* Anzeige der Zwischenablage unterbinden

Mit einem Eintrag in der Registry ("AcbControl" als Dword mit dem Wert "1") lässt sich das störende Einblenden der Zwischenablage-Symbolleiste unterbinden.

Pfad: HKey Current User\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\General

* IntelliSens

Die Anzeige der Befehle in den Menüs wird automatisch an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst. Office merkt sich, welche Befehle man oft benutzt, und stellt die Menüauswahl darauf ein. Dies birgt allerdings die Gefahr, das Befehle, die nach einiger Zeit nie benutzt werden, plötzlich aus den Menüs verschwinden. Braucht man nun einen dieser Befehle, steht man vor dem Problem: Ja, wo ist er denn nun?

Deaktivieren kann man IntelliSense wie folgt: Menübefehl Ansicht | Symbolleisten | Anpassen. Dort deaktiviert man die Checkbox: "Menüs Zeigen Zuletzt Verwendete Befehle Zuerst An".

* Office wird ständig langsamer

In Outlook die Journal-Funktion deaktivieren (Extras / Optionen / Journal). Auch wenn kein Outlook installiert ist, sollte in der Registry die Logbuch-Funktion ausgeschaltet werden:

HKey Current User | Software | Microsoft | SharedTools | Outlook | Journaling: Im Schlüssel "Enabled" (oder "AutoJournaled") jeweils einen Eintrag pro Office-Programm mit dem Wert "0" ersetzen.

Der Wert 1 startet das Logbuch wieder wie gehabt.

* Outlook-Konten sichern

Nur bis Outlook 2000 ist folgende Lösung sicher:

- Outlook öffnen; dann Extras - Konten

- die Karteikarte ’e-mail’ anklicken

- das gewünschte Konto anklicken

- auf ’Exportieren’ klicken

- den Speicherort bestimmen; anschließend wird eine Sicherungsdatei mit der Endung *.iaf erstellt

Ab Outlook 2002 ist das Sichern von e-mail-Konten nur kompliziert über die Registry bzw. mit Shareware möglich. Sicherungsdateien von Outlook 2000 können nicht auf später erschienene Outlook-Varianten übertragen werden!

* Setup-Fehlermeldung 168

Registry reparieren. Bei Versagen: Platte formatieren und alles neu installieren

Alte Excel-Makros laufen nicht

Alte VBA-Makros sollten ohne große Umstellung unter Excel laufen. Tests ergaben eine Lauffähigkeit von rund 95% aller getesteten Makros. Allerdings ist VBA 5.0 wesentlich strikter in der Typenzuweisung, so dass eventuell hier Probleme auftreten können. Dies passiert meistens dann, wenn Befehle in Z1S1-Schreibweise eingesetzt wurden, die jetzt in R1C1 umgestellt werden müssen. Durch geeignete Programmierung kommt man aber fast immer um die Verwendung von Z1S1- bzw. R1C1-Programmierung herum.

Ein weiterer Grund für Probleme ist die Verkettung von Strings. Früher war folgendes möglich: szString = "Vorname" + " Nachname". In Excel ist nur noch das & zur Verkettung erlaubt, z.B.: szString = "Vorname" & " Nachname".

Der Umstieg oder Ausstieg aus der Lokalisierung von VBA bringt natürlich Probleme für Anwender, die bisher nur in Deutsch programmiert haben. Die Probleme, die sich aber in der Vergangenheit für Anwender aufgrund der Lokalisierung ergaben, rechtfertigen sicherlich diesen Schritt.

Anwender in Deutschland konnten z.B. ein Modul nicht öffnen, das ein Kollege aus Spanien oder der französischen Schweiz entwickelt hatte, da die benötigte Objektbibliothek nicht vorhanden war. Von der Entwicklungsseite betrachtet wird schlicht und ergreifend eine vielfache Fehlerquelle (Spanisch, Französisch, Italienisch usw.) bei der Anpassung der internationalen Version ausgeschaltet.

Ändern des Öffnen-Dialogs

Die Anwendungen der MS-Office-Familie Word, Excel, Access und Powerpoint erlauben im Datei | Öffnen-Dialog die Suche nach Dateien, die bestimmte Suchkriterien - etwa bezüglich des Änderungsdatums - erfüllen. In den entsprechenden Listenfeldern merken sich die Anwendungen die jeweils zehn letzten Suchbegriffe der einzelnen Kategorien. Für PC, an denen nur ein Anwender arbeitet, reicht eine Liste dieses Umfangs normalerweise aus. Arbeiten jedoch mehrere Personen an einem PC, sind unter Umständen längere Listen von Vorteil. Mit ein paar Änderungen an der Registry von Windows kann man den Umfang dieser Listen aber leicht verändern.

