Anderssprachige Rechtschreibprüfung einstellen

Rechtschreibfehler in Präsentationen sind ausgesprochen peinlich. Deshalb ist es empfehlenswert, mit Extras | Rechtschreibung die Präsentations-Unterlagen vor der Vorführung auf Fehler zu prüfen. Nicht immer führt man jedoch seine Präsentationen einem deutschsprachigen Publikum vor. Möchten Sie mit Powerpoint englische oder anderssprachige Präsentationen anlegen, lohnt es sich, zuvor die Rechtschreibprüfung in der jeweiligen Sprache einzustellen.

Dafür müssen Sie eine kleine Änderung an der Registry vornehmen: Starten Sie den Registry-Editor mit Start | Ausführen | Regedit und wechseln dort in den Unterschlüssel:

HKey_CURRENT_USER \ SOFTWARE \ MICROSOFT \ OFFICE \ POWERPOINT \ 7.0 \ SPELLING \ SPELLER

Im rechten Bereich des Fensters finden Sie den Eintrag 1031\Normal. Er sorgt dafür, dass Powerpoint das deutsche Wörterbuch verwendet.

Wenn die Rechtschreibprüfung eine andere Sprache verwenden soll, dann ändern Sie die Zahl vor dem Backslash entsprechend der unteren Liste.

Um z.B. die französische Rechtschreibprüfung in Powerpoint einzurichten, ändern Sie den Eintrag nach einem Doppelklick auf das Wort Speller in der rechten Fensterhälfte auf 1036\Normal. Wenn Sie das nächste Mal Powerpoint starten, steht die neue Sprache in der Rechtschreibprüfung zur Verfügung.

Liste der Sprachen-Codes:

Englisch (britisch) 2057	Englisch (amerikanisch) 1033
Englisch (australisch) 3081	Deutsch 1031
Französisch 1036	Holländisch 1043
Italienisch 1040	Spanisch 1034
Portugiesisch 2070	Norwegisch 1044
Schwedisch 1054

Aufgezeichnete Stimme mit Präsentation speichern

Wenn Sie Ihre Präsentation nicht persönlich dem Publikum vorführen können oder möchten, bietet Ihnen das Programm Powerpoint die Möglichkeit, von Ihnen gesprochene Texte in die Präsentation mit aufzunehmen. Falls Sie also nach der Ausarbeitung Ihrer Unterlagen die Präsentation wie vor einem Publikum proben, können Sie dabei gleich Ihre Stimme aufzeichnen und gemeinsam mit dem Timing der Präsentation speichern.

Zusammengepackt können Sie diese Datei dann weitergeben und so dafür sorgen, dass die Präsentation selbständig im richtigen Timing und von Ihren Kommentaren begleitet abläuft. Um Ihre Stimme mit der Datei zu speichern, wählen Sie Bildschirmpräsentation | Stimme aufzeichnen. In der folgenden Dialogbox können Sie nach einem Klick auf Einstellungen die Qualität der Aufnahme erhöhen oder verringern. Die Standard-Einstellung ist eine mittlere Qualität, bei der auch der Platzbedarf der Daten auf der Festplatte akzeptabel ist.

Am besten versuchen Sie zuerst eine Aufnahme mit dieser Vorgabe, bevor Sie etwas an den Einstellungen verändern. Außerdem ist es sinnvoll, in der Dialogbox Stimme aufzeichnen die Option Stimme verknüpfen in: anzukreuzen. In diesem Fall legt Powerpoint im gleichen Verzeichnis, in dem sich die Präsentation befindet, Klangdateien für jede Folie an. Der Vorteil dieser Methode: Wenn die Klangdaten in die Präsentationsdatei eingebettet werden, würde sie viel zu groß und dadurch auch sehr langsam.

