Laden einer globalen Vorlage oder eines Add-In-Programms

Wählen Sie Extras | Vorlagen und Add-Ins. Aktivieren Sie unter Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins das Kontrollkästchen neben der Vorlage oder neben dem Add-In, das geladen werden soll.

Werden die Vorlage oder das Add-In im Feld nicht angezeigt, klicken Sie zunächst auf Hinzufügen und öffnen dann den Ordner mit der gewünschten Vorlage bzw. dem Add-In. Dann bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf OK. Anmerkung: Wenn Sie eine Vorlage oder ein Add-In laden, wird dieses während der aktuellen Word-Sitzung ausgeführt. Wenn Sie Word beenden und dann neu starten, werden Vorlage oder Add-In jedoch nicht automatisch geladen.

Ist im Startordner eine Vorlage oder ein Add-In-Programm gespeichert, wird dieses bei jedem Start von Word automatisch ausgeführt. Um die Einstellung AutoStart anzuzeigen oder zu ändern, wählen Sie Extras | Optionen und klicken anschließend auf die Registerkarte Dateiablage.

Letzte Eingabe beliebig oft wiederholen

Word speichert stets Ihre letzte Eingabe. Mit [Strg] [Y] kann man diese Zeichenfolge beliebig oft in ein Dokument einfügen. Damit sparen Sie sich die erneute Eingabe.

Lineal: Millimetergenaue Angaben

Tabulatoren und Einzüge mit Hilfe des Lineals einzustellen, kann unter Umständen recht schwierig sein, weil die Bemaßung des Lineals nicht sehr präzise ist. Wollen Sie Word Millimetergenaue Maßangaben entlocken, betätigen Sie die [Alt]-Taste, während Sie auf eine Markierung des Lineals klicken oder diese verschieben. Es erscheinen zwei Zahlenwerte im Lineal, die die Abstände zwischen den Tabulatoren und Seitenrändern mit einer Genauigkeit von einem Zehntel Millimeter angeben.

Lineal: Nur bei Bedarf einblenden

Word besitzt ein horizontales und ein vertikales Lineal. Mit Hilfe des horizontalen Lineals kann man z.B. Einzüge und Tabulatoren definieren. Die Lineale benötigt man jedoch nur selten. Oft nehmen sie lediglich Platz weg und verkleinern den sichtbaren Bereich des Dokuments. Vor allem bei der Arbeit an kleinen Bildschirmen wirkt sich diese Platzverschwendung unangenehm aus.

Deshalb empfiehlt es sich in den meisten Fällen, die beiden Lineale auszublenden. Entfernen Sie dafür das Häkchen vor dem Menüpunkt Ansicht | Lineal. Sofort verkrümeln sich die beiden Leisten. Wollen Sie später einmal einen kurzen Blick auf eines der beiden Lineale werfen, dann bewegen Sie den Mauszeiger auf den schmalen grauen Rand oberhalb oder links des Dokuments. Nach rund einer Sekunde kommt das entsprechende Lineal aus der Versenkung hervor und Sie können beispielsweise neue Markierungen setzen. Danach zieht es sich wieder zurück, bis Sie es wieder aus seinem Versteck locken.

Makroaufzeichnung schneller aktivieren

Word bietet einen sehr schnellen Weg, um direkt und ohne Umwege über die Menüs und Dialogboxen ein Makro aufzeichnen zu können. Ein Doppelklick auf das Feld MAK in der Statuszeile von Word bringt dieselbe Dialogbox zum Vorschein, wie wenn Sie den Weg über das Menü Extras | Makro | Aufzeichnen gehen würden.

Sie müssen nur noch einen Makronamen vergeben und können die Aufzeichnung starten. Während der Makroaufzeichnung erscheint der Schriftzug MAK schwarz und aktiv und Sie können mit einem Doppelklick darauf die Aufzeichnung beenden.

Makro-Button in Dokument einfügen

Sie können in Word eine eigens entworfene Schaltfläche direkt im Fließtext platzieren, die dann auf Doppelklick ein Makro ausführt. Stellen Sie dazu den Cursor an die Stelle im Text, wo Sie die Schaltfläche einfügen möchten. Rufen Sie nun den Menübefehl Einfügen - Feld auf. In der Liste Kategorien wählen Sie den Eintrag Dokument-Automation, als Feldnamen aus der Liste rechts wählen Sie den Eintrag MakroSchaltfläche aus.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Optionen. Daraufhin erscheint eine Liste aller Makros, die in Ihrer aktuellen Word-Installation verfügbar sind, inklusive der Makros aus der geladenen Formatvorlage. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken auf Hinzufügen und OK. Klicken Sie zuletzt in die Zeile Feldfunktionen und fügen - getrennt durch ein Leerzeichen - einen kurzen Text ein, der Ihre Schaltfläche im Fließtext kenntlich macht, dann klicken Sie auf OK.

Das Feld ist nun im Fließtext sichtbar, jedoch nicht besonders auffällig. Sie können es markieren und etwa mit einer anderen Schriftart, Schriftgröße oder Farbe versehen. Eleganter ist es, ein eigenes Symbol als Button zu haben. Das erledigen Sie mit jedem beliebigen BMP-fähigen Grafikprogramm, etwa mit Paint. Entwerfen Sie dort eine passende, nicht zu große Grafik oder laden eine vorhandene. Kopieren Sie diese Grafik dann mit Bearbeiten - Kopieren in die Zwischenablage.

Wechseln Sie zu Word und fügen - wie zuvor beschrieben - eine neue Makroschaltfläche ein, mit dem Unterschied, dass Sie ihr diesmal keinen bezeichnenden Text anhängen. Machen Sie danach die Feldbezeichnung der Makroschaltfläche sichtbar: Über den Befehl Extras - Optionen gelangen Sie zur Registerkarte Ansicht. Dort aktivieren Sie im Bereich Anzeigen den Schalter Feldfunktionen und klicken auf OK. Ihr Feld sieht im Text nun etwa so aus: {MAKROSCHALTFLÄCHE NameIhresMakros}.

Setzen Sie den Cursor direkt vor die schließende geschweifte Klammer. Rufen Sie Bearbeiten - Inhalte einfügen auf und wählen die Option als Bitmap. Nach einem Klick auf OK landet die Grafik in der Feldfunktion. Schalten Sie über Extras - Optionen - Ansicht den Schalter Feldfunktionen wieder ab, dann haben Sie Ihren Makrobutton angelegt. Diesen Button kann man über die Zwischenablage beliebig in Ihrem Dokument verschieben oder kopieren - die Makrofunktion bleibt immer erhalten.

Makros über die rechte Maustaste aufrufen

Für häufig benutzte Makros richten sich die meisten Anwender neue Schaltflächen in den Symbolleisten ein. Platziert man diese Schaltflächen in den vorhandenen Symbolleisten, sind diese bald unübersichtlich und überfüllt. Fügt man zu den bestehenden Symbolleisten weitere benutzerdefinierte hinzu, wird das Dokumentenfenster immer kleiner.

Für einige Aufgaben ist es deshalb sinnvoller, Makros in das Pop-up-Menü der rechten Maustaste aufzunehmen, statt sie als Schaltflächen in der Symbolleiste zu platzieren. Besonders viel freie Arbeitsfläche erhält man, wenn man einige Symbolleisten normalerweise ausgeblendet lässt und nur bei Bedarf über die rechte Maustaste via Makro aufruft.

Dafür muss man zunächst für jede Symbolleiste, die Sie über die rechte Maustaste aufrufen wollen, ein Makro einrichten. Um z.B. die Symbolleiste Format über die rechte Maustaste in Form eines Fensters zu öffnen, muss man vor der Aufzeichnung die Anzeige dieser Leiste mit Ansicht | Symbolleisten deaktivieren.

Unter Extras | Makro vergeben Sie einen Makronamen etwa Formatsymbole und klicken Aufzeichnen an. Im Aufzeichnungsmodus wählen Sie Ansicht | Symbolleisten und versehen die Option Format mit einem Häkchen. Klicken Sie auf OK und ziehen Sie die Symbolleiste per Drag and Drop auf eine beliebige Stelle des Word-Fensters. Die Symbolleiste verwandelt sich in ein kleines Fenster mit Formatsymbolen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Beenden im Makrofenster stoppen Sie die Aufzeichnung. Schließen Sie das Fenster mit den Formatsymbolen wieder, und testen Sie das Makro mit Extras | Makro | Ausführen. Nach dem gleichen System legen Sie weitere Makros für andere entbehrliche Symbolleisten an.

Um die Makros in das Kontext-Menü aufzunehmen, wechseln Sie nun in das Register Menüs unter Extras | Anpassen. Im Bereich Kategorie markieren Sie den Eintrag Makros und wählen eines der zuvor aufgezeichneten Makros aus. Stellen Sie unter Menü Ändern die Option Text (Shortcut) ein und suchen Sie unter Position im Menü eine passende Stelle aus. Mit Hinzufügen nehmen Sie das Makro in das Kontext-Menü auf.

Um weitere Makros dort unterzubringen, klicken Sie diese an und platzieren sie ebenfalls mit Hinzufügen an einer beliebigen Stelle des Kontext-Menüs. Haben Sie alle gewünschten Makros in das Menü aufgenommen, klicken Sie auf Schließen. Wenn Sie jetzt mit der rechten Maustaste in das Dokument klicken, haben Sie direkten Zugriff auf die hinzugefügten Makros und können Ihre Symbolleisten bei Bedarf mit einem Mausklick aktivieren.

Markieren: Mehr Freiheit

Möchte man Textbereiche mit der Maus markieren, gelingt das normalerweise nur mit dem Textfluß, also Buchstabe für Buchstabe und Zeile für Zeile. Drückt man jedoch die [Alt]-Taste und beginnt dann, mit der Maus zu markieren, hat man völlig freie Hand und kann rechteckige Bereiche unabhängig vom Textfluß auswählen.

Das hat manchmal Vorteile gegenüber dem "normalen" Markieren, z.B. bei der Verwendung des Werkzeugs Hervorheben. Vor allem, wenn man längere Textbereiche mit dem "Marker" hervorheben will, genügt es oft, am linken Blattrand einen senkrechten Streifen zu markieren. In diesem Fall drücken Sie die [Alt]-Taste, nachdem Sie das Werkzeug Hervorheben aktiviert haben. Eine weitere Einsatzmöglichkeit der freien Markierung ist z.B., aus optischen Gründen einen rechteckigen Textbereich mit einer anderen Textfarbe auszustatten.

Mehrere Dateien in einem Rutsch konvertieren

Word liefert Ihnen einen Assistenten zum Konvertieren mehrerer Dateien auf einmal. Dieses nützliche Programm steckt im Ordner Programme\Microsoft Office\Office\Makros. Bevor Sie das Makro starten, kopieren Sie die Dateien, die Sie konvertieren wollen, in einen Ordner.

Nach diesem Arbeitsschritt gehen Sie mit Datei | Öffnen in den oben genannten Ordner und rufen die Datei KONVERT8.WIZ auf. Word warnt Sie standardmäßig vor dem Konvertierungsmakro, diesen Hinweis kann man mit einem Klick auf Makros ignorieren. Sie wählen anschließend das Kommando Batch-Konvertierung von Dateien.

Nun geht es im nächsten Schritt nur noch darum, anzugeben, wie das Ausgangsformat heißt und welches Resultat Sie erzielen wollen. Diesen letzten Arbeitsschritt beenden Sie nach einem Klick auf den Button Konverter- und Filteroptionen einstellen.

Mehrere Dateien öffnen und schließen

In Word ist es möglich, mit dem Dialog Datei - Öffnen mehrere Dateien auf einmal zu laden. Dazu brauchen Sie die Dateien in der Liste nur - wie vom Explorer gewohnt - bei gedrückter Umschalt- bzw. [Strg]-Taste mit der Maus zu markieren. Weniger bekannt ist die Möglichkeit, dass Sie auch alle geöffneten Dateien auf einen Rutsch schließen können. Klicken Sie dazu bei gedrückter Umschalt-Taste auf den Eintrag Datei der Menüzeile. Statt des Befehls Datei - Schließen ist nun der Befehl Datei - Alles Schließen sichtbar.

Mehrseitige Schreiben mit "Seite 1" drucken

Wenn Sie mehrseitige Geschäftsbriefe drucken, benötigen Sie dafür meist zwei unterschiedliche Papiersorten: die erste Seite mit Firmenlogo und Anschriftenfeld und die Folgeseiten als Normalpapier.

Wenn Ihr Drucker über einen Papierschacht und einen Einzelblatteinzug verfügt, brauchen Sie die erste Seite nicht separat zu drucken. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, die erste Seite aus einem anderen Schacht als den Rest zu entnehmen. Bei Word etwa funktioniert das folgendermaßen:

Wählen Sie im Menü Datei die Option Seite einrichten.

Klicken Sie auf das Register Papierzufuhr.

Geben Sie an, aus welchem Schacht sich der Drucker für die erste Seite und aus welchem Schacht für die Folgeseiten bedienen soll.

Menüleisten von Einträgen befreien

Die Menüs von Word enthalten zahlreiche Funktionen, von denen die meisten Anwender nur einen Bruchteil benötigen. Hegen Sie z.B. nie den Wunsch, Ihre Texte mit Hilfe eines Kennworts vor unbefugtem Zugriff zu schützen oder spicken Sie Ihre Word-Dokumente grundsätzlich nie mit Hyperlinks, so sind für Sie die entsprechenden Einträge in den Menüs nur Ballast. In diesem Fall empfiehlt es sich, die nicht benötigten Menüpunkte zu entfernen. Existieren nur die Einträge in den Menüs, die Sie auch benutzen, findet man sich wesentlich leichter zurecht, als wenn ein Wust an überflüssigen Funktionen die Übersicht verschlechtert.

Um einen Menüeintrag zu löschen, kann man sich zweier unterschiedlicher Methoden bedienen. Bei der herkömmlichen Vorgehensweise klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüzeile und wählen Anpassen. Öffnen Sie dann das Menü, das Sie zurechtstutzen wollen, mit einem linken Mausklick und ziehen Sie das unerwünschte Untermenü auf das Anpassen-Fenster. Sobald unterhalb des Mauszeigers ein kleines x erscheint, kann man die linke Maustaste loslassen, und der entsprechende Menüpunkt verschwindet aus der Menüzeile.

Diese Methode eignet sich vor allem für die Entsorgung mehrerer Menüpunkte. Wollen Sie nur einen Eintrag entfernen, kann man sich den Weg über das Anpassen-Menü sparen. Betätigen Sie die Tastenkombination [Strg] [Alt] [] (benutzen Sie aber nicht die Minustaste der numerischen Tastatur), und der Mauszeiger verwandelt sich in ein dickes Minuszeichen. Öffnen Sie nun das zu kürzende Menü und klicken Sie mit dem Minussymbol auf den Eintrag, den Sie löschen wollen.

Haben Sie aus Versehen einen Menüpunkt gelöscht, den Sie doch benötigen, kann man die ursprüngliche Menüleiste von Word problemlos wiederherstellen. Nach einem rechten Mausklick auf die Menüleiste gefolgt von Anpassen markiert man im Register Symbolleisten den Eintrag Menüleiste. Dann klickt man auf die Schaltfläche Zurücksetzen und bestätigt das folgende Fenster mit OK. Die Menüstruktur von Word entspricht dann wieder dem ursprünglichen Zustand.

Um nur einen einzelnen Menüpunkt zu reanimieren, wechseln Sie im Anpassen-Menü in das Register Befehle. Nachdem Sie die richtige Kategorie ausgewählt haben, kann man den Befehl per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle der Word-Menüs ziehen.

