entsprechende Makrozeile KILL "C:\TEST\*.TXT" lauten, zumindest theoretisch, denn mit etwas Pech fegt diese Zeile das gesamte angegebene Verzeichnis leer.

Wenn im Explorer unter Ansicht | Optionen im Register Ansicht die Option Keine DOS-Erweiterungen für registrierte Dateien aktiv ist, findet der Befehl KILL nicht mehr die richtigen Dateiendungen. Die Folge: Anstatt mit einer Fehlermeldung zu reagieren, werden ganz einfach alle Dateien im Verzeichnis weggeputzt. Aus diesem Grund sollte der Befehl KILL in Verbindung mit einer Wildcard (*) nur sehr vorsichtig verwendet werden. Denn selbst wenn Sie die Option Keine DOS-Erweiterung für registrierte Dateien deaktivieren, funktioniert das Makro zwar einstweilen korrekt, aber sobald Sie oder ein Mitbenutzer die Option wieder aktiv setzen, besteht die Gefahr, Daten zu verlieren.

Dateiname in Word beim Speichern kopieren

Im alten Word habe ich beim Speichern unter vorher im Text den Dateinamen markiert, in die Zwischenablage kopiert und beim Speichern mit der rechten Maustaste den Befehl Einfügen aufgerufen. Das funktioniert nun in Word nicht mehr, oder doch?

Microsoft hat in Word einige grundlegende Veränderungen vorgenommen. Dazu gehört auch das Einfügen aus der Zwischenablage in Dialogfeldern wie Speichern unter. Doch keine Angst; es geht immer noch, nur anders. Um in einem Dialogfeld den Inhalt der Zwischenablage einzufügen, setzen Sie den Cursor in das Feld und drücken dann die Tastenkombination [Strg] [V]. Ebenso wie für das Einfügen sind jetzt auch die Tastenkombinationen für das Ausschneiden und Kopieren an den neuen Standard angepasst:

Ausschneiden:  [Strg] [X]

Kopieren:  [Strg] [C]

Dateinamen in der Kopfzeile mit Erweiterung anzeigen

Wenn Sie immer die Dateierweiterung vor Augen haben wollen, muss man eine Veränderung am Explorer vornehmen. Starten Sie ihn und wählen Sie Ansicht | Optionen. Entfernen Sie im Register Ansicht das Häkchen vor Keine DOS-Erweiterung für registrierte Dateien, und ab sofort werden Dateinamen samt Erweiterung über der Menüzeile dargestellt.

Dateinamen und Pfad in ein Dokument einbinden

In Word kann man zwar den Dateinamen in das Dokument aufnehmen, indem man das Feld Dateiname verwendet, doch wie der komplette Pfad in das Dokument gelangen könnte, ist nicht auf Anhieb klar.

Möchten Sie in der Fußzeile auf den Pfad und den Dateinamen verweisen, wechseln Sie mit Ansicht | Kopf- und Fußzeile in die entsprechende Ansicht und wählen Einfügen | Feld. Im Bereich Kategorien klicken Sie Dokument-Information und unter Feldnamen den Eintrag Dateiname an. Anstatt nun jedoch mit OK zu bestätigen, wechseln Sie nach einem Klick auf Optionen zu Spezifische Schalter und nehmen mit Hinzufügen den Schalter \p auf. Nachdem Sie die beiden Dialogboxen mit OK geschlossen haben, erscheinen sowohl der Pfad als auch der Dateiname in der Fußzeile.

Erscheint nur der Dateiname und nicht der Pfad im Dokument, muss man die Datei zuerst speichern. Noch bequemer kann man den Pfad und Dateinamen in das Dokument einfügen, wenn Sie die beschriebenen Schritte als Makro aufzeichnen und dieses als Schaltfläche in die Symbolleiste aufnehmen.

Dateinamen und Pfad von eingebundener Grafik ermitteln

Die Lösung, in ein Word-Dokument Grafiken einzufügen, ist die Verknüpfung zu einer Datei. Markiert man nach Einfügen | Grafik die Optionen Mit Datei verknüpfen und deaktiviert gleichzeitig die Option Mit Dokument speichern, wird das Dokument lediglich mit einem Hinweis auf die Datei und nicht mit der Grafikdatei belastet.

Sie können den Dateinamen und den Pfad der eingebundenen Grafiken ermitteln, indem Sie die Ansicht der Feldfunktionen aktivieren. Markieren Sie dafür die Grafik mit einem Mausklick und betätigen Sie die Tastenkombination Umschalt [F9].

Sie sehen jetzt den Pfad und den Dateinamen und können durch ein weiteres Betätigen der Tastenkombination wieder in die Normalansicht zurückschalten. Falls Ihr Dokument viele verknüpfte Grafiken enthält, werden Sie sich möglicherweise nicht sofort zurechtfinden, weil sich der Cursor durch den geänderten Textfluß nicht mehr an derselben Stelle des Dokuments befindet. Betätigen Sie in diesem Fall einfach eine der Cursortasten und der Bildschirmausschnitt springt sofort an die Stelle, an der sich Ihr Cursor befindet.

Daten gezielt aus Excel-Tabellen übernehmen

Greift man mit der Seriendruckfunktion von Word auf eine Excel-Arbeitsmappe zu, erscheint nach dem Öffnen der Datei in der Liste der zur Verfügung stehenden Zellbereiche ausschließlich der Eintrag Gesamtes Tabellenblatt. Das bereitet keine Probleme, solange sich nicht mehrere Datenbereiche untereinander befinden. Möchten Sie auf Daten aus weiter unten liegenden Bereichen der Tabelle zugreifen, muss man die Excel-Tabelle modifizieren.

Wechseln Sie zu Excel und markieren Sie den Tabellenbereich, der die gewünschten Daten enthält, und nehmen Sie auch die Tabellenüberschriften in die Markierung mit auf. Wählen Sie dann im Menü Einfügen | Namen | Festlegen aus und vergeben Sie einen Namen für den Bereich. Nachdem Sie so allen Tabellenbereichen Namen zugewiesen haben, erscheinen diese in der Liste, und Sie können im Seriendruck von Word gezielt darauf zugreifen.

Daten zwischen Tabellen kopieren

Ich möchte Teile aus einer Word-Tabelle in eine Tabelle eines anderen Word-Dokuments über die Zwischenablage kopieren. Sofern dabei die Quelldatei nicht geöffnet bleibt, erhalte ich die Fehlermeldung: Sie können diese Markierung nicht in eine Tabelle einfügen. Außerhalb der Tabelle funktioniert das Einfügen problemlos.

Sofern der Cursor innerhalb einer Tabelle steht, lassen sich kopierte Tabellenteile aus der Zwischenablage nur bei gleichzeitig geöffnetem Quelldokument kopieren. Die einzige Ausnahme bildet hier das Kopieren einzelner Zellen. Außerhalb der Tabelle kann man jederzeit eine andere Tabelle aus einem bereits geschlossenen Word-Dokument über die Zwischenablage einfügen.

Dieses etwas sonderbare Verhalten hängt vermutlich mit der Art der Datenspeicherung in der Zwischenablage zusammen. Bei größeren Datenmengen greift die Zwischenablage zu dem Trick, nicht die Daten selbst, sondern nur einen Verweis zur Datenquelle zu speichern. Es ist also durchaus normal, dass Windows von Fall zu Fall beim Einfügen aus der Zwischenablage auf die geöffnete Quellanwendung zugreifen muss. Deshalb fragen auch manche Anwendungen beim Schließen, ob Sie kopierte Daten in der Zwischenablage noch benötigen. Falls das der Fall ist, schreibt die Anwendung erst beim Beenden die Daten wirklich komplett in die Zwischenablage.

Die Tabellendaten legt Word im Format RTF als formatierten Text in die Zwischenablage. Es ist aber nicht in der Lage, innerhalb einer anderen Tabelle diesen formatierten Text direkt aus der Zwischenablage einzufügen. Damit die Operation trotzdem gelingen kann, stellt Word eine OLE-Verbindung zum Quelldokument her und bezieht die Daten direkt von dort. Wenn das Quelldokument geschlossen ist, führt das zu besagter Fehlermeldung. Mit unformatiertem Text hingegen klappt es wunderbar, allerdings stehen dann alle kopierten Daten in einer Zelle.

Probieren Sie zum Einfügen den Befehl Bearbeiten - Inhalte einfügen und wählen dabei Unformatierten Text. Am besten positionieren Sie den Cursor in der ersten Zelle der Zeile, über der Sie die Daten einfügen möchten, und rufen den Befehl Tabelle - Tabelle teilen auf. Word teilt die Tabelle, und der Cursor befindet sich im entstandenen Zwischenraum, wo sich auch Tabellen problemlos mit Hilfe des Befehls Bearbeiten - Einfügen oder Umschalt [Einfg] einfügen lassen. Danach löschen Sie einfach den entstandenen Zwischenraum mit der Taste [Entf], und aus Ihren zwei Tabellen ist unabhängig von der Spaltenzahl und dem Quelldokument eine komplette neue Tabelle entstanden.

Datenverlust in Formularen verhindern

Um mit den Formularfeldern in Word arbeiten zu können, muss das Dokument oder zumindest der Abschnitt des Dokuments, der die Formularfelder enthält, geschützt werden. Hat man jedoch bereits Werte in die Formularfelder eingegeben und stellt plötzlich fest, dass man im normalen Text noch etwas ändern muss, ist es manchmal nötig, mit Extras | Dokumentschutz aufheben das Dokument wieder editierbar zu machen.

Aktivieren Sie aber danach wieder mit Extras | Dokument schützen den Dokumentschutz, erleben Sie eine böse Überraschung: Die Formularfelder, die Sie bereits ausgefüllt haben, sind plötzlich leer, und Sie können wieder von vorn beginnen.