Um beispielsweise die Länge der Suchkriterien-Listen von Excel anzupassen, öffnen Sie den Registry-Editor mit Start | Ausführen | regedit und wechseln in den Unterschlüssel HKey_Local_User \ Software \ Microsoft \ Office \ 9.0 \ Common \ OpenFind \ Microsoft Excel \ Settings \ Öffnen. Wollen Sie ein anderes Programm als Excel in die Mangel nehmen, so müssen Sie im Schlüssel Open Find in den entsprechenden Unterschlüssel wechseln, also in Access, Word oder Powerpoint.

Auf jeden Fall finden Sie an diesen Stellen einen Unterschlüssel mit der Bezeichnung File Name MRU, der unter anderem den Eintrag Maximum Entries beherbergt. Um die maximale Länge der erwähnten Listen zu verändern, klicken Sie doppelt auf diesen Eintrag und tragen im folgenden Fenster den gewünschten Wert ein. Achten Sie aber darauf, dass standardmäßig Ihre Eingabe als Hexadezimal-Zahl interpretiert wird. Aktivieren Sie deshalb vor der Eingabe der neuen Listenlänge die Option Dezimal.

Der Name Value, den Sie unter dem Eintrag Maximum Entries sehen, enthält die letzten Kriterien, nach denen gesucht wurde. Wollen Sie daran eine Änderung vornehmen, können Sie dies nach einem Doppelklick darauf in einer Art Hex-Editor tun. Die einzelnen Module von Office bieten Ihnen zudem auch die Möglichkeit, nach Dokumenten zu suchen, die eine bestimmte Textpassage enthalten. Will man den Umfang dieser "Gedächtnis"-Listen ändern, muss man den Eintrag Maximum Entries im Unterschlüssel HKey_Local_User \ Software \ Microsoft \ Office \ 9.0 \ Common \ Open Find \ Microsoft Excel \ Settings \ Öffnen \ Any Text MRU in der Registry entsprechend bearbeiten.

Dateisuche mit Explorer

Ich arbeite mit Windows und Office. Die Verzeichnisstruktur ist sehr verzweigt, so dass ich oft in einem ganzen Baum nach bestimmten Dateien durchsuchen möchte. Zwar bietet Word beim Öffnen von Dateien die Option Unterverzeichnisse durchsuchen an, doch muss ich zum Öffnen mehrerer Dateien immer wieder den Suchpfad neu einstellen.

Verwenden Sie die Suchfunktion des Explorers. Am schnellsten lässt sich der Explorer aufrufen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Start in der Startleiste klicken und aus dem Objektmenü den Eintrag Explorer auswählen. Die Suchfunktion können Sie nun auf zwei Arten starten: Entweder rufen Sie im Explorer den Befehl Extras - Suchen - Dateien/ Ordner auf, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf einen Verzeichniseintrag im Explorer und wählen dann den Befehl Suchen im Objektmenü.

FindFast optimieren

Die FindFast-Indizierung sorgt dafür, dass Office-Dateien in kürzster Zeit im Volltext durchsucht werden können. Die Abstände zwischen den Updates kann man mit einem Registry-Eintrag verkleinern oder vergrößern (=sinnvoller): Eintrag "SlowDown" mit Werten zwischen 1000 bis 10.000.

Pfad: HKey Local Machine\Software\Microsoft\Office\9.0\Find Fast

Favoriten erleichtern das Dateihandling

Die beiden Dialogboxen Öffnen und Speichern der Office-Anwendungen erlauben einige Dateioperationen, die nicht allzu bekannt sind: So kann man in diesen Dialogboxen Dateien nicht nur laden und sichern, sondern z.B. auch kopieren, umbenennen und löschen. Wenn man sich nicht im Internet tummelt, also auch den IE nicht verwendet, kann man zusätzlich die beiden Funktionen Suche in Favoriten und Zu Favoriten hinzufügen zur komfortableren Dateiverwaltung nutzen.

Vor allem, wenn man seine Dateien auf verschiedenen Laufwerken und in ziemlich tief verschachtelten Verzeichnisstrukturen organisiert hat, spart man sich durch den geschickten Einsatz der Favoriten eine Menge an nerviger Hangelei durch die verschiedenen Verzeichnisebenen. Klicken Sie einfach das nächste Mal, wenn Sie eine Datei aus einem häufig verwendeten Ordner öffnen, mit der Maus auf die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen. In Zukunft erscheint diese Verknüpfung in der Liste Suche in Favoriten.