Menüleiste als Telefonbuch nutzen

Die Menüleiste lässt sich einfach als Telefonbuch nutzen: Man klickt mit der rechten Maustaste auf die Menüzeile und wählen Anpassen - Befehle - Kategorien - Neues Menü. In die einzeln erstellbaren Menüs kann man Telefon-Nummern eingeben, die Sie ständig benötigen.

Menüs, Symbolleisten und Shortcuts auf Originalzustand setzen

Ich habe die Menüstruktur von Word mit Hilfe des Befehls Anpassen für meine Zwecke vereinfacht und dabei auch den Anpassen-Befehl selber aus dem Extras-Menü entfernt.

Eine Art Automatik zum Rückgängigmachen Ihrer Änderung bietet Word nicht. Der Befehl lässt sich aber auf einfache Weise von Hand wieder in das Menü Extras einfügen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in eine beliebige Symbolleiste, gehen Sie auf Anpassen. Unter Befehle wählen Sie Extras, Befehl: Anpassen, und ziehen diesen mit der Maus in die Menüleiste, ins Menü Extras hinein. Achten Sie darauf, dass unter Speichern in die NORMAL.dot-Vorlage eingestellt ist, damit der Befehl anschließend in allen Dokumenten wieder verfügbar ist. Klicken Sie auf Hinzufügen. Nach Schließen des Fensters ist der Befehl auch über das Menü Extras sofort wieder verfügbar. Beim Verlassen von Word werden Sie dann noch gefragt, ob die Änderungen in der NORMAL.DOT gespeichert werden sollen, was Sie mit Ja beantworten sollten.

Sie können auch in einem Schritt alle Menüs wieder in den Originalzustand versetzen. Dazu muss man in der Registerkarte Menüs nur auf den Button Vorgabe klicken und die erscheinende Warnung bestätigen. Entsprechendes gilt auch für das Rücksetzen aller Tastatur-Shortcuts (Registerkarte Tastatur). Symbolleisten lassen sich im Gegensatz zu Menüs und Shortcuts auch einzeln in ihren Ursprungszustand zurückversetzen. Der Vorgabe-Button dafür befindet sich allerdings nicht auf der Registerkarte Symbolleisten, sondern im Dialogfenster des Menübefehls Ansicht - Symbolleisten. Die Auswahl der Vorlage treffen Sie hier erst nach Wahl der entsprechenden Symbolleiste und einem Mausklick auf die Schaltfläche Vorgabe.

Nummerierung und Aufzählungen löschen

Manchmal setzt Word die Nummerierung automatisch fort, obwohl man gar keine mehr haben will. Diese beendet man im Text durch zweimaliges Drücken der Enter-Taste.

Nummerierung von Absätzen rechtsbündig

Bei der Nummerierung von Absätzen in Word ist mir aufgefallen, dass bei mehr als neun Absätzen die Punkte der Nummern nicht untereinander dargestellt werden, was zu einem etwas unruhigen Schriftbild führt.

Die Absatznummerierungen kann man getrennt formatieren. Standardmäßig stellt Word die Zahlen bei Nummerierungen linksbündig dar, was bei wenigen Absätzen auch kein Problem ist. Um die Punkte hinter den Zahlen 9 und 10 untereinander anzuzeigen, sollten Sie die Nummerierung rechtsbündig formatieren. Die entsprechende Option findet man unter Format - Nummerierung und Aufzählung - Nummerierung.

Wenn Sie die entsprechende Nummerierungsart ausgewählt haben, kann man über den Bearbeiten-Button die Formatierung ändern. Stellen Sie die Ausrichtung des Listentextes auf rechtsbündig. Außerdem muss man noch etwas mit den beiden Abstandswerten experimentieren. Word macht das sehr unkomfortabel, da es bei jedem neuen Öffnen des Formulars die Standardwerte wiederherstellt.

Nummer der Folgeseite in der Fußzeile anzeigen

Wir möchten in unserer Firma die Textverarbeitung auf Word umstellen. Das alte Programm zeigt bei mehrseitigen Briefen am unteren Rand immer die Seitenzahl der Folgeseite an, um darauf hinzuweisen, dass noch eine weitere Seite folgt. Wie kann man das in Word erreichen?

Mit Hilfe der Feldfunktionen lässt sich folgende Formel zusammenstellen, mit der Sie Ihr Ziel erreichen:

{ Wenn { SEITE } < { ANZSEITEN } { ={ SEITE }+1 }}

Wenn Sie diesen Ausdruck in die Fußzeile Ihrer Dokumentvorlage schreiben, wird auf allen Seiten - mit Ausnahme der letzten - die Nummer der Folgeseite angezeigt. Bei einseitigen Dokumenten erscheint somit keine Zahl. Für die Eingabe der Formel kann man nicht die normalen geschweiften Klammern verwenden, sondern müssen spezielle Funktionsklammern benutzen.

Entweder setzen Sie den geschachtelten Ausdruck durch mehrmaliges Aufrufen des Befehls Einfügen - Feld zusammen (dabei werden die Funktionsklammern automatisch gesetzt), oder Sie erzeugen über die Tastenkombination [Strg] [F9] die Klammerpaare, die Sie dann noch mit den entsprechenden Ausdrücken füllen.

Nur einzelne Zellen einer Tabelle in der Breite verändern

Versucht man, in einer Word-Tabelle nur die Breite eines einzelnen Feldes der Tabelle zu ändern, beeinflußt man automatisch die Breite der gesamten Spalte und nicht nur die einer einzelnen Zelle. Nur wenn man die Zeile markiert, ist man in der Lage, die Breite einer einzelnen Zelle zu verändern. Weil die Gesamtbreite der Tabelle jedoch gleich bleibt, verändert sich dabei automatisch auch die Breite der letzten Zelle in der entsprechenden Zeile.

Am gezieltesten kann man deshalb die Breite von Zellen verändern, indem Sie nur die beiden Zellen links und rechts der zu verändernden Spaltenbegrenzung markieren, bevor Sie die Änderung vornehmen. Alle Zellen der Tabelle, die nicht markiert wurden, werden dann von den Änderungen nicht beeinflußt.

Objekte per Drag & Drop in andere Dokumente kopieren

Sie können Textblöcke, Grafiken und Tabellen in komplexen Dokumenten sowohl mittels Tastaturbefehlen als auch mit der Maus verschieben und kopieren. Mit [Strg] [X] schneiden Sie markierte Texte und Grafiken aus (befördern sie in das Windows-Clipboard), die Sie dann an anderer Position oder in andere Dokumente mit [Strg] [V] einsetzen können. Das Kopieren von markierten Objekten erfolgt mit [Strg] [C].

Analog dazu kann man diese Aktionen auch einfach mit der Maus per Drag & Drop durchführen. Mit Drag & Drop kann man insbesondere ganze Absätze mit Tabellen und Grafiken sehr komfortabel in andere Dokumente kopieren oder verschieben. Dazu markieren Sie den Absatz, indem Sie mit der linken Maustaste viermal in den Absatz klicken, und ziehen diesen bei gehaltener linker Maustaste einfach an die gewünschte Position im anderen Dokumentfenster. Halten Sie zusätzlich die [Strg]-Taste gedrückt, wird der Absatz ins andere Dokument kopiert.

Optionen für den Import von CGM-Grafiken

Wenn beim Einfügen einer CGM-Grafik das Dialogfeld Optionen nicht angezeigt wird, um vor dem Importieren Bildoptionen festzulegen, aktivieren Sie den Konvertierungs-Assistenten. Hierzu wählen Sie Datei | Öffnen und wechseln danach zum Ordner Microsoft Office\Office\Makros. Im Listenfeld Dateityp wählen Sie Alle Dateien. Klicken Sie doppelt erst auf KONVERT8.WIZ und wählen dann den Button Makros aktivieren. Klicken Sie im Feld Konvertierungs-Assistent auf Konverter- und Filter-Optionen einstellen und wählen aus der Konverter-Liste den Grafikfilter Computer Graphics Metafile.

Setzen Sie im Feld Option den Cursor auf ShowOptionsDialog=No, dann überschreiben Sie im Feld Einstellung die Option mit Yes. Nun klicken Sie auf den OK- und auf den Schließen-Schaltknopf.

Ist KONVERT8.WIZ auf Ihrem Rechner nicht installiert, muss man das Setup erneut ausführen, um das Makro zu kopieren. KONVERT8. WIZ ist im Setup unter Microsoft Word | Assistenten und Dokumentvorlagen | Beispielmakros enthalten.

Ordneretiketten im Querformat bedrucken

Von der Firma Zweckform sind DIN-A4-Bögen mit Leitz-Rückenschildern im Handel. Will man sie allerdings in Word mit Extras | Seriendruck oder Extras | Umschläge und Etiketten bedrucken, muss man feststellen, dass Word diese eigentlich querformatigen Bögen senkrecht bedruckt. Die Folge: Man muss jedesmal den Hals verdrehen, wenn man die Beschriftung der im Regal stehenden Ordner lesen will. Es kostet ein wenig Mühe, Word zu bewegen, Ordneretiketten richtig herum zu bedrucken; aber die Mühe lohnt sich. Wählen Sie zu diesem Zweck im Menü Extras den Befehl Seriendruck und nach einem Klick auf die Schaltfläche Erstellen den Eintrag Adressetiketten.

Bestimmen Sie in den nächsten Schritten, ob Sie das aktuelle oder ein neues Dokument verwenden wollen und ob Sie eine bestehende Datenquelle öffnen oder eine neue anlegen wollen. Wenn Sie schließlich an den Punkt Hauptdokument bearbeiten gelangen, befindet man sich im Etiketteneditor. Wählen Sie dort in der Liste Bestellnummer den obersten Eintrag Laserdrucker (benutzerdefiniert). Nach einem Klick auf die Schaltfläche Details stellen Sie die Größen und die Abstände wie folgt ein:

Oberer Rand: 0 cm

Seitenrand: 0 cm

Horizontalabstand: 6,1cm

Etikettenhöhe: 19 cm

Etikettenbreite: 6,1 cm

Etiketten in Zeile: 2

Etiketten in Spalte: 1

Nachdem Sie die Änderungen mit einem Klick auf OK bestätigt haben, fügen Sie die Seriendruckfelder ein und bestimmen nach jeweils einem rechten Mausklick auf die eingefügten Felder über Absatz und Zeichen die Abstände und Schriftarten. Wählen Sie anschließend Datei | Seite einrichten und stellen Sie im Register Papierformat die Option Querformat ein. Wechseln Sie zum Register Seitenränder und geben Sie dort Oben: 1 cm und Links: 2,65 cm ein. Nachdem Sie die Einstellungen mit OK bestätigt haben, bemäkelt Word die unpassenden Seitenränder, die Sie jedoch Ignorieren können.

Durch das Querformat haben Sie jetzt genug Platz für die zwei restlichen Etiketten. Markieren Sie die beiden Etiketten und kopieren Sie sie mit [Strg] [C] in die Zwischenablage. Setzen Sie den Mauszeiger rechts neben dem rechten Etikett ins Dokument und betätigen Sie die Tastenkombination [Strg] [V], um den Inhalt der Zwischenablage einzufügen. Nun muss man nur noch vor das erste Seriendruckfeld des dritten Etiketts mit Bedingungsfeld einfügen das Feld Nächster Datensatz einsetzen. In der Druckvorschau kann man einen ersten Blick auf Ihre Etiketten werfen, bevor Sie sie endgültig zu einem neuen Dokument verbinden oder ausdrucken.

Promillezeichen

Wollen Sie in einem Word-Dokument das Promillezeichen ‰ einfügen, kann man dies über Einfügen | Sonderzeichen oder mit der Eingabe von [Alt] [0] [1] [3] [7] erreichen. Sind Ihnen diese beiden Methoden jedoch zu umständlich, dann versuchen Sie es doch mit einer Ergänzung der Autokorrektur. Öffnen Sie sie mit Extras Autokorrektur und klicken Sie in das Feld Ersetzen. Nun schreiben Sie das Prozentzeichen % und eine 0 hinein; dazwischen darf sich kein Leerzeichen befinden.

Nach einem Mausklick in das Feld Durch geben Sie bei gedrückter [Alt]-Taste nacheinander die Ziffern [0],[1],[3] und [7] auf dem numerischen Tastaturblock ein. Sobald Sie die [Alt]-Taste loslassen, erscheint das Promillezeichen. Mit je einem Klick auf die Schaltflächen Hinzufügen und OK übernehmen Sie den neuen Eintrag in die Autokorrektur. In Zukunft kann man das Promillezeichen ganz einfach ohne Umwege über Menüs erzeugen und ohne sich Zeichencodes merken zu müssen. Geben Sie die beiden Zeichen %0 ein, und sofort erscheint statt dessen das Promillezeichen ‰.

Prozentweise im Dokument bewegen

Mit der Funktion Bearbeiten | Gehe zu ([Strg] [G]) kann man nicht nur zu bestimmten Seiten, Abschnitten oder Absätzen springen. Auch relative Sprünge sind möglich. Standardgemäß ist beim Aufruf der Funktion Gehe zu in der Dialogbox das Element Seite markiert. Gibt man in der Eingabezeile statt einer Seitenzahl einen Prozentwert ein, ist es möglich, z.B. mit 50% zur Mitte des Dokuments, mit 0% an den Anfang oder mit 100% an das Ende zu springen.

Quickinfo deaktivieren

Ist diese Option aktiviert, erscheinen kleine, gelbe Erklärungsfenster, wenn Sie mit dem Cursor über ein Bedienelement von Word fahren. Das kostet jedoch Arbeitsspeicher. Sie schalten Quickinfo ab, indem Sie rechts auf eine der Leisten klicken, im Kontextmenü Symbolleisten wählen und in der Liste die Option Quickinfo löschen.

Quickinfos mit Angabe des Shortcuts

Word zeigt sogenannte Quickinfos zu den Schaltflächen der Menüleisten an, wenn man den Mauszeiger darüber bewegt und an dieser Stelle kurz verweilt. Bei diesen Quickinfos handelt es sich um kurze Beschreibungen der Funktionen, die sich hinter den Symbolen verbergen etwa Format übertragen. Neben dem erklärenden Text kann man sich auch noch die Tastenkombination anzeigen lassen, mit der Sie diese Funktion ebenfalls ansprechen können. In dem vorigen Beispiel würde die Quickinfo dann Farbe übertragen (Strg+Umschalt+C) lauten.

Um diese Ergänzung zu aktivieren, wechseln Sie im Menü Extras | Anpassen in das Register Optionen. Markieren Sie hier Tastenkombinationen in Quickinfo anzeigen und Schließen Sie danach das Fenster. Ab sofort erscheint in den Quickinfos aller Menü-Symbole, die auch über einen Shortcut zu erreichen sind, die entsprechende Tastenkombination.

Rechnungsnummern fortlaufend

Es ist in Word möglich, automatisch fortlaufende Nummern zu vergeben. Das Problem stellt bei dieser Aufgabe allerdings das Merken der bisherigen Nummern dar. Sie benötigen eine Art Speicher, um auf die letzte Nummer zugreifen zu können. Vor dem Anlegen eines neuen Dokuments lesen Sie dann die Nummer aus diesem Speicher und schreiben sie dann um 1 erhöht in den Speicher zurück. Das neue Dokument speichern Sie unter der so erzeugten Nummer.

Als Speicher bietet sich ein spezielles Dokument an. Um jede weitere Rechnerei zu vermeiden, benutzen Sie einfach eine Anzahl von Buchstaben zur Darstellung der Nummer. Wenn Sie die Buchstaben zählen lassen und jeweils ein Zeichen hinzufügen, erhalten Sie jedesmal eine Folgenummer.