Ein Makro schützt das Dokument und ermöglicht Ihnen die Benutzung von Formularfeldern, ohne den Inhalt der bereits ausgefüllten Formularfelder zu löschen. Wenn Sie wieder den "normalen" Dokumentschutz verwenden wollen, löschen Sie das Makro einfach, und der alte Word-Befehl steht Ihnen erneut zur Verfügung:

Sub MAIN()

  ExtrasDokumentSchützen .Art = 2, .KeineVorgabe = 1

End Sub

Datum und Uhrzeit mit Shortcut einfügen

Um den Weg über das Einfügen-Menü zu sparen, kann man gleich beim Schreiben eines Dokuments das Datum oder die Uhrzeit per Shortcut an der Cursor-Position einfügen. [Alt] [Umschalt] [D] fügt das Feld Tagesdatum ein und [Alt] [Umschalt] [T] das Zeit-Feld.

Datumseingabe

Word fügt standardmäßig das Datum immer als Feld und nicht als Text ein, daher erhalten Sie beim Aufruf eines Briefes immer das aktuelle Datum. Dies lässt sich aber durch einen zusätzlichen Mausklick verhindern. Schalten Sie im Formular Datum und Uhrzeit einfach den Schalter Aktualisierbar (Als Feld einfügen) aus, dann fügt Word das aktuelle Datum als reinen Text ein, der dann auch bei späteren Aufrufen nicht mehr geändert wird. Damit kann man dann immer erkennen, wann Sie den Brief geschrieben haben.

Eine Tastenkombination für das Einfügen des aktuellen Datums gibt es in Word auch, sie lautet [Alt] Umschalt [D]. Word fügt dabei aber immer ein Datumsfeld ein, eine Tastenkombination zum Einfügen des Datums als Text gibt es nicht. Sie können sich aber mit einem Makro behelfen, indem Sie den Aufruf des Formulars Datum und Uhrzeit und das Ausschalten der Option Aktualisierbar (Als Feld einfügen) aufzeichnen. Wenn Sie dabei den Befehl Extras - Makro - Aufzeichnen - Tastatur - Neuen Shortcut wählen verwenden, kann man der Funktion eine von Ihnen frei wählbare Tastenkombination zuordnen.

Dialogbox Seite einrichten

Wenn Sie in Word Korrekturen am Seitenlayout vornehmen wollen, muss man dies nicht unbedingt über Datei | Seite einrichten erledigen. Ein Doppelklick auf eines der beiden Lineale bringt Sie zu derselben Dialogbox. Sie gelangen so sogar im Kopfzeilen- und Fußzeilenmodus, in dem der normale Dokumenttext nicht bearbeitet werden kann, mit einem Doppelklick auf ein Lineal in diese Dialogbox.

DOC-Format will sich immer durchsetzen

Es kommt vor, dass ich ein in Word geschriebenes Dokument zwar im DOC-Format, jedoch mit einer anderen Dateiendung speichern möchte. Das ist mir allerdings nicht möglich, da Word an einen Dateinamen immer die Extension .DOC anhängt, auch wenn ich z.B. schon die Endung .TXT eingetragen habe. Ergebnis ist dann ein Dokument mit dem etwas verwirrenden Namen DATEI.TXT.DOC. Bisher war ich dann immer gezwungen, die Datei im Explorer umzubenennen. Gibt es eine Möglichkeit, mir das zu ersparen?

Tragen Sie im Dialog Speichern unter im Feld Dateiname den gewünschten Dateinamen plus abweichender Extension einfach in Anführungszeichen ein, beispielsweise "DATEI.TXT". Damit teilen Sie Word mit, dass Sie den Dateinamen exakt so, wie er in Anführungszeichen angegeben ist, speichern wollen. Das hat allerdings keinen Einfluß auf das Speicherformat des Dokuments, das Sie nach wie vor zuerst im Feld Dateityp einstellen.

Dieses Verfahren funktioniert übrigens nur in den Standard-Dialogen, die sich die Anwendungen jeweils von Win95 holen, etwa Datei - Öffnen oder Datei - Speichern. In Wordbasic-Befehlen, Verknüpfungen oder Dialogfeldern, die ebenfalls Dateinamen enthalten, jedoch nicht dem Win95-Standard entsprechen, steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Dokumente für andere Word-Versionen

Arbeiten Sie mit Anwendern zusammen, die beispielsweise noch Word 6 oder Word 95 nutzen, und besitzen Sie selbst Word 97, dann bauen Sie Konflikten gleich vor: Mit Datei | Speichern unter und dem Dateityp Word 6.0/95 verwenden Sie ein Format, das tatsächlich auf jedem Word ab 6.0 verwendbar ist. Zwar transportiert dieses Format keine Spezialeffekte von Word, doch reicht der Fundus der Gestaltungsmöglichkeiten noch immer aus.

Dokumente im Explorer in Dokumentvorlagen verwandeln

Wenn sich ein Dokument als Dokumentvorlage eignet, gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, die Datei als solche einzurichten. Kopieren Sie die Dokumentdatei mit dem Explorer in ein Verzeichnis des Ordners C:\MSOFFICE\VORLAGEN. Falls sich die Datei keinem der bereits vorhandenen Ordner zuordnen lässt, kann man ein neues Thema anlegen. Wählen Sie dafür Datei | Neu | Ordner, um etwa einen neuen Bereich Eigene Dokumente zu erstellen und kopieren Sie das Dokument in diesen Ordner.

Falls im Explorer keine Dateierweiterungen sichtbar sind, muss man dies durch das Deaktivieren der Option Keine DOS-Erweiterungen für registrierte Dateien im Menü Ansicht | Optionen ändern. Markieren Sie dann das Dokument mit einem Mausklick und betätigen Sie die Taste [F2] um die Dateierweiterung von .DOC auf .DOT umzubenennen.

Wenn Sie jetzt Word starten und Datei | Neu wählen, steht die neue Dokumentvorlage zur Verfügung. Die Registerbeschriftung der Dialogbox entspricht den Ordnerbezeichnungen innerhalb des Vorlagenordners.

Dokumente mit individueller Dateiendung speichern

Wenn Sie in Word ein Dokument mit Datei | Speichern oder Datei | Speichern unter auf die Festplatte schreiben, werden Ihnen diverse Dateitypen angeboten. Je nachdem, für welchen Typ Sie sich entscheiden, erhält die Datei eine entsprechende Dateiendung. Normale Word-Dokumente tragen z.B. die Endung DOC. Versuchen Sie aber selbst, eine Endung für ein Dokument anzugeben, führt dies in den meisten Fällen zu unerwünschten Ergebnissen. Wenn Sie beispielsweise im Fenster Speichern unter als Dateinamen für ein Word-Dokument die Bezeichnung Brief.037 eintragen, dann schreibt Word die Datei unter dem Namen Brief.037.doc auf die Platte.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die automatische Vergabe der Dateiendung durch Word zu verhindern. Geben Sie im Fenster Speichern unter den Dateinamen innerhalb von Anführungszeichen ein, also z.B. "Brief.037", so wird die Datei unter diesem Namen gespeichert. Der Dateityp spielt keine Rolle.

Dokumente nur Betrachten

Wie kann ich Word-Dokumente so speichern, dass ein anderer Anwender sie nur noch betrachten bzw. ausdrucken kann? Mein Ziel ist, den Inhalt der Dokumente nicht in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Deshalb nützt mir auch der Befehl Extras - Dokument schützen nichts, denn hier kann man an die Texte immerhin noch über die Zwischenablage herankommen.

Vorausgesetzt das Dokument enthält keine Formularfelder, kann man den gewünschten Effekt doch über den genannten Menübefehl erreichen. Öffnen Sie Extras - Dokument schützen. Im Bereich Zulassen klicken Sie auf die Option Formulareingabe. Dann vergeben Sie ein Kennwort und bestätigen das Kennwort erneut.

Ergebnis ist ein Dokument, das nur in Formularfeldern Benutzereingaben zulässt, jedoch keine Formularfelder enthält. Dementsprechend lassen sich weder mit der Maus noch mit den Cursor-Tasten irgendwelche Textstellen markieren oder in die Zwischenablage kopieren. Drucken ist nach wie vor möglich, das Dokument betrachten Sie, indem Sie mit der Maus den Rollbalken am rechten Fensterrand bedienen. Diese Lösung funktioniert allerdings nur innerhalb von Word.

Hat der Anwender etwa einen Text-Editor installiert, kann er die Datei einfach dort öffnen. Neben dem Steuerzeichenmüll findet er dann leider auch den ASCII-Text der Datei.

Dokumente nur noch im Querformat

Seit einiger Zeit bietet mir Word leere Dokumente nur noch im Querformat an, und ich muss das Format ständig von Hand ändern.

Sie haben die Standardeinstellungen für neue leere Dokumente geändert, ohne es zu bemerken. Auf diese Einstellungen greift Word zurück, wenn Sie mit dem Befehl Datei Neu oder mit [Strg] [N] den Dialog Neu aufrufen und im Register Allgemein die Vorlage Leeres Dokument wählen. Vermutlich haben Sie einmal für ein bestimmtes Dokument das Querformat eingestellt und auf eine falsche Schaltfläche geklickt. Seitdem hat sich Word das Querformat für alle neuen leeren Dokumente als Standardeinstellung gemerkt.

Um die Einstellung wieder zu ändern, legen Sie ein neues leeres Dokument an und rufen den Befehl Datei Seite einrichten auf. Aktivieren Sie im Register Papierformat die Option Hochformat und klicken auf die Schaltfläche Standard. Achten Sie darauf, dass im Kombinationsfeld Anwenden auf der Eintrag Gesamtes Dokument ausgewählt ist. Dann folgt eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja bestätigen. Ab sofort bietet Ihnen Word bei neuen leeren Dokumenten standardmäßig wieder das Hochformat an.

Dokumentpassagen mit F8 markieren

Wer mit der Maus längere Passagen eines Dokuments markiert, kennt das Problem: Der Bildschirm scrollt recht flott durch, und spätestens beim Sprung über den Seitenumbruch verlieren Sie die Kontrolle über den Markierungsbereich.

