Mit einem Mausklick auf das Symbol Aufzählungszeichen und Numerierung fügen Sie Aufzählungszeichen und Numerierungen in eine E-Mail ein. So heben Sie wichtige Punkte hervor.

Der Klick auf das Symbol Tabelle einfügen ordnet Daten in E-Mails tabellarisch an.

Mit dem Hervorheben-Symbol markieren Sie nach der Textmarker-Methode die Kernaussagen Ihrer E-Mails farbig. Das fällt Kollegen oder Freunden sofort auf.

Das Symbol Hyperlink einfügen wandelt auf Mausklick die E-Mail-Namen und Internet-Adressen in aktivierbare Hyperlinks um. Dabei durchsucht Word die Nachricht nach Textstellen, die Internet-Adressen wie www.shop.de oder E-Mail-Adressen wie hans@kelly.de enthalten.

Das Symbol Dokumentstruktur organisiert Ihre elektronischen Nachrichten und erlaubt Ihnen, zwischen den verschiedenen Dokumentabschnitten zu wechseln. Word erkennt automatisch, ob eine Nachricht große Textmengen enthält, und erzeugt über Hyperlinks eine Verknüpfung zu den einzelnen Dokumentabschnitten.

Ein Klick auf das Symbol Änderungen hervorheben empfiehlt sich nicht nur für Team-Arbeiter. Im heutigen E-Mail-Fieber können Sie damit Änderungen, die ein Freund oder Kollege Ihren E-Mail-Nachrichten hinzufügt, besser erkennen und so schneller antworten.

Antwort-Adresse ändern

Wenn man z.B. aus dem Büro e-mails verschickt, kommt die Antwort immer zurück ins Büro. Dies kann man wie folgt ändern: Bevor man das e-mail verschickt, in der Symbolleiste auf "Optionen" klicken.

Bei "Übermittlungsoptionen" "Antworten senden an" markieren, im Textfeld rechts die gewünschte Rückantwort-Adresse eintragen, und das Mail versenden.

Wenn der Empfänger diese Nachricht beantworten will, erscheint die vorgegebene Rückantwortadresse im Adressfeld "An...".

Auf neue Nachrichten prüfen

Outlook verwaltet eingehende und zu versendende Nachrichten. In den meisten Fällen werden Ihre Nachrichten automatisch empfangen und im Posteingang angezeigt.

Je nach den für Outlook gewählten Übertragungsmedien gibt es allerdings mehrere Möglichkeiten des Nachrichtenempfangs. Probieren Sie im Ordner Posteingang je nach Einstellung eine der folgenden Möglichkeiten:

Klicken Sie unter Extras auf Nachrichten übermitteln oder einfach auf [F5]. Sind mehrere Informationsdienste im Benutzerprofil eingestellt, wählen Sie ebenfalls Extras | Nachrichten übermitteln und aktivieren dann die gewünschten Kontrollkästchen. Wenn Sie Offline-Ordner verwenden, aktivieren Sie Extras | Synchronisieren | Ausgewählten Ordner.

Aufgabentabelle

Standardmäßig erscheinen in der Aufgabentabelle von Outlook die Spalten Betreff, Ist-Aufwand und Fällig, sowie ein Feld zum Abhaken der Aufgaben. Mit ein paar Mausklicks können Sie die Tabelle jedoch ganz einfach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen, also Spalten hinzufügen, nicht benötigte entfernen und die Reihenfolge beliebig verändern.

Spalten entfernen: Wollen Sie eine Spalte löschen, dann klicken Sie deren Spaltenkopf mit der Maus an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen ihn nach oben oder unten. Sobald ein großes X über dem weggezogenen Tabellenkopf erscheint, lassen Sie die Maustaste los und die entsprechende Tabelle verschwindet vom Bildschirm. Um die Reihenfolge der vorhandenen Spalten anzupassen, klicken Sie ebenfalls auf den jeweiligen Spaltenkopf und ziehen diesen nach links oder rechts zu der gewünschten Position. Sobald die roten Markierungspfeile an der Stelle erscheinen, an der Sie die Spalte platzieren wollen, lassen Sie die Maustaste los.

Spalten ergänzen: Für das Hinzufügen weiterer Spalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltenköpfe und wählen im folgenden Kontextmenü Feldauswahl. In diesem kleinen Fenster können Sie zuerst festlegen, welche Felder Ihnen Outlook zur Erweiterung der Aufgabentabelle anbietet. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit Neue Felder zu erzeugen, die dann dem Bereich Benutzerdefinierte Ordnerfelder zugeordnet werden.

Haben Sie sich für ein Sortiment entschieden, so können Sie nun eines oder mehrere der darin enthaltenen Felder per Drag and Drop aus dem Feldauswahl-Fenster in die Aufgabentabelle ziehen. Für das Positionieren der neuen Spalten gilt das gleiche wie für die Änderung der Reihenfolge: Ziehen Sie den Spaltenkopf an die gewünschte Stelle und lassen Sie ihn los, sobald die Markierung an der richtigen Position erscheint.

Autokorrekturen in E-Mails

Wollen Sie die automatische Rechtschreibprüfung nutzen oder verwenden Sie häufig Sonderzeichen in E-Mails, dann lohnt es sich, die Korrekturfunktionen von Word in Outlook zu integrieren. Dazu müssen Sie den Standard-Editor gegen Word als E-Mail-Editor tauschen. Wechseln Sie unter Extras | Optionen auf die Registerkarte E-Mail. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen Microsoft Word als E-Mail-Editor.

Nun greift Outlook auf die Word-Korrekturfunktionen zu. Alle Einstellungen, die Sie in Word unter Extras | Optionen | Rechtschreibung ... aktiviert haben, etwa die Autokorrektur und die Rechtschreibprüfung, sind fortan in Outlook aktiv. Per AutoKorrektur werden Tippfehler in E-Mails während der Eingabe korrigiert. Ein rechter Mausklick auf markierte Wörter genügt, um die Vorschläge direkt zu übernehmen. Auch Sonderzeichen wie das Copyright-Symbol lassen sich per Tastenkombination einfügen.

Automatisch archivieren

Ich arbeite als Außendienstmitarbeiter sehr viel mit Outlook und E-Mail. Dabei fallen in kurzer Zeit viele Nachrichten an, von denen ich zur besseren Übersicht immer wieder ältere Nachrichten in einen dafür vorgesehenen Ordner verschiebe. Dabei kostet das Aussuchen der alten Nachrichten anhand des Datums viel Zeit. Kann ich das vielleicht automatisieren?

Outlook kümmert sich automatisch um das Archivieren von alten Elementen aus Mail-Ordnern in einer Archivdatei. Wann ein Element alt ist, können Sie durch eine Zeitangabe für jeden Ordner separat festlegen. Bei einigen Ordnern ist nach der Installation bereits eine Standardverfallszeit eingestellt. Die Archivierung selbst ist standardmäßig aber ausgeschaltet. Zuerst bereiten Sie deshalb die Ordner für das Archivieren vor und prüfen die Standardverfallszeiten.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Eigenschaften auf. Auf der Registerkarte AutoArchivierung nehmen Sie nun die Einstellungen für Verfallszeit und Archivdatei (PST-Datei) vor oder ändern diese entsprechend. Alternativ zum Archivieren können Sie Outlook auch anweisen, alte Elemente endgültig zu löschen.

Nachdem Sie die Einstellungen in den Eigenschaften der Ordner abgeschlossen haben, müssen Sie die automatische Archivierung noch aktivieren. Rufen Sie dazu den Befehl Extras Optionen auf. Stellen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung das Intervall für die Archivierung ein und teilen dann Outlook mit, ob Sie vor der Archivierung eine Bestätigung wünschen.