Um diese Aufgabe beim Anlegen einer neuen Rechnung durchzuführen, verwenden Sie für die Rechnungen eine Formatvorlage mit einem Makro namens AutoNew. Word führt Makros mit diesem Namen automatisch beim Neuanlegen eines Dokuments aus.

Öffnen Sie Ihre Rechnungsvorlage und wählen Sie den Befehl Extras Makro. Geben Sie in das Feld Makroname die Bezeichnung AutoNew ein und klicken auf den Button Erstellen. Im Makro-Editor geben Sie nun folgende Zeilen ein:

Sub Main()

Dim Dlg As DateiDateiInfo

DateiÖffnen.Name = "C:\lfdNr.doc"

Einfügen "a"

GetCurValues Dlg

NeueNr$ = Dlg.AnzZeichen

DateiSchließen 1

BearbeitenGeheZu.Ziel = "Marke"

Einfügen NeueNr$

DateiSpeichernUnter.Name = NeueNr$ + ".doc"

End Sub

Word startet das Makro, sobald Sie eine neue Rechnung mit dem Befehl Datei Neu und der Auswahl der entsprechenden Formatvorlage anlegen. Die dritte Zeile des Makros öffnet eine Datei LFDNR.DOC sie simuliert den Speicher. Mit dem Befehl Einfügen "a" erhöhen Sie die Rechnungsnummer um 1. Das verhindert gleichzeitig, dass Sie beim ersten Start des Makros mit einer 0 beginnen.

Die nächste Anweisung liest sämtliche Datei-Informationen aus. Da Sie sich nur für die Anzahl der Zeichen im Dokument interessieren, weist die sechste Anweisung diese Information der Variablen NeueNr zu. Allerdings sind die Angaben aus der Datei-Information alle vom Typ Zeichen. Daher ist kein Rechnen ohne Typ-Umwandlungen möglich. Zeile 7 speichert das um ein Zeichen ergänzte Dokument, und Zeile 8 wechselt in der neuen Rechnung zur Textmarke Marke, die Sie in der Vorlage dort anlegen sollten, wo Sie später die Rechnungsnummer haben wollen. Die nächste Anweisung schreibt schließlich die neue Rechnungsnummer in das Rechnungsdokument und speichert es gleich unter dieser Nummer.

Dieses Verfahren löst zwar prinzipiell das Problem der fortlaufenden Nummerierung. Doch beachten Sie: Laufende Nummern sind normalerweise Datenbanken vorbehalten, die für die Datensicherheit sorgen können. Wenn jemand Zeichen aus der Datei LFDNR.DOC entfernt, kann dies durch die automatische Sicherung am Ende des Makros zu Datenverlusten führen.

Rechtschreibkontrolle für fremde Sprachen

Die Rechtschreibkontrolle funktioniert nicht richtig, wenn man fremde Sprachsymbole einsetzt, z.B. kyrillische. Wie umgehe ich dieses Problem?

Die Rechtschreibkontrolle in Word ist für sechs internationale Sprachgruppen erhältlich: Westeuropa, Zentraleuropa, Baltisch, Kyrillisch, Griechisch und Türkisch. Jede dieser Sprachgruppen basiert auf einem eigenen Zeichensatz. Deshalb ist es auch kein Problem, Sprachen innerhalb einer Sprachgruppe zu mischen. Um jedoch Sprachen unterschiedlicher Sprachgruppen zu mischen, reicht die Installation einer entsprechenden Schriftart wie z.B. Kyrillisch nicht aus. Sie müssen zusätzlich Ihr Betriebssystem auf die unterschiedlichen Zeichensätze vorbereiten.

Dazu klicken Sie in der Systemsteuerung doppelt auf das Symbol Software und aktivieren im folgenden Dialog das Register Windows Setup. Markieren Sie in der Liste den Punkt Sprachunterstützung. Über die Schaltfläche Details kann man einzelne Einträge wie Griechisch, Kyrillisch oder Osteuropäisch auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK, halten Sie die Windows-CD bereit. Jetzt ist Ihr System grundsätzlich in der Lage, mit den unterschiedlichen Zeichensätzen für die gewählten Sprachen zu arbeiten.

Um nun die Tastaturtreiber für eine bestimmte Sprache zu installieren, klicken Sie in der Systemsteuerung doppelt auf das Symbol Tastatur. Im Dialog Eigenschaften von Tastatur aktivieren Sie die Registerkarte Sprache. Hier kann man mit Hilfe der Schaltfläche Hinzufügen einen Auswahldialog öffnen und Sprachen hinzufügen.

Nachdem Sie alle gewünschten Sprachen hinzugefügt haben, sollten Sie keine Probleme mehr mit Bulgarisch, Tschechisch, Griechisch, Ungarisch, Polnisch, Russisch und Slowenisch haben. Falls Ihnen das noch nicht reicht, findet man auf der Windows-CD im Ordner Extras eine Datei namens LANG.EXE. Dieses Paket unterstützt zusätzlich die Sprachen Albanisch, Belorussisch, Estnisch, Litauisch, Romanisch, Serbisch, Slowakisch, Ukrainisch und Türkisch.

Rechtschreibkorrektur

Wenn Sie fremdsprachige Texte mit der Funktion Extras - Rechtschreibung kontrollieren, meldet Word fast jedes Wort als fehlerhaft. Die Lösung ist einfach: Zunächst benötigen Sie ein installiertes Fremdwörterbuch der betreffenden Sprache. Standardmäßig enthält Word Wörterbücher für Deutsch und Englisch - andere kann man zusätzlich erwerben. Markieren Sie die betreffenden Textstellen und weisen ihnen über Extras - Sprache das betreffende Sprachformat zu. Damit erkennt die Rechtschreibprüfung diese Textstellen und schaltet auf das richtige Lexikon um.

Rechtschreibprüfung per Mausklick

Word unterstreicht in der Version unbekannte Wörter mit einer roten Wellenlinie, um auf eventuelle Rechtschreibfehler hinzuweisen. Im Eifer des Gefechts widmet man sich während des Schreibens eines Textes jedoch oft nicht sofort diesen Markierungen, sondern überprüft erst danach die unterstrichenen Wörter auf die richtige Schreibweise. Das muss jedoch nicht unbedingt von Hand geschehen.

Ein Doppelklick auf das Rechtschreibsymbol in der Statuszeile von Word bringt sie automatisch zum nächsten rot unterstrichenen Wort im Dokument. Gleichzeitig öffnet sich dasselbe Pop-up-Menü, das Sie nach dem Anklicken des unbekannten Wortes mit der rechten Maustaste erhalten.

Möchten Sie das Wort unverändert lassen, führt Sie ein weiterer Doppelklick auf das Symbol zum nächsten unbekannten Wort. Dadurch ist es sehr unwahrscheinlich, dass eine Markierung übersehen wird.

Rotierende Grafiken

Eine Funktion zum freien Drehen von Grafiken ist zwar in der Symbolleiste vorgesehen, sie ist aber nach dem Einfügen von Grafiken oder Cliparts meist nicht verfügbar. Dieses Problem lässt sich mit Hilfe eines kleinen Tricks problemlos umgehen. Word kann zunächst mit dem frisch eingefügten Clipart noch nicht viel anfangen. Es erkennt lediglich ein viereckiges Clipart, und das Grafik-Werkzeug verweigert zunächst die freie Rotation. Um das zu ändern, zerlegen Sie das Objekt in seine Einzelteile und fügen es anschließend wieder zusammen. Das geht einfacher, als es sich anhört.

Nach dem Einfügen markieren Sie zuerst einmal die Grafik. Wählen Sie anschließend im Menü Zeichnen der gleichnamigen Symbolleiste den Befehl Gruppierung aufheben. Diese Anweisung löst eine Metafile-Grafik in ihre einzelnen Zeichenobjekte auf. Wenn es sich bei der Grafik um eine Bitmap-Datei handelt, dann bekommt sie dadurch einen Textbox-Rahmen. Ohne zwischenzeitlich mit der Maus irgendwohin zu klicken, fügen Sie die nun bekannten und noch markierten Objekte mit Hilfe der Anweisung Gruppieren wieder zusammen. Die Schaltfläche zum Aktivieren der Rotationsmethode ist nun zugänglich.

Schnelle Vorschau für Dokumente

Ich schreibe sehr viele Dokumente mit Word und nutze die Vorschau im Öffnen-Dialog, um vorab zu erkennen, ob das markierte Dokument den gesuchten Text enthält. Wenn ich viele Dokumente überprüfen muss, dauert das jedoch recht lange.

Es gibt zwei Lösungen für das Vorschauproblem: Zum einen empfiehlt es sich prinzipiell, Ihre Abhängigkeit von der Vorschau zu reduzieren, indem Sie Ihre Ordnerstruktur besser organisieren. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner C:\DATEN\WORD durch die Ordner C:\DATEN\AUFTRAG, C:\DATEN\RECHNUNG und C:\DATEN\MAHNUNG ersetzen, reduziert sich die Auswahl in den einzelnen Ordnern, so dass eine Kontrolle der Vorschau viel seltener nötig ist. Zudem helfen aussagekräftige lange Dateinamen weiter.

Sofern Sie trotzdem nicht auf die Vorschau verzichten wollen, bietet Word zwei Vorschauvarianten an: Standardmäßig muss Word eine Datei öffnen, um den Text in der Vorschau anzeigen zu können. Alternativ dazu speichert es die Vorschau als OLE-Grafikobjekt im Dokument. Das wird dann zwar erheblich schneller sichtbar als das Dokument, die Qualität ist aber deutlich schlechter.

Um die Vorschau im Dokument zu speichern, rufen Sie den Befehl Datei Eigenschaften auf, wählen die Registerkarte Datei-Info aus und kreuzen das Kontrollkästchen Vorschaugrafik speichern an. Daraufhin zeigt Word im Öffnen-Dialog die grafische Vorschau des Dokuments, statt die komplette Datei darzustellen.

Schreibschutzkennwort vergessen: Änderungen aber speicherbar

Falls Sie eine Datei unter Extras | Optionen im Register Speichern mit einem Schreibschutzkennwort versehen haben, können nur noch Personen diese Datei verändern, die das Passwort kennen. Falls Sie allerdings dieses Wort vergessen haben, bremst Sie die Kennwortsicherung ebenfalls aus.

In diesem Fall sollten Sie die Datei schreibgeschützt öffnen, indem Sie nach Datei | Öffnen die Schaltfläche mit der Bezeichnung Schreibschutz betätigen und den Inhalt der schreibgeschützten Datei mit [Strg] [A] komplett markieren. Den markierten Text befördern Sie mit [Strg] [C] in die Zwischenablage.

Legen Sie dann mit Datei | Neu ein neues Dokument an und fügen den kopierten Text mit [Strg] [V] ein. Dieses Dokument kann man nun entweder mit einem neuen Schreibschutzkennwort versehen oder auch ohne Schreibschutzkennwort speichern.

Schriftarten einbetten

Wenn Sie Ihre Dokumente ausschließlich in Standardschriftarten wie Times New Roman oder Arial abfassen, brauchen Sie sich bei der Weitergabe der DOC-Dateien normalerweise keine Gedanken zu machen, ob der Empfänger alle Schriften korrekt darstellen kann. Wenn Sie allerdings auch Schriften verwenden, bei denen Sie davon ausgehen müssen, dass sie der Empfänger nicht auf dem Rechner installiert hat, sollten Sie auf Nummer Sicher gehen und die Truetype-Schriften in das Dokument einbinden.

Wählen Sie dafür unter Extras | Optionen das Register Speichern und aktivieren die Option TrueType-Schriftarten einbetten. Dann hat der Empfänger keine Probleme mit den von Ihnen verwendeten Schriften.

Diese Option betrifft nicht alle neuen Word-Dateien, sondern nur die aktuelle. Dennoch ist es sinnvoll, die Option nur bei den Dateien zu aktiveren, die auch wirklich an fremde Rechner weitergegeben werden.

Schriftarten sind verschwunden

In Word stehen mir nur zwei Schriftarten zur Auswahl, obwohl viel mehr Schriftarten installiert und in anderen Office-Programmen verfügbar sind.

Word richtet sich bei Formatierungen und Schriftarten immer streng nach dem aktiven Drucker. Wahrscheinlich haben Sie nur den Drucker Universal/Nur Text installiert oder momentan als Standarddrucker für Word ausgewählt. Dann stehen Ihnen tatsächlich nur die beiden Schriftarten Times New Roman und Roman zur Verfügung.

Wenn Sie diesen Druckertreiber nicht benötigen, löschen Sie ihn ganz von Ihrem System. Dazu rufen Sie Start Einstellungen Drucker auf und klicken mit der rechten Maustaste auf Universal/Nur Text. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen aus und bestätigen dann die Sicherheitsabfrage für das Löschen der ausschließlich von diesem Druckertreiber verwendeten Dateien. Wenn Sie einen Drucker ansteuern müssen, installieren Sie auf jeden Fall nur den speziellen Treiber für dieses Gerät.

Nachdem Sie in Word mit dem Befehl Datei Drucken diesen Drucker in Kombinationsfeld Name ausgewählt haben, stehen Ihnen auch alle installierten Schriftarten zur Verfügung. Sicherheitshalber erklären Sie den neuen Druckertreiber zum Standardtreiber: Klicken Sie im Systemordner Drucker mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol des Treibers und wählen den Befehl Als Standard definieren.

Schrifteffekte

Zu den gewohnten Möglichkeiten der Zeichenformatierung wie Fett, Kursiv und Unterstrichen haben sich in Word noch einige eher ungewöhnliche Formatierungsfunktionen gesellt. Es handelt sich dabei um animierte, also bewegte, Formatierungen. Um diese neuen Möglichkeiten zur Textgestaltung einzusetzen, wählen Sie im Menü Format den Unterpunkt Zeichen und wechseln dann in das Register Animation. Hier findet man sechs spezielle Formatierungen von Blinkender Hintergrund bis Schwarze Ameisenkolonie für nicht ganz alltägliche Texte.

Schriftgröße per Shortcut verändern

Word enthält bereits verschiedene Shortcuts zur Veränderung der Schriftgröße. So setzt etwa die Tastenkombination [Strg] [<] die Schriftgröße auf die nächstkleinere Einheit in der Schriftgrößenliste der Schriftart. In der Schrift TimesNewRoman 14 formatierte Texte erhalten mit dieser Tastenkombination also die Schriftgröße 2. Für das Vergrößern von Schriftarten in dieser Schrittweite muss die Taste Umschalt hinzugenommen werden, also [Strg] Umschalt [<].

Um den Schriftgrad nur um jeweils einen Punkt zu erhöhen, kann die Tastenkombination Strg] [9] verwendet werden, um ihn um einen Punkt zu verkleinern, die Kombination [Strg] [8]. Hat man jedoch häufig mit sehr unterschiedlich großen Schriften zu tun, lohnt es sich, bestimmten Schriftgrößen eigene Shortcuts zuzuweisen. Um z.B. mit einer Tastenkombination einer Markierung automatisch die Schriftgröße 8 zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie das Menü Extras | Anpassen und wechseln Sie zum Register Tastatur. Nach dem Markieren des Eintrags Format im Bereich Kategorien erscheint unter Befehle eine Liste der Formatbefehle. Blättern Sie nach unten, bis Sie den Eintrag Schriftgrad: anwählen können. Ein neues Pulldown-Menü Schriftgrad erscheint in der Dialogbox; wählen Sie hier die Schriftgröße 8 pt. Klicken Sie dann in das Feld Neuen Shortcut wählen und führen Sie die Tastenkombination aus, mit der Sie später diese Schriftgröße zuweisen wollen. Eine normalerweise freie Kombination wäre etwa [Strg] [Alt] [8], die Sie wahlweise durch gleichzeitiges Drücken aller drei Tasten oder der beiden Tasten [AltGr] [8] erhalten. Mit Zuordnen weisen Sie der Schriftgröße 8 diesen Shortcut zu.