Schneller und einfacher markieren Sie längere Dokumentpassagen mit Hilfe der Tastatur. Dazu positionieren Sie den Cursor vor das erste zu markierende Zeichen und drücken [F8] für den Befehl Markierung erweitern oder einfach [Umschalt]. Danach kann man mit Hilfe der Pfeil-nach-unten-Taste (oder einer anderen Cursor-Richtungstaste) den zu markierenden Bereich zeilenweise bis zur letzten zu markierenden Zeile abfahren.

DOS-Grafiken einfügen

Wenn ich aus einer DOS-Box Grafikzeichen und Text über die Zwischenablage einfüge, werden die Grafikzeichen in Bindestriche (-), senkrechte Striche (|) und Pluszeichen (+) umgewandelt.

Fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage zunächst wieder in ein DOS-Programm wie beispielsweise den Standardeditor EDIT.EXE ein. Speichern Sie die Daten dann mit diesem Editor als Textdatei mit der Endung TXT ab und importieren anschließend diese Datei in Word. Benutzen Sie dafür den Befehl Datei Öffnen mit der Filtereinstellung Nur Text im Feld Dateityp. Dieser Filter ist dazu in der Lage, auch die Sonderzeichen für Word korrekt umzuwandeln.

Anschließend kann man noch etwas mit der Formatierung von Schrift und Zeilenabstand herumprobieren, um letztendlich die gewünschte Darstellung zu erhalten. Verschobene ASCI-Grafiken bekommen Sie oft gerade, wenn Sie in Word keine Proportionalschrift, sondern etwa Courier New verwenden.

Drucken

Wir verwenden einen HP-Laserjet 5 mit drei Papierschächten. Ich suche nun ein Makro für Office, das fürs Drucken drei Buttons in der Symbolleiste anlegt. Beim Klick auf den ersten Button soll unser Laserjet Papier aus dem ersten Papierschacht drucken und so weiter. Wer kann mir verraten, wie das geht?

Die Aufgabe ist nicht einfach, denn die Makroaufzeichnung endet im Dialog Drucken bei der Schaltfläche Eigenschaften. Alle Einstellungen dahinter bleiben dem Makro verborgen. Ein Trick hilft weiter: Sie können die Schächte in Word mit Datei Seite einrichten wählen. Diese Einstellungen finden sich später im Makro wieder.

Um ein Makro aufzuzeichnen, rufen Sie Extras Makro Makro aufzeichnen auf, vergeben einen Namen wie HPLJ5_Schacht1, der keine Leerzeichen enthalten darf, und starten die Aufzeichnung. Dann nehmen Sie alle Einstellungen für den Druck vor und rufen Datei Seite einrichten auf. Im Register Papierzufuhr bestimmen Sie einen Schacht. Beenden Sie die Makroaufzeichnung und fügen das Makro als Symbol in die Symbolleiste ein: Rufen Sie Extras Anpassen auf, markieren Sie im Register Befehle in der Liste Kategorien den Eintrag Makros und ziehen den Eintrag HPLJ5_Schacht1 auf die gewünschte Symbolleiste. Verfahren Sie für die anderen Buttons ebenso.

Druckereinstellungen nicht dauerhaft

Die Druckereinrichtung stelle ich im Register Grafik auf die Einstellung Konzept. Diese Einstellung muss ich nach jedem Start von Word neu vornehmen, da die Optionen jedesmal vergessen sind.

Die Ursache liegt in Windows versteckt. Druckereinstellungen in einem Anwendungsprogramm beziehen sich immer nur auf die Laufzeit des Programms und nicht auf das ganze System. Damit will Win95 verhindern, dass sich verschiedene Anwendungen beim Drucken gegenseitig behindern. Es ist ja auch nicht wünschenswert, wenn Word den Drucker auf Konzeptdruck stellt und dann das Grafikprogramm plötzlich Ihre Geschäftsgrafik in mangelhafter Qualität ausdruckt.

Um dauerhafte Änderungen an den Druckereinstellungen vorzunehmen, muss man also ein Stufe tiefer ansetzen. Mit dem Befehl Start Einstellungen Drucker findet man alle Drucker, die in Ihrem System installiert sind. Um die Druckoptionen zu verändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol und rufen Eigenschaften auf. Im folgenden Dialog findet man alle Einstellungen für den Drucker. Das können durchaus mehr sein, als Ihnen manches Anwendungsprogramm in seiner Auswahl zur Verfügung stellt. Wenn Sie in diesem Dialog Änderungen vornehmen, bleiben sie dauerhaft gespeichert und dienen als Vorlage für die temporären Einstellungen der Anwendungen.

Druckmenü per Makro aufrufen

Ein Makro soll einen beliebigen Text in einen vorgefertigten Kopfbogen einsetzen und anschließend ausdrucken, wobei ich das Word-Druckmenü einblenden will. Nur so kann ich vorher beispielsweise die Seitenzahl und die Anzahl der Ausdrucke jedesmal selbst bestimmen. Nun kann ich das Druckmenü mit seinen Auswahlmöglichkeiten nicht in mein Makro einarbeiten, sondern nur beim Aufzeichen des Makros die Druckfunktion als solche integrieren. Ein seitenselektives Drucken samt Kopfbogen ist so nicht möglich. Wie lässt sich das Makro anhalten, damit ich erst im Druckmenü nach meinem Geschmack auswählen kann und Word anschließend druckt?

Dazu muss man mit dem Befehl Extras Makro Makros Bearbeiten das aufgezeichnete Makro zum Editieren öffnen. Im VBA-Editor suchen Sie dann den Befehl Application.Printout, der den eigentlichen Druckbefehl veranlaßt. Ersetzen Sie dessen gesamten Aufruf durch die folgende Zeile: Dialogs (WDDialogFilePrint) .Show

Dieser Befehl ruft den Word-Druckdialog auf und startet den Druck, sobald Sie den Dialog mit dem Schalter OK bestätigen. Wenn Sie mit [F1] die Hilfe zu diesem Befehl aufrufen, kann man dort weitere Konstanten, die mit der Kombination WD anfangen, für andere Dialoge finden. Die Methode Show zeigt einen Dialog und führt dann dessen Aktion aus. Wenn Sie den Dialog nur anzeigen wollen, benutzen Sie die Methode Display.

Durchgestrichene Null per Mausklick einfügen

Möchte man zur deutlichen Unterscheidung zwischen der Null und dem großen O anstelle der normalen Null eine von einem Schrägstrich gekreuzte Null verwenden, bietet das entsprechende Sonderzeichen der Schriftart Symbol keine zufriedenstellende Lösung.

Möchten Sie eine "echte" durchgestrichene Null erzeugen, hilft Ihnen dabei jedoch die Option \O der Funktion Formel. Damit Sie die folgenden Schritte nicht jedesmal aufs neue ausführen müssen, lohnt es sich, sie mit dem Befehl Extras | Makro | Aufzeichnen zu konservieren.

Wenn die Makroaufzeichnung aktiv ist, wählen Sie aus dem Menü Einfügen | Feld den Eintrag Formeln und Ausdrücke im Bereich Kategorien an. Unter Feldnamen klicken Sie auf Formel und anschließend auf Optionen. In der folgenden Dialogbox klicken Sie unter Schalter den Eintrag \O () an und betätigen die Schaltfläche Hinzufügen. Tragen Sie in die Klammer die Zeichenfolge 0;/ ein und bestätigen Sie zweimal mit OK. Nachdem Sie außerdem die Makroaufzeichnung durch einen Klick auf Beenden im Makrofenster gestoppt haben, kann man das Makro in eine der Symbolleisten aufnehmen.

Klicken Sie dafür eine der Symbolleisten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Anpassen. Unter Kategorien scrollen Sie nach unten, bis Sie den Eintrag Makros markieren können. Ziehen Sie aus der Liste der Makros den Eintrag des soeben angelegten Makros per Drag & Drop an eine beliebige Stelle der Symbolleiste und wählen Sie im nächsten Schritt eine der vorhandenen Schaltflächen aus oder gestalten Sie mit Bearbeiten eine neue.

Ein Klick auf die neue Schaltfläche fügt nun die durchgestrichene Null in das Dokument ein. Sie können dieses Zeichen wie jeden anderen Buchstaben formatieren. Allerdings kann man es nicht wie die anderen Zeichen mit [Entf] oder [Rücklöschen] beseitigen, sondern müssen es zuvor markieren.

Eigene Adresse per Mausklick einbinden

In Word kann man unter Extras | Optionen | Benutzer-Info neben seinem Namen die komplette Adresse eingeben. Diese Adresse kann man mit der Funktion BenutzerAdr in jedes Dokument übernehmen. Setzen Sie dafür den Mauszeiger an die Stelle im Dokument, an der die Adresse erscheinen soll, und markieren dann im Menü Einfügen | Feld | Benutzer-Information das Feld BenutzerAdr. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK erscheint die Adresse im Dokument.

Natürlich muss man beim Einbinden Ihrer Adresse nicht jedes Mal umständlich den kompletten Weg durch die Menüs gehen, sondern können die Schritte ebensogut als Makro aufzeichnen.

Alternativ kann man auch die Autokorrektur verwenden markieren Sie dafür die eingefügte Adresse und bestimmen nach Extras | Autokorrektur, welche Zeichenfolge durch Ihre Adresse ersetzt werden soll.

Einspaltiges Dokument verwandelt sich beim Drucken in Zweispaltiges (Bug Word 2000)

Tritt zum Glück nur auf, wenn am Dokumentende ein Stichwortverzeichnis erstellt wurde/wird. Fügen Sie also grundsätzlich vor solchen Verzeichnissen einen Absatzwechsel ein, um das Layout zu sichern.