Ohne Laufwerks- und Ordnerwechsel gelangen Sie so schnell und unkompliziert zu Ihren häufig verwendeten Dateien. In den Dialogboxen Datei | Speichern und Datei | Speichern unter fehlt die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen übrigens. Dafür finden Sie hier die Funktion Neuen Ordner erstellen. Mit ihr können Sie beim Speichern von Dateien ohne Umweg über den Explorer neue Verzeichnisse anlegen.

Installation (1): Der Umstieg

Dem Benutzer einer alten Office-Version stehen mehrere Vorgehensweisen offen: Sie deinstallieren zunächst die alte Version. Wichtig ist, dass Sie zuvor alle eigenen Dokumente und Vorlagendateien aus dem alten Office-Pfad in einem separaten Unterverzeichnis sichern. Nach erfolgreicher Office-Installation sind diese schnell in die neuen Verzeichnisse kopiert. Zum Deinstallieren gehen Sie in die Systemsteuerung und wählen Software | Installieren/Deinstallieren | Microsoft Office | Hinzufügen/Entfernen.... Mit dem Setup lässt sich einfach wieder Platz schaffen.

Sie benutzen den Update-Assistenten von Office. Dies für Systemadministratoren auch einzeln erhältliche Programm löscht frühere Versionen und bereinigt auch die Windows-Registry. Der Update-Assistent wird im Verlauf der Office-Installation automatisch aufgerufen, wenn das Setup eine frühere Version findet. Das Verhalten des Update-Assistenten ist abhängig davon, ob die alte Version erhalten bleiben oder ganz von der Festplatte verschwinden soll. Es gibt keinen vernünftigen Grund, die alten Programme auf dem Rechner zu belassen, da so viel Platz verschenkt würde und Office über Export- und Importfilter die Kompatibilität zu früheren Versionen herstellt, Sie also in einer heterogenen Arbeitsumgebung nicht allein bleiben.

Installation (2): Die Setup-Prozedur

Die Installation von Office erfolgt Windows-konform, das heißt, ein Setup-Programm, per CD-Auto-Start oder setup, erlaubt das benutzergeführte Füllen der Festplatte. Nach Eingabe der Seriennummer und des Zielverzeichnisses erfolgt eine Abfrage: Wollen Sie nicht in den Ablauf der Installation eingreifen, sollten Sie den Button Standard wählen. Empfehlenswert ist aber Benutzerdefiniert; so können Sie selbst bestimmen, welche Teile des Office-Pakets Sie möchten und welche nicht. Gerade Export- und Importfilter sind so den eigenen Bedürfnissen anpassbar. Das ist gerade dann wichtig, wenn Sie mit anderen Leuten Dokumente austauschen wollen.

Kaum zu empfehlen ist dagegen Von CD starten. Die Variante spart zwar mächtig Speicherplatz auf der Platte, hat aber erhebliche Geschwindigkeitsnachteile zur Folge. Entsprechend zäh würde das gewaltige Office-Paket laufen. Außerdem wäre dann Ihr CD-ROM-Laufwerk dauerhaft durch die Office-CD blockiert. Kurz: Die Nachteile überwiegen bei dieser Variante die Vorteile. Verfolgen wir die Benutzerdefiniert-Variante weiter: Jetzt präsentiert sich ein Fenster, mit dessen Hilfe sich die Office-Komponenten zur Installation auswählen lassen. Sie sollten sich dafür Zeit nehmen, denn das erspart spätere Nacharbeit.

Installation (3): Benutzerdefinierte Installation ausführen

Der erste Listeneintrag betrifft die Office-Sammelmappe. In ihr werden Vorlagendateien archiviert. Haben Sie bisher mit der Sammelmappe erfolgreich gearbeitet, gibt es keinen Grund, das Häkchen vor dem Eintrag zu entfernen. Können Sie schon absehen, dass wegen fehlenden Plattenplatzes Probleme auftreten werden, klicken Sie auf den Schaltknopf Option ändern... und entfernen vor dem Eintrag Hilfedateien für Microsoft Sammelmappe das Häkchen. Dann gibt es zwar keine Online-Hilfe, wohl aber knapp 700 KB mehr freien Plattenplatz.

Der zweite Punkt im Hauptfenster heißt Excel. Die meisten Office-Besitzer werden die Tabellenkalkulation installieren wollen. Klicken Sie auf Microsoft Excel und Option ändern.... Programmierer werden sich per Online-Hilfe und Beispiele | Option ändern... | Online-Hilfe für Visual Basic weitere 9 MB mit Hilfedateien zukommen lassen. Microsoft Map erlaubt die landkartenähnliche Darstellung von geographischen Daten, das brauchen die wenigsten. Gleiches gilt für die Tabellenvorlagen. Die Vorgabewerte für die Add-Ins sind dagegen für die meisten Anwendungsfälle sinnvoll.

