Outlook - Automatische Unterschrift für Nachrichten

Automatische Unterschrift für Nachrichten

Ich benutze Outlook, um beruflich intensiv elektronischen Nachrichtenaustausch zu betreiben. Dabei ärgert es mich immer wieder, wenn ich jedesmal meine Grüße und den Absender neu unter jede Nachricht schreiben muss. Gibt es in Outlook dafür so etwas wie die Autotext-Funktion aus Word?

Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen. Entweder verwenden Sie Word als E-Mail-Editor und benutzen dort wie gewohnt den angesprochenen Autotext (Nachteil: Outlook startet etwas langsamer), oder Sie setzen die neue Funktion Autosignatur von Outlook ein. Wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden wollen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras Optionen auf und aktivieren im Einstellungsdialog die Registerkarte E-Mail. Dort schalten Sie die Option Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden ein.

Ab sofort benutzt Outlook beim Schreiben oder Lesen von Nachrichten Word. Diese Lösung ist zwar etwas langsamer, vor allem wenn Word neu gestartet werden muss, bietet aber allen bekannten Komfort inklusive der Funktion Autotext. Mit dieser Funktion lassen sich nicht nur die Unterschriften für die Nachrichten, sondern auch andere Textteile zur ständigen Wiederverwendung speichern.

Wenn Sie mehr Wert auf Tempo legen, können Sie auch auf die etwas weniger komfortable, aber durchaus nützliche Autosignatur-Funktion von Outlook zurückgreifen. Diese Funktion erlaubt die Definition eines festen, formatierten Textes, der sich dann wie ein Stempel für Nachrichten einsetzen lässt. Um sich einen solchen Stempel anzulegen, öffnen Sie den Posteingang von Outlook und rufen dort den Befehl Extras Autosignatur auf. Im gleichnamigen Dialog können Sie dann einen Text eingeben, der etwa eine Grußformel sowie Angaben zu Ihrer Person wie Name, Adresse oder einen Verweis auf Ihre Homepage im Internet enthält.

Die Formatierung für Schrift- und Absatzmerkmale können Sie bei Bedarf mit Hilfe der gleichnamigen Buttons rechts im Dialog vornehmen. Lediglich auf das Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur-Funktion verzichten. Das Stempeln von Nachrichten mit der Autosignatur können Sie dann entweder automatisch oder manuell vornehmen. Das automatische Stempeln steuern die beiden Optionen im Entwurfsdialog. Die erste Option Signatur ans Ende von neuen Nachrichten anfügen veranlaßt Outlook, die Signatur prinzipiell ans Ende im Textfeld allerneueste Nachrichten anzufügen.

Dazu gehören auch weitergeleitete Antworten und Antworten auf Nachrichten. Wenn Sie den automatischen Stempel dort für überflüssig halten, schalten Sie ihn mit der Option Signatur nicht in Antworten oder in weitergeleitete Nachrichten einfügen für diese Nachrichtentypen einfach ab. Alternativ dazu können Sie die Autosignatur auch manuell einfügen, indem Sie den Cursor an die betreffende Stelle zum Einfügen im Text positionieren und dann den Menübefehl Einfügen Autosignatur aufrufen.

Das funktioniert übrigens auch in den anderen Outlook-Elementen wie z.B. den Besprechungsanfragen. Nur für die Notizen steht die Autosignatur nicht zur Verfügung.

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