Um die fertige Präsentation an Ihr Publikum weiterzugeben, wählen Sie Datei | Pack & Go und folgen den Schritten des Assistenten. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass die Option Verknüpfte Dateien einschließen aktiv ist und dass Sie für alle Fälle einen Projektor mit einbinden, wenn Sie nicht sicher sind, ob der Empfänger Powerpoint auf der Festplatte installiert hat. Wenn Sie die Präsentation auf Disketten speichern, und nicht alles auf eine Diskette passt, fordert Sie der Assistent jeweils Diskettenwechsel auf. Die so entstandenen Disketten können Sie jetzt an Ihr Publikum schicken, die nur die Datei Pngsetup starten müssen, um die Präsentation zu installieren und danach zu betrachten.

Cliparts wiedergewinnen

Jede Präsentation gewinnt durch ihre grafischen Elemente. Die Clipart-Sammlung in Powerpoint bietet einen reichen Fundus für kreative Anwender. Doch im Eifer des Gefechts kann schon durch einen falschen Tastendruck eine komplette Kategorie gelöscht werden. Was auf den ersten Blick wie eine mittlere Katastrophe aussieht, entpuppt sich nach einigen Handgriffe als absolute Kleinigkeit.

Grundsätzlich geht beim Löschen nicht die gesamte Kategorie von Cliparts verloren, sondern lediglich die Zuordnung. Wählen Sie einfach unter Organisieren die Option Grafiken aktualisieren, und die verloren geglaubte Information erscheint mit den enthaltenen Grafiken wieder am Bildschirm.

Daten vor unbefugtem Zugriff schützen

Ich gestalte häufig Präsentationen mit Powerpoint. Nun ist es mir gar nicht recht, dass jeder Powerpoint-Benutzer die komprimierte PPZ-Datei öffnen kann. Kennen Sie eine Möglichkeit, wie sich Powerpoint-Dateien mit einem Passwort schützen lassen?

Tatsächlich besitzt die Version von Powerpoint keinen Passwortschutz. Auch dem Bearbeiten und Kopieren von Inhalten setzt Powerpoint keine Grenzen. Wenn Sie Ihr geistiges Eigentum schützen wollen, haben Sie jedoch die Möglichkeit, zumindest die Makro-Programme per Passwort abzuschirmen.

Um den Passwortschutz zu aktivieren, öffnen Sie ein Makro und rufen im Visual-Basic-Fenster den Befehl Extras VBA-Projekt-Eigenschaften auf. Kreuzen Sie dann in der Registerkarte Schutz das Kontrollkästchen Projekt für die Anzeige sperren an und geben ein Kennwort ein, das künftig den Zugriff auf Ihre Makros freigibt.

Effektvolle Schriftzüge mit Hilfe von Word Art

In Powerpoint erhält man durch das Zusammenspiel mit Word Art interessante Schriftzüge, durch Schattierungen zum Teil auch mit 3-D-Effekten. Möchten Sie etwa einen Schriftzug HOLZ mit einer Holzoberfläche und einem Schatten versehen, wählen Sie in Powerpoint zunächst Einfügen | Objekt | Microsoft WordArt. Geben Sie hier unter Beispieltext den Text für den Schriftzug an und weisen Sie ihm danach eine beliebige Schriftart, beispielsweise Arial Fett zu.

Wenn Sie wollen, verwenden Sie außerdem einen Effekt aus der linken ausklappbaren Liste der Symbolleiste von WordArt. Mit einem Klick außerhalb des schraffierten Rahmens verlassen Sie nun WordArt, um in Powerpoint auf die Schaltfläche Grafik auflösen zu klicken. Diese Schaltfläche befindet sich an vierter Stelle der Symbolleiste Zeichnen+, die Sie eventuell mit Ansicht | Symbolleisten zunächst sichtbar machen müssen.

Bestätigen Sie die Warnung, dass Sie das Objekt umwandeln mit OK und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Füllbereichsfarbe der Symbolleiste Zeichnen. Dort wählen Sie die Füllart Strukturiert und suchen ein Holzmuster, etwa Nußbaum, aus. Nach einem Klick auf OK erscheinen die Buchstaben in Holz. Mit Format | Schatten legen Sie nun noch einen schwarzen Schatten beliebiger Größe fest; mit Hilfe der Schaltfläche Vorschau können Sie durch Ausprobieren das optimale Ergebnis erlangen.

