Outlook Express - Nachrichten automatisch beantworten

Nachrichten automatisch beantworten

Viele Firmen räumen ihren Kunden inzwischen die Möglichkeit ein, sich über E-Mails an das Unternehmen zu wenden. Weil die Absender von E-Mails erfahrungsgemäß noch ungeduldiger auf eine Antwort warten als Faxversender oder gar Briefeschreiber, ist es hilfreich, ihnen schnell eine kurze Nachricht zukommen zu lassen, dass sie sich noch etwas gedulden mögen.

Möchte man Kunden z.B. automatisch eine kurze "Trostnachricht" schicken, muss man das nicht von Hand erledigen. Outlook Express verfügt bereits über die Funktionen, mit denen Sie diesen Prozess automatisieren können.

Angenommen, Sie möchten alle E-Mails, die unter der Mail-Adresse Kundendienst@firma.de mit einer Nachricht beantworten, dass die Bearbeitung der Anfrage noch ein paar Tage dauern kann, gehen Sie folgendermaßen vor: Schreiben Sie zuerst die E-Mail mit der Antwort in einem normalen Text-Editor und speichern Sie diese Datei im Format TXT, also z.B. unter Kundendienst.txt.

Wechseln Sie dann zu Outlook Express und wählen Sie Extras | Posteingangs-Assistent.

Nach einem Klick auf Hinzufügen wählen Sie im Feld An Ihre Kundendienstadresse aus und setzen dann ein Häkchen vor die Option Antworten mit:. Nach einem Klick auf Durchsuchen wählen Sie zuvor unter Dateityp die Option Text (*.txt) aus und suchen dann die Antwortdatei auf Ihrer Festplatte.

Bestätigen Sie den Vorgang mit OK, und in Zukunft erhalten sämtliche E-Mails, die an die Adresse Kundendienst@firma.de gerichtet wurden, die automatische Antwort.

Mehr Tipps: Outlook - Mails verfassen

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