Wenn Sie nur ein einzelnes Wort formatieren wollen, muss man dieses übrigens nicht erst markieren. Setzen Sie einfach den Cursor in das Wort, und Word weist die Formatierung automatisch dem kompletten Wort zu.

Seitennummerierung einer Datei in anderem Dokument fortsetzen

Oft wird ein zusammenhängendes Dokument in mehreren Dateien gespeichert. Ein Problem ist dabei die Fortsetzung der Seitennummerierung über mehrere Dateien hinweg. Mit einem Trick kann man dafür sorgen, dass die zweite Datei automatisch als erste Seitenziffer die Gesamtseitenzahl des ersten Dokuments plus 1 anzeigt auch wenn sich der Seitenumfang der ersten Datei ändert.

Dafür muss man zunächst die letzte Seitenzahl der ersten Datei mit einer Textmarke versehen. Markieren Sie dafür die Seitenzahl und wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Punkt Textmarke. Geben Sie unter Name der Textmarke: die gewünschte Bezeichnung, etwa LetzteSeite, ein und wechseln Sie zur zweiten Datei.

Falls Sie die Seitennummerierung in der Kopf- oder Fußzeile einbinden, wechseln Sie mit Ansicht | Kopf- und Fußzeile dorthin und wählen aus dem Menü Einfügen den Punkt Feld. Markieren Sie dann unter Feldnamen die Funktion EinfügenText und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Im Register Spezifische Schalter markieren Sie den Schalter \! und wählen anschließend Hinzufügen.

In der Eingabezeile Feldfunktionen ergänzen Sie nun den Dateinamen und den Namen der Textmarke der Dateiname muss in Anführungszeichen stehen. Die Eingabezeile sollte nach der Änderung etwa folgendermaßen aussehen:

EINFÜGENTEXT "C:\Texte\brief1.doc" Letzte Seite \!

Nach einem Klick auf OK fügt Word den Inhalt der Textmarke also die letzte Seitenzahl der ersten Datei in das Dokument ein. Diese Funktion muss noch erweitert werden, damit sie die Seitenzahlen der aktuellen Datei mit denen der ersten Datei addiert. Falls die Feldfunktionen nicht sichtbar sind, markieren Sie im Menü Extras | Optionen | Ansicht den Punkt Feldfunktionen im Bereich Anzeigen. Markieren Sie die komplette Feldfunktion und befördern Sie diese mit [Strg] [X] in die Zwischenablage. Legen Sie dann mit [Strg] [F9] eine neue Feldklammer an und schreiben Sie ein Gleichheitszeichen hinein, gefolgt von einer neuen Feldklammer, die Sie wieder mit [Strg] [F9] einfügen.

In diese zweite Klammer schreiben Sie Seite und setzen hinter deren rechte Klammer das Zeichen +. Platzieren Sie den Cursor zwischen dem + und der rechten äußersten Klammer und betätigen Sie die Tastenkombination [Strg] [V], um die zuvor ausgeschnittene Feldfunktion wieder einzufügen. Die Zeile müsste nun abgesehen vom Dateinamen und dem Namen der Textmarke folgendermaßen aussehen: { = { Seite } + { EINFÜGENTEXT "C:\Texte\Brief1.Doc" LetzteSeite \! \* FORMATVERBINDEN }

Mit Extras | Optionen | Ansicht deaktivieren Sie die Anzeige der Feldfunktionen wieder, und im Dokument erscheint die fortlaufende Seitenzahl. Falls Sie Änderungen an der ersten Datei vornehmen, muss man die Seitenzahl des zweiten Dokuments markieren und mit [F9] aktualisieren, um die korrekten Seitenzahlen darzustellen.

Seitenumbruch und eingebettete Objekte

Ich verwende Word mit einem Excel-Objekt regelmäßig zum Schreiben von Rechnungen. Dabei kommen manchmal mehr Rechnungspositionen zusammen, als Platz auf einer gewöhnlichen A4-Seite ist. Word versteht sich nicht darauf, dies zu erkennen und einen ordentlichen Seitenumbruch des Excel-Objekts vorzunehmen.

Um das Problem zu lösen, gibt es drei Möglichkeiten. Erstens kann man die Daten in Excel erfassen und berechnen, wie Sie es bisher schon getan haben. Anschließend markieren und kopieren Sie alle Daten und fügen sie über die Zwischenablage in das Word-Dokument ein. Word legt beim Einfügen eine Word-Tabelle an. Diese Tabelle passt sich den Seitenumbrüchen von Word an.

Sie können aber auch die Excel-Datei speichern und über den Befehl Einfügen | Datei in Ihr Dokument aufnehmen. Das Resultat ähnelt dem der ersten Lösung. Da hierbei allerdings kein Transfer über die Zwischenablage stattfindet, Sie Word also nicht mit einfachen Zeichenketten konfrontieren, kann es zu Problemen bei der Interpretation von Formeln kommen. Außerdem sollten Sie die Excel-Mappe vorher speichern.

In Ihrem Fall ist es vielleicht sinnvoller, einen anderen Weg zu gehen. Wie Sie ja bereits erkannt haben, gehören große Datenmengen in eine Tabellenkalkulation oder Datenbank. Sie sollten also konsequent sein und den Rest des Rechnungsformulars, der ja meist nur aus einem Standardtext und einigen Adressdaten besteht, ebenfalls in die Tabellenkalkulation oder Datenbank übernehmen, die Rechnung also komplett mit Excel oder einer Datenbank anlegen und drucken. Dabei unterstützt Sie der Berichtsgenerator.

Seitenzahlen auf einzelnen Seiten im Querformat

Für Tabellen innerhalb eines Dokuments reicht die Seitenbreite im Hochformat oft nicht aus, und die Seite mit der Tabelle wird deshalb quer formatiert. Das geschieht, indem Sie im Dokument an der gewünschten Stelle Einfügen | Manueller Wechsel wählen und in der folgenden Dialogbox Nächste Seite in dem Bereich Abschnittswechsel anklicken. Nachdem Sie die Dialogbox mit einem Klick auf OK bestätigt haben, wiederholen Sie diesen Vorgang und haben auf diese Art eine Seite innerhalb von zwei Abschnittswechseln erzeugt.

Aktivieren Sie diese Seite mit einem Mausklick und wählen Sie dann Datei | Seite einrichten. Im Register Seitenränder notieren Sie den Wert im Bereich Abstand vom Seitenrand für die Kopf- oder Fußzeile - je nachdem, wo sich die Seitennummerierung befindet. Dann wechseln Sie zum Register Papierformat, klicken auf Querformat und stellen unter Anwenden auf Aktuellen Abschnitt ein. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, kann man in dieser Seite jetzt die Tabelle im Querformat einfügen. Es gibt allerdings einen Haken: die Seitennummerierung. Wenn Sie die anderen Seiten im Dokument in der Kopf- oder Fußzeile nummerieren, dann erscheint auf diesem Blatt die Seitenzahl an der falschen Position, auf der "Breitseite" des Blattes.

Deshalb muss man die Seitenzahl auf dieser Seite zunächst löschen. Wählen Sie dafür Ansicht | Kopf- und Fußzeile und entfernen Sie die Seitennummer. Dabei muss man darauf achten, dass die Schaltfläche Wie vorige nicht gedrückt ist. Wechseln Sie dann zur Fußzeile der nächsten Seite und fügen Sie dort die Seitennummer wieder ein. Ein Klick auf Schließen bringt Sie wieder in die normale Ansicht. Wechseln Sie wieder zu der Seite im Querformat und wählen Sie dort Einfügen | Positionsrahmen. Darin fügen Sie nun mit Einfügen | Objekt | Microsoft WordArt die korrekte Seitenzahl ein. Stellen Sie die gleiche Schriftgröße wie bei den anderen Seitenzahlen ein und weisen Sie ihr dann den Effekt Hochkant (nach unten weisender Pfeil) zu. Nachdem Sie WordArt verlassen haben, klicken Sie den Positionsrahmen mit der rechten Maustaste an. Geben Sie im Bereich Horizontal unter Position den zuvor notierten Wert ein und aktivieren Sie unter Gemessen von die Option Seite.

Welchen Wert Sie im Feld Position des Bereichs Vertikal eintragen, hängt davon ab, ob Sie die Seitenzahl links- oder rechtsbündig oder zentriert formatiert haben. Falls Sie sich zentriert auf der Seite befindet, kann man den Wert Zentriert auswählen. Ist die Seitenzahl linksbündig formatiert, geben Sie die Breite des linken Randes ein - ist sie rechtsbündig, die Entfernung von der linken Blattkante bis zum rechten Seitenrand. Auf jeden Fall aber muss unter Gemessen von die Option Seite ausgewählt sein, und das Feld Verankern muss aktiviert sein. Bestätigen Sie mit OK, und die Seitenzahl befindet sich auch auf dieser Seite an der richtigen Position.

Serienbriefe

Ich suche nach einer Möglichkeit, Anrede und Titel im Rahmen eines Serienbriefs in Übereinstimmung zu gewissen Eigenschaften des Empfängers zu bringen. So soll Word die Anrede in Abhängigkeit vom Geschlecht wählen. Es sollen jedoch auch noch andere Anreden wie beispielsweise 'Sehr geehrte Damen und Herren' möglich sein, wenn der Adressat etwa eine Firma ist.

Um Textteile eines Serienbriefs an Werte der Seriendruckfelder anzupassen, benutzt Word die Bedingungsfelder. Mit ihrer Hilfe kann man den Inhalt des Seriendruckfelds auswerten und entsprechende Texte erzeugen, die Word dann in das Seriendokument aufnimmt.

Ein dafür geeignetes Bedingungsfeld heißt Wenn...Dann...Sonst. Allerdings ist sein Gebrauch für komplexe Aufgaben nicht ganz unproblematisch, da die Word-Entwickler lediglich einfache Vergleichsfälle vorgesehen haben. Wenn Sie sich jedoch mit [Alt] [F9] die Feldinformationen anzeigen lassen, kann man zusätzliche Verschachtelungen vornehmen, um auch komplexe Anforderungen zu erfüllen. Voraussetzung für solche Einsätze ist daher das Grundverständnis der Funktionsweise dieses Bedingungsfelds.

Mit dem Wenn-Teil überprüfen Sie den Inhalt eines Seriendruckfelds. Dabei stehen Ihnen die typischen Vergleichsoperatoren =, <, <=, >, >= und <> zur Verfügung. Beachten Sie allerdings, dass alle Vergleiche auf Zeichenwert-Ebene stattfinden: Weil also ein großer Buchstabe einen anderen Wert als ein Kleinbuchstabe hat, kann es zu unerwünschten Ergebnissen kommen. Falls eine Bedingung zutrifft, gibt Word den Dann-Teil, andernfalls den Sonst-Teil aus. Dabei kann es sich um einfache Zeichenketten oder um neue Bedingungen handeln.

Um z.B. die Briefanrede für eine Person in Abhängigkeit vom Geschlecht zu wählen, benötigen Sie die folgende Anweisung:

{ WENN { SERIENDRUCKFELD Geschlecht } = "W" "geehrte Frau" "geehrter Herr"}

Wenn nun das Seriendruckfeld Anrede gleichzeitig Einträge wie Herr, Frau, Prof. Dr. oder Dipl.-Ing. enthält, kann es unter Umständen zu ungewollten Anreden wie "Sehr geehrter Herr Herr" kommen. Daher ist zunächst zu überprüfen, ob es sich nur um einen Herren oder eine Dame handelt. Falls ja, ist nichts auszugeben, da diese Auswahl bereits getroffen wurde. Andernfalls ist der entsprechende Titel anzuzeigen. Dazu ist folgende Wenn-Verschachtelung nötig:

{ WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } <> "Frau" { WENN { SERIENDRUCKFELD Anrede } <> "Herr" { SERIENDRUCKFELD Anrede }}}

Serienbriefe: Access als Datenquelle

Wir verwenden Access als Adressdatenbank und Word zum Druck von Rundschreiben. Gibt es eine Technik, die Adressinformationen direkt von Access nach Word zu übernehmen?

Ja, Sie können die Access- Tabelle als Datenquelle Ihres Serienbriefs definieren. Die Felder der Tabelle stehen Ihnen dann in Word automatisch als Serientext-Felder zur Verfügung. Definieren Sie zunächst einen Brief als Hauptdokument. Dazu führen Sie den Befehl Extras Seriendruck aus und wählen im Seriendruck-Manager das aktive Fenster als Hauptdokument. Im Anschluss klicken Sie auf den Button Daten importieren und wählen aus dem Menü den Eintrag Datenquelle öffnen. Im gleichnamigen Dialog stellen Sie im Feld Dateityp den Eintrag MS Access Datenbank (.MDB) ein und suchen an- schließend die gewünschte Datenbank auf Ihrem System.

Nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben, startet Word die Datenbank-Anwendung. Nun kann man eine Datenbank-Tabelle als Datenquelle auswählen. Word bindet die Datei-Informationen ein und stellt Ihnen die Felder der Tabelle über den gewöhnlichen Button Seriendruckfeld einfügen zur Verfügung. Nun kann man Ihren Serienbrief wie gewohnt mit den Feldern aus der Access-Datenbank vervollständigen. Um langfristig weniger Arbeit zu haben, kann man auch über eine Access-Abfrage als Datenquelle nachdenken. Diese erlaubt Ihnen vor dem Schreiben des Briefs eine Auswahl der Empfänger in Access.

Falls Ihnen Word die Auswahl des Dateityps .MDB nicht zur Verfügung stellt, fehlt Ihnen der notwendige Treiber. Sie können ihn dann über das Office-Setup unter MS Access Datenzugriff MS Desktop ODBC Treiber Option ändern MS Access ODBC-Treiber nachträglich installieren. Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK und schließen Sie die Installation wie gewohnt ab. Falls Sie im Netzwerk arbeiten und eine Netzwerkinstallation einsetzen, sollten Sie vor der Installation Ihren Netzwerkadministrator informieren.

Serienbriefe: Outlook als Datenquelle

Ich versuche, aus Outlook private Adressen, die ich dort als Postanschriften gekennzeichnet habe, in einem Serienbrief unter Word zu verwenden. Leider schaffe ich es nur, die Namen der Personen für den Serienbrief bereitzustellen, aber nicht ihre Adresse. Bei geschäftlichen Adressen funktioniert das jedoch alles problemlos.

Für dieses Problem sind zwei Ursachen denkbar. Einerseits kann es an der Auswahl der Seriendruckfelder liegen. Andererseits verhindert unter Umständen eine Einstellung in Outlook den Export der Adressdaten. Zunächst sollten Sie feststellen, ob Sie auch das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben. Dazu öffnen Sie in Word das Seriendokument. Das Feld, das die Anschrift enthalten soll, muss den Namen Briefadresse haben. Alle anderen Bezeichnungen wie Anschrift oder Privatadresse sind für Ihren Zweck nicht geeignet. Diese Felder sind nur dann richtig, wenn Sie explizit auf die geschäftliche bzw. persönliche Adresse zugreifen wollen. Falls Sie einen gemischten Serienbrief schreiben wollen, sind diese Felder nicht geeignet.