Verwenden Sie anstelle der Füllbereichsfarbe Strukturiert etwa Schattiert, können Sie Ihre Schriftzüge auch mit Farbverläufen versehen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie erst dann den Buchstaben andere Füllmuster zuweisen können, wenn Sie den Schriftzug mit Gruppe auflösen in seine Einzelteile zerlegen. Ansonsten wendet Powerpoint den gewünschten Fülleffekt auf den Hintergrundbereich des Schriftzugs an.

Einfacher zeichnen

Normalerweise können Sie jedes Zeichenwerkzeug von Powerpoint, wie z.B. den Kreis oder das Rechteck, nur einmalig verwenden. Wollen Sie das gleiche Objekt mehrmals einfügen, müssen Sie das Werkzeug jedes Mal neu auf der Zeichnen-Symbolleiste aktivieren. Mit einem Trick bleibt jedoch ein Zeichenwerkzeug aktiv: Wählen Sie das Werkzeug statt mit einem normalen Klick mit einem Doppelklick aus.

Hintergrundfarbe von Grafiken transparent setzen

Wenn in eine Präsentationsfolie ein Clipart eingefügt wird, überdeckt nur das Motiv den Hintergrund, die Umgebung bis zu den Hebeln für die Größenänderung der Grafik ist durchsichtig. Auch bei eingefügten Bildern wird dieser durchsichtige Hintergrund häufig gewünscht, allerdings funktioniert das normalerweise nicht automatisch.

Sie müssen das Bild vorbereiten, indem Sie den Hintergrund als transparent definieren. Dafür klicken Sie das Bild zunächst mit der rechten Maustaste an und wählen den Menüpunkt Grafiksymbolleiste anzeigen. Falls diese Symbolleiste bereits sichtbar ist, erscheint der Eintrag Symbolleiste für Grafik ausblenden; in diesem Fall verlassen Sie das Kontextmenü, ohne Änderungen vorzunehmen.

Markieren Sie dann das Bild mit der linken Maustaste, um die Grafikleiste sichtbar zu machen. Nachdem Sie die zweite Schaltfläche von rechts mit der Bezeichnung Transparente Farbe bestimmen betätigt haben, klicken Sie im Bild auf die Hintergrundfarbe. Sofort erscheint das Objekt ausgeschnitten und wie auf einer transparenten Folie.

Mehrere Objekte auf einer Folie zentrieren

Problem: ich möchte mehrere Objekte auf einer Folie in bezug auf das Folienformat zentriert ausrichten, finde jedoch dafür keine Funktion...

Powerpoint verfügt über eine Funktion, die mehrere Objekte in bezug zueinander, nicht jedoch zur ganzen Folie ausrichtet. Wenn Sie sich ein "Hilfsrechteck" anlegen, verrichtet diese Funktion jedoch den gewünschten Dienst. Schalten Sie dafür zunächst über den Befehl Ansicht - Symbolleisten - die Symbolleiste Zeichnen ein und wählen Sie als Werkzeug das Rechteck aus.

Zeichnen Sie ein Rechteck über die ganze Folie. Je nach Seiteneinstellungen kann es nötig sein, dass Sie dabei die [Alt]-Taste gedrückt halten, damit Sie das Rechteck bis zum vollen Seitenformat aufziehen können. Jetzt machen Sie das Rechteck unsichtbar, indem Sie den Menübefehl Format - Farben und Linien aufrufen.

Stellen Sie im Dialogfenster in den Feldern Füllbereich und Farbe die beiden Optionen Kein Füllbereich und Keine Linie ein und schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK. Halten Sie dann die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie neben dem Rechteck nacheinander alle Objekte an, die Sie ausrichten möchten. Zuletzt zentrieren Sie die Objekte horizontal und/oder vertikal mit dem Menübefehl Zeichnen - Ausrichten, indem Sie die Menüpunkte Zentriert und/oder Mitte aktivieren.

Das Bezugsrechteck können Sie hinterher wiederum anklicken und dann löschen.