Installation (4): Assistenten und Vorlagen

Unter der Rubrik Assistenten und Dokumentvorlagen wählen Sie die für Sie interessanten aus. Den Punkt Korrekturhilfen sollten Sie nicht verpassen, da die Option Grammatik in Deutsch verfügbar, aber per Default ausgeschaltet ist, also ruhig mit einem Häkchen versehen.

Die Einträge Adressbuch und WordMail in Exchange sind an dieser Stelle etwas unglücklich platziert, sie betreffen die Mail-Funktion. Unter Text-Konverter sollte der einzige Eintrag aktiviert werden, da man mit Text mit Layout durchaus konfrontiert werden kann.

Der nächste Punkt in der Hauptliste gilt dem Präsentationsprogramm Powerpoint. Sind Sie nicht sicher, ob Sie es einmal verwenden wollen, entfernen Sie das Häkchen davor. Wenn Sie es aber jetzt übernehmen wollen, sollten Sie wie bei den vorigen Punkten die einzelnen Optionen nach für Sie wichtigen Komponenten durchforsten.

Für Besitzer der Professional-Version von Office betrifft der nächste Haupteintrag Access. Bill Gates' Desktop-Datenbank hat nach dem Ableben von Dbase viele Anhänger gefunden. Power-User werden für sich Weitere Assistenten und unter Hilfethemen die Option Sprachverzeichnis aktivieren, da insbesondere bei Datenbanken oft etwas Programmierarbeit notwendig ist. Sind Sie dagegen Access-Neuling, sollten Sie Assistenten unbedingt selektiert lassen, da sie beim Erzeugen neuer Datenbanken hilfreich sind. Auch Beispieldatenbanken verhelfen zu einem leichteren Grundverständnis.

Installation (5): Weitere Office-Komponenten installieren

Outlook ist eine Art Schaltzentrale. Wenn Sie keine Termine verwalten und keine Mails verschicken und empfangen, können Sie sich dieses neue Office-Element sparen. Die anderen Funktionen wählen Sie wie gehabt über Option ändern... aus.

Wer fürs Inter- oder Intranet HTML-Seiten mit Office selbst basteln will oder muss, hakt den nächsten Listenpunkt Erstellung von Web-Seiten (HTML) ab.

Microsoft LexiROM Mini ist ein Fremdwörterlexikon samt Englisch/Deutsch- und Deutsch/Englisch-Wörterbuch. Es arbeitet nur dann, wenn Sie die Installations-CD ins Laufwerk eingelegt haben.

Unter Datenzugriff lassen sich Importmöglichkeiten für Datenbestände in eine oder mehrere Office-Applikationen herstellen. Lesen Sie sich genau die jeweiligen Beschreibungen durch; in der Regel werden Sie davon nur wenige brauchen.

Der Punkt Office-Tools enthält viele bekannte und einige neue zusätzliche Bestandteile. Die Shortcut-Leiste ist standardmäßig ausgeschaltet. Neulinge sollten auf sie verzichten, ein paar Symbole auf dem Desktop erfüllen die gleiche Funktion.

Der letzte Hauptpunkt Konverter und Grafikfilter ist dem Punkt Datenzugriff verwandt und ein wenig heikel: Hier kann einerseits viel Festplattenplatz verschenkt werden. Aber Sie können sich andererseits durch eine zu knappe Auswahl für den Im- und Export selbst ins Abseits stellen. Es lohnt sich also, Punkt für Punkt alle Formate durchzugehen (Achtung: es wird nach Export und Import unterschieden!) und jene auszuwählen, die bei der täglichen Arbeit benötigt werden. Internet-Benutzer müssen bei den Grafikfiltern spendabler sein, da es im weltweiten Web-Dorf auch einen großen Formate-Zoo gibt.

Der Button Weiter veranlasst nun den eigentlichen Kopiervorgang von der CD auf die Platte. Wenn sich eine ältere Office-Version auf der Harddisk befindet, wird sich vorher noch der Update-Assistent zu Worte melden.

Installation (6)

Wollen Sie eine Änderung an der Installation Ihres Office-Pakets vornehmen, also Komponenten hinzufügen oder entfernen, bietet sich der Weg über Start | Einstellungen | Systemsteuerung | Software | Microsoft Office an. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen Entfernen werden Sie aufgefordert, die Office-CD einzulegen. Problematisch wird dies allerdings, wenn sich der Laufwerksbuchstabe des CD-ROM-Laufwerks seit der Installation von Office geändert hat: Sie erhalten dann einen Setup-Initialisierungsfehler.