Außerdem können Sie eine Standardarchivdatei mit der Endung PST festlegen, die sich in jedem Laufwerk und Ordner befinden kann. Am besten ist sie in einem Datenordner aufgehoben, den Sie regelmäßig per Backup sichern. Wenn Sie archivierte Elemente wieder in den alten Ordner zurückkopieren möchten, archivieren Sie die Archivdatei mit Datei Importieren/Exportieren und der Aktion Import aus einem persönlichen Ordner (PST-Datei). Mögliche Duplikate lassen sich dabei anlegen, verbieten oder überschreiben.

Alternativ dazu können Sie das Archiv auch als eigenen Ordner dauerhaft in Outlook einbinden. Dafür rufen Sie den Befehl Extras Dienste auf und klicken auf Hinzufügen. Wählen Sie aus der Liste verfügbarer Dienste den Eintrag Persönlicher Ordner und im folgenden Dialog die Archivdatei aus. Außerdem können Sie dem Ordner einen Namen geben und ein Kennwort für den Zugriff festlegen. Ab sofort haben Sie auf den Inhalt der Archivdatei immer Zugriff wie auf jeden anderen Ordner auch. Einzelne Elemente lassen sich beliebig per Drag & Drop verschieben.

Automatische Unterschrift für Nachrichten

Ich benutze Outlook, um beruflich intensiv elektronischen Nachrichtenaustausch zu betreiben. Dabei ärgert es mich immer wieder, wenn ich jedesmal meine Grüße und den Absender neu unter jede Nachricht schreiben muss. Gibt es in Outlook dafür so etwas wie die Autotext-Funktion aus Word?

Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen. Entweder verwenden Sie Word als E-Mail-Editor und benutzen dort wie gewohnt den angesprochenen Autotext (Nachteil: Outlook startet etwas langsamer), oder Sie setzen die neue Funktion Autosignatur von Outlook ein. Wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden wollen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras Optionen auf und aktivieren im Einstellungsdialog die Registerkarte E-Mail. Dort schalten Sie die Option Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden ein.

Ab sofort benutzt Outlook beim Schreiben oder Lesen von Nachrichten Word. Diese Lösung ist zwar etwas langsamer, vor allem wenn Word neu gestartet werden muss, bietet aber allen bekannten Komfort inklusive der Funktion Autotext. Mit dieser Funktion lassen sich nicht nur die Unterschriften für die Nachrichten, sondern auch andere Textteile zur ständigen Wiederverwendung speichern.

Wenn Sie mehr Wert auf Tempo legen, können Sie auch auf die etwas weniger komfortable, aber durchaus nützliche Autosignatur-Funktion von Outlook zurückgreifen. Diese Funktion erlaubt die Definition eines festen, formatierten Textes, der sich dann wie ein Stempel für Nachrichten einsetzen lässt. Um sich einen solchen Stempel anzulegen, öffnen Sie den Posteingang von Outlook und rufen dort den Befehl Extras Autosignatur auf. Im gleichnamigen Dialog können Sie dann einen Text eingeben, der etwa eine Grußformel sowie Angaben zu Ihrer Person wie Name, Adresse oder einen Verweis auf Ihre Homepage im Internet enthält.

Die Formatierung für Schrift- und Absatzmerkmale können Sie bei Bedarf mit Hilfe der gleichnamigen Buttons rechts im Dialog vornehmen. Lediglich auf das Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur-Funktion verzichten. Das Stempeln von Nachrichten mit der Autosignatur können Sie dann entweder automatisch oder manuell vornehmen. Das automatische Stempeln steuern die beiden Optionen im Entwurfsdialog. Die erste Option Signatur ans Ende von neuen Nachrichten anfügen veranlaßt Outlook, die Signatur prinzipiell ans Ende im Textfeld allerneueste Nachrichten anzufügen.

Dazu gehören auch weitergeleitete Antworten und Antworten auf Nachrichten. Wenn Sie den automatischen Stempel dort für überflüssig halten, schalten Sie ihn mit der Option Signatur nicht in Antworten oder in weitergeleitete Nachrichten einfügen für diese Nachrichtentypen einfach ab. Alternativ dazu können Sie die Autosignatur auch manuell einfügen, indem Sie den Cursor an die betreffende Stelle zum Einfügen im Text positionieren und dann den Menübefehl Einfügen Autosignatur aufrufen.

Das funktioniert übrigens auch in den anderen Outlook-Elementen wie z.B. den Besprechungsanfragen. Nur für die Notizen steht die Autosignatur nicht zur Verfügung.

Benutzernamen für Kalenderausdruck anpassen

Wenn Sie in Outlook den Kalender eines anderen Benutzers ausdrucken, erscheint auf dem Ausdruck anstelle des Namens des Kalenderbesitzers Ihr Name in der Kopf- oder Fußzeile. Schuld an diesem Verhalten ist das Feld [Benutzername], das die zusätzlichen Kalenderinformationen in der Kopf- oder Fußzeile ausgibt. Das Feld [Benutzername] steht hier für den Benutzer, der den Kalender geöffnet hat, und nicht für den Besitzer des Kalenders.

Sie können die Kopf- und Fußzeile aber manuell ändern, bevor Sie den Kalender drucken. Öffnen Sie zuerst den Kalender, den Sie drucken möchten. Nun klicken Sie im Menü Datei auf den Menüpunkt Drucken. Im Dialogfenster Drucken wählen Sie dann das gewünschte Druckformat aus und klicken danach auf die Schaltfläche Seite einrichten.

Im Register Kopfzeilen/Fußzeilen löschen Sie im Bereich Kopfzeile: oder Fußzeile: das Feld [Benutzername] und geben an seiner Stelle den gewünschten Namen ein. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK und klicken Sie im Drucken-Fenster ebenfalls auf OK um den Kalender auszudrucken.

Daten kopieren und verschieben mit der Maus

Sie wollen schnell eine Datei oder komplette Ordner auf ein anderes Laufwerk verschieben? Das können Sie in Outlook einfach per Drag & Drop durchführen. Die Explorer-Funktionalität erhalten Sie, indem Sie in der Outlook-Leiste Weitere und dann Arbeitsplatz wählen. Öffnen Sie dann die Ordnerliste mit einem Mausklick auf das gleichnamige Symbol. Sie stellt nun den Verzeichnisbaum (Tree) des Arbeitsplatzes übersichtlich in ein zusätzliches Fenster.

Dann klicken Sie doppelt auf das Laufwerk, in dem das zu verschiebende Objekt enthalten ist. Markieren Sie mit der Maus die betreffende Datei oder den Ordner und ziehen diese(n) mit gedrückter Maustaste auf das neue Ziellaufwerk. Lassen Sie nun die Maustaste los. Jetzt befindet sich die Datei oder der Ordner an der von Ihnen ausgewählten neuen Position. Um eine Datei oder einen Ordner auf ein anderes Laufwerk zu kopieren, halten Sie während des Drag-&-Drop-Vorgangs zusätzlich die [Strg]-Taste gedrückt. Bevor Outlook die Datei oder den Ordner kopiert, erscheint eine Dialogbox. Zur Auswahl stehen die folgenden Optionen: Hierher kopieren, Abbrechen und Extrahieren nach Ziellaufwerk.

Die letzte Option blendet das Programm nur ein, wenn Sie Winzip installiert haben und eine gepackte Datei kopieren. Mit ihrer Hilfe wird die gepackte Datei sogleich entpackt auf das Ziellaufwerk kopiert, eine benutzerfreundliche Zusatzoption.

Datum suchen

Gibt es im Outlook-Kalender einen Assistenten, mit dem ich zu einer Texteingabe wie "Gestern in drei Wochen" das entsprechende Datum angezeigt bekomme?

