Outlook - Öffentliches Adressbuch

Öffentliches Adressbuch

Wir arbeiten im Netzwerk mit Outlook auf einem Exchange Server. Mal abgesehen von persönlichen Adressen, ist es für unsere Arbeitsgruppe wenig sinnvoll, wenn jedes Mitglied seine eigenen Kontakte verwaltet. Lässt sich nicht irgendwie ein zentrales Adressregister für gemeinsame Adressen anlegen? Und wie lassen sich dabei unterschiedliche Rechte berücksichtigen?

Auch der Exchange Server arbeitet nach der Devise: Jeder kocht sein eigenes Süppchen. Das führt unweigerlich zu Mehrfachspeicherungen (Redundanz). Abhilfe können hier öffentliche Ordner schaffen, mit denen sich auch ein zentrales Adressenregister verwalten lässt.

Zunächst legen Sie dafür auf dem Exchange Server einen neuen öffentlichen Ordner an. Klicken Sie in der Ordnerleiste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Alle öffentlichen Ordner (Unterordner von Öffentliche Ordner) und wählen Untergeordneten Ordner erstellen. Im folgenden Dialog geben Sie dem Ordner einen Namen und wählen im Kombinationsfeld Ordner enthält den Eintrag Kontakt-Elemente. In den neu angelegten Ordner können Sie wie gewohnt Kontakte eingeben oder aus anderen Kontakt-Ordnern kopieren.

Aber welche Benutzer können nun wie auf den neuen öffentlichen Ordner zugreifen? Wer den Ordner angelegt hat, ist automatisch der sogenannte Besitzer mit allen Zugriffsrechten (Stufe 7). Für die übrigen Benutzer gelten zunächst die eingeschränkte Rechte der Stufe 3. Sie haben nur einen schreibgeschützten Zugriff auf das Adressenregister, können also Kontakte suchen und öffnen, aber nicht bearbeiten oder neu anlegen.

Um die Rechte zu verändern, muss der Besitzer des Ordners mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste klicken und den Befehl Eigenschaften aufrufen. Auf der Registerkarte Rechte lassen sich die Einstellungen verändern. Welche Stufen es gibt, lesen Sie unten: Die Berechtigungsstufen von Exchange. Neben den Standardeinstellungen können Sie mit Hinzufügen noch spezielle Rechte für einzelne User festlegen.

In der Praxis arbeitet ein öffentlicher Ordner wie jeder andere auch. Ihren Rechten entsprechend können Sie Elemente anlegen, bearbeiten, kopieren, verschieben und löschen. Falls zwei Benutzer gleichzeitig denselben Kontakt verändern, speichert Outlook die erste Änderung und weist den zweiten Benutzer auf den Konflikt hin. Der kann dann seine Änderungen verwerfen oder eine Kopie des Kontakts anlegen lassen.

Für den schnellen Zugriff auf das Adressenregister richten Sie sich eine Verknüpfung in der Outlook-Leiste ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Zur Outlook-Leiste hinzufügen auf.

Da öffentliche Ordner nicht an der automatischen Archivierung teilnehmen, sichern Sie die Adressen von Zeit zu Zeit durch den Export in eine persönliche Ordnerdatei. Dazu markieren Sie den Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen Datei Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie die Aktion Export in einen Persönlichen Ordner (PST- Datei), folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Die Berechtigungsstufen von Exchange:

Stufe 7 (Besitzer) darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen sowie die Berechtigungsstufen anderer Personen für den Ordner ändern.

Stufe 6 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen sowie Unterordner anlegen.

Stufe 5 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen.

Stufe 4 darf Elemente anlegen und lesen, Unterordner anlegen und selbst erstellte Elemente und Ordner bearbeiten und löschen.

Stufe 3 darf Elemente anlegen und lesen sowie selbst erstellte Elemente löschen.

Stufe 2 darf Elemente lesen (im Posteingang auch löschen).

Stufe 1 darf Elemente anlegen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt.

Stufe "Benutzerdefiniert" darf Aktivitäten ausführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt sind.

Stufe "Keine" darf den Ordner nicht öffnen.

Mehr Tipps: Outlook Express - Zwei Konten auswählen

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