Installations-Überreste

Nach der Installation von Office befinden sich die Ordner MSSETUP.T und MSSTFQF.T auf der Festplatte. Wie kommt es dazu, und kann ich die Ordner bedenkenlos wieder von der Platte löschen?

Beim Installieren legt Office diese Ordner temporär auf der Platte an. Nach dem erfolgreichen Beenden der Installation löscht die Setup-Routine im Regelfall die Ordner selbsttätig. Ist das aus irgendwelchen Gründen fehlgeschlagen, etwa weil der Rechner während der Installation abgestürzt ist, dann entfernen Sie die Ordner mit Hilfe des Explorer einfach selbst.

Kurzmitteilungen faxen

Der Versand von Faxen aus Office-Anwendungen heraus geschieht über den Befehl Datei - Senden. Wenn Sie einen Empfänger aus dem Fax-Adressbuch auswählen, konvertiert Exchange Ihre Datei automatisch in ein Fax.

Lästige Hilfe-Männchen canceln

Verzeichnis Office\Actors löschen

Mehrere Dateien gleichzeitig öffnen

In den Office-Anwendungen ist es möglich, im Menü Datei |Öffnen gleich mehrere Dateien zu markieren. Zum Öffnen mehrerer Dateien, die direkt untereinander in der Liste der vorhandenen Dateien stehen, klicken Sie auf die erste Datei und halten die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie auf die letzte Datei der Auswahl klicken. Sie verfahren also genauso wie beim Markieren mehrerer Dateien im Explorer von Windows.

Um einige nicht benachbarte Dateien zu markieren, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie die gewünschten Dateien nacheinander mit der Maus anklicken. Betätigen Sie danach die Schaltfläche Öffnen, und alle markierten Dateien werden nacheinander in der entsprechenden Anwendung geöffnet.

Office-Leiste - Dokumente auf Klick

Benötigen Sie bestimmte Dokumente und Ordner häufiger, dann können Sie sich die lange Menüprozedur sparen. Für den schnellen Zugriff integrieren Sie die Ordner und Dokumente einfach mit "Zu Favoriten hinzufügen" in die Office-Leiste. Dann können Sie den favorisierten Ordner oder das Dokument sofort mit Doppelklick unter Suche in Favoriten öffnen.

Ordner "Eigene Dateien” verschieben

Microsoft hat unter Windows endlich die Daten- von den Programmdateien getrennt. Dazu benutzt es den Ordner EIGENE DATEIEN, den unter anderem beispielsweise Office-Programme bereitstellen. Dabei hat Microsoft aber vergessen, dass viele Leute schon vorher auf diese Idee gekommen sind, um ihre Dateien einfach sichern zu können. Denn Sie können den Ordner in keinem Dialog bestimmen, und Office legt ihn sogar stillschweigend an.

Außerdem gibt es manchmal Probleme mit der Tatsache, dass der Ordner einen langen Dateinamen, bestehend aus zwei einzelnen Wörtern hat. Ihnen bleiben nun zwei Möglichkeiten. Zunächst können Sie in jedem Office-Programm einen eigenen Pfad für Ihre Dateien angeben. Das geschieht mit dem Befehl Extras Optionen, jedoch in den verschiedenen Office-Programmen an unterschiedlichen Stellen: Den Ordner für die Dateiablage finden Sie in Word im naheliegenden Register Dateiablage, in Excel im Register Allgemein und in Powerpoint im Register Weitere.

Mit einem Eingriff in die Registry von Windows können Sie allerdings auch einen grundsätzlich anderen Ordner für Ihre eigenen Dateien angeben. Sie starten dazu mit dem Befehl Startmenü Ausführen die Datei REGEDIT.EXE und suchen dort mit dem Befehl Bearbeiten Suchen nach dem Begriff Eigene Dateien. Sobald Sie einen Treffer haben, editieren Sie den Eintrag, indem Sie die Taste [Enter] drücken. Sie können nun einen neuen Ordner mitsamt Pfad eingeben, der auch auf ein anderes Laufwerk verweisen darf. Benutzen Sie einen Ordnernamen mit maximal acht Buchstaben.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Eintrag Eigene Dateien, bis Regedit keinen dieser Einträge mehr findet. Es handelt sich dabei unter anderem auch um Pfadverweise von Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, etwa die Dateien im Menü Start Dokumente. Den Namen des Ordners selbst ändern Sie bei allen Einträgen, deren Schlüssel Personal heißt. Schließen Sie dann die Registry und starten Windows neu. Zum Schluss benennen Sie noch im Explorer den Ordner EIGENE DATEIEN um, falls Sie in der Registry nur den Namen geändert haben. Ist auch der Pfad ein anderer, können Sie den Ordner löschen.