Die von Ihnen gesuchte Funktionalität ist nicht nur auf den Kalender beschränkt, sondern im gesamten Outlook unsichtbar enthalten. Bei Angaben von Datum und Uhrzeit in allen Datenfeldern akzeptiert Outlook auch die Umschreibung in Worten. Bei einer solchen Eingabe ruft Outlook nach dem Drücken der Eingabetaste oder dem Wechsel in ein anderes Feld oder Fenster die Funktion Autodatum auf. Diese prüft die Eingabe und rechnet die wörtliche Umschreibung eines Datums oder einer Zeit automatisch in das benötigte Zahlenformat um. Bei Tippfehlern oder unzulässigen Eingaben erscheint eine Fehlermeldung.

Dabei sind auch gemischte Angaben mit Worten und Zahlen für Outlook kein Problem. Eingaben wie "Sechs Tage vor dem ersten März" führen je nach Länge des Februars im laufenden Kalenderjahr automatisch zum korrekten Ergebnis. Monatsnamen lassen sich wie gewöhnlich abkürzen, so dass für den August die Eingabe "Aug" ausreichend ist.

Sogar Feiertage können Sie in Datumsfeldern mit ihrem Namen angeben, wenn der Feiertag wie "Heiliger Abend" in jedem Jahr auf dasselbe Datum fällt. Lassen Sie Ihrer Phantasie bei der Eingabe freien Lauf und probieren eigene Ideen aus. Die Funktion Autodatum ist ziemlich robust und wandelt selbst Ausdrücke wie "Ein Tag vor übermorgen" korrekt in das morgige Datum um.

Dokumente ins Journal befördern

Um Dokumente schnell ins Journal einzutragen, ziehen Sie einfach mit der Maus die betreffende Datei auf der Outlook-Leiste von dem Ordner Arbeitsplatz in das Journal.

Doppelter Müller

Müller, Meier, Schulze, so lauten die gebräuchlichsten Nachnamen im deutschsprachigen Raum. Damit Sie immer den richtigen Paul Müller oder Stefan Meier (Maier?) anmailen, brauchen Sie nur dem Farbleitsystem von Outlook zu folgen.

Rote Wellenlinien in den Feldern An und Cc zeigen an, dass es zu dem markierten Namen mehrere Einträge im Adressbuch gibt. In diesen Fällen klicken Sie erst mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen dann aus der Liste den richtigen Adressaten aus.

Zudem signalisieren grüngestrichelte Linien den beim letzten E-Mail-Versand gewählten Empfänger.

Druckergebnisse nicht mehr zu entziffern

Legen Sie einen Ausdruck eines Wochen- oder Monatsplans in ein Faxgerät, um es z.B. einem Kollegen zukommen zu lassen, können die grau schattierten Bereiche des Ausdrucks beim Empfänger unter Umständen nicht mehr zu entziffern sein. Der gleiche Effekt tritt manchmal auch bei der Ausgabe auf älteren Nadeldruckern auf.

Die Beseitigung dieses Problems ist aber einfach: Weg mit den Schattierungen! Klicken Sie dazu im Drucken-Menü, das Sie über die Tastenkombination [Strg] [P] erreichen, nach der Wahl des gewünschten Druckformats auf die Schaltfläche Seite einrichten. Im folgenden Fenster finden Sie im Register Format die Option Beim Ausdruck Schattierung verwenden.

Entfernen Sie das dazugehörende Häkchen und klicken Sie auf OK, um das Fenster Seite einrichten zu schließen. Nach einem weiteren Klick auf OK erfolgt der Ausdruck ohne grau hinterlegte Felder.

E-Mails per Einschreiben versenden

Es gibt eine Funktion, die dem Einschreiben im Briefverkehr ähnelt. Anstelle des Rückscheins erhalten Sie in Outlook eine E-Mail mit Datum und Uhrzeit der Zustellung. Sie können sogar herausfinden, ob der Empfänger die Mail gelesen hat. Dafür steht eine zweite Benachrichtigung zur Verfügung, die beim Öffnen der Nachricht durch den Empfänger an den Absender geschickt wird. Um diese Quittungen zu erhalten, klicken Sie beim Schreiben einer Mail auf die Schaltfläche Optionen und aktivieren die Einstellungen unter Abstimmungs- und Verlaufsoptionen.

Wenn Sie nun eine Flut von Benachrichtigungen erhalten, können Sie mit dem Regel-Assistenten Ordnung schaffen oder in den Optionen eine Vorgabe machen. Dazu rufen Sie Extras Optionen auf, klicken im Register Einstellungen auf E-Mail-Optionen und auf Verlaufskontrolle. Hier können Sie neben einer allgemeinen Vorgabe für die Einstellungen der Rückmeldungsoptionen mit dem Button Bestätigungen und Antworten nach der Bearbeitung löschen festlegen, dass Outlook die Bestätigungen nach dem Bearbeiten löscht.

Farben verändern

Gefällt Ihnen in Outlook die farbliche Kennzeichnung überfälliger oder erledigter Aufgaben nicht, können Sie dafür auch andere Farben definieren. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Extras und dann auf Optionen. Nun wählen Sie die Registerkarte Aufgaben/Notizen. Unter dem Punkt Farbliche Darstellung von Aufgaben stellen Sie die Farben für Überfällige Aufgaben und bereits Erledigte Aufgaben ein.

Außerdem können Sie in Outlook die Art und Farbe der Rasterlinien und das Erscheinungsbild des Textes in der Autovorschau Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen. Klicken Sie dafür auf Ansicht | Ansicht formatieren. In dem darauf erscheinenden Dialogfenster Tabellenansicht formatieren nehmen Sie dann die erwähnten Einstellungen vor.

Es ist innerhalb von Outlook jedoch nicht möglich, die Farbeinstellungen für die Hauptelemente, wie die Outlook-Leiste oder den Hintergrund zu ändern. Die Farben dieser Elemente werden durch die Windows-Einstellungen für die Darstellung der Anzeige festgelegt.

Sie können diese Outlook-Farben nur beeinflussen, indem Sie das Windows-Farbschema ändern. Diese Änderungen betreffen dann aber auch alle anderen Windows-Anwendungen und nicht nur Outlook. Um Komponenten des Windows-Farbschemas zu verändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und wählen im Kontextmenü Eigenschaften | Darstellung.

Feiertage ergänzen und entfernen

Outlook verfügt über Listen der Feiertage zahlreicher Länder. Wollen Sie Ihren Kalender um bestimmte länder- oder religionsspezifische Feiertage erweitern, klicken Sie im Menü Extras | Optionen | Kalender auf die Schaltfläche Feiertage hinzufügen. In der folgenden Liste können Sie nun einen oder mehrere Einträge markieren. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK werden die entsprechenden Feiertage in Ihren Kalender aufgenommen.

Wurden diese Feiertage bereits importiert, weist Sie eine Meldung darauf hin und fragt nach, ob Sie sie nochmals installieren wollen. Darauf sollten Sie jedoch verzichten, da diese Feiertage sonst doppelt existieren.

Während das Hinzufügen von Feiertagen sehr einfach ist, gestaltet sich deren Entsorgung schon etwas schwieriger, hier genügt es nicht, einfach eine Option zu markieren. Aktivieren Sie den Kalender und wechseln in die Ansicht Kategorie. Nach einem Klick auf das Plus-Symbol vor Kategorien: Feiertag sehen Sie die Liste aller in Ihrem Kalender eingetragenen Feiertage.

In dieser Liste können Sie jetzt alle unerwünschten Feiertage entfernen. Hilfreich ist dabei z.B. eine Sortierung nach Termin/Besprechungsort, wenn Sie versehentlich eine falsche Gruppe von Feiertagen eingebunden haben. Dann erscheinen alle Feiertage eines Landes gebündelt nacheinander und können leicht markiert und gelöscht werden.

