Outlook - Nachrichten automatisch archivieren

Nachrichten automatisch archivieren

Ich arbeite sehr viel mit Outlook und E-Mail. Dabei fallen in kurzer Zeit viele Nachrichten an, von denen ich zur besseren Übersicht immer wieder ältere Nachrichten in einen dafür vorgesehenen Ordner verschiebe. Dabei kostet das Aussuchen der alten Nachrichten anhand des Datums viel Zeit. Kann man das vielleicht automatisieren?

Outlook kümmert sich automatisch um das Archivieren von alten Elementen aus Mail-Ordnern in einer Archivdatei. Wann ein Element alt ist, können Sie durch eine Zeitangabe für jeden Ordner separat festlegen. Bei einigen Ordnern ist nach der Installation bereits eine Standardverfallszeit eingestellt. Die Archivierung selbst ist standardmäßig aber ausgeschaltet. Zuerst bereiten Sie deshalb die Ordner für das Archivieren vor und prüfen die Standardverfallszeiten.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Eigenschaften auf. Auf der Registerkarte AutoArchivierung nehmen Sie nun die Einstellungen für Verfallszeit und Archivdatei (PST-Datei) vor oder ändern diese entsprechend. Alternativ zum Archivieren können Sie Outlook auch anweisen, alte Elemente endgültig zu löschen.

Nachdem Sie die Einstellungen in den Eigenschaften der Ordner abgeschlossen haben, müssen Sie die automatische Archivierung noch aktivieren. Rufen Sie dazu den Befehl Extras Optionen auf. Stellen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung das Intervall für die Archivierung ein und teilen dann Outlook mit, ob Sie vor der Archivierung eine Bestätigung wünschen.

Außerdem können Sie eine Standardarchivdatei mit der Endung PST festlegen, die sich in jedem Laufwerk und Ordner befinden kann. Am besten ist sie in einem Datenordner aufgehoben, den Sie regelmäßig per Backup sichern. Wenn Sie archivierte Elemente wieder in den alten Ordner zurückkopieren möchten, archivieren Sie die Archivdatei mit Datei Importieren/Exportieren und der Aktion Import aus einem persönlichen Ordner (PST-Datei). Mögliche Duplikate lassen sich dabei anlegen, verbieten oder überschreiben.

Alternativ dazu können Sie das Archiv auch als eigenen Ordner dauerhaft in Outlook einbinden. Dafür rufen Sie den Befehl Extras Dienste auf und klicken auf Hinzufügen. Wählen Sie aus der Liste verfügbarer Dienste den Eintrag Persönlicher Ordner und im folgenden Dialog die Archivdatei aus.

Außerdem können Sie dem Ordner einen Namen geben und ein Kennwort für den Zugriff festlegen. Ab sofort haben Sie auf den Inhalt der Archivdatei immer Zugriff wie auf jeden anderen Ordner auch. Einzelne Elemente lassen sich beliebig per Drag & Drop verschieben.

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