Register für eigene Vorlagen anlegen

Wenn Sie in Office-Anwendungen Ihre eigenen Vorlagen erstellt haben und diese unter dem Dateityp: Dokumentvorlage speichern, bietet Ihnen diese Textverarbeitung automatisch das Verzeichnis Vorlage als Zielordner an. Hier müssen Sie sich jedoch nicht auf die vorgegebenen Standardbereiche wie z.B. Briefe und Faxe beschränken.

Legen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen einen neuen Ordner, z.B. mit dem Namen Aufkleber und Etiketten, an und speichern Sie in diesem Ordner die neue Dokumentvorlage.

Wenn Sie diese Vorlage nun über Datei | Neu aufrufen wollen, finden Sie sie in einem neuen Registerblatt, das den gleichen Namen wie der zuvor angelegte Ordner, also beispielsweise Aufkleber und Etiketten, trägt. Auf diese Weise können Sie den Aufbau Ihrer Dialogbox Neu individuell gestalten.

Rotes X statt Grafik

Ich verwende Word und habe Probleme mit eingefügten Organisations-Diagrammen. Anstelle des Diagramms zeigt Word lediglich ein rotes X. Microsoft empfahl, das Service Release 1 zu installieren. Dies hat keine Abhilfe schaffen können.

Word, Excel und Powerpoint benutzen zum Anzeigen importierter Grafiken das Zeichen- und Grafikmodul Officeart, das auf Ressourcen der GDI-Schnittstelle (Graphics Device Interface) zurückgreift. Diese Ressourcen verwenden für alle geöffneten Anwendungen und Dateien den gleichen festen Systemspeicherbereich. Windows nutzt ebenfalls GDI-Ressourcen, um etwa Dialogfelder anzuzeigen. Wenn Officeart durch zu wenig Speicher diese GDI-Ressourcen nicht nutzen kann, zeigen Word, Excel und Powerpoint statt der Grafik ein rotes X oder Kästchen an. Um das zu verhindern, rät Microsoft, das Service Release 1 (SR-1) für Office zu installieren. Das sichert Officeart zu jeder Zeit den Zugriff auf die Grafikdaten und senkt den Bedarf an GDI-Ressourcen für das Anzeigen von Grafiken.

Da das Service Release bei Ihnen nicht hilft, kommen noch andere Ursachen in Betracht: So kann es sein, dass Officeart die Grafikdaten nicht findet oder die Grafikdatei nicht öffnen kann. Bei eingebundenen Grafiken kann das Problem durch die Schnellspeicherung hervorgerufen sein, oder weil wegen eines vollen Datenträgers die vollständige Speicherung nicht möglich war.

Auch wenn Sie eine Datei mit einem roten X ganz normal speichern, binden Word, Excel und Powerpoint die ursprüngliche Grafik nicht mehr ein. Das rote X ist dann ab sofort permanent in der Datei gespeichert. Wenn das passiert ist, löschen Sie das rote X und importieren die Grafik erneut. Bei eingebundenen Grafiken lohnt es sich, vorher die Verknüpfung zu erneuern. Dazu wählen Sie den Befehl Bearbeiten Alles markieren und drücken anschließend die Taste [F9].

Solange die Grafikdatei nicht beschädigt, verschoben oder gelöscht ist, repräsentiert die rote Markierung lediglich die Grafik. Sonst bleibt alles beim alten; beispielsweise können Sie Ihre Organigramme trotzdem drucken und mit einem Doppelklick zum Bearbeiten öffnen. Wenn Sie dann im OLE-Server den Befehl Aktualisieren wählen, überschreibt dieser die alten Daten. Word unternimmt dann einen neuen Versuch, die Daten zu lesen und grafisch zu interpretieren. Dies führt in den meisten Fällen auch zum gewünschten Erfolg.

Für die Zukunft können Sie dem roten X folgendermaßen vorbeugen: Stellen Sie Ihrer Anwendung mehr Arbeitsspeicher zur Verfügung, indem Sie nicht benötigte Dateien und Programme schließen. Schaffen Sie auf Ihrer Festplatte so viel Platz wie möglich, indem Sie nicht benötigte Dateien löschen. Deaktivieren Sie außerdem in Word das Schnellspeichern. Dazu rufen Sie den Befehl Extras Optionen auf und deaktivieren auf der Registerkarte Speichern die Option Schnellspeicherung zulassen.