Hyperlinks zu Dateinamen mit Leerzeichen

In E-Mails und in den Textbereichen anderer Outlook-Elemente lassen sich Hyperlinks einfügen, die direkt auf Internetseiten oder auf Ordner und Dateien auf der Festplatte oder in einem Netzwerk verweisen. Nach einem Klick auf einen Hyperlink springen Sie direkt zu der entsprechenden Web-Seite, dem angegebenen Verzeichnis, oder laden die Datei in der dazugehörenden Anwendung.

Solche Hyperlinks werden mit http:// oder file:// eingeleitet. Wenn Sie aber lange Dateinamen verwenden, in denen Leerzeichen enthalten sind, wird der Hyperlink nicht korrekt erzeugt, obwohl der Einsatz von Leerzeichen in langen Dateinamen unter Windows legitim ist. Der Hyperlink endet nach dem ersten Leerzeichen, auch wenn dieser Bestandteil eines Datei- oder Verzeichnisnamens ist.

Um dieses Problem zu beseitigen, können Sie sich einerseits mit den kurzen Dateinamen behelfen, die 8+3 Zeichen umfassen. Diese Vorgehensweise ist jedoch umständlich und verstümmelt oft die zuvor lesbaren Datei- und Verzeichnis-Bezeichnungen.

Wesentlich eleganter ist der Einsatz von spitzen Klammern. Wenn Sie in einem Hyperlink lange Dateinamen verwenden möchten, die Leerzeichen enthalten, dann betten Sie solche Hyperlinks in die Zeichen [<] und [>] ein, wie z.B. bei dem Link <file://C:\Eigene Dateien>.

Wenn Sie bereits einen Hyperlink erstellt haben, dann führt ein Klick in den Hyperlink diesen sofort aus. Das Bearbeiten des Hyperlinks ist so nicht mehr möglich. Halten Sie jedoch die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie in den Hyperlink klicken, können sie den Cursor an einer beliebigen Stelle innerhalb des Hyperlinks platzieren.

Kalender für andere Benutzer im Netzwerk freigeben

Outlook-Leiste: mit rechter Maustaste auf Kalender klicken, Eigenschaften aufrufen und das Register "Rechte" aktivieren. Dann: Button 'Hinzufügen' und gewünschten Benutzer auswählen; vergeben Sie dann an ihn die gewünschten Rechte, die man im Kombinationsfeld "Berechtigungsstufe" findet (von 'nur lesen' bis 'alles ändern').

Kategorien verbessern die Übersicht

Ein Vorteil von Outlook gegenüber seinem Vorgänger Schedule+ ist die wesentlich verbesserte Adressdatenbank. In ihr können Sie jetzt auch jeden Kontakt einer oder mehreren Kategorien zuordnen. Nach dem Öffnen eines Kontakts bringt ein Klick auf Kategorien eine Liste aller zur Verfügung stehenden Kategorien auf den Bildschirm.

Doch Sie müssen sich nicht auf die Einträge dieser Liste beschränken. Nachdem Sie einem Kontakt eine bisher nicht existierende Kategorie zugeordnet haben, wird die Kategorienliste automatisch um diese Kategorie erweitert. Achten Sie jedoch unbedingt darauf, dass Sie alle Kategorien durch Semikolons voneinander trennen müssen. Markieren Sie die Kategorien per Mausklick in der Liste Vorhandene Kategorien, fügt Outlook dieses Trennzeichen automatisch ein.

Kategorien-Liste erweitern

Wenn ich in Outlook eine Aufgabe anlege, kann ich auch Kategorien dafür angeben. Dabei sind zwar eigene Angaben möglich, aber die Auswahlliste erweitert es dadurch nicht. Wie kann ich eigene Kategorien in diese Liste aufnehmen?

Sie können in Termin- und Aufgabenfenstern in einem dafür vorgesehen Feld Kategorien eingeben oder sie über die gleichnamige Schaltfläche aus einer Liste auswählen. Wenn Sie eigene Namen für Kategorien eintragen, erscheinen diese beim nächsten Mal nicht automatisch in der Liste. Das ist beabsichtigt, denn es könnte unter Umständen den Umfang der Liste zu stark anwachsen lassen.

Sie können die Liste aber trotzdem bearbeiten. Klicken Sie dazu in einem geöffneten Termin- oder Aufgabenfenster auf die Schaltfläche Kategorien und im folgenden Dialog auf die Schaltfläche Hauptkategorienliste. Jetzt können Sie eigene Kategorien mit den entsprechenden Schaltflächen hinzufügen oder löschen. Die veränderte Liste erscheint später im Katalog zur Auswahl. Am besten arbeiten Sie konsequent nur mit den Kategorien aus dem Katalog. So vermeiden Sie grundsätzlich Schreibfehler bei Eingaben über die Tastatur, die beim späteren Gruppieren oder Sortieren schnell zu Störungen führen.

Leiste mit Start-Parameter ausblenden

Ich ärgere mich jedesmal beim Start von Outlook, dass die Outlook-Leiste am linken Bildrand zwangsläufig eingeblendet ist. Anders als für die Ordnerleiste gibt es für sie zum Abschalten keine Schaltfläche in der Symbolleiste.

Outlook blendet die gleichnamige Leiste am linken Rand des Anwendungsfensters für den direkten Zugriff auf bestimmte Ordner bei jedem Start automatisch ein. Die Einstellung des Menübefehls Ansicht Outlook-Leiste merkt sich Outlook immer nur während einer Sitzung. Beim nächsten Start ist alles wieder beim alten.

Wenn Sie die Outlook-Leiste standardmäßig lieber ausblenden möchten, ergänzen Sie den Programmaufruf um einen Parameter: Schließen Sie Outlook, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol auf dem Desktop oder den entsprechenden Eintrag im Explorer und rufen dann den Befehl Eigenschaften auf. Aktivieren Sie die Registerkarte Verknüpfung und fügen hinter den Programmaufruf im Feld Ziel ein Leerzeichen und den Parameter /folder ein. Dieser Parameter bewirkt, dass Sie die Outlook-Leiste ab dem nächsten Programmstart nicht mehr behelligt. Mit dem Menübefehl können Sie die Leiste jederzeit wieder einblenden.

Mails mit Kurz-Info

Outlook verwaltet Informationen in Ordnern. Wenn Sie Outlook starten, wird standardmäßig der Posteingang geöffnet, in dem das Programm ein- und ausgehende E-Mails sammelt. Wer viele Nachrichten erhält, kann gleich im Posteingang die wichtigen E-Mails herausfiltern. Sie erkennen schon an den ersten Textzeilen, ob eine Nachricht für Sie interessant ist.

Outlook macht sich diesen Umstand zunutze. Aktivieren Sie die Option Nachrichten mit Autovorschau, dann zeigt das Programm die ersten drei Zeilen der elektronischen Nachrichten.

Mails verfassen

Eigene Nachrichten verfassen Sie entweder über das Menü Datei | Neu | Nachricht oder schneller mit [Strg] [N]. Geben Sie im Feld An den Empfänger ein. Wahlweise können Sie auch einen Empfänger aus der Adressenliste übernehmen, dann trägt Outlook die Adresse automatisch ein. Gegebenenfalls fügen Sie im Feld Cc einen weiteren Empfänger ein, der Ihre Nachricht nur zur Kenntnis nehmen soll (das entspricht der guten alten Sitte "Zu Ihrer Kenntnis für die Akten").

Geben Sie im Feld Betreff das Thema der Nachricht ein, bevor Sie im Textfeld die Nachricht formulieren. Anschließend klicken Sie auf Senden, damit Outlook den elektronischen Botengang übernimmt.