Einzelne Zeilen auf der letzten Seite verhindern

Vor allem beim Verfassen von Briefen oder Faxen ist es meist ziemlich lästig, wenn ein oder zwei Zeilen nicht mehr auf die letzte Seite passen. Solche Überbleibsel sehen nicht nur unschön aus, sie verschwenden auch Papier. Natürlich kann man in einem solchen Fall die Seitenränder, Schriftgrößen und Zeilenabstände per Hand verändern. Dies ist jedoch meistens mit viel Kleinarbeit verbunden.

Es geht aber auch erheblich einfacher. Wechseln Sie dazu über das Menü Datei in die Seitenansicht. Hier findet man in der Symbolleiste eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Größe anpassen. Es handelt sich dabei um die vierte Schaltfläche von rechts in der Symbolleiste Seitenansicht. Nach einem Klick auf dieses Symbol versucht Word, den Text mit Hilfe kleiner Formatänderungen so zu verkleinern, dass für die letzten paar Zeilen keine neue Seite nötig ist.

Einen Nachteil hat dieses Verfahren jedoch: Da unter anderem die Schriftgröße verändert wird, eignet es sich nur sehr bedingt für Geschäftskorrespondenz und Dokumente, bei denen ein einheitliches Erscheinungsbild gewünscht wird. Bei privaten Briefen und Korrespondenz, bei der das Layout eine untergeordnete Rolle spielt, kann es aber durchaus hilfreich sein, einen etwas zu lang geratenen Text mit einem einzigen Mausklick ein wenig zu quetschen.

Exakte Tabulatorabstände mit der Maus

Möchten Sie das Setzen und Ändern von Tabulatoren etwas komfortabler gestalten, halten Sie die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie die Tabulatoren am Lineal einrichten. Word zeigt Ihnen dann sämtliche relevanten Abstände, wie Seitenränder, Einzüge und die Entfernung zwischen den Tabulatoren in Zentimetern an.

Falsche Gesamtseitenzahl (Bug Word 2000)

Meist hilft es "Drucken im Hintergrund" unter Extras | Optionen | Drucken abzustellen. Am sichersten ist es, die Seiten einzeln auszudrucken und per Hand zu sortieren.

Falsche Kapitelnummern

Word besitzt Funktionen, die das Nummerieren von Kapiteln und Gliederungen erleichtern. Verwendet man die Formatvorlagen Überschrift1 bis Überschrift9, um die verschiedenen Ebenen zu kennzeichnen, hat man mit der Funktion Format | Überschriften formatieren verschiedene Nummerierungsarten zur Auswahl.

Allerdings birgt diese automatische Nummerierung einen kleinen Nachteil: Wenn sich vor dem ersten Kapitel einer oder mehrere Absätze befinden, die als Überschrift formatiert sind, beginnt das erste Kapitel mit der Nummer 2. Word ist es in diesem Fall völlig gleichgültig, wenn den vorhergehenden Absätzen, die als Überschriften formatierten wurden, die oberste Stufe Überschrift1 fehlt. Das Programm geht einfach davon aus, dass es sich bei diesen Überschriften um komplette Kapitel handelt.

Wenn es irgendwie möglich ist, sollte man deshalb vermeiden, vor der ersten Kapitelüberschrift die Überschrift-Formatvorlagen zu verwenden; statt dessen ist es besser, die gewünschten Attribute über die Zeichenformatierung einzustellen. Wenn Sie jedoch diese Absätze aus irgendeinem Grund als Überschriften formatieren müssen, gibt es eine weitere Möglichkeit:

Setzen Sie den Mauszeiger vor dem Absatz, den Sie mit der Formatvorlage Überschrift1 als erstes Kapitel formatieren wollen, und wählen Sie im Menü Einfügen den Punkt Manueller Wechsel. Markieren Sie in der Dialogbox die Option Fortlaufend und bestätigen Sie mit OK. Im Menü Format | Überschriften nummerieren klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten und aktivieren die Option Nummerierung bei jedem Abschnitt neu beginnen. Nach einem Klick auf OK erhält die erste Kapitelüberschrift jetzt, wie gewünscht, die Nummer 1.

Diese Methode sollten Sie allerdings nicht verwenden, wenn das Dokument in mehrere Abschnitte aufgeteilt ist und eine durchgehende Nummerierung erhalten soll.

Falscher Druckbereich

In Word kann es vorkommen, dass Sie die Meldung Randeinstellungen des Abschnitts außerhalb des Druckbereichs erhalten. Normalerweise kann man die Werte nur durch Ausprobieren herausbekommen. Mit Hilfe des Programms Write kann man sich diese Werte jedoch anzeigen lassen.

Fax-Symbol in die Symbolleiste von Word

Ich möchte in der Symbolleiste von Word neben dem Drucker- ein Faxsymbol einfügen, mit dem ich das aktuelle Dokument direkt an den Fax-Druckertreiber senden kann. Wie muss das Makro aussehen, und wie bekomme ich es in die Symbolleiste?

Dieses Makro kann man schnell mit Hilfe des Makrorecorders aufzeichnen. Dazu rufen Sie in Word den Befehl Extras - Makro auf. Geben dem neuen Makro z.B. den Namen Faxen und klicken Sie auf den Button Aufzeichnen. Um das Makro in der Symbolleiste zu platzieren, klicken Sie im Dialog auf den Button Symbolleisten.

Markieren Sie dann unter Anpassen den Makro-Namen, ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position in der Symbolleiste und wählen Sie ein Symbol aus. Sobald Sie den Dialog Anpassen schließen, beginnt die Makroaufzeichnung. Rufen Sie den Befehl Datei - Drucken auf und wählen Sie den Fax-Druckertreiber aus, um den Fax-Vorgang zu starten. Danach stoppen Sie die Aufzeichnung mit dem Befehl Extras - Makro und dem Button Aufzeichnung beenden.

Wenn Sie dieses Makro später manuell nachbearbeiten wollen, verwenden Sie den Befehl Extras - Makros, markieren das Makro Faxen und klicken auf den Button Bearbeiten. Die Anordnung der Symbolleiste kann man nachträglich mit Extras - Anpassen auf der Registerkarte Symbolleisten ändern. Ihre Makros findet man dort in der Listbox Kategorien unter Makros.

Faxversand und verzerrte Darstellung

Aktivieren Sie zunächst in Word mit dem Befehl Extras Optionen in der Registerkarte Kompatibilität die Option Druckermaße für Dokument-Layout verwenden. Achten Sie grundsätzlich darauf, dass Sie möglichst nur Windows-Standardschriftarten zum Faxen verwenden. Arbeiten Sie außerdem immer mit einem linksbündigen Absatzformat.

Außerdem stellen Sie die Auflösung für den Fax-Druckertreiber auf Fein (204 u 196 dpi) ein. Dazu klicken Sie in der Systemsteuerung zweimal auf das Symbol Drucker, dann im gleichnamigen Ordner mit der rechten Maustaste einmal auf den Eintrag Online Power-Pack Fax und rufen den Befehl Eigenschaften auf. Klicken Sie danach in der Registerkarte Details auf den Button Einrichten und ändern die Einstellung für die Auflösung. Mit diesen Einstellungen sollten Sie künftig optimale Druckergebnisse beim Faxen erzielen.

Felder hochkant in Serienbriefen

Ich habe in Word einen Serienbrief geschrieben und füge den Text mit der Funktion Seriendruckfeld Einfügen ein. Dies klappt problemlos, möchte ich jedoch ein Feld hochkant ausrichten, wird es schwierig. Ich erreiche zwar, dass ein Feld hochkant ausgerichtet wird, dies funktioniert aber nur mit einem Rand. Den kann ich nicht gebrauchen, und das Feld wird lediglich als Text- und nicht als Funktionsfeld behandelt. Wie erreiche ich die gewünschte Ausrichtung?

Ist das Feld bereits in der Steuerdatei hochkant eingegeben, erscheint es auch im Serienbrief so und wird als Funktionsfeld behandelt. Hochkant stellen Sie den Eintrag, indem Sie ihn in der Steuerdatei als Wordart-Objekt definieren.

Felder suchen

Sie können mit dem Befehl Bearbeiten - Suchen auch Felder lokalisieren. Im Feld Suchen nach muss man dazu ^19 für ein Feld eingeben, dann findet Word generell alle Felder im Dokument. Falls Sie ein bestimmtes Feld suchen, geben Sie ^19 und den Feldinhalt an. Wenn Sie ein Feld suchen, auf das ein bestimmter Text folgt, so kann man das mit ^21 und dem Text erreichen.

Sie haben allerdings dann keine Möglichkeit, das Feld zu spezifizieren. Die Suche nach bestimmten Feldern und anschließendem Text, die etwa so aussehen könnte "^19 Datenfeld Name Text" bleibt stets erfolglos. Alles, was hinter ^19 steht, interpretiert Word als Inhalt des Feldes. Standardmäßig sind also nur folgende zwei Varianten möglich: die Suche nach einem bestimmten Feld ohne nachstehenden Text (^19 Datenfeld Name) und die Suche nach einem beliebigen Feld mit nachstehendem Text (^21 Text).

Feldergebnisse tauchen erst beim Drucken auf

Ich habe Rechnungsformulare angelegt, in denen ich unter anderem zwei Spalten zeilenweise miteinander multipliziere und insgesamt addiere. Dabei kommen die Endsummen immer erst nach dem Druckauftrag zum Vorschein. Wie kann ich mir die Summen ansehen, ohne ausdrucken zu müssen?

Die Stellen, an denen Sie Formeln in Ihr Rechnungsformular eingefügt haben, sind aus Sicht von Word sogenannte Felder. Solche Felder kommen beispielsweise auch bei der automatischen Datums- oder Uhrzeitangabe innerhalb eines Dokumentes zum Einsatz. Word aktualisiert die Felder in einem Dokument zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Abhängigkeit vom jeweiligen Feldtyp. Damit in jeden Fall beim Drucken alle Felder ihren aktuellen Inhalt aufweisen, kann man den Befehl Extras - Optionen aufrufen und auf der Registerkarte Drucken die Option Felder aktualisieren aktivieren. Das ist bei Ihnen bereits der Fall und führt zum beschriebenen Phänomen.