Mehrsprachige Präsentationen und Rechtschreibfehler

Wenn Sie in Powerpoint eine Präsentation gestalten, werden die darin enthaltenen Texte normalerweise von der deutschen Rechtschreibprüfung überwacht. Wird ein Wort falsch geschrieben, oder ist es dem integrierten Wörterbuch nicht bekannt, kennzeichnet Powerpoint dieses Wort durch eine rote Wellenlinie. Nach einem rechten Mausklick auf ein so markiertes Wort können Sie sich für eine der von Powerpoint vorgeschlagenen Korrekturen entscheiden, oder das bemäkelte Wort in Ihr persönliches Wörterbuch aufnehmen.

Enthält eine Präsentation aber auch Textpassagen in anderen Sprachen, etwa in Englisch, werden die meisten Wörter als fehlerhaft markiert, da sie mit den Inhalten des deutschen Wörterbuchs verglichen werden. Doch Powerpoint bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl einzelne Textpassagen, als auch den kompletten Text der Präsentation, von einer anderen Rechtschreibprüfung durchchecken zu lassen.

Markieren Sie dafür zuerst den beispielsweise englischen Text. Handelt es sich dabei nur um einen einzelnen Textblock, können Sie ihn auch in der Folienansicht leicht mit der Maus markieren. Haben Sie jedoch eine komplette Präsentation, die sich über mehrere Folien erstreckt, in einer anderen Sprache als Deutsch verfaßt, wechseln Sie mit Ansicht | Gliederung diese Art der Darstellung. Denn in der Gliederungsansicht können Sie den gesamten der Text der Präsentation wesentlich einfacher markieren: Entweder über Bearbeiten | Alles markieren oder mit [Strg] [A].

Nachdem der gewünschte Text markiert wurde, wählen Sie im Menü Extras | Sprache unter Markierten Text kennzeichnen als: den Eintrag Englisch (Großbritannien) und bestätigen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Fertigen Sie hauptsächlich englische Präsentationen an, empfiehlt es sich, diese Sprache als Standard zu definieren.

Objekte auf der Folie korrekt ausrichten

Powerpoint enthält keine Funktionen, mit denen Objekte in bezug auf die Folie ausgerichtet werden können. So ist es z.B. nicht möglich, ein Objekt auf der Folie zu zentrieren oder automatisch in der rechten unteren Ecke der Folie zu platzieren. Powerpoint enthält jedoch eine Funktion zur Ausrichtung an Objekten, und diese Eigenschaft kann man sich für die Ausrichtung auf der Folie zunutze machen.

Erzeugen Sie ein Rechteck in der Größe der Folie oder des Bereichs in der Folie, an dem Sie das Objekt ausrichten wollen, und bringen Sie es mit Zeichnen | In den Hintergrund. Markieren Sie nun das auszurichtende Objekt und das Hilfsrechteck, indem Sie Umschalt gedrückt halten, während Sie die beiden Objekte nacheinander anklicken. Unter Zeichnen ist nun der Punkt Ausrichten aktiv. In diesem Menü legen Sie die gewünschte Ausrichtung fest. Wenn sich das Objekt an der gewünschten Stelle befindet, entfernen Sie Ihr Hilfsrechteck.

Objekte in der Größe verändern

Immer wieder gibt es Probleme bei der Ausrichtung von Objekten innerhalb von Präsentationsprogrammen. Dies trifft besonders dann zu, wenn zusätzlich noch die Größe angepasst werden muss. Powerpoint ist in der Lage, jedes beliebige Objekt proportional zu verkleinern und zu vergrößern. Die notwendigen Informationen geben Sie unter Zeichen - Größe ändern an. Besonders interessant ist diese Funktion für das Einfügen und Bearbeiten von Videosequenzen. Der kleinste Fehler bei dem Seitenverhältnis wirkt störend. Mittels Vorschau und stufenloser Anpassung lassen sich sehr gute Ergebnisse bei der Größenanpassung von Objekten erzielen.

Präsentationen für das Web anfertigen

Wie schon bei Excel bauen Sie zuerst Ihre Präsentation zusammen und speichern sie dann mit Datei | Als HTML speichern.... Wieder startet ein Assistent. Für den Vorgang der Speicherung sollte man etwas Zeit einplanen: Bei einer Präsentation mit zehn Folien werden etwa fünfzig Dateien erzeugt.

