Word - Serienbriefe: Outlook als Datenquelle

Word-Serienbriefe: Outlook als Datenquelle

Ich versuche, aus Outlook private Adressen, die ich dort als Postanschriften gekennzeichnet habe, in einem Serienbrief unter Word zu verwenden. Leider schaffe ich es nur, die Namen der Personen für den Serienbrief bereitzustellen, aber nicht ihre Adresse. Bei geschäftlichen Adressen funktioniert das jedoch alles problemlos.

Für dieses Problem sind zwei Ursachen denkbar. Einerseits kann es an der Auswahl der Seriendruckfelder liegen. Andererseits verhindert unter Umständen eine Einstellung in Outlook den Export der Adressdaten. Zunächst sollten Sie feststellen, ob Sie auch das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie in Word das Seriendokument. Das Feld, das die Anschrift enthalten soll, muss den Namen Briefadresse haben. Alle anderen Bezeichnungen wie Anschrift oder Privatadresse sind für Ihren Zweck nicht geeignet. Diese Felder sind nur dann richtig, wenn Sie explizit auf die geschäftliche bzw. persönliche Adresse zugreifen wollen. Falls Sie einen gemischten Serienbrief schreiben wollen, sind diese Felder nicht geeignet.

Wenn Sie das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben, kann die Ursache noch eine Einstellung in Outlook sein. Starten Sie Outlook und wechseln auf die Karte einer betroffenen Adresse. Wenn in der unteren rechten Ecke das Kontrollkästchen Privat markiert ist, haben Sie das Problem gefunden. Outlook exportiert aus Gründen des Zugriffsschutzes keine Adressen, die diese Markierung tragen. Um die Adresse für Serienbriefe bereitzustellen, muss man das Kontrollkästchen deaktivieren. Da hierdurch aber eine Gruppierungsmöglichkeit verlorengeht, sollten Sie überlegen, diese Möglichkeit über eine neue Kategorie einzurichten. Bedenken Sie auch, dass dadurch die nicht mehr privaten Adressen dieselben Zugriffsmöglichkeiten wie öffentliche Adressen erlauben.

Mehr Tipps: Word - Drucken aus Papierschacht 1, 2, 3

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