Sie können Word aber auch sonst jederzeit während der Bearbeitung eines Dokuments mit der Aktualisierung der Felder beauftragen. Markieren Sie ein oder mehrere Felder und drücken Sie die Taste [F9]. Word aktualisiert daraufhin die markierten Felder und zeigt Ihnen die Rechenergebnisse an.

Formatvorlagen in einem Arbeitsgang ersetzen

Wenn Sie in einem Dokument die Formatvorlage bestimmter Absätze austauschen müssen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Öffnen Sie mit [Strg] [H] den Ersetzen-Dialog und geben Sie im Feld Suchen nach die Formatvorlage an. Dafür klicken Sie auf den Button Format und wählen aus der Liste den Eintrag Formatvorlage. Word zeigt die zugewiesene Formatvorlage an, aus der Sie die betreffende Absatzformatierung auswählen. Im Feld Ersetzen durch weisen Sie über Format entweder eine andere bereits definierte Formatvorlage zu oder definieren unter Absatz eine neue Absatzformatierung. Dann starten Sie mit Weitersuchen den Suchvorgang und übernehmen mit Klick auf Alles ersetzen die neue Absatzformatierung in das Dokument.

Falls Sie ohne Dokumentvorlage bzw. Formatvorlage arbeiten und nur schnell ein Absatzformat kopieren wollen, markieren Sie den richtig formatierten Absatz mit Klick in die Formatierungsspalte oder auf die Absatzmarke. Nun kopieren Sie mit [Strg] [Umschalt] [C] die Formatierung, markieren den zu formatierenden Absatz und übertragen das kopierte Format mit [Strg] [Umschalt] [V]. Auf die gleiche Weise kann man in Word auch Zeichenformatierungen kopieren.

Formatvorlagen mit Blindtext testen

In Word kann man mit ein bißchen Übung ziemlich schnell individuelle Formatvorlagen für alle Einsatzgebiete entwerfen. Haben Sie eine neue Formatvorlage, etwa für Briefe oder Rundschreiben, erzeugt, muss man sie aber normalerweise erst mit einem Beispieltext füllen, um beurteilen zu können, ob das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht. Sie können in diesem Fall zwar eine beliebige Textdatei laden und in das neue Layout zwingen, schneller geht es aber mit einer Funktion von Word.

Geben Sie die Zeichenkette =rand() ein und betätigen Sie danach die [Return]-Taste, produziert Word drei Absätze, von denen jeder aus fünf gleichlautenden Dummy-Sätzen besteht (Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern.). Sie können die Textmenge aber auch mit Hilfe von zwei Parametern variieren. Die Syntax lautet dann =rand(Anzahl der Absätze, Zeilen pro Absatz). Geben Sie beispielsweise =rand(6,10), produziert Word sechs Absätze, die je zehn Sätze enthalten.

Freies Verschieben von grafischen Objekten

Ein Kreis, der in Word gezeichnet wurde, kann standardgemäß nur in Schritten von 2,5 Millimeter verschoben werden. In manchen Fällen kann dieses Raster aber zu grob sein. Doch Word gestattet auch das stufenlose Verschieben von grafischen Objekten.

Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie den Kreis mit Hilfe der Maus oder den Cursortasten verschieben. Sie können ihn dann an jede beliebige Stelle Ihres Dokuments verlagern. Das gleiche gilt auch für Linien, Rechtecke, Bögen und andere grafische Objekte.

Funktion "Bild über den Text legen" fehlt (Word 2000)

Die Funktion wurde indirekt in das Kontextmenü und in die Symbolleiste Grafik aufgenommen. Wählt man bei ObjektFormatieren | Layout eine andere Option als MitTextInZeile, entspricht das dem bisherigen ÜberDenTextLegen.

Die Einstellung, ob Bilder verknüpft oder eingebettet werden sollen, wurde im Importdialog Einfügen | Grafik | AusDatei unter dem Pfeil neben der Schaltfläche Einstellungen versteckt.

Fußnoten

Wenn ich versuche, eine Fußnote zu löschen, entfernt Word zwar die Nummer der Fußnote im Text, aber nicht die Fußnote am unteren Seitenrand. Den Versuch, die Fußnote manuell zu löschen, quittiert Word mit folgender Fehlermeldung: Kein zulässiger Vorgang für Fußnoten.

Der Grund für die Hartnäckigkeit der Fußnote ist der eingeschaltete Überarbeitungsmodus. Da dieser aktiv ist, löscht Word zwar die Nummer der Fußnote, jedoch verschwindet die Fußnote selbst erst dann, wenn Sie die Änderungen annehmen.

Standardmäßig stellt Word die Änderungen im Überarbeitungsmodus in roter Schrift dar. Wenn Sie die Funktion versehentlich aktiviert haben, ist diese Hervorhebung wahrscheinlich ausgeschaltet. Rufen Sie den Befehl Extras Änderungen verfolgen Änderungen hervorheben auf. Um den Überarbeitungsmodus auszuschalten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Änderungen am Bildschirm hervorheben ankreuzen, kann man die Änderungen am Dokument zurückverfolgen. Dabei werden Sie auch die gelöschte Fußnote durchgestrichen wiederfinden. Word hat also die Löschung der Fußnote registriert. Damit sie nun tatsächlich verschwindet, ist jedoch ein weiterer Schritt nötig: Rufen Sie den Befehl Extras Änderungen verfolgen Änderungen akzeptieren oder ablehnen auf und klicken auf die Schaltfläche Alle annehmen.

Fußnoten getrennt

Ich ärgere mich über die schreckliche Platzierung der Fußnoten: entweder platziert Word die Fußnote auf der nächsten Seite, oder es verteilt die Fußnote gleich auf zwei Seiten.

Dass Word große Fußnoten manchmal auf zwei Seiten aufteilt, ist durchaus normal und vom Duden abgesichert. Word kann dafür sogar eigene Fortsetzungshinweise liefern: Im Fenster der Fußnote brauchen Sie nur im Feld Fußnote den Fußnoten-Fortsetzungshinweis auszuwählen und einen entsprechenden Text dazu einzugeben.

Anders verhält es sich mit den komplett verschobenen Fußnoten: Hier handelt es sich um einen Bug in der Textverarbeitung, der immer dann auftritt, wenn ein langes Dokument viele Abschnittswechsel enthält.

Fußzeile: Nummer der Folgeseiten anzeigen

Wie zeigt man bei mehrseitigen Briefen die Seitenzahl der Folgeseite am unteren Rand an?

Mit Hilfe der Feldfunktionen lässt sich folgende Formel zusammenstellen: { Wenn { SEITE } ;lt { ANZSEITEN } { ={ SEITE }+1 }}. Wenn Sie diesen Ausdruck in die Fußzeile Ihrer Dokumentvorlage schreiben, wird auf allen Seiten - mit Ausnahme der letzten - die Nummer der Folgeseite angezeigt. Bei einseitigen Dokumenten erscheint somit keine Zahl. Für die Eingabe der Formel kann man nicht die normalen geschweiften Klammern verwenden, sondern müssen spezielle Funktionsklammern benutzen.

Entweder setzen Sie den geschachtelten Ausdruck durch mehrmaliges Aufrufen des Befehls Einfügen - Feld zusammen (dabei werden die Funktionsklammern automatisch gesetzt), oder Sie erzeugen über die Tastenkombination [Strg] [F9] die Klammerpaare, die Sie dann noch mit den entsprechenden Ausdrücken füllen.

Gelöschte Textpassagen endgültig vernichten

Wenn Sie in einem Dokument Textpassagen gelöscht haben, bedeutet das nicht, dass diese Texte auch restlos aus dem Dokument entfernt wurden. Sie sind dann zwar nicht mehr zu sehen, wenn Sie dieses Dokument in Word bearbeiten. Öffnen Sie die Datei aber mit einem anderen Editor, etwa mit dem Notepad , dann können gelöschte Textbereiche immer noch im Dokument zu sehen sein. Dies kann vor allem bei delikaten Dokumenten, die in elektronischer Form weitergereicht werden, verheerende Folgen haben. Wenn ein Kunde in einem Angebot etwa einen vermeintlich gelöschten Kommentar wie "Hier noch ein paar Phantasiebeträge einfügen" zu Gesicht bekommt, dürfte das den weiteren Geschäftsbeziehungen kaum dienlich sein.

Schuld an diesem tückischen Löschverhalten ist eine Option von Word. Wollen Sie solche peinlichen Situationen verhindern, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie markieren den gesamten Text des endgültigen Dokuments und kopieren ihn mit den Tastenkombinationen [Strg] [C] und [Strg] [V] in ein neues Dokument, oder Sie nehmen eine Änderung an der erwähnten Einstellung vor. Öffnen Sie zu diesem Zweck das Menü Extras | Optionen und wechseln Sie dort in das Register Speichern.

Entfernen Sie hier das Häkchen vor der Option Schnellspeicherung zulassen und bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. In Zukunft entfernt Word gelöschten Text auch garantiert aus Ihren Dokumenten.

Getrennte Zwischenablagen sorgen für Ordnung

Die Zwischenablage zum vorübergehenden Auslagern und Übertragen von Textschnipseln und Grafiken ist eine zentrale Funktion von Win95 und wird sehr oft benötigt. Doch leider speichert die Zwischenablage nur ein Objekt, das automatisch gelöscht wird, sobald man einen neuen Inhalt in die Zwischenablage kopiert. Dies kann bei Word leicht zum Verhängnis werden, wenn man aus Versehen einen ausgeschnittenen und noch nicht eingefügten Textbereich in der Zwischenablage überschreibt.