Mehrere Signaturen

Outlook erlaubt das Unterschreiben von Nachrichten mit mehreren Signaturen. Eine Signatur ist die Definition eines fest formatierten Textes, der sich wie ein Stempel einsetzen lässt. Sinnvoll sind Signaturen vor allem dann, wenn Sie die Mail-Adresse des Absenders enthalten. Denn nicht jeder Mail-Client zeigt diese Adresse automatisch an. Und natürlich sollten Informationen wie etwa die Telefonnummer, die Anschrift oder der Link zur Homepage nicht fehlen.

Zum Bearbeiten der Stempel rufen Sie den Befehl Extras Optionen auf und klicken im Register E-Mail-Format auf die Schaltfläche Signaturauswahl. Im gleichnamigen Dialog können Sie Stempel neu anlegen, bearbeiten oder löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und geben der Signatur einen Namen.

Mehrere Tage gleichzeitig darstellen

Neben der Tages-, Wochen- und Monatsansicht, die per Schaltfläche in der Symbolleiste ausgewählt werden können, bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, bis zu 42 aufeinanderfolgende oder bis zu 14 beliebige Tage gleichzeitig darzustellen. Sollen mehrere Wochen in der Ansicht erscheinen, so klicken Sie in den Monatskalendern, im rechten Bereich des Outlook-Fensters, zuerst mit der linken Maustaste auf einen Tag der ersten Woche, halten dann die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung bis zur letzten gewünschten Woche. Wenn Sie die Maustaste losgelassen haben, erscheinen alle Tage des soeben markierten Bereichs in der Mitte des Outlook-Fensters.

Wollen Sie einige nicht aufeinanderfolgende Tage gleichzeitig darstellen, so markieren Sie diese nacheinander mit einzelnen Mausklicks, während Sie die [Strg]-Taste gedrückt halten. Mit diesem Verfahren können Sie auch eine Darstellung erzeugen, in der, wie in Schedule+, die sieben Tage einer Woche in Spalten nebeneinander angezeigt werden.

Wollen Sie diese Art der Darstellung dauerhaft speichern, klicken Sie im Menü Ansicht | Ansicht definieren auf Kopieren. Danach legen Sie den Namen der neuen Ansicht fest und klicken auf den OK-Button und Schließen. Ab sofort erscheint die neue Darstellungsart in der Liste Ansicht | Aktuelle Ansicht und im gleichnamigen Auswahlmenü der Symbolleiste.

Nachrichten über einen bestimmten Account versenden

Ich verwalte unter Outlook drei E-Mail-Konten. Dabei vermisse ich die Möglichkeit, beim Schreiben einer Nachricht den Sende-Account festzulegen. Wie kann ich Nachrichten in Outlook über einen ganz bestimmten Account versenden?

Für den gezielten Versand über einen bestimmten Mail-Account können Sie den Befehl Extras Senden und Empfangen Info-Dienst verwenden. Info-Dienst steht für das gewünschte E-Mail-Konto, das Sie aus dem hierarchischen Untermenü auswählen können. Outlook stellt dann eine Verbindung ausschließlich zu diesem Account her, sendet alle aktiven Nachrichten und fragt das Postfach des Accounts ab.

Outlook wickelt den gesamten Nachrichtenverkehr über die beiden Ordner Posteingang und Postausgang ab. Wenn Sie eine Nachricht schreiben und auf den Button Senden klicken, landet Ihre Mail zunächst im Postausgang. Von dort aus transportiert sie Outlook schnellstmöglich weiter. Das passiert entweder automatisch, wenn Sie im Netzwerk und dem Exchange Server arbeiten, oder manuell mit dem Menübefehl Extras Senden. Dabei können Sie zwar nicht für jede einzelne Nachricht den Sende-Account individuell festlegen, müssen das Versenden aber auch nicht ganz und gar dem Zufall überlassen.

In welcher Reihenfolge Outlook die verschiedenen Informationsdienste abarbeitet, können Sie in den Dienste-Optionen festlegen. Dazu rufen Sie den Befehl Extras Dienste auf, aktivieren die Registerkarte Übermittlung und verändern dort die Reihenfolge in der unteren Liste mit Hilfe der Pfeilsymbole rechts daneben. Outlook versendet grundsätzlich alle aktiven Nachrichten im Postausgang an den ersten Informationsdienst in der Liste.

Falls Sie also im Netzwerk den Exchange Server verwenden und somit der Microsoft Exchange Transport an erster Stelle in der Liste steht, dann läuft der Versand bei bestehender Server-Verbindung vollautomatisch und ohne Zeitverzögerung ab. Sie haben keinen Einfluß mehr. Um das zu ändern, können Sie lediglich die Liste entsprechend umsortieren. Damit unterbinden Sie allerdings auch den automatischen Echtzeit-Versand und sind auf den manuellen Betrieb angewiesen.

Nachrichten zurückrufen

Nachträgliche Änderungen an bereits gesendeten Nachrichten sind kein Problem mehr. Die Voraussetzungen dafür sind: Der Empfänger hat die Nachricht weder gelesen, noch aus seinem Posteingang verschoben, und Sie besitzen eine Kopie der Originalnachricht im Ordner Gesendete Objekte. Um das sicherzustellen, rufen Sie den Befehl Extras Optionen auf und aktivieren auf der Registerkarte Senden die Option Kopien von Nachrichten im Ordner "Gesendete Elemente" speichern.

Um schließlich nach dem Senden einer Nachricht Änderungen vorzunehmen, öffnen Sie die entsprechende Kopie im Ordner Gesendete Objekte und rufen im Nachrichtendialog den Befehl Extras Diese Nachricht zurückrufen auf. Jetzt können Sie entscheiden, ob Sie die Nachricht nur zurückrufen oder auch gleich durch eine neue Nachricht ersetzen lassen. Über den Erfolg der Rückrufaktion können Sie sich auf Wunsch benachrichtigen lassen. Dafür aktivieren Sie die Option Erfolg des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen.

Öffentliches Adressbuch

Wir arbeiten im Netzwerk mit Outlook auf einem Exchange Server. Mal abgesehen von persönlichen Adressen, ist es für unsere Arbeitsgruppe wenig sinnvoll, wenn jedes Mitglied seine eigenen Kontakte verwaltet. Lässt sich nicht irgendwie ein zentrales Adressregister für gemeinsame Adressen anlegen? Und wie lassen sich dabei unterschiedliche Rechte berücksichtigen?

Auch der Exchange Server arbeitet nach der Devise: Jeder kocht sein eigenes Süppchen. Das führt unweigerlich zu Mehrfachspeicherungen (Redundanz). Abhilfe können hier öffentliche Ordner schaffen, mit denen sich auch ein zentrales Adressenregister verwalten lässt.

Zunächst legen Sie dafür auf dem Exchange Server einen neuen öffentlichen Ordner an. Klicken Sie in der Ordnerleiste mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Alle öffentlichen Ordner (Unterordner von Öffentliche Ordner) und wählen Untergeordneten Ordner erstellen. Im folgenden Dialog geben Sie dem Ordner einen Namen und wählen im Kombinationsfeld Ordner enthält den Eintrag Kontakt-Elemente. In den neu angelegten Ordner können Sie wie gewohnt Kontakte eingeben oder aus anderen Kontakt-Ordnern kopieren.

