Outlook - Adressen mit Kategorien exportieren

Adressen mit Kategorien exportieren

Problem: Ich habe in Outlook Adressen gespeichert und den einzelnen Personen mehrere Kategorien zugeordnet. Da ich in Outlook keine Funktion zum Drucken von Adressen bezogen auf eine bestimmte Kategorie gefunden habe, will ich aus Word über den Serienbrief die Adressen mit Telefonnummern drucken. Das Feld Kategorien steht mir dafür im Serienbrief jedoch nicht zur Auswahl.

Antwort: Outlook hält für den Ausdruck mehrere Druckformate bereit, unter denen sich sogar eine komplette Telefonliste befindet. In der Tat erlaubt der Druckdialog jedoch keine Auswahl von Datensätzen z.B. nach der Kategorie. Trotzdem brauchen Sie nicht den beschwerlichen Umweg über Word zu beschreiten, wo Sie nur das Format für die Liste noch einmal nachbilden müssten. Sie können in Outlook die Auswahl der Datensätze zum Drucken auch vor dem Druck erledigen.

In Ihrem Fall eignet sich dafür ein Filter. Dazu wechseln Sie in den Ordner Kontakte, rufen den Befehl Ansicht Filtern auf und aktivieren die Registerkarte Erweitert. Nun definieren Sie das Filterkriterium. Dazu klicken Sie auf den Button Feld und wählen unter Häufig verwendete Felder den Eintrag Kategorien. Als Bedingung kommt bei mehreren Kategorie-Angaben wohl Enthält in Frage.

Alternativ dazu können Sie aber auch Ist, Enthält Nicht, Ist Leer oder Ist Nicht Leer wählen. Im Feld Wert geben Sie die entsprechende Bezeichnung für die gesuchte oder ausgeschlossene Kategorie ein. Mit dem Button In Liste eintragen übernehmen Sie dann das fertige Suchkriterium wie z.B. Kategorien enthält Kunde. Dann aktivieren Sie den Filter mit OK. Outlook zeigt jetzt nur noch die Datensätze an, die die Filterbedingung erfüllen. Am rechten Rand der Titelleiste des Ordners erscheint der Hinweis (Filter angewandt).

Nun können Sie die Telefonliste drucken. Dazu rufen Sie den Befehl Datei Drucken auf, wählen als Druckformat Telefonliste und starten den Druckauftrag mit OK. Outlook druckt nun alle Datensätze der gefilterten Ansicht. Um einen Filter zu löschen, rufen Sie den Befehl erneut auf und klicken nacheinander auf die Buttons Alles löschen und OK . Mit dem Befehl Ansicht Ansichten definieren können Sie auch eine spezielle Ansicht für das Filterkriterium festlegen und bei Bedarf direkt auswählen.

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