Shortcut-Leiste verändern

Nach einem rechten Mausklick auf die Shortcut-Leiste von Office können Sie über Anpassen | Ansicht | Farbe ändern dem Hintergrund der verschiedenen Symbolleisten eine andere Farbe zuordnen. Im gleichen Register legen Sie auch fest, ob die ausgewählte Leiste gleichmäßig oder mit einem Horizontalen Farbverlauf eingefärbt werden soll. Sie können die Shortcut-Leiste aber auch mit einem Hintergrundbild versehen. Da die Shortcut-Leiste sowohl horizontal als auch vertikal auf dem Monitor plaziert werden kann, werden dafür zwei unterschiedliche Hintergrundbilder benötigt. Zuerst müssen Sie jedoch einen Blick in die Registry werfen.

Öffnen Sie dafür den Registry-Editor mit Start | Ausführen | regedit und wechseln Sie in den Unterschlüssel Arbeitsplatz \ HKey_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 9.0 \ Shortcut Bar \ Toolbars. Hier finden Sie unter anderem Unterschlüssel für die einzelnen Office-Shortcut-Leisten. Öffnen Sie den Unterschlüssel der Shortcut-Leiste, deren Hintergrund Sie mit einer neuen Grafik bestücken wollen. Dieser Unterschlüssel beherbergt einen Eintrag mit dem Namen BtnFaces. Der Wert dieses Eintrags entspricht größtenteils dem Dateinamen der dazugehörenden Grafiken. Notieren Sie sich diesen Namen und schließen Sie den Registry-Editor wieder.

Jetzt müssen Sie mit einem Grafikprogramm zwei Bilder erzeugen. Das Bild für die horizontale Shortcut-Leiste sollte für eine Bildschirmauflösung von 1024 x 768 Punkten ungefähr die Abmessungen 900 x 35 Pixel haben und das für die vertikale rund 35 x 650 Pixel. Die optimale Größe hängt jedoch nicht nur von der Bildschirmauflösung, sondern auch von der Anzahl der aktivierten Leisten ab. Die oben angegebenen Werte liefern aber zumindest eine gute Basis für weitere Experimente.

Bei anderen Bildschirmauflösungen müssen Sie die Werte der Abmessungen entsprechend anpassen. Speichern Sie die beiden Dateien im BMP-Format in das Unterverzeichnis Office\Shortcut-Leiste Ihres Office-Verzeichnisses. Danach benennen Sie die beiden Dateien um. Das horizontale Bild erhält den Namen XXXh.tmp und das vertikale Bild die Bezeichnung XXXs.tmp. Die Zeichen XXX stehen dabei für die Dateibezeichnung, die Sie zuvor in der Registry aufgespürt und notiert haben.

Fertigen Sie außerdem Sicherungskopien von diesen beiden neuen Dateien an, da diese überschrieben werden, wenn Sie über das Menü Anpassen die Farbe der dazugehörenden Symbolleiste verändern. Wenn Sie jetzt die Shortcut-Leiste neu starten, erscheint der von Ihnen entworfene Hintergrund in der entsprechenden Leiste, sofern Sie die Option Horizontaler Farbverlauf im Register Ansicht des Anpassen-Menüs markiert haben.

Symbole auf der Office-Leiste ordnen

Die Office-Leiste können Sie individuell einrichten. Mit gedrückter [Alt]-Taste ziehen Sie beispielsweise Schaltflächen aus anderen Symbolleisten in die Office-Leiste. Zusätzlich lassen sich die Schaltflächen beliebig auf der Office-Leiste arrangieren. Dazu ziehen Sie die betreffende Schaltfläche wieder einfach mit gehaltener [Alt]-Taste an die gewünschte Position.

Symbole verschwinden

Ich habe im Office-Manager über den Befehl Anpassen ein eigenes Programm hinzugefügt. Nach dem erneuten Start von Windows und damit des Office-Managers ist das Symbol für das neue Programm jedoch wieder verschwunden.

Zwei mögliche Ursachen: zum einen kann die Datei MSOFFICE.INI schreibgeschützt sein. Auf diese Weise kann der Office-Manager die Veränderungen nicht speichern. Starten Sie den Explorer und überprüfen Sie die Attribute der Datei MSOFFICE.INI. Markieren Sie dazu die Datei und wählen Sie anschließend im Kontextmenü den Befehl Datei - Eigenschaften. Setzen Sie dann das Schreibschutz-Attribut auf deaktiviert. Die zweite Möglichkeit ist, dass die Beschreibung für das neue Programm ein Komma enthält. Überprüfen Sie noch einmal im Office-Manager die Parameter des neuen Programms. Die Zeile für die Beschreibung darf kein Komma enthalten.