Wenn Sie das richtige Seriendruckfeld ausgewählt haben, kann die Ursache noch eine Einstellung in Outlook sein. Starten Sie Outlook und wechseln auf die Karte einer betroffenen Adresse. Wenn in der unteren rechten Ecke das Kontrollkästchen Privat markiert ist, haben Sie das Problem gefunden. Outlook exportiert aus Gründen des Zugriffsschutzes keine Adressen, die diese Markierung tragen. Um die Adresse für Serienbriefe bereitzustellen, muss man das Kontrollkästchen deaktivieren. Da hierdurch aber eine Gruppierungsmöglichkeit verlorengeht, sollten Sie überlegen, diese Möglichkeit über eine neue Kategorie einzurichten. Bedenken Sie auch, dass dadurch die nicht mehr privaten Adressen dieselben Zugriffsmöglichkeiten wie öffentliche Adressen erlauben.

Sonderzeichen am Zeilenanfang einfügen

Möchte man eine Zeile besonders hervorheben, bietet Word eine Funktion, mit der während der Eingabe automatisch bestimmte Zeichen am Zeilenanfang durch ein Sonderzeichen ersetzt werden. So verwandelt sich z.B. das Zeichen >, wenn es am Anfang einer Zeile steht, in das Sonderzeichen Wingdings 216, sobald am Ende des Absatzes die Eingabetaste betätigt wird.

Schreibt man am Anfang einer Zeile einen Bindestrich, erscheint dafür das Wingdings-Zeichen 110. Word beginnt dann auch die nächsten Zeilen automatisch mit diesem Sonderzeichen. Möchte man die nächsten Zeilen "normal", also ohne das Sonderzeichen beginnen, so kann man dieses Zeichen durch die Taste [Rücklöschen] (häufig auch [Backspace] genannt) entfernen.

Die automatischen Absatzanfangszeichen fügt Word jedoch nur dann ein, wenn unter Extras | Optionen im Register AutoFormat die Automatische Aufzählung unter Während der Eingabe zuweisen aktiv ist. Möchte man gelegentlich einen Absatz mit einem Bindestrich oder dem Zeichen > beginnen, ohne die Funktion Automatische Aufzählung generell zu deaktivieren, kann man sie auch nur im Bedarfsfall ausschalten.

Betätigen Sie in diesem Fall, nachdem Word das Zeichen eigenmächtig umgewandelt hat, die Tastenkombination [Strg] [Z] (Bearbeiten | Rückgängig), um diese Änderung ungeschehen zu machen. Das eingefügte Sonderzeichen verwandelt sich dann wieder in das ursprünglich eingegebene Zeichen.

Spaltenausgleich bei mehrspaltigem Text

Bei mehrspaltigem Text ist nicht immer gewährleistet, dass die letzte Seite komplett mit Text gefüllt ist. Oftmals ist gerade noch soviel Text übrig, dass die linke Spalte gefüllt ist, von der zweiten Spalte aber lediglich ein paar Zeilen benötigt werden. Das sieht allerdings nicht gerade schön aus. Deshalb ist es in den meisten Fällen erforderlich, auf der letzten Seite den Text gleichmäßig auf alle Spalten zu verteilen.

Mit ein paar Tricks ist das kein Problem. Wenn der Text unformatiert vorliegt und erst noch in zwei oder mehr Spalten formatiert werden soll, markieren Sie den betroffenen Textbereich und weisen ihm die gewünschte Anzahl an Spalten zu. Auch wenn Sie den gesamten Text mehrspaltig formatieren wollen, ist die Markierung nötig. Nur so ist gewährleistet, dass Word den Text auf der letzten Seite gleichmäßig auf alle Spalten verteilt.

Aber auch wenn der Text bereits mehrspaltig formatiert ist, kann man die Spalten noch nachträglich ausgleichen. Springen Sie dafür mit [Strg] [Ende] an das Ende des Dokuments. Danach wählen Sie im Menü Einfügen den Punkt Manueller Wechsel und aktivieren das Feld Fortlaufend. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK wird der Text gleichmäßig auf die Spalten aufgeteilt.

Stichwortverzeichnis mit Hilfe eines Makros erzeugen

Umfangreiche Texte verfügen normalerweise über ein Stichwortverzeichnis. Word besitzt keine leicht zu bedienende Funktion zum Erstellen eines Stichwortverzeichnisses. Es existiert zwar eine Index-Funktion, die aber für das Anlegen eines klassischen Stichwortverzeichnisses nicht gut geeignet ist.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die einzelnen Wörter dieses Verzeichnisses mit der Suchfunktion aufzuspüren und die entsprechenden Seitenzahlen "zu Fuß" einzutragen. Auch diese Variante ist aber nicht gerade die optimale Lösung. Wesentlich schneller kann man ein Stichwortverzeichnis mit dem abgebildeten Makro erzeugen. Im Menü Extras | Makro | Makros vergeben Sie als Makroname die Bezeichnung Stichwort und Erstellen dieses Makro indem Sie das nebenstehende Listing abtippen.

Nach der Fertigstellung eines Dokuments, zu dem Sie ein Verzeichnis anlegen wollen, muss man zuerst drei Textmarken definieren. Normalerweise werden nur die Wörter eines Textes in das Stichwortverzeichnis aufgenommen, die sich im Hauptteil des Dokuments befinden. Vorwort, Inhaltsverzeichnis und Anhang werden dabei nicht berücksichtigt. Um dem Makro mitzuteilen, wo denn nun der Hauptteil beginnt und wo er endet, muss man die erwähnten Textmarken festlegen. Vor dem ersten Wort des Hauptteils fügen Sie die Textmarke Startseite ein, nach dem letzten relevanten Wort die Textmarke Endeseite. Schließlich definieren Sie noch an der Stelle, an der das Verzeichnis angelegt werden soll die Textmarke Stichwortverzeichnis.

Um ein Wort in das Stichwortverzeichnis aufzunehmen, markieren Sie es und starten dann das Makro. Das Makro durchforstet nun den Bereich zwischen Startseite und Endeseite nach diesem Wort und erzeugt einen entsprechenden Eintrag im Stichwortverzeichnis. Schließlich springt das Makro wieder an die Stelle des Textes zurück, an der es aufgerufen wurde.

Das Makro erkennt auch aufeinanderfolgende Seiten und kennzeichnet die Einträge des Stichwortverzeichnis entsprechend. Befindet sich in einem Dokument z.B. das Wort Erdbeertorte auf den Seiten 2, 6, 7, 11, 17, 18 und 19 so erscheint im Stichwortverzeichnis der Eintrag Erdbeertorte 2, 6f, 11, 17ff. So erzeugen Sie schnell und unkompliziert ein Stichwortverzeichnis, dessen Inhalt Sie nur noch alphabetisch sortieren müssen.

Makro zum Anlegen eines Stichwortverzeichnisses:

Sub Stichwort()

Dim Eintrag As String ' Eintrag ins Stichwortverzeichnis

Dim Seite(100) As Integer ' Seiten auf denen sich das Stichwort befindet

Dim StartSeite, EndeSeite ' Start und Ende des Suchbereichs

Dim i, Nr As Integer ' Zählvariablen

Eintrag = Selection.Text ' Stichwort einlesen

ActiveDocument.Bookmarks.Add Range:=Selection.Range, Name:="temp" ' Mark. merken

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Startseite" ' zur Startseite gehen

StartSeite = Selection.Information(wdActiveEndPageNumber) ' Seitennummer einlesen

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Endeseite" ' zur Endeseite gehen

EndeSeite = Selection.Information(wdActiveEndPageNumber) ' Endeseite einlesen

Selection.GoTo What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToNext, Name:=StartSeite

With Selection.Find ' Suchoptionen

  .ClearFormatting ' Formatierungen nicht beachten

  .Text = Eintrag ' Suchtext

  .Replacement.Text = "" ' nicht ersetzen

  .Forward = True ' Suchrichtung

  .MatchCase = True ' Groß- und Kleinschreibung beachten

End With

Do

 Selection.Find.Execute

 If Selection.Find.Found = False Then Exit Do ' Stichwort nicht mehr gefunden

   Nr = Nr + 1

   Seite(Nr) = Selection.Information(wdActiveEndPageNumber) ' Seitennummer speichern

   Selection.GoTo What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToNext, Count:=1, Name:=""

Loop While Seite(Nr) < EndeSeite

If Seite(Nr) > EndeSeite Then ' Fehler kann auftreten, wenn Suchwort nicht auf EndeSeite

  Seite(Nr) = 0 ' Seiteneintrag löschen

  Nr = Nr - 1 ' Nummer korrigieren

End If

Seite(0) = -1 ' erste Seite immer anzeigen

Eintrag = Eintrag & " "

For i = 1 To Nr

    If Seite(i) - Seite(i - 1) > 1 Then ' Abstand zweier Seiten größer als 1?

     Eintrag = Eintrag & Seite(i) ' Seitennummer hinzufügen

    ElseIf (Right(Eintrag, 2) <> "ff") Then ' "ff” für aufeinanderfolgende Seiten

     Eintrag = Eintrag & "f" ' "f" für aufeinanderfolgende Seiten hinzufügen

    End If

   If Seite(i + 1) - Seite(i) > 1 Then Eintrag = Eintrag & ", " ' neue Seitennummer trennen

Next i

If Right(Eintrag, 2) = ", " Then Eintrag = Left(Eintrag, Len(Eintrag) - 2) ' letzes ", " weg

  Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Stichwortverzeichnis"

  Selection.TypeParagraph ' Zeilenvorschub

  Selection.TypeText Text:=Eintrag ' Eintrag ins Stichwortverzeichnis schreiben

  Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="temp" ' zum markierten Text zurück

  ActiveDocument.Bookmarks("temp").Delete ' Markierung löschen

End Sub

Suchen von Text in fremdsprachigem Zeichensatz

Für die Funktionen Suchen und Ersetzen kann man keine Begriffe in fremdsprachigen Zeichensätzen eingeben. Doch auch hier hilft ein einfacher Trick weiter: Geben Sie den gewünschten Ausdruck ins Dokument ein, markieren ihn und kopieren den Text dann mit den Tasten [Strg] [C] in die Zwischenablage. Rufen Sie anschließend die Funktion Bearbeiten - Suchen auf und übernehmen mit [Strg] [V] den Text aus der Zwischenablage in das Feld SuchenNach. Sie sehen nun keinerlei Ähnlichkeit mehr mit dem Suchwort, Sie sehen nur Sonderzeichen. Ignorieren Sie das - Word findet trotzdem die gesuchten Stellen im Text.

Symbole anders belegen

Wenn ich in Word ein Makro anlege, ordne ich diesem ein Symbol für eine Symbolleiste zu. Kann ich nun nachträglich dieses Makro mit einem anderen Symbol versehen, und ist es auch umgekehrt möglich, einem Symbol, das ich beibehalten will, ein anderes Makro zugrundezulegen?

Klicken Sie das Symbol, das Sie ändern möchten, mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie aus dem nun sichtbaren Kontextmenü den Befehl Anpassen. Es öffnet sich der entsprechende Dialog. Klicken Sie nun sofort wieder mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Symbol. Solange der Dialog Anpassen offen ist, rufen Sie damit ein anderes Kontextmenü auf. Dort befindet sich der Eintrag Schaltflächensymbol ändern. Hier kann man sich zum gleichen Makro direkt eine neue Schaltfläche auswählen oder sie auch jeweils über Schaltflächensymbol bearbeiten selbst entwerfen.

Für die Zuordnung eines anderen Makros muss man sich etwas umständlich behelfen: Klicken Sie eine Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und öffnen Sie den Anpassen-Dialog. Wählen Sie das Makro aus und ziehen Sie es in die Symbolleiste. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf Ihr Symbol und wählen Sie Schaltflächensymbol kopieren. Klicken Sie dann das provisorische Symbol mit rechts an und verwandeln Sie es mit Schaltflächensymbol einfügen in das gewünschte. Die 'alte' Symbol-Makro-Kombination löschen Sie danach.

Symbolleisten

Die Symbolleisten spielen in Word eine zentrale Rolle. Dort sollten Sie alle Werkzeuge unterbringen, die Sie für Ihre speziellen Aufgaben, seien es Serienbriefe, Mahnschreiben, Geschäftsberichte oder Protokolle, brauchen. Mit einem rechten Mausklick auf eine der sichtbaren Symbolleisten und einem Klick mit der linken Maustaste auf den Befehl Anpassen kann man Buttons hinzufügen: Klicken Sie auf Befehle und ziehen Sie die dort angebotenen Knöpfe oder Kommandos mit der gedrückten linken Maustaste zur jeweiligen Befehlsleiste. In Zukunft kann man den Befehl einfach per Mausklick aufrufen.

Ein rechter Mausklick auf eine der Symbolleisten ermöglicht es Ihnen, sichtbare Symbolleisten unsichtbar zu machen oder umgekehrt bisher unsichtbare Leisten anzuzeigen. Allerdings kennt man vor allem, wenn man viele und benutzerdefinierte Symbolleisten auf dem Bildschirm hat, nicht den Namen der auszublendenden Symbolleiste. In diesem Fall hilft ein Doppelklick auf diese Symbolleiste: Die Symbolleiste verwandelt sich in ein Fenster, in dessen oberem Rahmen der Name der Symbolleiste erscheint. Ein Klick auf Schließen lässt das Fenster verschwinden, ein Doppelklick auf den oberen Rahmen verwandelt das Fenster wieder in eine "normale" Symbolleiste.

Symbolleisten erzeugen

Für kurze Wege bei Ihrer Arbeit ist es auch ratsam, sich die Symbolleisten nach den eigenen Bedürfnissen zu arrangieren oder neue zu erzeugen. Das geht folgendermaßen: Für eine neue Symbolleiste klicken Sie auf das Menü Ansicht | Symbolleisten | Neu und geben einen aussagekräftigen Namen für Ihre neue Symbolleiste ein. Wichtig: Die Symbolleiste sollte in Ihrer spezifischen DOT (Dokumentenvorlage) gespeichert werden. Wählen Sie deshalb im Feld Symbolleiste verfügbar in... statt der Normal.dot die Vorlage, mit der Sie momentan arbeiten. Klicken Sie auf OK. Ein leeres Symbolleisten-Fenster wird angelegt und die Dialogbox Anpassen geöffnet. Dort findet man in einer Auswahlliste alle Hauptmenüs (Ansicht, Einfügen etc.) sowie Makros, Formatvorlagen, Autotext und Schriftarten. Aus der Vielfalt der daneben angebotenen Schaltflächen ziehen Sie mit der Maus per Drag & Drop die Funktionen Ihrer Wahl in das leere Symbolleisten-Fenster und füllen es so.

Auch die von Ihnen erzeugten Makros und Autotexte kann man dort als Schaltfläche ablegen. Wählen Sie in der Auswahlliste der Symbolleisten-Registerkarte z.B. Makros. Eine weitere Auswahlliste mit allen Makros wird geöffnet. Ziehen Sie wie gehabt ein Makro aus der Liste in das neue Symbolleisten-Fenster. Die Dialogbox Benutzerdefinierte Schaltfläche wird geöffnet. Hier kann man der neuen Schaltfläche eine Beschriftung (Name der Textschaltfläche) oder ein Symbol geben. Mit Bearbeiten öffnen Sie den Schaltflächen-Editor, mit dem Sie ein Symbol verändern oder neu zeichnen können. Für die Anpassung bestehender Symbolleisten nach Ihren individuellen Vorstellungen klicken Sie im Menü Extras | Anpassen auf die Registerkarte Symbolleisten und ziehen wie schon zuvor beschrieben die wichtigen Schaltflächen in die Symbolleisten in der oberen Fensterleiste. Die Reihen der Symbolleisten werden dadurch um die von Ihnen gewünschten Funktionen erweitert.

