Word - Schnelle Vorschau für Dokumente

Schnelle Vorschau für Dokumente

Sie schreiben sehr viele Dokumente mit Word und nutzen die Vorschau im Öffnen-Dialog, um vorab zu erkennen, ob das markierte Dokument den gesuchten Text enthält. Wenn Sie viele Dokumente überprüfen müssen, dauert das jedoch recht lange.

Es gibt zwei Lösungen für das Vorschauproblem: Zum einen empfiehlt es sich prinzipiell, Ihre Abhängigkeit von der Vorschau zu reduzieren, indem Sie Ihre Ordnerstruktur besser organisieren. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner C:\DATEN\WORD durch die Ordner C:\DATEN\AUFTRAG, C:\DATEN\RECHNUNG und C:\DATEN\MAHNUNG ersetzen, reduziert sich die Auswahl in den einzelnen Ordnern, so dass eine Kontrolle der Vorschau viel seltener nötig ist. Zudem helfen aussagekräftige lange Dateinamen weiter.

Sofern Sie trotzdem nicht auf die Vorschau verzichten wollen, bietet Word zwei Vorschauvarianten an: Standardmäßig muss Word eine Datei öffnen, um den Text in der Vorschau anzeigen zu können. Alternativ dazu speichert es die Vorschau als OLE-Grafikobjekt im Dokument. Das wird dann zwar erheblich schneller sichtbar als das Dokument, die Qualität ist aber deutlich schlechter.

Um die Vorschau im Dokument zu speichern, rufen Sie den Befehl Datei Eigenschaften auf, wählen die Registerkarte Datei-Info aus und kreuzen das Kontrollkästchen Vorschaugrafik speichern an. Daraufhin zeigt Word im Öffnen-Dialog die grafische Vorschau des Dokuments, statt die komplette Datei darzustellen.

Mehr Tipps: Word - Einspaltiges Dokument verwandelt sich beim Drucken in Zweispaltiges

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