So vielseitig wie bei Excel ist das Web-Publishing allerdings nicht: Powerpoint kann zwar prinzipiell HTML-Dokumente lesen, die Darstellung von Frames und Links funktioniert aber nicht. Wenn Sie also eine Präsentation später verändern wollen, dürfen Sie auf keinen Fall die Originaldatei wegwerfen, die HTML-Files sind kein Ersatz.

Präsentationen mit Kommentaren versehen

Das Powerpoint unterstützt eine besondere Art von Textobjekten, die "Kommentare" genannt werden. Kommentare können sichtbar oder verborgen sein; sie eignen sich als Merkzettel oder Aufkleber für Powerpoint-Folien. Beim Überprüfen einer Präsentation können Sie z.B. Kommentare direkt auf die Folien "kleben", um Korrekturwünsche gleich an der richtigen Stelle zu platzieren.

Kommentare werden in gelben Kommentarfeldern angezeigt. Sie können sowohl den Text als auch die Kommentarobjekte selbst wie gewöhnliche Objekte verschieben, vergrößern, verkleinern und neu formatieren. Es empfiehlt sich, Kommentare so zu formatieren, dass sie sofort als solche erkannt werden. Bemerkungen in Briefmarkengröße werden leicht übersehen oder geraten in Vergessenheit. Im schlimmsten Fall entdeckt man sie erst wieder während der Präsentation und sorgt damit für unfreiwillige Unterhaltung.

Zum Einfügen von Kommentaren wählen Sie in der Folienansicht die Folie aus, die Sie mit einem Kommentar versehen wollen. Mit einem Klick auf Einfügen | Kommentar erzeugen Sie den Post-It-artigen gelben Notizzettel. Nun geben Sie Ihren Text ein und klicken dann auf eine beliebige Stelle neben dem gelben Kommentarfeld. Jetzt können Sie den Kommentar an die gewünschte Stelle verschieben.

Sie können ihn auch außerhalb des Folienrandes platzieren. Dann ist er während der Präsentation auf keinen Fall zu sehen. Möchten Sie allerdings eine Bildschirmpräsentation ohne Kommentare vorführen, so blenden Sie die Kommentare aus, indem Sie unter Ansicht auf Kommentare klicken.

Präsentationen unterbrechen

Wenn Sie eine Präsentation kurz unterbrechen wollen, z.B. weil eine Diskussion entstanden ist, gibt es eine sehr einfache Möglichkeit einer kleinen Pause: Drücken Sie einfach die Taste [S] und der Bildschirm erscheint schwarz. Ein weiteres [S] setzt die Präsentation fort.

Säulendiagramme

Die Animationsmöglichkeiten von Powerpoint sind sehr umfangreich. Praktisch jedes Element auf den Folien kann einzeln bewegt und manipuliert werden. Normalerweise kann z.B. nur ein komplettes Diagramm animiert werden, etwa indem es von links auftaucht und an die gewünschte Position auf der Folie segelt. Mit einem Trick können Sie aber dafür sorgen, dass sich das Diagramm nach und nach, also Säule für Säule aufbaut.

Dafür müssen Sie zunächst über die Schaltfläche Neue Folie eine Folie mit dem Layout Diagramm auswählen. Geben Sie in der Tabelle die gewünschten Werte ein und wechseln Sie dann über einen Klick auf die Schaltfläche Foliensortieransicht in der linken unteren Ecke des Bildschirms zu der entsprechenden Ansicht. Dort markieren Sie die Diagrammfolie mit einem Mausklick und betätigen [Strg] [C], um die Folie in die Zwischenablage zu kopieren.

Mit viermaligem [Strg] [V] fügen Sie Kopien dieser Folie in die Präsentation ein, um schließlich fünf identische Folien zu besitzen. Ein Doppelklick auf die erste Folie bringt Sie in die entsprechende Folienansicht. Danach klicken Sie doppelt auf das Diagrammfeld, damit Sie das Diagramm bearbeiten können. Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Tabelle löschen Sie alle Werte in der Tabelle, lassen aber die Überschriften stehen.