Genauso kann man überflüssige Schaltflächen aus der oberen Fensterleiste per Drag & Drop entfernen (werden nicht gelöscht!). Im Menü Extras | Makro | Organisieren oder Datei | Dokumentvorlage | Organisieren vergeben Sie in der Registerkarte Symbolleisten diesen bei Bedarf einen anderen Namen oder löschen sie.

Symbolleisten mit Maus positionieren

Per Standardeinstellung legt Word die Symbolleisten unterhalb der Menüleiste ab. Allerdings sollten Sie das ändern. Denn das Arbeiten mit selber zusammengestellten Symbolleisten wird noch effektiver, wenn Sie die Leisten bedarfsgerecht am Word-Bildschirm platzieren. Klicken Sie dafür mit der linken Maustaste auf eine freie Stelle zwischen den Schaltflächen der betreffenden Symbolleiste und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste an den linken oder rechten Fensterrand. Ziehen Sie die Leiste so auf die gewünschte vertikale oder horizontale Fensterposition. Verwandelt sich der graue Rahmen, der die aktuelle Leistenposition angibt, in ein punktiertes vertikales Rechteck, lassen Sie die Maustaste los. Word legt dann die Symbolleiste dort ab und ändert in einigen Fällen automatisch die Darstellung der Symbole, so dass sie in die Leiste passen.

Über Ansicht | Symbolleisten kann man das Aussehen der Symbole selbst festlegen: Farbe, Quickinfos einblenden und die Größe der Schaltflächen. Wenn Sie Windows mit einer geringen Bildschirmauflösung fahren, sollten Sie keine großen Schaltflächen einstellen, da Word dann einige Symbole nicht mehr anzeigen kann.

Symbolleisten: Menüpunkte und Schaltflächen entfernen

Benötigen Sie die eine oder andere Schaltfläche einer Symbolleiste nicht, kann man sie auf eine sehr einfache Art löschen. Zwar kann man dies im Anpassen-Menü - in das Sie nach einem rechten Mausklick auf eine der Symbolleisten gelangen - erledigen, es geht aber auch schneller. Halten Sie die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie mit der Maus das überflüssige Symbol mit gedrückter linker Maustaste auf das Dokument ziehen. Sobald in der rechten unteren Ecke des Mauszeigers ein x erscheint, lassen Sie die Maustaste los, und das Symbol verschwindet aus der Symbolleiste. Auf die gleiche Art kann man auch Menüs aus der Menüleiste entfernen.

Um den ursprünglichen Zustand einer Symbolleiste wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, wählen Anpassen und wechseln in das Register Symbolleisten. Markieren Sie die Leiste, die Sie wieder in ihren Originalzustand versetzen wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen.

Symbolleisten: Symbole gruppieren

Innerhalb der Symbolleisten kann man Symbole einfach verschieben oder löschen:

- Wollen Sie ein Symbol innerhalb einer Leiste verschieben oder in eine andere Leiste übertragen, dann klicken Sie es an und halten die Taste [Alt] gedrückt. Dann schieben Sie es auf seinen Platz.

- Auf die gleiche Weise kann man auch Buttons kopieren. Dazu drücken Sie zusätzlich die Taste [Strg].

- Sie entfernen Symbole, indem Sie sie bei gedrückter [Alt]-Taste anklicken und in das Hauptfenster von Word ziehen.

- Neue Symbole kann man auch den vorhandenen Schaltflächen zuordnen. Dazu klicken Sie rechts auf die jeweilige Symbolleiste und auf Anpassen. Dann klicken Sie das Symbol, das Sie auswechseln wollen, nochmals rechts an. Unter Schaltflächensymbol ändern findet man eine Auswahl neuer Symbole.

Tabelle verborgen, Rahmen bleibt aber sichtbar

Ich habe in Word eine Tabelle, die ein Rahmen umgibt, verborgen formatiert, um sie zu verstecken. Zu meinem Entsetzen musste ich feststellen, dass zwar die Tabelle nicht mehr zu sehen war, der Rahmen jedoch nach wie vor.

Das Problem an der Sache ist, dass Word Zellen-Endemarken, wie sie in jeder Tabelle vorkommen, nicht verborgen formatieren kann. Diese Zellen-Endemarken verhalten sich wie Absatzmarken des letzten Absatzes einer Zelle, die Word ebenfalls nicht verborgen formatieren kann. In diesen Marken speichert Word die Eigenschaften des Absatzes. Das Format Rahmen gehört zu den Eigenschaften eines Absatzes, so dass Word dieses Format in einer Tabelle nicht verbergen kann. Ihnen bleibt also nichts anderes übrig, als die Tabelle ohne Rahmen zu formatieren; es gibt keine Lösung dieses Problems.

Tabelle: Mehr als 31 Spalten

Die Begrenzung von Word auf 31 Spalten in Tabellen ist besonders störend, wenn man die Tabellen für kalendarische Aufgaben wie etwa Zeitpläne verwenden will. Da die Spalten von den 31 Tagen in Beschlag genommen werden, fehlt der Platz, um etwa eine Spalte für die Mitarbeiter anzulegen.

Möchten Sie Word austricksen und mehr als 31 Spalten auf dem Blatt unterbringen, verwenden Sie Positionsrahmen. Platzieren Sie mit Einfügen | Positionsrahmen den Bereich für die erste Tabellenhälfte und wählen Sie nach einem rechten Mausklick auf die Markierung des Positionsrahmens und der Auswahl des Eintrags Rahmen und Schattierungen die Option Ohne.

Fügen Sie mit Tabelle | Tabelle einfügen die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen in den Positionsrahmen ein. Die Höhe des Rahmens passt sich automatisch an die Zeilenanzahl an, die Breite der Spalten der Tabelle richtet sich dagegen nach der Breite des Positionsrahmens. Platzieren Sie dann einen zweiten Positionsrahmen direkt neben dem ersten und fügen Sie die restlichen Tabellenzellen ein. Auf diese Weise kann man problemlos Tabellen von beliebiger Spaltenanzahl zu Papier bringen.

Tabellen mit gelöschten Spalten auf Seitenbreite bringen

Wenn Sie in Word eine neue Tabelle anlegen, gleicht das Programm die Breite der Tabelle automatisch der Breite der Seite an. Wollen Sie nach dem Löschen einer Spalte die gekappte Tabelle wieder auf Seitenbreite dehnen, markieren Sie alle verbliebenen Spalten und wählen nach einem Klick mit der rechten Maustaste aus dem Popup-Menü den Punkt Zellenhöhe und -breite. Geben Sie unter Breite der Spalte im Register Spalte eine 0 ein.

Falls Sie z.B. die Breite der ersten Spalte beibehalten und lediglich die weiteren Spalten bis zur Seitenbegrenzung ausdehnen wollen, sparen Sie die erste Spalte aus der Markierung aus und setzen nur die Breite der anderen Spalten auf 0.

Tabellen nummerieren

Diese Aufgabe erledigen die in Word integrierten Nummerierungs- und Aufzählungswerkzeuge. Um die Werkzeuge im richtigen Moment parat zu haben, blenden Sie die Symbolleiste Format ein. Dazu führen Sie Ansicht - Symbolleisten aus und markieren im Dialog Symbolleisten das Kontrollkästchen neben Format. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Wenn Sie die Tabelle erzeugt haben, markieren Sie die gewünschte Spalte. Dazu positionieren Sie den Mauszeiger genau oberhalb der Spalte. Sobald der Zeiger seine Form in einen kleinen schwarzen Pfeil ändert, klicken Sie einmal auf die linke Maustaste. Wenn Word jetzt die gesamte Spalte invertiert darstellt, ist sie markiert.

Um die Nummerierung zu aktivieren, klicken Sie in der Symbolleiste Format auf das Aufzählungssymbol mit den drei Zahlen. Word fordert Sie daraufhin im Dialog Tabellennummerierung auf, die gewünschte Art der Nummerierung anzugeben. Da Sie lediglich eine Spalte nummerieren möchten, wählen Sie die Option Spaltenweise nummerieren. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Nur Zellen nummerieren sorgen Sie dafür, dass Word tatsächlich nur jede Zelle einzeln zählt. Andernfalls führt das Betätigen der Taste [Return] innerhalb der Zelle zu einer mehrfachen Nummerierung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Tabellen verschieben ohne Spaltenbreite zu ändern

Wenn Sie in Word versuchen, den linken Rand einer Tabelle etwas nach rechts zu verschieben, dann ändern Sie unwillkürlich die Spaltenbreite. Wenn kein Bereich der Tabelle markiert ist, dann bleibt ihr rechter Rand an der gleichen Position wie zuvor und die Veränderung des linken Tabellenrandes bewirkt, dass alle Spalten der Tabelle gleichmäßig zusammenschrumpfen. Auch wenn Sie eine der Spalten markieren, ändern Sie deren Spaltenbreite.

In diesem Fall muss man die Tastenkombination [Strg] Umschalt verwenden. Wenn Sie diese beiden Tasten gedrückt halten, während Sie den linken Tabellenrand nach rechts verschieben, bleiben die Spaltenbreiten bestehen und die gesamte Tabelle wird etwas nach rechts verschoben.

Tabulatoren rasten im Lineal nur auf krummen Positionen ein

Symbolleiste Zeichnen öffnen; im Menü Zeichnen | Gitternetz den werkseitig eingestellten Wert von 0,32 auf 0,25 mm ändern. Das Raster kann auch komplett abgeschaltet werden.

Tagesdatum einfügen

Wenn Sie einen Brief verfassen und das aktuelle Tagesdatum einfügen möchten, ersparen Sie sich die langatmige Prozedur über das Menü: Mit [Alt] [Umschalt] [D] fügt Word das Tagesdatum an der Cursor-Position ein.

Tastatur-Shortcuts in der Quick-Info-Anzeige

Die Quick-Info zu den einzelnen Symbolleisten-Buttons zeigt mir neuerdings nicht nur die Funktion des Symbols, sondern auch den Tastatur-Shortcut für diese Funktion an. Da ich mit Shortcuts so gut wie nie arbeite, empfinde ich das als störend

Rufen Sie den Menübefehl Ansicht - Symbolleisten auf und deaktivieren Sie einfach den Schalter "Mit Shortcuts", der sich unten rechts im Dialogfenster befindet.

Tastenkürzel verschwunden

In Word kann ich das Menü Datei nicht über [Alt] [D] öffnen. Die anderen Menüs funktionieren einwandfrei.

Word gestattet dem Anwender die Kontrolle über alle Menüs, Symbolleisten und Tastenkombinationen. Hier hilft der Befehl Extras Anpassen weiter. Dort durchsuchen Sie alle Tastenkürzel mit dem Befehl Extras Anpassen Tastatur, oder Sie benutzen den Button Vorgabe im gleichen Menü. Er setzt alle Tastenkürzel in den Grundzustand zurück.

Möglichkeit zwei: Mit rechter Maustaste auf die Menüleiste (oben) klicken und den unteren Menüpunkt Anpassen wählen. Dann mit rechter Maustaste in der Menüleiste den Befehl 'Datei' anklicken und den Cursor in das Feld 'Name' setzen. Vor dem Namen 'Datei' das Sonderzeichen & eingeben. Zuletzt das Menü Anpassen mit 'Schließen' bestätigen.

Telefonkosten sparen beim Faxversand

Wenn man von Word aus ein Fax mit einer kurzen Notiz versendet, ist häufig nur ein kleiner Bereich der Seite beschrieben. Weil jedoch das Papierformat normalerweise auf das Standardformat DIN A4 eingestellt ist, rattert der leere Rest der Seite mit durch die Leitung.

Doch mit Hilfe eines einfachen Tricks kann man einerseits Telefongebühren sparen und andererseits verhindern, dass beim Empfänger unnötig Papier verschwendet wird, sofern der Empfänger ein Rollenfax benutzt.

Um zu ermitteln, wie lang das Fax sein muss, springen Sie mit [Strg] [Ende] zur letzten Zeile der Seite. Jetzt sehen Sie in der Statuszeile den Abstand der Zeile zum oberen Papierrand. Addieren Sie zu diesem Wert die Breite des unteren Seitenrandes und tragen Sie ihn etwas aufgerundet unter Datei | Seite einrichten | Papierformat im Feld Höhe ein. Wenn Sie die Höhe ändern, korrigiert Word den Eintrag Papierformat automatisch von A4 auf Benutzerdefiniert. Nach Klick auf OK ist die Länge der Seite an den Inhalt angepasst, und Sie können das Fax kostensparend versenden.

Textausrichtung in Tabellen

Bislang war es nur in Excel möglich, Texte senkrecht in Tabellen darzustellen. Word erlaubt es nun ebenfalls, Texte unterschiedlich auszurichten. Markieren Sie einfach den zu formatierenden Bereich der Tabelle und wählen dann im Menü Format den Punkt Textrichtung. In dem folgenden Fenster kann man bestimmen, wie der Text in den markierten Zellen der Tabelle fließen soll. Zu der Funktion Textrichtung gelangen Sie übrigens auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den ausgewählten Tabellenbereich klicken.

Textbereiche verschieben

Das Verschieben von markierten Textbereichen per Drag and Drop ist in Word nicht ganz einfach. Muss man auf dem Weg zum Ziel über den oberen oder unteren Bildschirmrand hinwegscrollen, legt Word beim Seitenvorschub oft einen Zahn zu und es wird ziemlich schwierig, die richtige Zeile zu finden.

Wesentlich kontrollierter und weniger anfällig für Fehler ist folgendes Vorgehen: Markieren Sie den Text, den Sie verschieben wollen und suchen Sie mit Hilfe der Maus per Rollbalken die Stelle, an der Sie den markierten Bereich einsetzen wollen. Verwenden Sie nicht die Tastatur, weil Sie dadurch die Markierung entfernen würden. Wenn Sie die richtige Zeile gefunden haben, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken mit der rechten Maustaste an die gewünschte Stelle im Dokument. Word verschiebt den markierten Bereich automatisch an die so definierte Position.

Texteffekte gestalten

Sie wollen Text effektvoll schattieren, schief stellen, drehen, dehnen, an vordefinierte Formen anpassen oder sogar mit Grafiken füllen? Falls Sie nicht sicher in der Orthographie sind, sollten Sie zunächst den Text eingeben und auf die richtige Schreibweise prüfen lassen. Da Texteffekte Zeichnungsobjekte sind, kann man die Rechtschreibprüfung nicht darauf ausführen. Zudem werden Texteffekte auch in der Gliederungsansicht nicht angezeigt.

Markieren Sie den Text und klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf WordArt. Diese Schaltfläche ersetzt das bekannte Programm Word Art, selbst wenn dies auf dem PC in einem früheren Microsoft-Programm enthalten ist, z.B. in Office 95, Works oder Publisher.

Wählen Sie den gewünschten Spezialeffekt im WordArt-Katalog aus und klicken dann auf OK. Im Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten steht automatisch der eingegebene Text. Ansonsten kann man den zu formatierenden Text hier eingeben.

Wählen Sie dann die Schriftart und den Schriftgrad aus und klicken auf OK. Um dem Text weitere Effekte hinzuzufügen oder diese zu modifizieren, verwenden Sie die Schaltflächen auf den WordArt- und Zeichnen-Symbolleisten.

Tilde über die Buchstaben

Word weigert sich, mit der vorgegebenen Tastenkombination [Strg] [+] für die Tilde gefolgt von einer Buchstabentaste [A], [N] oder [O], das korrekte Zeichen auszugeben. Die Tilde erscheint dabei nicht über dem Zeichen, sondern ganz normal davor.