Abhilfe schafft eine recht unbekannte Funktion von Word: die Sammlung. Sie ermöglicht es, beliebige Textbereiche und Grafiken aus dem Dokument zu entfernen und in einer Sammlung zusammenzufassen. Word merkt sich die Reihenfolge, in der die Objekte entfernt wurden und fügt sie bei Bedarf gebündelt in das Dokument ein. Möchten Sie die Sammlung verwenden, markieren Sie den Textbereich, oder die Grafik, die am Anfang der Sammlung stehen sollen und betätigen die Tastenkombination [Strg] [F3]. Der Bereich wird aus dem Dokument entfernt und verbleibt zunächst in der Sammlung.

Markieren Sie dann die folgenden Objekte und betätigen Sie jedesmal [Strg] [F3], um die Bereiche aus dem Dokument auszuschneiden und an das Ende der bestehenden Sammlung anzuhängen. Möchten Sie die so ausgeschnittenen Schnipsel in der definierten Reihenfolge wieder in das Dokument einzufügen, betätigen Sie die Tastenkombination [Strg] Umschalt [F3]. Word fügt die Sammlung dann komplett in das Dokument ein.

Die Sammlung arbeitet mit der Funktion AutoText zusammen. Mit dem ersten Objekt, das Sie mit [Strg] [F3] ausschneiden, wird im Autotext-Puffer der neue Eintrag Sammlung angelegt. Jede weitere Grafik oder Textstelle wird einfach an den bestehenden Inhalt angehängt.

Allerdings wird die Sammlung durch das Einfügen in den Text mit [Strg] Umschalt [F3] aus dem Puffer gelöscht und kann kein weiteres Mal eingefügt werden. Möchten Sie sie mehrmals verwenden, muss man zu einem Trick greifen: Schreiben Sie in Ihr Dokument das Wort Sammlung und drücken Sie anschließend die Taste [F3]. Damit fügt Word die Daten der Sammlung in das Dokument ein, der Autotext-Eintrag Sammlung bleibt jedoch weiterhin bestehen. Auf diese Weise kann die Sammlung beliebig oft in das Dokument eingefügt werden. Sie wird erst mit [Strg] Umschalt [F3] gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Gewünschte Formatvorlagen durch Eingabe eines Zeichens

In den meisten Dokumenten benötigt man wechselnde Formatvorlagen, um alle Formatattribute wie Fett, Schriftart und Schriftgröße mit einem Schlag zuzuweisen. Wenn man bereits vor dem Schreiben die gewünschte Formatvorlage zuweist, setzt man normalerweise den Mauszeiger in eine leere Zeile und wählt dann die gewünschte Vorlage aus der Roll-Leiste Formatvorlage in der Symbolleiste Format aus.

Das Mausverfahren kann man mit Autotexten abkürzen. Möchten Sie z.B. eine neue Zeile mit der Formatvorlage Überschrift 1 erzeugen, setzen Sie den Zeiger in eine neue Dokumentzeile, klicken auf Überschrift 1 und markieren dann die Absatzmarke. Falls diese nicht sichtbar sein sollte, aktivieren Sie im Menü Extras | Optionen | Ansicht den Punkt Absatzmarken im Bereich Nichtdruckbare Zeichen.

Wechseln Sie dann in das Menü Bearbeiten | Autotext und weisen Sie der markierten Absatzmarke einen möglichst kurzen Namen zu im Fall der Überschrift 1 also z.B. 1. Mit Hinzufügen nehmen Sie die Absatzmarke in die Autotext-Sammlung auf.

Möchten Sie das nächste Mal eine neue Zeile mit der Formatvorlage Überschrift 1 anlegen, geben Sie im Dokument eine 1 ein und betätigen die Taste [F3], um den Autotext zu aktivieren. Falls Sie öfter mit wiederkehrenden Blöcken von Formatvorlagen arbeiten, also z.B. die Folge Überschrift 1, Überschrift 2 und Standard, so kann man auch mehrere Absatzmarken markieren, um die entsprechenden Formatvorlagen gebündelt in das Dokument zu übernehmen.

Grafik und Beschriftung gemeinsam verschieben

Wenn Sie eine Abbildung im Dokument verschieben wollen, bleibt die Beschriftung am alten Platz stehen. Wenn Sie aber Grafik und Beschriftung gemeinsam in einem Positionsrahmen platzieren, bilden die beiden ein festes Gespann und können nur noch gemeinsam verschoben werden.

Um das zu erreichen, fügen Sie unter oder neben der Grafik zunächst über Einfügen | Beschriftung die Beschriftung ein und markieren dann die Grafik zusammen mit der Bildunterschrift. Wählen Sie Einfügen | Positionsrahmen, und um die markierten Elemente erscheint ein passender Positionsrahmen. Egal, an welche Stelle im Dokument sie die Grafik nun verschieben, die Bildunterschrift bleibt fest damit verbunden und wird im Abbildungsverzeichnis, das Sie über Einfügen | Index und Verzeichnisse | Abbildungsverzeichnis in Ihr Dokument aufnehmen können, mit der korrekten Seitenzahl eingetragen.

Grafikanzeige ausschalten

Ohne im Text dargestellte Grafik arbeitet Word wesentlich schneller. UnterExtras | Optionen | Ansicht setzen Sie statt der Grafik Platzhalter für Grafiken ein, damit das Layout weiterhin stimmt.

Grafik-Dateitypen zur Verwendung in Word

Sie können viele weitverbreitete Grafik-Dateiformate entweder direkt oder unter Verwendung separater Grafikfilter in eine Arbeitsmappe einfügen. Für die Formate *.EMF (Windows Enhanced Metafile), *.JPG, *.PNG (Portable Network Graphics), *.BMP, *.RLE, *.DIB und *.WMF benötigen Sie keine eigenen Filter.

Für alle sonstigen Grafik-Dateiformate wie *.CDR, *.DXF, *.PCX und *.CGM (Computer Graphics Metafile) muss jedoch der entsprechende Grafikfilter installiert sein. Wer den CGM-Filter nicht im Laufe der Word-Installation installiert hat, fügt diesen wie folgt hinzu:

Schließen Sie erst alle Programme und wählen dann Start | Einstellungen | Systemsteuerung. Nun klicken Sie doppelt auf das Symbol Software. Wenn Sie Word mit Hilfe des Office-Setup-Programms installiert haben, klicken Sie nun in der Registerkarte Installieren/Deinstallieren auf Microsoft Office. Falls Sie Word als Einzelprogramm installiert haben, klicken Sie nur auf Word. Dann wählen Sie Hinzufügen/Entfernen. Anschließend folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Beim Hinzufügen des CGM-Filters werden die Dateien CGMIMP32.FLT, CGMIMP32.FNT, CGMIMP32.CFG und CGMIMP32. HLP installiert.

Grafiken aus der Zwischenablage

Word fügt ein Bild aus der Zwischenablage als frei positionierbares Objekt ein, das auch den Text überlagern kann. Ich möchte Grafiken aus der Zwischenablage aber weiterhin fest im Text verankern.

Für das Einfügen von Grafiken aus der Zwischenablage ist in Word der Befehl Bearbeiten Einfügen zuständig. Intern benutzt Word dafür die Funktion EditPaste() und fügt die Grafiken deshalb als frei positionierbare Objekte ein, weil sich mit der Umstellung auf VBA die Standardeinstellung der Funktion EditPaste() geändert hat.

Wenn Sie die Grafiken aus der Zwischenablage nicht frei positionieren, sondern im Text verankern wollen, kann man ein Makro definieren, das die neue Funktion ersetzt. Dazu rufen Sie den Befehl Extras Makro Makros auf, geben den Makronamen EditPaste ein und klicken auf die Schaltfläche Erstellen. Word öffnet dann den VBA-Editor.

Da EditPaste() eine interne Word-Funktion ist, findet man dort bereits die Standardfunktion für das Einfügen von Daten aus der Zwischenablage: Selection.Paste.

Um die Grafiken im Text zu verankern, ändern Sie diesen Befehl wie folgt: Selection.PasteSpecial Placement:=wdInline

Mit Hilfe des Parameters Placement kann man die Platzierung der Grafik verändern. Dazu weisen Sie dem Parameter eine Konstante namens wdInline zu. Damit überschreiben Sie den Standardwert wdFloatOverText, so dass Word die Grafik im Text verankert.

Grafiken in Etiketten einklinken

Etiketten mit Bildern, Grafiken und diversen Schriftarten aufwendig zu gestalten ist in Word mit der Funktion Extras | Umschläge und Etiketten recht umständlich. Ein eleganter und einfacher Weg, Etiketten das persönliche Aussehen zu geben, ist die Bearbeitung des fertigen Etikettenbogens mit Hilfe der Funktion Bearbeiten | Ersetzen.

Wollen Sie Ihre Etiketten mit Grafiken versehen, fügen Sie in ein leeres Dokument das gewünschte Objekt, also etwa ein Clipart oder ein Sonderzeichen, ein und markieren Sie es, um es mit [Strg] [C] in die Zwischenablage zu kopieren.

Mit der Funktion Extras | Umschläge und Etiketten kann man nun den Text für das Etikett eingeben und anstelle der Grafik oder des Sonderzeichens einen Platzhalter, wie etwa @ ([Strg] [Alt] [Q] oder [Alt Gr] [Q]) einsetzen. Nach einem Klick auf Neues Dokument sind Sie in der Lage, den Etikettenbogen nun Ihren Wünschen anpassen. Um anstelle der Platzhalter den Inhalt der Zwischenablage einzufügen, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Ersetzen.

Geben Sie in Suchen nach: den Platzhalter, also etwa @ ein und in Ersetzen durch: die Zeichenfolge ^c. Statt der Zeichenfolge kann man auch über die Schaltfläche Sonstiges den Eintrag Inhalt der Zwischenablage verwenden. Ein Klick auf Alle ersetzen lässt die Platzhalter verschwinden und setzt die Grafiken ein.