Wechseln Sie dann zur zweiten Folie und bringen Sie das Diagramm wieder mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus. Nach einem Klick auf Tabelle löschen Sie hier alle Werte, außer denen des ersten Quartals. Gehen Sie mit den restlichen drei Folien ebenso vor und lassen Sie immer ein Quartal mehr in der Tabelle. Die dritte Folie enthält also die Werte von Quartal eins und zwei, die vierte Folie von eins bis drei, und die letzte Folie zeigt schließlich alle Quartale.

Über einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche wechseln Sie jetzt wieder in die Foliensortieransicht und markieren die fünf Folien. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Folien nacheinander anklicken. Nach einem rechten Mausklick auf eine der markierten Folien wählen Sie Folienübergang und tragen unter Effekt die Option Von unten rollen ein. Unter Geschwindigkeit geben Sie "Langsam" an und im Eingabefeld unten links "Automatisch alle 2 Sekunden". Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK und betrachten Sie mit Ansicht | Bildschirmpräsentation Ihr Werk.

Wenn Sie in dieser Dialogbox die Option Festgelegte Zeiten verwenden aktivieren, wird alle zwei Sekunden ein weiteres Quartal vorgestellt. Sie können auch über Manuell selbst bestimmen, wann die nächsten Säulen erscheinen sollen. Der allmähliche Aufbau des Diagramms bietet Ihnen mehr Möglichkeiten, die Veränderungen zu erläutern, und macht obendrein die Vorführung interessanter.

Schriftarten in Präsentationen einbetten

Wenn Sie in einer Powerpoint-Präsentation nicht alltägliche Schriftarten verwenden und die Datei auf einem anderen Rechner abspielen wollen, kommen Sie womöglich in Teufels Küche. Möchten Sie eine solche Datei z.B. auf einem Veranstaltungsrechner präsentieren, der zwar Powerpoint, nicht aber die von Ihnen verwendeten Schriftarten installiert hat, leidet das Layout womöglich beträchtlich, weil diese Schriften durch die Standardschriftart ersetzt werden.

Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass im Menü Datei | Speichern das Kontrollkästchen TrueType einbetten aktiv ist, falls Sie eine Präsentation auf einem Rechner abspielen wollen, dessen Schriftenausstattung nicht bekannt ist. Haben Sie die Datei bereits gespeichert, gelangen Sie über Datei | Speichern unter zu derselben Dialogbox und können in ihr das Kästchen aktivieren.

Senkrechter Text

Vertikal angeordnete Wörter in einer Präsentation eignen sich hervorragend als Blickfang. Powerpoint sieht jedoch keine spezielle Funktion dafür vor. Sie können sich nur mit einem Trick behelfen: Schreiben Sie zunächst das gewünschte Wort auf und markieren es anschließend. Nun reduzieren Sie die Breite der Textbox per Maus, bis nur noch ein Buchstabe Platz findet. Automatisch ordnet Powerpoint die restlichen Buchstaben darunter an. Für die richtige Höhe der Textbox sorgt die Option Objektgröße an Textgröße anpassen unter dem Menü Format - Textverankerung.

Standarddiagramm von Graph ändern

Legt man in Powerpoint eine neue Folie mit einem Diagramm an, erscheint nach einem Doppelklick auf den Platzhalter immer das gleiche 3-D-Säulendiagramm mit einer Quartalsberechnung. Normalerweise ändert man einiges an diesem Standarddiagramm und wird bei der nächsten Diagrammfolie wieder mit dem von Powerpoint angebotenen Standard konfrontiert.

Um in der gesamten Präsentation einen einheitlichen Diagrammstil zu erhalten, ist es jedoch sinnvoll, ein Diagramm einmal zu verändern und dann als Standard zu verwenden. Es erscheint dann bei jeder neuen Diagrammfolie. Ändern Sie dafür das Standarddiagramm Ihren Wünschen entsprechend ab und wählen im Graph-Modul Extras | Optionen. Im Register Diagramm klicken Sie dann auf Aktuelles Diagramm und verlassen die Dialogbox mit OK.