Bei dem Problem handelt es sich um einen Fehler in Word. Dort sind diese Shortcuts zwar angegeben, sie funktionieren aber nicht. Damit Sie nicht ständig auf den Befehl Einfügen Sonderzeichen angewiesen sind, sollten Sie besser auf die Autokorrektur zurückgreifen.

Rufen Sie den Befehl Einfügen Sonderzeichen auf und wählen im Feld Schriftart den Eintrag (normaler Text) aus. Suchen Sie das entsprechende Sonderzeichen, das Sie dann mit einem Doppelklick in das aktive Dokument übernehmen. Schließen Sie den Dialog mit den Sonderzeichen und markieren das eingefügte Zeichen im Dokument.

Jetzt rufen Sie den Befehl Extras Autokorrektur auf. Im Feld Durch ist bereits das Sonderzeichen eingetragen. Im Feld Ersetzen geben Sie die Tilde gefolgt vom jeweiligen Buchstaben ein und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ab sofort ersetzt Word die Zeichenfolge Tilde - Buchstabe durch das entsprechende Sonderzeichen.

Vergessen Sie nicht, alle Sonderzeichen in die Autokorrektur einzutragen, und achten Sie jeweils auf die Übereinstimmung von Groß- und Kleinbuchstaben.

Trennlinie auf Symbolleiste einfügen

In Word sind die Symbole der verschiedenen Symbolleisten nicht mehr wie in früheren Versionen optisch eindeutig voneinander getrennt. Zwischen den einzelnen Symbolen dieser Bereiche existiert keine optische Trennung; nur zusammengehörende Bereiche werden durch Trennstriche voneinander abgegrenzt.

Um eine senkrechte Trennlinie in eine Symbolleiste einzufügen, wählen Sie Extras | Anpassen. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, vor dem ein Trennstrich eingefügt werden soll, und markieren den Eintrag Gruppierung beginnen. Danach kann man das Anpassen-Fenster wieder schließen. Wollen Sie einen Trennstrich zwischen zwei Symbolen entfernen, verfahren Sie genauso wie beim Hinzufügen einer Abtrennung, um die Markierung vor Gruppierung beginnen zu löschen.

True-Type-Schriften mit Dokumenten kopieren

Geben Sie beim Speichern des Dokuments einfach unter dem Punkt Optionen... die Option True-Type-Schriftarten einbetten an. Auf diese Weise werden die verwendeten Schriftarten in das Dokument mit hineingeschrieben.

Überschrift an Folgeabsatz binden

In umfangreichen Dokumenten kann es leicht geschehen, dass die Zeile mit der Überschrift durch einen Seitenumbruch vom zugehörigen Absatz getrennt wird. Mit einer Funktion von Word kann man jedoch dafür sorgen, dass die Überschriftenzeile grundsätzlich beim dazugehörigen Absatz verbleibt und im Falle eines Seitenumbruchs mit auf die nächste Seite rutscht.

Markieren Sie dafür den Absatz mit der Überschrift und den darauf folgenden und wählen Sie Format | Absatz. Im Register Textfluß aktivieren Sie die Option Absätze nicht trennen. Wenn Sie öfter eine Überschrift und den Folgeabsatz zusammenfassen wollen, kann man ein kleines Makro mit der Zeile Format-Absatz.MitNächstemAbsatz =1 zwischen den beiden Standardzeilen Sub Main und End Sub anlegen und als Button in einer der Symbolleisten einfügen. Arbeiten Sie mit Formatvorlagen, ist es auch zweckmäßig, allen Überschriftsformaten die Option Absätze nicht trennen zuzuweisen.

Unformatierten Text per Shortcut einfügen

Wenn man den Text aus anderen Dokumenten oder Anwendungen übernimmt, ist dieser meistens in einer anderen Schriftart oder -größe als der Text im aktuellen Dokument formatiert. Wenn man ihn mit [Strg] [V] in das Dokument einfügt, passt er nicht zum restlichen Text und muss deshalb umformatiert werden.

Man kann das Problem umgehen, indem man Bearbeiten | Inhalte einfügen wählt und dort die Option Unformatierten Text auswählt. Dieser Weg über das Menü ist allerdings viel mühsamer als die bequeme Tastenkombination. Mit Hilfe eines Makros erreichen Sie jedoch, dass Sie unformatierten Text bequem mit Hilfe eines Shortcuts in Dokumente einfügen können.

Legen Sie das Makro an, indem Sie Extras | Makro | Makros wählen und auf Erstellen klicken, nachdem Sie einen neuen Makronamen festgelegt haben. Sie landen dann im Visual-Basic-Editor, in dem Sie an der aktuellen Cursorposition die Zeile Selection. PasteSpecial DataType:=wd-PasteText einfügen. Mit [Alt] [Q] verlassen Sie den Editor und weisen dem Makro eine Tastenkombination zu..

Untermenüs der AutoFormen in Symbolleisten verwandeln

Erstellen Sie häufig Flußdiagramme in Word, so empfiehlt es sich, die Symbolleiste Zeichnen einzublenden. Das Erzeugen jedes neuen Symbols bleibt dennoch etwas mühselig, da Sie jedesmal zuerst über das Menü AutoFormen und Flußdiagramme die Palette der zur Verfügung stehenden Symbole öffnen müssen. Erst dann kann man endlich eines dieser Symbole auswählen.

Es geht aber auch einfacher. Sobald nach AutoFormen | Flußdiagramme die Symbol-Palette erscheint, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den grauen Balken am oberen Rand der Palette und halten die Taste gedrückt. Nun kann man dieses kleine Fenster per Drag-and-Drop an einer beliebigen Stelle des Bildschirms platzieren und sämtliche Flußdiagrammformen mit einem einzigen Mausklick erreichen. Das gleiche gilt auch für alle anderen Untermenüs von AutoFormen.

Unterschrift in Textdokumente einbinden

Müssen Ihre mit Word erzeugten Dokumente signiert weitergeleitet werden, kann man sich das Unterschreiben jedes einzelnen Briefes ersparen, wenn Sie Ihre eingescannte Unterschrift über das Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei... als Bildobjekt in den Text einbinden. Noch schneller und bequemer geht es jedoch, wenn Sie statt dessen das abgedruckte Makro erzeugen und ihm eine Schaltfläche zuweisen.

Beachten Sie dabei bitte, dass Sie in der Zeile Active.Document... hinter FileName:= den richtigen Pfad und Dateinamen für Ihre Bilddatei, die die eingescannte Unterschrift enthält, eingeben müssen. Möchten Sie Ihre Unterschrift als verknüpftes Bildobjekt in Ihre Dokumente einbetten, schreiben Sie hinter LinkToFile:= nicht False sondern True. Wenn das Speichern dieses Objekts zusammen mit dem Text unerwünscht ist, um etwa die Größe der Datei zu reduzieren, muss man nach SaveWithDocument:= das Wort False eingeben.

Makro zum Einfügen der Unterschrift:

Sub Unterschrift()

   Selection.EndKey Unit:=wdStory

   Selection.TypeParagraph

   ActiveDocument.Shapes.AddPicture Anchor:=Selection.Range, _ 

   FileName:="D:\signatur.jpg", LinkToFile:=False, SaveWithDocument:=True

End Sub

Eine andere Lösung aus www.office-loesung.de (von HermannL) für Word 2000:

Sub Unterschrift()

   Selection.EndKey Unit:=wdStory

   Selection.TypeParagraph

   Selection.InlineShapes.AddPicture FileName:="D:\DeinPfad\Deine_Unterschrift.jpg", _

   LinkToFile:=False, SaveWithDocument:=True

End Sub

Variable Kopf- und Fußzeilen für unterschiedliche Seiten

Ich verwende in einem Word-Dokument Kopf- und Fußzeilen. Gerne hätte ich für verschiedene Seiten innerhalb eines Dokuments unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen, manchmal auch überhaupt keine.

Word stellt mehrere Arten von Kopf- und Fußzeilen bereit. Dabei kann man entweder eine Version für alle Seiten oder zwei unterschiedliche Versionen für gerade und ungerade Seiten benutzen. Unabhängig davon lässt sich eine spezielle Version für die erste Seite des Dokuments definieren. Zudem steht eine weitere Differenzierung mit Hilfe von Abschnitten zur Verfügung.

Um die erste Seite anders oder unterschiedliche Zeilen für gerade oder ungerade Seiten zu definieren, rufen Sie den Befehl Datei Seite einrichten auf und wechseln im gleichnamigen Dialog auf die Registerkarte Seitenlayout. Dort findet man im Bereich Kopf- und Fußzeilen die Möglichkeit, entsprechende Kontrollkästchen und die damit verbundenen Kopf- und Fußzeilen zu aktivieren. Wenn Sie anschließend wieder im Dokument sind, kann man den Unterschied erst in der Layout-Ansicht bemerken.

Falls Ihnen das nicht ausreicht und Sie einer ganz speziellen Seite innerhalb des Dokuments eine andere Kopf- oder Fußzeile geben wollen, besteht noch die Möglichkeit, für diese Seite mit Hilfe des Befehls Einfügen Manueller Wechsel einen eigenen Abschnitt einzurichten. Achten Sie darauf, im Dialog Manueller Wechsel im Bereich Abschnittswechsel nicht die Option Fortlaufend zu wählen, da Sie sonst für den Abschnitt keine eigene Kopfzeile erhalten.

Verhindern, dass Word die falschen Seiten druckt

Im Fenster Drucken, das Sie über das Datei-Menü erreichen, kann man festlegen, dass nur alle geraden oder ungeraden Seiten gedruckt werden. Unter Umständen spuckt Ihr Drucker aber genau die falschen Seiten aus. Zu diesem Fehler kommt es, wenn Sie der ersten Seite eines Dokuments eine gerade Seitenzahl zugewiesen haben. Die Seitenzahlen Ihres Dokuments verändern Sie unter Einfügen | Seitenzahlen | Format | Beginnen mit. Tragen Sie in diesem Feld z.B. eine 2 ein, tritt der beschriebene Effekt auf.

Schuld daran ist die Word-interne Verwaltung der Seiten. Für die Textverarbeitung ist bei der Ermittlung von geraden und ungeraden Seiten die erste Seite grundsätzlich die Seite 1. Nicht betroffen von dieser Ignoranz sind die Angaben im Seitenbereich des Fensters Drucken. Geben Sie an dieser Stelle beispielsweise unter Seiten 3 5 an, so werden tatsächlich die Seiten mit den Nummern 3, 4 und 5 auf dem Drucker ausgegeben.

Eine Korrektur dieses unsinnigen Verhaltens von Word ist nicht auf direktem Weg möglich; dies wäre höchstens mit Hilfe eines Makros und neuer Menüpunkte zu realisieren. Arbeiten Sie mit Dokumenten, deren erste Seite eine gerade Seitennummer trägt, muss man somit beim Ausdruck von geraden oder ungeraden Seiten die anderslautende Option in dem Menü Datei | Drucken auswählen.

Voll ausgeschriebenes Datum einfügen

In wichtigen Dokumenten wird das Datum manchmal aus Gründen der Fälschungssicherheit größtenteils in Worten geschrieben. Je nach Schriftart lässt sich aus einer 1 leicht eine 4 oder 7 machen und aus einer 3 eine 8. Das verhindert die ausgeschriebene Variante des Datums das Datum 21.10.07 wäre dann z.B. "Dienstag, der einundzwanzigste Oktober 2007" und kann nicht mehr ohne weiteres zum 24.10.07 retuschiert werden.

Mit Hilfe von Feldklammern kann man es sich sparen, diesen Text von Hand einzugeben, sondern statt dessen Word die Arbeit überlassen. Fügen Sie dafür an der Stelle im Dokument, an der das Datum erscheinen soll, eine Feldfunktion ein. Wählen Sie Einfügen | Feld und markieren Sie im linken Bereich des Fensters Datum und Uhrzeit und rechts AktualDat.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Optionen markieren Sie den zweiten Eintrag tttt, t. MMMM jjjj und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Löschen Sie die Zeichen zwischen tttt und den hinteren Anführungsstrichen, damit schließlich im Feld Feldfunktionen die Zeichenfolge AKTUALDAT \@ "tttt" steht. Bestätigen Sie zweimal mit OK, und im Dokument erscheint anstelle der Feldbezeichnung der Wochentag in Textform, also z.B. Mittwoch. Setzen Sie dahinter ein Komma, ein Leerzeichen und das Wort den und legen Sie mit [Strg] [F9] eine weitere Feldklammer an, in die Sie die Zeichenfolge AKTUALDAT \@ "t" \*ORDTEXT schreiben.

Deaktivieren Sie jetzt die Ansicht der Feldfunktionen mit Umschalt [F9], und im Dokument erscheint der Tag als Wort also z.B. in Form von erste oder dreizehnte. Schreiben Sie ein n direkt dahinter, und Sie müssen nun nur noch den ausgeschriebenen Monatsnamen und das Jahr einfügen. Die beiden Werte fassen Sie in einer dritten Feldklammer zusammen, die Sie wieder mit [Strg] [F9] erzeugen und mit dem Inhalt AKTUALDAT \@ "MMMM JJJJ" füllen. Nach dem Deaktivieren der Ansicht der Feldfunktionen mit Umschalt [F9] erscheint das Datum voll ausgeschrieben in Ihrem Dokument.

Während der Überarbeitung von Dokumenten nur veränderte Texte suchen und ersetzen

Während des Korrigierens eines Textes mit Extras | Überarbeiten enthält das Dokument sowohl den alten als auch den neuen korrigierten Text. Bedient man sich nun der Funktion Bearbeiten | Suchen oder Bearbeiten | Ersetzen, findet Word sowohl die alten als auch die neuen Wörter, die mit dem Eintrag im Feld Suchen nach übereinstimmen. Dieser Effekt ist jedoch oft nicht erwünscht, weil man meistens entweder nur nach den alten oder nur nach den neuen Textbereichen suchen möchte.

In diesem Fall setzen Sie den Mauszeiger in das Feld Suchen nach und betätigen [Strg] [N]. Unter dem Eingabefeld erscheint nun der Eintrag Neu und im folgenden Suchvorgang findet Word nur noch die neu ergänzten Texte. Möchten Sie nur in den alten Textbereichen suchen, betätigen Sie nochmals die Tastenkombination [Strg] [N] und unter Suchen nach: erscheint Nicht Neu. Ein drittes [Strg] [N] ermöglicht wieder die Suche sowohl in den alten als auch in den neuen Texten.

Wasserzeichen

Ich möchte einige Dokumente mit Wasserzeichen als wichtig, vertraulich oder geheim kennzeichnen. Leider finde ich keinen passenden Befehl, obwohl andere Textverarbeitungsprogramme diese Funktion anbieten.

Word besitzt zwar keine Wasserzeichen-Funktion, trotzdem kann man auf Umwegen Grafiken und Texte als Seitenhintergrund darstellen. Damit das Wasserzeichen auf jeder Seite des Dokuments sichtbar ist, setzen Sie es mit dem Befehl Ansicht Kopf- und Fußzeile entweder in die Fuß- oder die Kopfzeile. Geben Sie dann den Text ein, z.B. Vertraulich.

Um den Text an einer beliebigen Position im Dokument zu verankern, markieren Sie ihn und rufen den Befehl Einfügen Positionsrahmen auf. Wenn Sie den Rand des Positionsrahmens anklicken, kann man ihn per Drag & Drop im Dokument platzieren. Um den Text auf der Seite zu zentrieren, klicken Sie den Positionsrahmen mit der rechten Maustaste an und verwenden den Befehl Positionsrahmen formatieren. Sobald Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile beenden, ist das Wasserzeichen fertig. Das funktioniert übrigens auch mit Grafiken.