Aber welche Benutzer können nun wie auf den neuen öffentlichen Ordner zugreifen? Wer den Ordner angelegt hat, ist automatisch der sogenannte Besitzer mit allen Zugriffsrechten (Stufe 7). Für die übrigen Benutzer gelten zunächst die eingeschränkte Rechte der Stufe 3. Sie haben nur einen schreibgeschützten Zugriff auf das Adressenregister, können also Kontakte suchen und öffnen, aber nicht bearbeiten oder neu anlegen. Um die Rechte zu verändern, muss der Besitzer des Ordners mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste klicken und den Befehl Eigenschaften aufrufen. Auf der Registerkarte Rechte lassen sich die Einstellungen verändern. Welche Stufen es gibt, lesen Sie unten: Die Berechtigungsstufen von Exchange. Neben den Standardeinstellungen können Sie mit Hinzufügen noch spezielle Rechte für einzelne User festlegen.

In der Praxis arbeitet ein öffentlicher Ordner wie jeder andere auch. Ihren Rechten entsprechend können Sie Elemente anlegen, bearbeiten, kopieren, verschieben und löschen. Falls zwei Benutzer gleichzeitig denselben Kontakt verändern, speichert Outlook die erste Änderung und weist den zweiten Benutzer auf den Konflikt hin. Der kann dann seine Änderungen verwerfen oder eine Kopie des Kontakts anlegen lassen.

Für den schnellen Zugriff auf das Adressenregister richten Sie sich eine Verknüpfung in der Outlook-Leiste ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag in der Ordnerleiste und rufen den Befehl Zur Outlook-Leiste hinzufügen auf.

Da öffentliche Ordner nicht an der automatischen Archivierung teilnehmen, sichern Sie die Adressen von Zeit zu Zeit durch den Export in eine persönliche Ordnerdatei. Dazu markieren Sie den Ordnereintrag in der Ordnerleiste und rufen Datei Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie die Aktion Export in einen Persönlichen Ordner (PST- Datei), folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Die Berechtigungsstufen von Exchange:

Stufe 7 (Besitzer) darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen sowie die Berechtigungsstufen anderer Personen für den Ordner ändern.

Stufe 6 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen sowie Unterordner anlegen.

Stufe 5 darf alle Elemente anlegen, lesen, bearbeiten und löschen.

Stufe 4 darf Elemente anlegen und lesen, Unterordner anlegen und selbst erstellte Elemente und Ordner bearbeiten und löschen.

Stufe 3 darf Elemente anlegen und lesen sowie selbst erstellte Elemente löschen.

Stufe 2 darf Elemente lesen (im Posteingang auch löschen).

Stufe 1 darf Elemente anlegen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt.

Stufe "Benutzerdefiniert" darf Aktivitäten ausführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt sind.

Stufe "Keine" darf den Ordner nicht öffnen.

Ordner wieder löschen

In Outlook wurden verschiedene neue Ordner eingerichtet. Nun möchte ich einige davon wieder löschen. Wenn ich das Kontextmenü über diesen Ordnern öffne, ist der Befehl Löschen allerdings inaktiv. Auch mit der Taste [Entf] kann ich den Ordner nicht löschen.

Ordner lassen sich problemlos mit der Maus in den Ordner Gelöschte Objekte verschieben. Denken Sie auch von Zeit zu Zeit daran, den Papierkorb zu entleeren. Diesen Vorgang kann man übrigens auch automatisieren. Dazu rufen Sie in Outlook einfach den Befehl Extras Optionen auf und aktivieren im Register Allgemeines die Option Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Elemente" leeren.

Ordner, wechsle dich

Um schnell zu einem anderen Outlook-Ordner zu wechseln, klicken Sie auf eine Verknüpfung auf der Outlook-Leiste, die sich links neben dem Posteingang befindet. Ein Mausklick auf den Kalender genügt beispielsweise, um den Ordner Kalender zu öffnen. Die Ordnerleiste (die horizontale Leiste oberhalb des Informationsbereichs) zeigt den Namen des momentan geöffneten Ordners an. Um eine vollständige Liste mit allen Ordnern anzuzeigen, klicken Sie in der Ordnerleiste auf den betreffenden Ordnernamen.

Wer lieber mit der Tastatur arbeitet, öffnet den Ordnerbaum mit [Strg] [Y] und lädt dann mit Mausklick auf den Ordnernamen den gewünschten Ordner.

OSA

Seit der Installation von Outlook startet das System bei mir automatisch ein Programm namens OSA. Allerdings kann ich keinen Sinn in diesem Programm finden. Was macht dieses Tool?

OSA ist ein Kunstgriff von Microsoft, um den Start von Office zu beschleunigen. OSA lädt Office-Bibliotheken schon beim Starten des PC, verlangsamt dabei aber diesen Vorgang. Wenn Sie später Office starten, kann dieses dafür schneller auf dem Bildschirm erscheinen.

Outlook ist ein Teil des Office-Pakets, Microsoft verkauft es allerdings auch separat. Entsprechend installiert Outlook dieses Tool. OSA kann allerdings mehr, beispielsweise die Vorlagenauswahl starten: C:\Programme\Microsoft Office\Office\OSA.EXE -n

Wenn Sie OSA abschalten wollen, löschen Sie in der Registry den Eintrag unter dem Schlüssel:

HKey_LOCAL_MACHINE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run

Outlook als Explorer-Ersatz

Outlook lässt sich auch als Windows-Explorer einsetzen. Eine auf der Festplatte im Ordner "Eigene Dateien" gesicherte Datei LUCILLE.DOC kann man sich z.B. so anzeigen lassen: klicken Sie in der Outlook-Leiste auf Weitere | Arbeitsplatz und auf "Eigene Dateien". Dann können Sie das Dokument LUCILLE.DOC einfach per Doppelklick laden.

Posteingang aufräumen

Es empfiehlt sich, je nach Datenaufkommen den Posteingang immer mal wieder von nutzlosen Nachrichten zu säubern; dadurch räumen Sie wertvollen Festplattenplatz wieder frei. Am schnellsten bewerkstelligen Sie dies, wenn Sie mit [Umschalt] aufeinanderfolgende Nachrichten markieren und die entfernter liegenden alten Mails mit [Strg] dazunehmen.

Anschließend ziehen Sie die markierten E-Mails auf den Papierkorb in der Outlook-Leiste. Wahlweise können Sie die Mails auch einfach mit einem Klick auf das Kreuz-Symbol oder mit [Strg][Del] in den Papierkorb stellen. In allen Fällen sind sie jedoch physikalisch immer noch auf der Platte. Erst die Option Ordner Gelöschte Objekte leeren, die Sie mit rechtem Mausklick auf den Papierkorb (Kontextmenü) erreichen, entfernt die Daten wirklich von der Platte. Wenn Sie im Ordner Papierkorb die E-Mails markieren und [Entf] drücken oder auf das Kreuz-Symbol klicken, werden die E-Mails auch sofort gelöscht.

Schnelle Rechtschreibkorrektur

Dem Fehlerteufel können Sie in internen Mitteilungen und Internet-Mails schnell ein Schnippchen schlagen. Dazu öffnen Sie die zu überprüfende Mitteilung, klicken in das Textfeld und aktivieren mit [F7] die Rechtschreibprüfung. Damit werden falsch geschriebene Wörter und Zeichenfolgen, die nicht im benutzerdefinierten Wörterbuch stehen, rot unterstrichen.

Wenn ein Wort markiert ist, können Sie den Korrekturvorschlag übernehmen oder das unbekannte Wort dem benutzerdefinierten Wörterbuch hinzufügen. Outlook speichert die hinzugefügten Wörter in der Datei BENUTZER.DIC, die standardmäßig unter C:\PROGRAMME\ GEMEINSAME DATEIEN\ MICROSOFT SHARED\ PROOF liegt. Da alle Office-Anwendungen die BENUTZER.DIC verwenden, brauchen Sie denselben Begriff nicht mehrfach hinzuzufügen. So rücken Sie dem Fehlerteufel wirksam zu Leibe.