Wenn Sie nun eine neue Diagrammfolie anlegen, enthält das Standarddiagramm die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. Möchten Sie zwischendurch auf das alte, von Graph vorgeschlagene Layout zurückgreifen, stellen Sie in Graph mit Extras | Optionen | Diagramm unter Vorzugsform die Option (Integriert) ein.

Tabulatoren: Abstände ändern

Für die Textkästen in Powerpoint sind in den Standardeinstellungen bereits Tabulatoren in gleichmäßigen Abständen vorgesehen. Die Positionen können Sie sehen, wenn Sie die Lineale über Ansicht | Lineal einblenden und in eine Textbox klicken. Die grauen Kerben am unteren Rand des oberen Lineals sind die Standardtabulatoren.

Sie können die Abstände zwischen diesen Tabulatoren ganz einfach verändern: Greifen Sie sich die Markierung des ersten Tabulators auf dem Lineal mit der Maus und ziehen Sie ihn so weit vom linken Seitenrand nach links oder rechts, wie der Abstand zwischen den Tabstops sein soll. Wünschen Sie einen Tabulatorabstand von 2 cm, ziehen Sie den ersten Tabulator auf die Position 2 cm auf dem Lineal. Die weiteren Tabulatoren richtet Powerpoint automatisch alle 2 cm aus.

Weitere Klänge in die Animationssteuerung aufnehmen

Wenn Sie in Powerpoint ein Objekt mit einer Animation versehen wollen, stehen Ihnen unter Effekt verschiedene Klänge zur Verfügung, die das jeweilige Ereignis musikalisch untermalen sollen. Allerdings ist die von Powerpoint angebotene Auswahl nicht gerade üppig. Wenn Sie eigene Sounddateien für die Animation verwenden wollen, müssen Sie diese jedes Mal mit "Anderer Klang" auf der Festplatte suchen. Mit einer Änderung der Registry können Sie jedoch die in Powerpoint angebotene Liste der Klänge erweitern.

Starten Sie dafür den Registry-Editor mit Start | Ausführen | regedit und öffnen dann den Unterschlüssel HKey_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ PowerPoint \ 9.0 \ SoundEffects. Im rechten Bereich des Fensters erscheinen die bereits eingebundenen Klänge etwa in der Form:

106:Glöckchen "C:\MSOffice\Klänge\Glocke01.wav"

Mit Bearbeiten | Neu | Zeichenfolge legen Sie nun fest, unter welcher Bezeichnung der neue Klang in Powerpoint erscheinen soll. Setzen Sie hinter die nächste laufende Nummer einen Doppelpunkt und schreiben die Bezeichnung dahinter. Wenn Sie etwa den Klang Mozart erzeugen wollen, lautet der Eintrag:

116:Mozart

Beenden Sie die Eingabe mit [Return] und betätigen nochmals die [Return]-Taste, um die Zeichenfolge zu bearbeiten. Unter Wert tragen Sie den Pfad zur gewünschten Datei ein, also z.B. F:\Sound\Mozart.wav und bestätigen mit OK. Auf diese Weise nehmen Sie alle gewünschten Sounddateien auf. Nach dem nächsten Start von Powerpoint erscheinen Sie unter den angebotenen Klängen.

Zusätzliche Textbox in die Titelzeile einfügen

Versucht man, in Powerpoint eine kleine Textbox in die Textbox der Titelzeile zu platzieren, wird die Titelzeile normalerweise gelöscht. Sobald der Rahmen der kleinen Textbox die Titelzeile berührt, ist sofort die komplette Titelzeile markiert.

Möchten Sie das umgehen, z.B. um eine kleine Anmerkung rechts unten in der Titelzeile zu ergänzen, halten Sie einfach die [Alt]-Taste gedrückt, während Sie die kleine Textbox über die Titelzeile bewegen. Die Markierung springt dann nicht auf die Titelzeilen-Textbox um, und Sie können beide Textfelder übereinanderlegen.