Falls Sie lieber eine etwas dekorativere Schrift als die Standardschrift Times New Roman auf die Etiketten drucken wollen, bleiben Sie gleich im Menü Ersetzen und platzieren den Cursor im Feld Suchen nach:. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Format und der Auswahl des Eintrags Zeichen weisen Sie Word an, nach der Schrift Times New Roman zu suchen. Setzen Sie dann den Zeiger in das Feld Ersetzen durch: und geben Sie an, welche Schriftart Sie statt dessen ausgesucht haben.

Beachten Sie bitte, dass beide Felder Suchen nach: und Ersetzen durch: leer sein müssen, wenn Sie nur Formatänderungen vornehmen wollen.

Grafiken mit durchsichtigem Hintergrund einbinden

Wenn Sie versuchen, in Word eine Grafik im Format WMF (Windows Metafile) einzufügen, wird der Hintergrund von den weißen Bereichen der Grafik verdeckt. Bei einem weißen Blatt Papier spielt das keine Rolle, aber wenn die Grafik nur ein Element des Layouts ist und sich dahinter noch farbige Objekte befinden, sehen die weißen Ränder sehr unschön aus.

Sie können jedoch mit einer Änderung an den Optionen von Word dafür sorgen, dass der Hintergrund von WMF-Dateien durchsichtig erscheint und die dahinterliegende Farbe durchscheinen lässt. Öffnen Sie dafür das Menü Extras | Optionen und wechseln Sie zu dem Registerblatt Kompatibilität. Dort aktivieren Sie im Bereich Optionen den Eintrag Keinen Leerraum hinter WMF-Grafiken mit einem Häkchen.

Soll diese Änderung nicht nur die aktuelle Datei betreffen, klicken Sie außerdem auf die Schaltfläche Standard und beantworten die folgende Abfrage, ob Sie die Standard-Kompatibilitätsoptionen ändern wollen, mit Ja. Ab sofort erscheinen sämtliche WMF-Dateien, die Sie über das Menü Einfügen | Grafik in das Dokument einbinden, mit einem durchsichtigem Hintergrund.

Grafiken mit Textumfluß

Der Kontur- oder Formsatz, also der Textfluß um ein grafisches Element, hat Word bislang Probleme bereitet. In Word geht's jetzt ganz einfach.

Setzen Sie zunächst den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll. Aktivieren Sie die Menüfolge Einfügen | Grafik | Clipart ... und markieren Sie dann in der Microsoft Clip Gallery das gewünschte Motiv. Mit Druck auf die Schaltfläche Einfügen integriert Word das Bild ins Dokument.

Wahlweise kann man auch einfach per Doppelklick auf das Motiv die Einfügen-Aktion ausführen. In der Grafik-Symbolleiste brauchen Sie nur noch auf den Button Textfluß zu klicken, schon umfließt der Text die Grafik. Sitzt die Grafik noch nicht hundertprozentig, schieben Sie diese einfach mit der Maus auf die richtige Position.

Grafiken punktgenau platzieren

Zwei Lösungen: Wenn Sie es ganz genau haben wollen, markieren Sie das Bild, rufen Sie den Befehl Format Grafik auf und aktivieren das Register Position. Dort kann man genau festlegen, wie viele Zentimeter die Grafik vom linken und oberen Seitenrand entfernt sein soll.

Wenn Sie die Grafiken per Maus platzieren möchten, klicken Sie das Bild an und halten gleichzeitig mit der Maustaste die Taste [Alt] gedrückt. Auf diese Weise kann man die Bilder punktgenau ohne Raster auf dem Bildschirm verschieben und im Dokument platzieren.

Grafiken sind nur teilweise sichtbar

Bei der Grafikdarstellung bin ich auf ein Problem gestoßen: Nach dem Einfügen sehe ich nur das untere Ende der Grafik. Da dieses Problem mit der Standardvorlage nicht auftritt, liegt die Ursache für den Fehler wahrscheinlich in meiner Vorlage.

Der Auslöser für die unvollständige Grafikdarstellung ist in der Tat Ihr Absatzformat. Wenn Sie den Befehl Format Absatz aufrufen und im Optionsfeld Zeilenabstand die Option Genau wählen, zeigt Word nur die vorgegebene Zeilenhöhe an und schneidet die Grafik oberhalb ab.

Wählen Sie statt dessen die Option Mindestens, so dass Word mindestens den von Ihnen definierten Zeilenabstand einhält, aber bei Bedarf auch größere Zeilenabstände zulässt. Bei Grafiken, die nicht in die Zeilenhöhe passen, wird Word den Zeilenabstand entsprechend vergrößern.

Grammatikprüfung funktioniert nicht (Bug Word 2000)

Office-Tools deinstallieren; Rechner neu starten.

Verzeichnis C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Proof löschen.

In der Registry den Zweig HKey Current User/Software/NOVELL löschen.

In der Registry den Zweig HKey Local Machine/Software/NOVELL löschen.

Rechner neu starten; abschließend Office-Tools wieder installieren.

HTML

In den meisten Fällen wird ein HTML-File mit Word erzeugt. Öffnen Sie am besten erst die Office-Sammelmappe, wählen Sie dann die Registermappe Web-Seiten und Web-Seiten-Assistent. Jetzt öffnet sich Word mit einem Fenster, das nach der Art der zu fertigenden Web-Seite fragt. Im Hintergrund ist schon das Muster der Seite zu sehen, die im Assistenten gerade selektiert ist.

Steigen Sie ruhig mit der etwas komplizierteren Persönlichen Homepage ein. Mit Weiter > gelangen Sie zu einer Abfrage nach dem Stil: Draußen und Schrill sind sicher Geschmackssache, der Einfachheit halber wählen Sie zunächst Elegant. Wie beim Fenster zuvor ist es möglich, eine Vorschau auf das Ergebnis der einzelnen Optionen durch einmaliges Mausklicken zu erreichen. Je nach Rechnergeschwindigkeit dauert es aber einige Sekunden, bis die Vorschau angezeigt wird. Der Button Fertigstellen beendet die Arbeit des Assistenten.

Zuerst ist es sinnvoll, per Speichern-Button oder Datei | Speichern einen Dateinamen für Ihre erste Homepage zu vergeben. Übrigens ist es möglich, das HTML-File auch per Datei | Als Word-Dokument speichern... im originalen Word-Format zu sichern.

Jetzt überschreiben Sie einfach Stück für Stück die vorgegebenen Texte mit Ihren eigenen. Links zu anderen Pages werden ganz leicht über das kontextsensitive Menü (rechte Maustaste) und dann Hyperlink... oder [Ctrl][K] mit anschließender Angabe der URL oder eines Dateinamens eingefügt. Wenn Sie den Mauszeiger im Dokument dann über diese Stelle führen, leuchtet die URL daneben auf.

In den meisten Fällen will man aber auf der Seite nicht die URL sehen, sondern einen Text, der den Link erläutert (Beispiel: "SHIP" statt: http://www.ship.de). Um das zu erreichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen Hyperlink | Hyperlink markieren. Danach geben Sie einfach über die Tastatur den neuen Text ein.

Durch die grafischen Möglichkeiten von Word steht der Kreativität zur Verschönerung der persönlichen Homepage mit Word wenig im Wege probieren Sie es aus! Beim Speichern des Wunderwerks ist nichts weiter zu beachten; der Internet-Assistent wird dazu (anders als bei Excel) nicht mehr bemüht. Übrigens ist es gar nicht zwingend nötig, dass Sie von Anfang an die Absicht haben, eine HTML-Seite nur für das Inter- oder Intranet zu erzeugen: Auch normale *.DOC-Files lassen sich nachträglich für den Gebrauch im Web ganz einfach ummodeln per Datei | Als HTML speichern... oder Datei | Speichern unter... | Dateityp: HTML Dokumente. Es sei nicht verschwiegen, dass nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten von Word auch den Weg auf die Homepage finden, so kommen beispielsweise farbige Texthinterlegungen beim Konvertieren abhanden.

Hyperlinks zurückformatieren

Sie können das Umwandeln in Hyperlinks von vornherein unterbinden: Im Menü Extras Autokorrektur löschen Sie den Haken vor Internet- und Netzwerkangaben durch Hyperlinks auf den Registerkarten 'Autoformat' und 'Autoformat während der Eingabe'.

Wollen Sie nur einen einzelnen Hyperlink wieder in "normalen" Text umwandeln, markieren Sie ihn und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Menüpunkt Hyperlink | Hyperlink bearbeiten und klicken danach auf die Schaltfläche Verknüpfung entfernen.

Wenn Sie die Umwandlung in einen Hyperlink unmittelbar nach der Eingabe rückgängig machen wollen, kann man dafür die Tastenkombination [Strg] [Z] einsetzen, das entspricht dem Rückgängig-Button auf der Symbolleiste. Falls es dafür zu spät ist, weil Sie schon weitere Zeichen eingegeben haben, markieren Sie den Hyperlink und benutzen die Tastenkombination [Strg] [Leerzeichen].

Falls Sie allerdings in einem Text schon mehrere Hyperlinks haben, sollten Sie für deren Umwandlung ein Makro einsetzen. Starten Sie dazu die Makro-Aufzeichnung mit dem Befehl ExtrasMakroAufzeichnen und geben Sie dem Makro einen Namen. Rufen Sie dann mit [Strg] [G] den Dialog GeheZu auf und wählen Sie in der Registerkarte das Element Feld sowie den Feldnamen Hyperlink. Bestätigen Sie den Dialog (Button Weiter). Word positioniert den Cursor daraufhin im Hintergrund vor dem nächsten Hyperlink im Text. Sie können nun den Dialog mit der Taste [Esc] abbrechen, und den Hyperlink mit Umschalt [Rechts] markieren. Dann: Einfügen | Hyperlink | Verknüpfung entfernen.