Telefonbuch drucken

Um Ihr ganz persönliches Telefonregister zu drucken, rufen Sie im Kontakte-Ordner den Befehl Datei Drucken auf oder verwenden die Tastenkombination [Strg]+ [P]. Markieren Sie dann in der Liste Druckformat den Eintrag Telefonbuchformat. Sofern nur bestimmte Kontakte im Telefonbuch erscheinen sollen, markieren Sie diese vor dem Befehlsaufruf und aktivieren anschließend die Option Nur markierte Elemente.

Mit einem Klick auf den Button Seitenansicht können Sie schon mal einen Blick in Ihr Telefonbuch werfen: In alphabetischer Reihenfolge geordnet sehen Sie dort alle Kontakte mit den entsprechenden Telefon- und Fax-Feldern, die im Kontakte-Ordner mit Daten gefüllt sind. Mit den Pfeiltasten können Sie im Buch blättern. Wenn alles in Ordnung ist, starten Sie den Druck über den Button Drucken.

Outlook sortiert die Daten beim Drucken prinzipiell nach dem Eintrag im Feld Speichern unter der Kontakte. Wenn Sie dort nichts anderes eingegeben haben, ist das zunächst der Name der Kontaktperson in der Form Nachname, Vorname. Wenn Sie allerdings eine Sortierung nach der Firma wünschen, müssen Sie den Inhalt dieses Feldes ändern. Wählen Sie für jeden Kontakt im Kombinationsfeld Speichern unter die Eintragsform Firma (Name). Dann ordnet Outlook die Kontakte zunächst nach dem Firmennamen (Organisation).

Wenn Sie unterwegs mit einem Zeitplaner aus Papier arbeiten, können Sie sich das Telefonbuch im passenden Format für Ihren Planer drucken lassen. Klicken Sie dazu im Druckdialog auf den Button Seite einrichten und aktivieren Sie im folgenden Dialog die Registerkarte Papier. Dort finden Sie in der Liste Größe spezielle Formateinstellungen für alle einschlägigen Zeitplaner.

Termin von Outlook an Handy senden

Ein Handy muss für SMS-Empfang freigeschaltet sein. Im Outlook-VBA legt man ein neues Projekt an, klickt auf "Microsoft Outlook Objekte" und "DieseOutlookSitzung".

Quellcode:

Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)

Dim strTerminInfo As String

Dim olRemindMail As MailItem

If TypeName(Item) = "AppointmentItem" And Item.Importance = olImportanceHigh Then

  strTerminInfo = "Termin(" & Format(Item.Star, "ddd dd.mm. hh.nn") & _

    "-" & Format(Item.End, "hh:nn") & "): " & Item.Subject

  Set olRemindMail = Outlook.CreateItem(olMailItem)

  With olRemindMail

    .Subject = strTerminInfo

    .Recipients.Add "0123456789@dein_provider.de"

    .Send

  End With

End If

End Sub

Uhrzeiten im Kalender durch Uhrensymbole ersetzen

Vor Terminen im Kalender von Outlook erscheinen standardmäßig die Uhrzeiten für Beginn und Ende der Termine. In der Wochen und Monatsansicht können Sie anstelle der Uhrzeiten Uhrensymbole anzeigen lassen. Auf diesen Uhrensymbolen werden die Zeiten durch kleine Zeiger dargestellt. Außerdem können Sie anhand der Uhrenfarbe erkennen, ob es sich um eine Zeitangabe für den Vor- oder Nachmittag handelt.

Zeiten zwischen Mitternacht und Mittag erscheinen auf weißen Uhren, schwarze Zifferblätter kennzeichnen Termine zwischen 12 und 24 Uhr. Um die Uhrensymbole zu aktivieren, wählen Sie im Ansicht-Menü den Punkt Ansicht formatieren. In diesem Fenster können Sie in den Bereichen Woche und Monat die Optionen Zeit als Uhr anzeigen markieren. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK werden die Änderungen übernommen und die Kalenderdarstellung entsprechend angepasst.

Unerledigte Aufgaben

Um erledigte Aufgaben auszublenden, muss man in Outlook einen Filter definieren, der nur die noch nicht erledigten Aufgaben anzeigt. Klicken Sie wie gewohnt mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und rufen Sie den Befehl Zusammenfassung anzeigen auf. Der Button Filtern öffnet einen Dialog für die Definition von Aufgaben-Filtern. Wählen Sie dort die Registerkarte Erweitert und geben Sie im unteren Fensterbereich folgende Bedingung ein: % Erledigt ist weniger als 100

Vergeßliche Erinnerung

Dieser Bug tritt oft auf, obwohl die Terminfunktion korrekt aktiviert wurde: Menü Extras | Optionen | Register: Erinnerung | Erinnerung anzeigen.

Um das Problem zu beheben, ruft man über Start | Ausführen folgenden Parameter auf: "C:\.....\Outlook.exe" /cleanreminders (Achtung: die Gänsefüßchen muss man korrekt eingeben!)

Zeitspannen für Aufgaben und Termine ändern

Wollen Sie den Beginn und das Ende einer Aufgabe oder eines Termins anpassen, dann klicken Sie zuerst doppelt auf den entsprechenden Eintrag im Kalender oder Aufgaben-Planer. Im folgenden Fenster müssen Sie aber die Daten für den Beginn und das Ende nicht getrennt eingeben. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben dem Beginn-Feld, so erscheint ein kleiner Kalender. Darin können Sie mit Hilfe der Maus die Zeitspanne für die angewählte Aufgabe oder den Termin komfortabel markieren.

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PC-Tipps Outlook Express

*Outlook Express: Sound bei neuer Email

Wenn Sie wissen wollen, ob Sie eine Nachricht bekommen haben, müssen Sie immer in den Posteingang schauen. Outlook Express bietet Ihnen auch die Möglichkeit, bei einer eingehenden Email eine Sounddatei abzuspielen.

Gehen Sie dazu in das Menü Extras - Optionen und hier auf die Registerkarte Allgemein.

Unter der Rubrik "Nachrichten senden - empfangen" setzten Sie einen Haken "Sound bei Nachrichteneingang" abspielen. Wenn Sie den Sound ändern möchten, gehen Sie auf Start - Einstellungen - Systemsteuerung und gehen bei unten aufgeführten Betriebsystemen wie folgt vor:

Windows 2000: Sounds - Multimedia. Bei Windows 98: Sounds - Akustische Signale.

Nun werden Sie eine gewisse Struktur erkennen, die z.B. so aussieht:

Windows - "Minimieren" oder allgemein: - "Systemereignis ...blabla" - usw.

Suchen Sie das Ereignis, unter Windows 2000 "Benachrichtigung über neue Email"; bei Windows 98 ist es "New Mail Notification".

Wählen Sie im Auswahl-Menü "Name" den entsprechenden Klang aus; oder Sie wählen einen anderen Klang im Auswahl-Menü "Durchsuchen". Abschließend die Auswahl abspeichern.

*Hinweis: OE removed Access to the following unsafe attachments in your mail:....

Outlook Express starten -> Extras - Optionen - Sicherheit: den Button "Speichern oder Öffnen von Anlagen, die möglicherweise einen Virus enthalten können, nicht zulassen" deaktivieren.

Click on 'Tools - Options - Security', uncheck fourth box down 'Do not allow...' and click 'OK'.

Nachrichten automatisch beantworten

Viele Firmen räumen ihren Kunden inzwischen die Möglichkeit ein, sich über E-Mails an das Unternehmen zu wenden. Weil die Absender von E-Mails erfahrungsgemäß noch ungeduldiger auf eine Antwort warten als Faxversender oder gar Briefeschreiber, ist es hilfreich, ihnen schnell eine kurze Nachricht zukommen zu lassen, dass sie sich noch etwas gedulden mögen. Möchte man Kunden z.B. automatisch eine kurze "Trostnachricht" schicken, muss man das nicht von Hand erledigen. Outlook Express verfügt bereits über die Funktionen, mit denen Sie diesen Prozess automatisieren können.