Wichtigste Sonderzeichen auf Taste legen

Beim Schreiben eines Dokuments passiert es manchmal, dass Sie Sonderzeichen wie das Copyright- und Trademark-Symbol oder französische Klammern benötigen, die Sie nicht auf der Tastatur finden. Solche Sonderzeichen, die der ANSI-Zeichensatz nicht enthält, kann man per Auto-Korrektur auf eine Taste legen. Damit ersparen Sie sich das stetige Einfügen Sonderzeichen-Procedere.

Um etwa die französischen Klammern auf die [<]- und [>]-Taste zu legen, fügen Sie diese erst mit Einfügen | Sonderzeichen aus der Schriftart Symbol in den Text ein. Markieren Sie das -Zeichen und wählen Sie Extras | AutoKorrektur. Im Durch-Feld steht dann automatisch das -Zeichen. In das Feld Ersetzen geben Sie >> ein. Ebenso verfahren Sie, um das <<-Zeichen durch das -Zeichen zu ersetzen.

Word springt nicht immer zum zuletzt benutzten Ordner

Wenn man in Word eine Datei aus einem bestimmten Ordner öffnet und danach nochmals Datei | Öffnen wählt, kann es geschehen, dass man nicht im zuletzt benutzten Ordner, sondern z.B. in C:\Office\Word landet. Vor allem, wenn man mehrere Dateien aus einem tief verzweigten Ordner öffnen will, ist dieses Verhalten äußerst lästig.

Der Grund für den seltsamen Ordnerwechsel ist, dass einer der Ordner im Pfad zu der Datei einen Umlaut enthält. In diesem Fall gerät Word durcheinander und öffnet in seiner Verzweiflung sein "Haus-und-Hof"-Verzeichnis. Möchten Sie das verhindern, vermeiden Sie Umlaute in Verzeichnis- und Dateinamen, wenn Sie mit Word arbeiten.

Sie können Ordner direkt in Word im Menü Datei | Öffnen umbenennen. Markieren Sie dazu den Ordner mit dem Umlaut und betätigen Sie die Taste [F2]. Nun ersetzen Sie den Umlaut, indem Sie z.B. den Ordner Übung in Uebung umbenennen und Word hat ein Problem weniger.

Wörter gezielt per Shortcut trennen

In vielen Fällen ergeben automatische Trennhilfen Anlaß zum Lachen: Wörter erhalten eine sinnentstellende Bedeutung. Bestes Beispiel dafür ist das Wort Urinstinkt, das Word problemlos sowohl zu Ur-instinkt als auch zu Urin-stinkt trennt. Um dies zu vermeiden, fügen Sie gleich beim Editieren vor dem "i" einen bedingten Trennstrich ein. Ebenso sollten Sie mit Bindestrich zusammengesetzte Wörter oder Telefonnummern vor ungewollter Trennung bewahren, indem Sie mit [Strg] [Umschalt] [] einen geschützten Bindestrich setzen. Darüber hinaus empfiehlt sich, für Produktbezeichnungen einer Trennung am Zeilenende sofort vorzubeugen, indem Sie mit [Strg] [Umschalt] [Space] ein geschütztes Leerzeichen setzen.

Zählen von Zeichenfolgen

Möchte man feststellen, wie oft ein bestimmtes Wort oder eine andere Zeichenfolge in einem Dokument vorkommt, ist dies sehr einfach über die Funktion Ersetzen zu ermitteln. Falls Sie nur innerhalb eines bestimmten Bereichs zählen wollen, markieren Sie diesen; andernfalls führt Sie die Suche durch das gesamte Dokument.

Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Ersetzen und schreiben Sie in das Feld Suchen nach: das gesuchte Wort. In das zweite Feld Ersetzen durch: tragen Sie die exakt gleiche Zeichenfolge ein denn Sie wollen ja schließlich keine tatsächlichen Änderungen vornehmen und starten Sie den Suchvorgang mit Alle ersetzen.

Damit die Zeichenfolge auf jeden Fall gefunden wird, sollten Sie die Option Groß- und Kleinschreibung beachten deaktivieren. Nach einer kurzen Wartezeit meldet Word, wie oft die Veränderungen ausgeführt wurden, also wie oft das gesuchte Wort im Dokument auftaucht.

Zeichen sind nicht sichtbar

Sie tippen Zeichen ein, diese werden aber nicht sichtbar, obwohl sich die Textmarke weiterbewegt? Die Ursache kann ein benutzerdefiniertes Windows-Farbschema sein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Desktop und rufen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü auf. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Darstellung und wählen Sie im Listenfeld Schema schließlich den Eintrag Windows-Standard aus.

Oder rufen Sie den Word-Befehl Extras Optionen auf und aktivieren die Registerkarte Allgemein. Dort schalten Sie die Option Weiß auf blauem Hintergrund aus. Diese ist fehlerhaft und zeigt oft schwarzen Text auf dunkelblauem Hintergrund an

Zeichenwerkzeuge länger beibehalten

Wenn Sie in Word ein Werkzeug der Symbolleiste Zeichnen mit einem Mausklick aktivieren, ist die jeweilige Schaltfläche wieder inaktiv, nachdem Sie das Werkzeug verwendet haben. Möchten Sie z.B. eine Ellipse zeichnen, bleibt das Werkzeug nur so lange aktiv, bis Sie eine einzige Ellipse gezeichnet haben. Wollen Sie danach eine weitere Ellipse in Ihrem Dokument platzieren, muss man das entsprechende Werkzeug von Word erneut betätigen.

Diese umständliche Prozedur kann man sich jedoch ersparen. Wenn Sie ein Werkzeug öfter verwenden wollen, ohne es jedesmal erneut aktivieren zu müssen, sollten Sie es nicht mit einem einfachen, sondern einem doppelten Mausklick auswählen. Dann bleibt es so lange aktiv, bis Sie eine andere Schaltfläche betätigen oder aber normalen Text eingeben.

Zeichnen: Senkrechte Linien

Senkrechte Linien, die über die Grafikfunktionen von Word eingefügt wurden, bringen oft Probleme mit sich: sie erscheinen als Fremdkörper im Text und können nicht überschrieben werden. Möchten Sie etwa für Tabellen, die nicht mit der Tabellenfunktion von Word gestaltet werden, senkrechte Linien in dem Dokument ziehen, gibt es eine praktischere Alternative.

Markieren Sie entweder eine Absatzmarke oder falls der Text schon existiert alle Absätze, die mit einer Linie versehen werden sollen, und wählen Sie aus dem Menü Format die Option Tabulator. Geben Sie unter Tabstop-Position ein, an welcher Stelle die Linie gezogen werden soll, und klicken Sie unter Ausrichtung auf Vertikale Linie. Die Linie zieht sich durch alle markierten Absätze.

Möchten Sie z.B. bestimmte Absätze im Dokument durch eine Linie am linken Seitenrand besonders kennzeichnen, wählen Sie unter Tabstop-Position einen negativen Wert. Soll die Linie einen Zentimeter links von der linken Textbegrenzung gezogen werden, geben Sie unter Tabstop-Position als Wert -1cm ein. Um die Linie wieder zu entfernen, ziehen Sie die kleine senkrechte Linie im Lineal per Drag & Drop aus dem Lineal heraus und lassen die linke Maustaste los, wenn sich der Cursor im Eingabebereich des Dokuments befindet.

Zeichnungsschaltflächen auf Dauerbetrieb stellen

Möchte man in Word mehrere Rechtecke zeichnen, bedeutet das: Klick auf die Schaltfläche Rechteck (in der Symbolleiste Zeichnung), Rechteck zeichnen, Klick auf die Schaltfläche Rechteck, Rechteck zeichnen und so weiter. Nach jedem vollendeten Rechteck ist die Schaltfläche Rechteck wieder deaktiviert und muss erneut betätigt werden.

Mit einem kleinen Trick kann man diese Schaltflächen allerdings aktiv also im gedrückten Zustand halten. Ein Doppelklick auf die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellipse, Bogen, Freihandfigur, Textfeld oder Legende bewirkt, dass das jeweilige Zeichenwerkzeug bis auf weiteres aktiv bleibt. Erst ein Wechsel des Werkzeugs oder das Betätigen der Tasten [Esc] oder [Del] heben die Auswahl auf.

Zeilen einer Tabelle schnell verschieben

Wollen Sie in einer Word-Tabelle eine Zeile innerhalb einer Tabelle verschieben, muss man sie nicht extra ausschneiden und danach an der gewünschten Stelle wieder einfügen. Platzieren Sie lediglich den Cursor in einer Zelle der zu verlagernden Zeile und betätigen Sie die Tasten Umschalt und [Alt]. Solange Sie diese beiden Tasten gedrückt halten, kann man die aktuelle Zeile mit den Cursortasten nach oben und unten verschieben.

Mit dieser Tastenkombination lassen sich auch ganze Textabschnitte nach oben oder unter verschieben. Dazu muss man nur die betreffenden Absätze vorher komplett markieren.

Zeilenhöhe in Tabellen ist nicht immer veränderbar

Arbeiten Sie in Word mit Tabellen, kann man die Breite einzelner Spalten sowie die Höhe von Zeilen per Drag-and-Drop verändern. Bewegen Sie den Cursor über die entsprechende Linie, so verwandelt er sich in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Nun kann man diese Linie mit einem Mausklick "greifen" und verschieben. Während dies bei Spalten immer funktioniert, ist das Anpassen der Zeilen per Maus nur in zwei Ansichtsmodi möglich: im Seiten-Layout und im Online-Layout. In den anderen Darstellungsarten erscheint der Cursor zum Verändern der Zeilenhöhe nicht.

Zeilenumbruch hängt von Druckerauflösung ab

Dieser Effekt tritt beim Import der Dokumente alter Word-Versionen auf. Schalten Sie unter Extras | Optionen | Kompatibilität den Punkt "Druckermaße für Dokumentlayout verwenden" aus.

Zerstörte Dateien retten

In Word kann es passieren, dass Sie umfangreiche Dokumente plötzlich nicht mehr öffnen können. Schuld daran ist oft die Schnellspeicherfunktion von Word. Durch die Aktivierung dieser Funktion unter Extras | Optionen | Speichern | Schnellspeicherung zulassen setzen Sie das Dokument allerdings einigen Gefahren aus, die erheblich größer sind als der meist sehr geringe Geschwindigkeitsvorteil beim Speichern der Datei. Deshalb empfiehlt es sich, diese Option zu deaktivieren.

Sollte dieser Rat jedoch zu spät kommen und Sie können bereits ein wichtiges Dokument nicht mehr öffnen, hilft Ihnen der folgende Trick vielleicht weiter. Legen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Neu ein neues und somit auch leeres Dokument an und wählen dann aus dem Menü Extras den Befehl Überarbeiten. Nach einem Klick auf Versionsvergleich wählen Sie die Datei aus, die Sie nicht mehr öffnen können.

Der Inhalt des beschädigten Dokuments taucht dann im neuen Dokument auf. Allerdings wurde er durch den Versionsvergleich komplett als geändert formatiert also normalerweise durchgestrichen und blau. Das spielt jedoch keine Rolle; wählen Sie nochmals Extras | Überarbeiten und klicken dieses Mal auf die Schaltfläche Alle ablehnen. Bestätigen Sie die folgende Abfrage von Word mit Ja, und Ihr scheinbar zerstörtes Dokument erscheint in alter Frische auf dem Monitor. Denken Sie jedoch daran, spätestens jetzt die Schnellspeicherung für alle Zeiten zu deaktivieren.

Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Schriftarten

Word hält zwar in der Version die zuletzt verwendeten Schriftarten am oberen Rand der Schriftenliste bereit, doch noch schneller gelingt die Zuordnung der gewünschten Schriftart, wenn sie direkt durch einen Mausklick zugewiesen werden kann. Möchten Sie für Ihre bevorzugten Schriftarten eine eigene Symbolleiste anlegen, wählen Sie im Menü Ansicht | Symbolleisten den Punkt Neu.

Geben Sie der Symbolleiste einen Namen; die Bestätigung mit OK bringt Sie direkt in die Dialogbox Anpassen. Scrollen Sie in der Liste Kategorien soweit nach unten, bis Sie den Eintrag Schriftarten markieren können, im rechten Bereich der Dialogbox erscheint nun eine komplette Liste der installierten Schriftarten. Im unteren Fensterbereich kann man die ausgewählte Schrift in der Vorschau begutachten.

Ziehen Sie die Schriftarten, die Sie als Schaltfläche installieren wollen, per Drag & Drop auf die neue Symbolleiste. Sobald Sie den Drag & Drop-Vorgang beenden, fragt Word nach einem Symbol für die neue Schaltfläche. Wählen Sie die Option Text, und der Name der Schriftart erscheint auf der Schaltfläche. Falls sich die Symbolleiste, die nach dem Erstellen zunächst in Form eines Fensters erscheint, zu den anderen Symbolleisten gesellen soll, doppelklicken Sie einfach auf ihren oberen Fensterrand.

Zukünftiges Datum

Ich brauche eine Funktion Einfügen Datum, mit der ich auch das Datum von morgen oder übermorgen mit möglichst wenig Aufwand einsetzen kann.

Der Befehl Einfügen Datum lässt sich nicht einfach austricksen und durch das Erweitern der Eingabe um die Zeichenfolge +1 oder +2 zur Ausgabe des Datums von morgen oder übermorgen bewegen. Also muss man sich das Makro selbst schreiben.

Pro Datumswert braucht man ein eigenes Makro, dass sich aber nur in einem kleinen Detail ändert. Zum Schreiben eines Word-Makros benutzen Sie die Befehlsfolge Extra Makro Makros. Dort geben Sie im Feld Makroname den Namen DatumHeute ein und klicken auf die Schaltfläche Erstellen. Es öffnet sich dann der VBA-Editor mit einer Unterroutine DatumHeute. Der Cursor steht schon an der Stelle, an der Sie die Anweisungen einfügen müssen. Tippen Sie dort folgende Zeile ein:

Selection.InsertAfter(Format(Now + 0, "dd.mm.yy"))

Wechseln Sie mit [Alt] [Tab] zurück nach Word, und legen Sie dann ebenso die Makros mit den Namen DatumMorgen und DatumUebermorgen an. Tauschen Sie in der Zeile im VBA-Skript die Angabe + 0 gegen + 1 und entsprechend + 2 aus. So kann man sich zusätzliche Makros für Tage nach übermorgen anlegen. Schließen Sie dann den VBA-Editor.

Damit Sie die Makros schnell benutzen können, weisen Sie einfache Tastenkürzel zu. Benutzen Sie dazu die Befehlsfolge Extras Anpassen Tastatur und wählen dort die Kategorie Makro und die Namen der Makros. Dann wählen Sie mit der Maus das Feld Neuen Shortcut drücken, in dem Sie ein Tastenkürzel eingeben können. Mit dem Schalter Zuordnen bestätigen Sie Ihre Wahl. Als Shortcuts bieten sich z.B. [Alt] [#] [0] für heute, [Alt] [#] [1] für morgen, [Alt] [#] [2] für übermorgen.

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Makro schreiben: MakroName: LoadLast. Taste: Makro erstellen.

Sub LoadLast(1)

RecentFiles(1).Open '(öffnet das letzte Dokument)

Application.GoBack 'Cursor springt an die Stelle, an der man aufgehört hat

End Sub

Der Word-Link auf dem Desktop erhält den Parameter: "winword.exe" /LoadLast