Beenden Sie dann die Makro-Aufzeichnung. Um die Hyperlinks per Makro möglichst schnell umwandeln zu können, sollten Sie es mit einer Tastenkombination versehen, oder als Symbol in die Symbolleiste aufnehmen.

Import bestimmter Dateien wird verweigert

Word reagiert mit einer Fehlermeldung, wenn man versucht, über das Menü Einfügen | Objekt | aus Datei erstellen eine BMP-Datei einzubinden. Erhalten Sie diese Fehlermeldung, liegt das daran, dass der Dateiname Umlaute enthält. Auch wenn die Datei über Durchsuchen ausgewählt werden kann und in der Vorschau korrekt angezeigt wird, der Import klappt aufgrund des Umlauts im Dateinamen nicht.

Die Lösung dieses Problems ist jedoch recht einfach. Wenn Sie über die Funktion Einfügen | Objekt | aus Datei erstellen eine Datei mit Umlauten einfügen wollen, benennen Sie sie zuvor um, also z.B. von Bären.bmp in die unproblematische Version Baeren.bmp. Sie können das entweder in einem Explorer-Fenster oder auch direkt in der Dialogbox zum Durchsuchen der Verzeichnisse erledigen. Betätigen Sie einfach die Funktionstaste [F2], nachdem Sie die gewünschte Datei markiert haben. Danach kann man den Dateinamen editieren und den Umlaut durch einen anderen Buchstaben ersetzen.

Individuell starten

Natürlich kann man Word stets standardmäßig per Klick auf das Programmsymbol starten. Wenn Sie aber genau wissen, dass Sie beispielsweise Dokumentvorlagen wie die NORMAL.DOT nicht brauchen und deren automatisches Hochladen nur unnötig Zeit beim Word-Start verschwendet, dann schaffen Sie folgendermaßen Abhilfe:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verknüpfungssymbol für Word, dann auf Eigenschaften und weiter auf die Registerkarte Verknüpfung. Anwender von WinNT klicken auf das Programmsymbol für Word und anschließend im Menü Datei auf Eigenschaften.

Geben Sie im Feld Ziel den Pfad für Word ein. Der lautet nach der vorgeschlagenen Installationsanweisung C:\Programme\Microsoft Office\Office\WORD.EXE. Fügen Sie am Ende des Pfades einen Startschalter hinzu:

Um Word zu starten, ohne dass Add-Ins und Dokumentvorlagen (einschließlich der Dokumentvorlage Normal) automatisch geladen werden, geben Sie /a ein. Dieser Schalter verhindert auch, dass Dateien gelesen oder geändert werden.

Um Word zu starten und dann ein bestimmtes Add-In zu laden, geben Sie /l Add-In-Pfad ein. Die Angabe Add-In-Pfad ersetzen Sie mit der Pfadangabe des benötigten Add-Ins.

Um Word zu starten, ohne AutoExec-Makros auszuführen, geben Sie /m ein.

Um Word zu starten und dann ein bestimmtes Makro auszuführen, geben Sie /m Makroname ein. Makroname steht stellvertretend für den Namen der gewünschten Makrodatei. Dieser Schalter verhindert auch, dass Word AutoExec-Makros ausführt.

Um Word zu starten, ohne ein bestimmtes Dokument zu öffnen, geben Sie /n ein.

Um Word zu starten und dann ein Dokument als Vorlage zu öffnen, geben Sie /t, ein Leerzeichen und dann den Dokumentnamen ein.

Achtung: Um ohne Schalter die automatische Ausführung von Makros zu verhindern, halten Sie beim Starten von Word die Taste [Umschalt] gedrückt. Wenn Sie Word von der Office-Shortcut-Leiste aus starten, klicken Sie zuerst auf der Office-Shortcut-Leiste auf die entsprechende Schaltfläche, drücken dann sofort [Umschalt] und halten die Taste gedrückt, während Word gestartet wird.

Installations-Meldung: Die Seriennummer ist ungültig

Im Aufdruck der CD-Hülle lassen sich z.B. die Ziffern 8 und der Buchstabe B leicht verwechseln.

Komplette Info über Formatierung abrufen

Sie wollen Informationen über die Zeichen- und Absatzformatierung einer Passage eines Dokuments abrufen? Drücken Sie Umschalt [F1] und klicken dann an die Stelle des Textes, dessen Formatierung Sie unter die Lupe nehmen wollen.

Kontextmenü mit Tastenkombination öffnen

Word bietet einige Shortcuts zur raschen Menü- und Fenstersteuerung. Um beispielsweise während der Text- oder Tabellenbearbeitung mal eben schnell das zugehörige Kontextmenü zu öffnen, genügt der Shortcut [Umschalt] [F10]. Das Navigieren in den Dialogboxen erfolgt mit [Tab] und [Strg] [Tab].

Kontrollierter Linienfluß

Wollen Sie Linien exakt im 15-Grad-Winkel zeichnen? Dazu brauchten Sie bislang viel Geduld, denn die Maus ruckelt selbst in der ruhigen Hand eines Computer-Künstlers. Doch jetzt geht's ganz einfach:

Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf den Schaltknopf AutoFormen, zeigen Sie auf Linien und klicken Sie dann auf die gewünschte Linienart. Im Anschluss daran ziehen Sie mit der Maus über die Arbeitsfläche eine Linie. Damit diese vom Ausgangspunkt aus im 15-Grad-Winkel verläuft, halten Sie beim Ziehen die Taste [Umschalt] gedrückt.

Um die Linie vom ersten Endpunkt aus in entgegengesetzter Richtung zu verlängern, halten Sie beim Ziehen [Strg] gedrückt. Haben Sie vor, nur eine Gerade zu zeichnen, klicken Sie auf der Zeichnen-Symbolleiste auf Linie.

Falls die Zeichnen-Leiste nicht eingeblendet ist, öffnen Sie diese mit einem Klick auf den Button Zeichnen.

Konvertieren von DOS-Text

Wenn Sie in Word versuchen, mit Datei | Öffnen einen DOS-Text im TXT-Format zu öffnen, werden Sie oft vom Pech verfolgt. Meistens entscheidet Word völlig eigenmächtig, dass es dieses Format erkennt und öffnet es prompt als Windows-Text. Die Folge: Alle Sonderzeichen sind falsch.

Mit einem kleinen Trick kann man Word dazu zwingen, dass es Ihnen die Entscheidung über die Art des Textes überlässt. Statt die zu konvertierende Datei zu öffnen, fügen Sie sie einfach in ein bestehendes leeres Dokument ein. Wählen Sie dafür zunächst Datei | Neu, um ein neues Word-Dokument anzulegen. Im Menü Einfügen | Datei wählen Sie dann die widerspenstige Datei aus und schon bietet Ihnen Word an, was es Ihnen auf dem "normalen" Weg oft verweigert: Die Auswahlliste, in der Sie das Dateiformat angeben können. Falls Word immer noch meint, Sie übergehen zu müssen (das kann vor allem bei der Dateiendung TXT vorkommen), ändern Sie vor dem Einfügen der Datei die Dateiendung "TXT" in eine Phantasiebezeichnung um.

Konzeptausdruck

In den Treibereinstellungen der meisten Drucker kann man einen Tinten- oder Tonersparmodus festlegen. Möchte man ein Konzept oder Manuskript nur zum Korrekturlesen ausdrucken, reicht diese Qualität normalerweise aus.

Eine weitere Sparmöglichkeit, die Word bereithält, bietet die Option Konzeptausdruck im Menü Extras | Optionen | Drucken oder direkt im Menü Optionen der Dialogbox Drucken. Im Konzeptausdruck werden keine Grafiken und Rahmen, sondern nur der Text gedruckt.

Kopf- und Fußzeilen nur für erste Seite

Ich suche nach einer Möglichkeit, wie ich es unter Word vermeiden kann, dass die Kopf- und Fußzeile auf jeder Seite erscheint. Ich möchte sie ausschließlich für die erste Seite einsetzen.

Wählen Sie den Menübefehl Datei Seite einrichten und aktivieren im gleichnamigen Dialog die Registerkarte Seitenlayout. Im Bereich Kopf- und Fußzeilen markieren Sie die Option Erste Seite anders. Wenn Sie anschließend mit dem Menübefehl Ansicht Kopf- und Fußzeile in die entsprechende Ansicht wechseln, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Button Vorherige anzeigen zur Kopf- bzw. Fußzeile der ersten Seite zu wechseln. Dort nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Für den Rest des Dokuments definieren Sie keine Kopf- und Fußzeilen.

Kopieren von Zeichen- und Absatzformaten

Zeichen- und Absatzformatierungen kann man beliebig oft und schnell auf andere Passagen übertragen. Dazu markieren Sie den Text mit der gewünschten Formatierung und klicken doppelt auf das Pinsel-Symbol Format übertragen.

Markieren Sie dann den Text, dem Sie diese Formatierung zuweisen möchten. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie erneut auf den Button Format übertragen.

Korrekte Nummerierung in Serienbriefen

Wenn man in Word mehrseitige Serienbriefe ausdrucken will, wird man mit einer unangenehmen Tatsache konfrontiert: Im zusammengefügten Dokument erscheinen die Seitennummern fortlaufend über das gesamte Dokument und nicht, wie gewünscht, mit jedem Datensatz erneut beginnend. Um dieses Manko auszugleichen, muss man jedoch kein neues Dokument verbinden. Wählen Sie dafür zunächst im zusammengefügten Dokument im Menü Einfügen den Eintrag Seitenzahlen.

Nach einem Klick auf Format markieren Sie die Option Beginnen mit 1 und schließen diese Dialogbox mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Damit Word aber nicht zusätzlich komplett neue Seitenzahlen erzeugt, Schließen Sie die Dialogbox Seitenzahlen, statt Sie mit OK zu bestätigen.

Beachten Sie jedoch, dass sich diese Änderung auf sämtliche Dokumente auswirkt. Wenn Sie das Dokument ausgedruckt haben, sollten Sie de