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PC-Tipps Publisher

Seitennummerierung frei bestimmen

Sie können im Publisher frei bestimmen, mit welcher Zahl die automatische Seitennummerierung beginnen soll. Wechseln Sie mit Seite - Hintergrundseite bearbeiten bzw. [Strg] [G] zur Hintergrundseite. Ziehen Sie hier einen Textrahmen auf und benutzen den Befehl Seite - Seitenzahlen einfügen. Publisher fügt daraufhin das Zeichen # als Platzhalter für die Seitennummerierung ein.

Benutzen Sie nun den Befehl Extras - Einstellungen, geben Sie im Feld Anfangsseitenzahl den gewünschten Wert ein und schließen dann mit OK ab. Jetzt wechseln Sie mit [Strg] [G] wieder zurück zur Vordergrundseite. Das Programm nummeriert nun die Seiten der Publikation - beginnend mit der festgelegten Startzahl - automatisch durch.

Standardeinstellungen

Beim Start mit einer neuen Seite ist die eingestellte Standardschriftart für Textrahmen Times New Roman. Ich hätte aber lieber Arial. Was kann ich tun, um nicht jeden Textrahmen neu formatieren zu müssen?

Wie Sie bereits richtig erkannt haben, handelt es sich bei der Vorgabe der Schriftart um eine Standardeinstellung oder Standardvorgabe. Die Antwort auf Ihre Frage lautet demnach ganz einfach: Ändern Sie die Standardeinstellung entsprechend Ihren Wünschen.

Grundlegend können Sie Vorgaben auf zwei unterschiedlichen Wegen festlegen. Wenn Sie häufig ähnliche Dokumente anfertigen, legen Sie eine neue Vorlagendatei dafür an. Dort definieren Sie alle benötigten Formatvorlagen und weisen diese den einzelnen Rahmen zu. Falls Sie allerdings häufig wechselnde Anforderungen haben, ist das Überschreiben der Standardeinstellungen besser geeignet.

Um die Einstellungen für ein grafisches Publisher-Element festzulegen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das gewünschte Element. Statt ein solches Element zu zeichnen, definieren Sie über das Menü Format die gewünschten Formateigenschaften wie Rahmen, Schriftart, etc. Wenn Sie anschließend ein neues Objekt zeichnen, erhält es automatisch die so festgelegten Formateigenschaften. Diese Einstellungen sind zwar schnell festgelegt, bleiben aber nur für eine Arbeitssitzung erhalten.

Typographische Anführungszeichen

Publisher unterstützt nicht direkt die Eingabe von typographischen Anführungszeichen. Hier muss man auf die direkte Zeicheneingabe von Windows zurückgreifen. Dazu muss die Numlock-Funktion aktiviert sein, was Sie an der leuchtenden Num-LED auf der Tastatur erkennen können. Für das Anführungszeichen unten halten Sie die linke [Alt]-Taste gedrückt und geben auf dem Ziffernblock [0], [1], [3] und [2] ein. Für das obere Anführungszeichen benutzen Sie die Folge [0], [1], [4] und [7]. Diese Tastencodes funktionieren in praktisch jeder Windows-Anwendung.

Vorlagen für Word

Auf welchem Wege ist es möglich, in MS-Publisher erzeugte Vorlagen in Word als Standardvorlagen zur Weiterbearbeitung zu verwenden? Über die Zwischenablage funktioniert das nicht, alle Formatierungen bzw. Eingabezellen sind nicht mehr vorhanden.

Es existiert keine Möglichkeit, Publisher-Dateien als Vorlagen für Word-Dokumente zu speichern. Das liegt an der gänzlich anderen Aufgabenstellung der beiden Produkte. Zwar können Sie Word auch als Layout-Programm und den Publisher auch als Textverarbeitung benutzen, aber die speziellen Formatierungsmöglichkeiten lassen eine Umsetzung mit allen Formaten nicht zu.

Sie können eine Publisher-Datei im Word-Format sichern. Dazu aktivieren Sie im Dialog Speichern unter die Option Gesamten Text speichern und wählen als Dateityp Word 6.0/95. Allerdings sollten Sie von einer so gespeicherten Datei nicht zuviel erwarten. Die DTP-Möglichkeiten von Word sind einfach zu begrenzt für das komplexe Layout einer Publisher-Datei.