Tabellenblatt als Datenbank importieren

Excel hat sich inzwischen zu einer durchaus praktischen Datenbank gemausert, hat aber als Basis für Serienbriefe immer noch eine Tücke: Wenn Word für einen Serienbrief Daten aus einer Excel-Tabelle importiert, greift es grundsätzlich auf das erste Tabellenblatt zu. Befinden sich die Daten auf einem anderen Blatt, muss man zu einem Trick greifen.

Grundsätzlich sollten Sie allerdings darauf achten, dass Sie bei Datenbanken in Excel die Feldbezeichnung immer in die oberste Zeile schreiben. Nur dann ordnet Word diese Einträge später korrekt zu. Um auf die Tabelle zuzugreifen, schließen Sie die Excel-Tabelle und wählen in Word Extras | Seriendruck. Legen Sie nach einem Klick auf Erstellen fest, ob Sie das aktuelle oder ein neues Fenster als Hauptdokument verwenden wollen und klicken Sie anschließend auf Daten importieren | Datenquelle öffnen.

Suchen Sie die gewünschte Excel-Datei auf der Festplatte und setzen Sie ein Häkchen in das Feld Importweise auswählen. Danach Öffnen Sie die Datei, wählen in der nächsten Dialogbox die Option Microsoft Excel Tabellenblatt über Konverter (*.xls, *.xlw) und bestätigen mit OK. Nun können Sie unter den bestehenden Arbeitsblättern der Arbeitsmappe das gewünschte für den Serienbrief auswählen.

Tücken der Autokorrektur

In vielen technischen Dokumentationen werden die Tasten der Tastatur innerhalb von eckigen Klammern dargestellt, also z.B. als Umschalt, [Strg] oder [Tab]. Möchte man sich die Arbeit etwas erleichtern, kommt man früher oder später auf den Gedanken, diese sonst unüblichen Zeichenfolgen mit Hilfe der Autokorrektur automatisch in eckige Klammern zu setzen. Dies gilt auch für die Funktionstasten [F1] bis [F12], denn in herkömmlichen Texten kommen diese Zeichenfolgen normalerweise nicht vor.

In Excel erlebt man allerdings eine böse Überraschung, wenn man die Autokorrektur von Word angewiesen hat, die Zeichenfolgen [F1] bis [F12] in eckige Klammern zu setzen. Excel greift auf die gleiche Autokorrektur wie Word zu. Die Folge: Sobald Sie versuchen, eine Formel zu bilden, in der eine der Zellen "F1" bis "F12" auftaucht, setzt Excel die Feldbezeichnung automatisch in eckige Klammern und gibt die Meldung Name ist ungültig aus.

Es bleibt Ihnen also nichts anderes übrig, als entweder auf die Autokorrektureinträge für die Funktionstasten zu verzichten oder die Autokorrektur von Excel auszuschalten. Entscheiden Sie sich für die letzte Variante, so wählen Sie in Excel Extras | Autokorrektur und entfernen Sie das Häkchen vor Während der Eingabe ersetzen.

Umstieg auf Office

Den meisten "Upgradern" ist es natürlich wichtig, dass sie alte Dokumente und selbstgefertigte Vorlagendateien in den neuen Versionen weiterverwenden können. Die gute Nachricht ist, dass das in den meisten Fällen problemlos möglich ist. Die mit der früheren Office-Applikation erzeugten Dateien brauchen nur mit der entsprechenden Office-Anwendung geöffnet zu werden. Das Speichern erfolgt dann später in der neuen Office-Version.

Ähnlich läuft das mit den Vorlagen: Mit Word öffnen Sie einfach die alte DOT-Datei (unter Dateityp: wählen Sie Dokumentvorlagen) und wandeln sie so automatisch ins neue Format. Die Besonderheit ist, dass alte Wordbasic-Makros in das völlig anders geartete Visual-Basic-for-Application-Format verwandelt werden.

Achtung, einen Weg zurück gibt es nicht! Einmal im neuen Word-Format vorliegende DOT-Dateien können für frühere Programmversionen nicht mehr zugänglich gemacht werden.

Anders sieht es bei DOC-Files aus; diese sind, den entsprechenden Exportfilter vorausgesetzt, im alten Format auch für Nichtbesitzer von Word wieder erreichbar. Ebenso ist das Verfahren bei Excel und Powerpoint.