Word - Serienbriefe anpassen

Serienbriefe anpassen

Sie suchen nach einer Möglichkeit, Anrede und Titel im Rahmen eines Serienbriefs in Übereinstimmung zu gewissen Eigenschaften des Empfängers zu bringen? So soll Word die Anrede in Abhängigkeit vom Geschlecht wählen. Es sollen jedoch auch noch andere Anreden wie beispielsweise 'Sehr geehrte Damen und Herren' möglich sein, wenn der Adressat etwa eine Firma ist.

Um Textteile eines Serienbriefs an Werte der Seriendruckfelder anzupassen, benutzt Word die Bedingungsfelder. Mit ihrer Hilfe kann man den Inhalt des Seriendruckfelds auswerten und entsprechende Texte erzeugen, die Word dann in das Seriendokument aufnimmt.

Ein dafür geeignetes Bedingungsfeld heißt Wenn...Dann...Sonst. Allerdings ist sein Gebrauch für komplexe Aufgaben nicht ganz unproblematisch, da die Word-Entwickler lediglich einfache Vergleichsfälle vorgesehen haben. Wenn Sie sich jedoch mit [Alt] [F9] die Feldinformationen anzeigen lassen, kann man zusätzliche Verschachtelungen vornehmen, um auch komplexe Anforderungen zu erfüllen. Voraussetzung für solche Einsätze ist daher das Grundverständnis der Funktionsweise dieses Bedingungsfelds.

Mit dem Wenn-Teil überprüfen Sie den Inhalt eines Seriendruckfelds. Dabei stehen Ihnen die typischen Vergleichsoperatoren =, <, <=, >, >= und <> zur Verfügung. Beachten Sie allerdings, dass alle Vergleiche auf Zeichenwert-Ebene stattfinden: Weil also ein großer Buchstabe einen anderen Wert als ein Kleinbuchstabe hat, kann es zu unerwünschten Ergebnissen kommen. Falls eine Bedingung zutrifft, gibt Word den Dann-Teil, andernfalls den Sonst-Teil aus. Dabei kann es sich um einfache Zeichenketten oder um neue Bedingungen handeln.

Um z.B. die Briefanrede für eine Person in Abhängigkeit vom Geschlecht zu wählen, benötigen Sie die folgende Anweisung:

{ WENN { SERIENDRUCKFELD Geschlecht } = "W" "geehrte Frau" "geehrter Herr"}

Wenn nun das Seriendruckfeld Anrede gleichzeitig Einträge wie Herr, Frau, Prof. Dr. oder Dipl.-Ing. enthält, kann es unter Umständen zu ungewollten Anreden wie "Sehr geehrter Herr Herr" kommen. Daher ist zunächst zu überprüfen, ob es sich nur um einen Herren oder eine Dame handelt. Falls ja, ist nichts auszugeben, da diese Auswahl bereits getroffen wurde. Andernfalls ist der entsprechende Titel anzuzeigen. Dazu ist folgende Wenn-Verschachtelung nötig:

{ WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } <> "Frau" { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } <> "Herr" { SERIENDRUCKFELD Anrede }}}

Mehr Tipps: Word - Falschen Druckbereich durch Write anzeigen lassen

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