Angenommen, Sie möchten alle E-Mails, die unter der Mail-Adresse Kundendienst@firma.de mit einer Nachricht beantworten, dass die Bearbeitung der Anfrage noch ein paar Tage dauern kann, gehen Sie folgendermaßen vor: Schreiben Sie zuerst die E-Mail mit der Antwort in einem normalen Text-Editor und speichern Sie diese Datei im Format TXT, also z.B. unter Kundendienst.txt. Wechseln Sie dann zu Outlook Express und wählen Sie Extras | Posteingangs-Assistent.

Nach einem Klick auf Hinzufügen wählen Sie im Feld An Ihre Kundendienstadresse aus und setzen dann ein Häkchen vor die Option Antworten mit:. Nach einem Klick auf Durchsuchen wählen Sie zuvor unter Dateityp die Option Text (*.txt) aus und suchen dann die Antwortdatei auf Ihrer Festplatte. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK, und in Zukunft erhalten sämtliche E-Mails, die an die Adresse Kundendienst@firma.de gerichtet wurden, die automatische Antwort.

Nachrichten löschen

Wenn ich in Outlook Express den Ordner Gelöschte Objekte leeren will, fragt mich das Programm: Möchten Sie diese Nachricht(en) wirklich unwiderruflich löschen? Allerdings finden sich trotz positiver Antwort die Daten nach wie vor in den Dateien mit den Endungen .IDX und .MBX wieder.

Dieses seltsame Verhalten beruht auf einer sprachlichen Ungereimtheit. Outlook Express löscht die Nachrichten nur innerhalb der grafischen Oberfläche. Um die Daten wirklich endgültig von der Festplatte zu verbannen, müssen Sie den Folder komprimieren. Dazu können Sie einen oder alle Ordner mit dem Befehl Datei Ordner Komprimieren oder Datei Ordner Alle Ordner komprimieren bearbeiten.

Mit dem Befehl Extras Optionen Erweitert können Sie diesen Vorgang auch automatisieren. Dort legen Sie als Verhältnisangabe fest, bei wieviel ungenutztem Speicher die Dateien zu komprimieren sind. Mit dem Schalter Jetzt freigeben können Sie das Komprimieren sofort starten.

Probleme beim Verschicken von E-Mails

Sollten Schwierigkeiten beim Versenden von E-Mails mit Hilfe von Outlook Express auftreten, kann ein fehlerhafter Eintrag in den Benutzerinformationen dafür verantwortlich sein. Erscheint beim Senden die Fehlermeldung Die Nachricht kann nicht gesendet werden... mit einer eventuellen kurzen Begründung, sollten Sie auf jeden Fall Ihre eingestellte Absenderadresse überprüfen.

Öffnen Sie dafür über Extras das Konten-Fenster und wechseln Sie in das Register E-Mail. Hier markieren Sie das E-Mail-Konto, bei dem der Fehler beim Versenden der elektronischen Nachrichten aufgetreten ist, und klicken danach auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Widmen Sie sich im folgenden Fenster vor allem der E-Mail-Adresse. Ist hier gar keine oder nur eine unvollständige Adresse eingetragen, also z.B. eine Adresse ohne Zeichen vor dem @, kommt es zu den beschriebenen Problemen, wenn Sie Nachrichten mit diesem Absender verschicken wollen.

Korrigieren Sie gegebenenfalls die Absenderadresse und verlassen Sie dieses Fenster mit OK. Schließen Sie dann auch das Fenster Internetkonten. Nun dürften beim Versenden von E-Mails keine derartigen Schwierigkeiten mehr auftreten.

Rechtschreibprüfung aktivieren

Outlook Express überprüft standardmäßig die von Ihnen verfaßten E-Mails nicht auf Rechtschreibfehler. Aber vor allem in Texten, die am Bildschirm und nicht auf Ausdrucken Korrektur gelesen werden, schleichen sich erfahrungsgemäß sehr leicht Fehler ein. Speziell bei Geschäftskorrespondenz kann dies aber einen nachhaltig schlechten Eindruck hinterlassen. Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren, öffnen Sie nach einem Klick auf Extras das Optionen-Fenster. Darin wechseln Sie in das Register Rechtschreibung.

In Allgemeine Optionen ist bereits Korrekturen immer vorschlagen aktiviert. Diese Option allein bringt jedoch überhaupt nichts. Will man die Rechtschreibung immer vor dem Senden prüfen, muss man auch diese Option mit einem Häkchen versehen. Bestätigen Sie die Änderung mit einem Klick auf OK, und in Zukunft überprüft Outlook Express jede E-Mail, bevor es sie verschickt. Stößt die Rechtschreibprüfung auf ein ihr unbekanntes Wort, so schlägt es meistens ein anderes Wort vor, sofern im Rechtschreibregister der Optionen die Option Korrekturen immer vorschlagen aktiv ist. Andernfalls erscheint lediglich ein Hinweis auf das vermutlich falsch geschriebene Wort, das Sie dann korrigieren können.

Startbildschirm abstellen

Wir verwenden Outlook Express als E-Mail-Client. Jedesmal beim Starten erscheint zuerst ein Startbildschirm, der bestimmt auch die Startzeit etwas verlängert. Kann man den nicht unterdrücken?

Ein kleiner Eintrag in der Registry erfüllt Ihren Wunsch: Starten Sie Regedit. Wechseln Sie zu HKey_ CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Outlook Express. Falls im rechten Fenster der Eintrag NoSplash nicht zu finden ist, legen Sie ihn mit Bearbeiten Neu Dword Wert an. Um den Wert zu ändern, markieren Sie den Eintrag, drücken [Enter] und geben den Wert 1 ein. Danach starten Sie Outlook Express jetzt ohne Startbildschirm.

Zwei Konten auswählen

Ich suche nach einer Möglichkeit, mit Outlook Express zwei E-Mail-Konten zu verwalten, die sich beim Start auswählen lassen sollen. Gibt es dafür einen entsprechenden Parameter?

Wenn Sie Outlook Express so konfigurieren möchten, dass Sie aus einer Liste von Providern oder DFÜ-Netzwerkverbindungen auswählen können, müssen Sie zuerst ein Konto für jeden Zugang anlegen. Wenn Sie das schon getan haben, können Sie weiter unten weiterlesen.

Führen Sie zunächst in Outlook Express den Befehl Extras Konten aus. Klicken Sie im folgenden Dialog auf die Registerkarte Email, dann auf den Schalter Hinzufügen und anschließend auf den Eintrag Email. Folgen Sie dann der Anleitung des Assistenten, um ein E-Mail-Konto für den Provider anzulegen. Nehmen Sie dazu bei Bedarf die nötigen Einträge entsprechend der Anleitung Ihres Providers vor.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Provider, bei denen Sie E-Mail-Konten unterhalten. Wenn Sie schon bestehende DFÜ-Verbindungen zu den Providern besitzen sollten, geben Sie diese entsprechend am Ende der Konfiguration an. Sonst müssen Sie die Verbindungen gemäß den Vorgaben Ihres Providers noch einrichten.

Jetzt müssen Sie zu einem kleinen Trick greifen, um die Konten einzeln abfragen zu können. Führen Sie dazu den Befehl Extras Optionen aus und klicken auf der Registerkarte DFÜ auf die Option Nachfragen, ob DFÜ-Verbindung hergestellt werden soll. Mit dem Befehl Extras Senden und Empfangen lösen Sie die Abfragen aus.